Zusammenfassende Meldung: Was ist das und für wen gilt sie?

Was ist eine Zusammen­fassende Meldung?

Vereinfacht gesagt ist die Zusammenfassende Meldung eine Benachrichtigung an die Steuerbehörde über die Höhe der Umsatzsteuer. Denn mit dieser Meldung teilst du mit, welche und wie viele innergemeinschaftliche Umsätze du gemacht hast. Die Zusammenfassende Meldung bezieht sich also auf die Umsatzsteuer von Waren und Dienstleistungen, die du an Unternehmen ins EU-Ausland verkauft hast.

Der Grund: Bei innergemeinschaftlichen Leistungen kommt (bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern) das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren zum Einsatz. Übrigens gilt dieses Verfahren auch für ein Drittland, wie zum Beispiel die Schweiz.

Rechnungen, die nach dem Reverse-Charge-Verfahren ausgestellt werden, enthalten daher den Zusatz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. So wissen deine Kund:innen, dass sie sich darum kümmern müssen, die Umsatzsteuer im eigenen Land zu begleichen.

Die Zusammenfassende Meldung ist also in erster Linie für die Finanzämter da. Anhand dieser Meldung können sie überprüfen, ob deine Kund:innen bzw. Leistungsempfänger:innen im EU-Ausland die Umsatzsteuer tatsächlich korrekt abgeführt haben.

Wer muss eine Zusammen­fassende Meldung abgeben?

Die Abgabe- bzw. Meldepflicht für die Zusammenfassende Meldung an das Finanzamt besteht damit für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer:innen, die Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmer:innen in ein anderes Land innerhalb der EU verkaufen.

Damit sind von der Zusammenfassenden Meldung folgende Unternehmer:innen betroffen, wenn sie die oben genannten Voraussetzungen erfüllen:

• Gewerbetreibende
• Freiberufler:innen
• Land- und Forstwirt:innen

Wer muss keine Zusammen­fassende Meldung abgeben?

Umgekehrt bedeutet das aber auch, dass Kleinunternehmer:innen keine ZM abgeben müssen. Der Grund: Wer die Kleinunternehmerregelung anwendet, ist nicht umsatzsteuerpflichtig und die Kund:innen im EU-Ausland müssen laut UStG ebenfalls keine Umsatzsteuer abführen.

Das Gleiche gilt, wenn du als Unternehmer:in an Privatpersonen innerhalb eines EU-Mitgliedstaats verkaufst. Auch dann musst du keine Zusammenfassende Meldung abgeben.

Und zu guter Letzt gilt die Zusammenfassende Meldung eben nur für innergemeinschaftliche Leistungen. Bedeutet: Wenn du nur Waren oder Dienstleistungen innerhalb Deutschlands verkaufst bzw. erbringst, brauchst du die ZM ebenfalls nicht.

Was gehört in die Zusammen­fassende Meldung?

Stellt sich die Frage, was genau bei der ZM der Meldepflicht unterliegt. Laut Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) sind das folgende Umsätze:

• Innergemeinschaftliche Warenlieferungen
• Innergemeinschaftliche sonstige Leistungen (nach § 3a Abs. 2 Umsatzsteuergesetz (UStG))
• Innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte
• Konsignationslager (z. B. bei Dropshipping)

Darüber hinaus muss die ZM folgende Angaben beinhalten:

• Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)
• Die USt-ID deines oder deiner Kund:in (also des Leistungsempfängers oder der Leistungsempfängerun)
• Deine persönlichen Daten wie Name und Anschrift
• Den Rechnungsbetrag (denn dieser ist die Bemessungsgrundlage für das Finanzamt)
• Die Art der Umsätze
• Das Jahr und Meldezeitraum der Zusammenfassenden Meldung

In die Zusammenfassende Meldung gehören also nur die Umsätze, die du deinen Kund:innen im EU-Ausland in Rechnung stellst. Güter oder Dienstleistungen, die du in einem EU-Mitgliedstaat eingekauft hast, gehören nicht in die Zusammenfassende Meldung. Diese Betriebsausgaben verrechnest du an anderer Stelle.

Ist eine ZM auch ohne Umsatz fällig?

Nein, wenn du in dem entsprechenden Meldezeitraum (dazu später mehr) keine Waren oder Dienstleistungen an Leistungsempfänger:innen im EU-Ausland geliefert hast, musst du keine Zusammenfassende Meldung abgeben. Eine Nullmeldung für die Zusammenfassende Meldung gibt es also nicht. Kurz: Hast du nichts ins Ausland geliefert, unterliegst du nicht der Meldepflicht und musst keine Angaben darüber machen. Es gibt in diesem Fall also keine Fälligkeit der ZM.

Zusammen­fassende Meldung erstellen: Wie geht das?

Die Zusammenfassende Meldung wird in der Regel elektronisch übermittelt. Dazu nutzt du einen sogenannten amtlich vorgeschriebenen Datensatz. Um diesen Datensatz zu übermitteln, stehen dir folgende Wege zur Verfügung:

1. ELSTER: Das ELSTER-Onlineportal können alle Unternehmer:innen nutzen, die nicht als Massenmelder eingestuft sind.
2. BZSt Online-Portal: Wer dagegen als Massenmelder eingestuft wurde, muss seine Zusammenfassende Meldung über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) abgeben.
3. Formularserver der Bundesfinanzverwaltung: Mit dem Formular-Management-System (FMS) der Bundesfinanzverwaltung hast du eine weitere Möglichkeit zur Abgabe der ZM.

In den ersten beiden Fällen benötigst du eine sogenannte Authentifizierung. Bei ELSTER ist das entweder eine bestimmte Zertifikatsdatei, die du beantragen kannst. Oder du führst diesen Schritt über die ElsterSmart-App durch.

Gehen wir also davon aus, du giltst nicht als Massenmelder und gehst der Meldepflicht mit der Erstellung der ZM über das ELSTER-Portal nach. Dann warten folgende Schritte auf dich:

1. Unternehmen aus der Liste auswählen. Alternativ kannst du auch deine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust-IDNr) von Hand eintragen.
2. Meldezeitraum wählen. Die Behörde muss wissen, für welchen Zeitraum deine ZM Meldung gilt.
3. Umsätze melden. Dazu gibst du für jede:n deiner Kund:innen die Umsätze einzeln an, die du im betreffenden Meldezeitraum gemacht hast.
4. Dreiecksgeschäft oder sonstige Leistung angeben. Sollten sich die gemeldeten Umsätze auf ein Dreiecksgeschäft oder sonstige Leistungen (häufig Dienstleistungen) beziehen, musst du das im letzten Schritt angeben. Hast du dagegen nur Waren geliefert, musst du keine weiteren Angaben tätigen.

Die Daten für die Zusammenfassende Meldung liegen in der Regel also in einem elektronischen Format vor.

Ist eine Korrektur der ZM möglich?

Sollte dir ein Fehler bei der Zusammenfassenden Meldung unterlaufen, musst du diesen innerhalb von einem Kalendermonat korrigieren.

Vorsicht: Auch wenn du den Fehler korrigiert hast, bedeutet das nicht, dass automatisch die Bemessungsgrundlage deiner ZM angepasst wird. Wenn du eine Korrektur deiner Zusammenfassenden Meldung abgeben musst, halte am besten mit deinem oder deiner Steuerberater:in Rücksprache.

Wann musst du die Zusammen­fassende Meldung abgeben?

Die Frist zur Abgabe der Zusammenfassenden Meldung läuft immer bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums.

Die Fristen der Zusammenfassenden Meldung in der Übersicht

Das bedeutet aber auch, dass du zunächst wissen musst, welcher Meldezeitraum bzw. welches Kalendervierteljahr für dich ausschlaggebend ist, wenn du zur Abgabe einer ZM verpflichtet bist.

ZM: Welche Melde­zeit­räume gelten?

Der für dich maßgebliche Meldezeitraum hängt von der Höhe der innergemeinschaftlichen Umsätze ab:

1. Weniger als 50.000 Euro Umsatz pro Quartal
Liegt die Summe der innergemeinschaftlichen Umsätze unter 50.000 Euro pro Quartal, muss die ZM nur ein Mal pro Quartal abgegeben werden. Häufig begnügt sich die Steuerbehörde auch damit, dass die Meldung vierteljährlich eingereicht wird. Und das unabhängig davon, wann die Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben wird.

2. Mehr als 50.000 Euro Umsatz pro Quartal
In diesem Fall musst du jeden Kalendermonat die ZM abgeben.

3. Weniger als 15.000 Euro innergemeinschaftliche Umsätze im Vorjahr
Wenn folgende Voraussetzungen zutreffen, besteht nur eine jährliche Meldepflicht der ZM:

• Du musst weder Vorauszahlungen auf die Umsatzsteuer leisten noch eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben.
• Auch im aktuellen Jahr wird die Summe der innergemeinschaftlichen Umsätze unter 15.000 Euro liegen.
• Im Vorjahr blieb der Umsatz für alle Lieferungen und sonstigen Leistungen unter 200.000 Euro.
• Du hast keine Neuwagen an umsatzsteuerpflichtige Kund:innen im Ausland verkauft.

Was tun, wenn du die Frist für die ZM verpasst hast?

Dann solltest du dich so schnell wie möglich beim Bundeszentralamt für Steuern melden. Unter Umständen gewährt man dir dort eine Fristverlängerung zur Abgabe der ZM, wenn du dafür triftige Gründe nennst.

Wie wird der frist­gerechte Eingang der Zusammen­fassenden Meldung überwacht?

Das Bundeszentralamt für Steuern kann den fristgerechten Eingang deiner ZM über einen Umweg überwachen: Du musst die entsprechenden Angaben zu innergemeinschaftlichen Leistungen nämlich in deiner Umsatzsteuervoranmeldung oder deiner Umsatzsteuererklärung machen. Solltest du hier an der entsprechenden Stelle ein Häkchen gesetzt haben, führt das automatisch dazu, dass eine Meldepflicht zur Zusammenfassenden Meldung abgeben musst.

Zusammen­fassende Meldung vergessen: Was passiert?

Wenn du deine Zusammenfassende Meldung vergessen hast, behandelt die zuständige Finanzbehörde diese zunächst wie eine verspätete Abgabe. In diesem Fall wendet sich das Bundeszentralamt für Steuern an dich und weist dich darauf hin, dass du deine ZM noch nicht abgegeben hast.

Solltest du trotz der Erinnerung der Behörde auch weiterhin keine Zusammenfassende Meldung abgeben und somit der Meldepflicht nicht nachgehen, kann das Bundeszentralamt ein Zwangsgeld androhen. Dabei musst du mit bis zu 25.000 Euro rechnen. Und das gleich mehrmals. Denn auch dann, wenn du bereits Zwangsgeld zahlen musstest, bedeutet das nicht, dass du keine ZM mehr abgeben musst. Im Gegenteil, die Behörde möchte weiterhin deine Zusammenfassende Meldung sehen. Solltest du dich weiterhin weigern, deiner Mitwirkungspflicht nachzukommen, kann das Bundeszentralamt daher auch mehrmals Zwangsgelder anordnen.