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Wenn du als Unternehmer:in Waren oder Dienstleistungen ins EU-Ausland verkaufst, musst du die Zusammenfassende Meldung (ZM) kennen. Denn das Bundeszentralamt für Steuern verlangt in diesem Fall regelmäßig eine Übersicht über deine Umsätze mit Kund:innen in anderen EU-Mitgliedsländern. Was eine Zusammenfassende Meldung ist, wer sie erstellen muss und wann du sie einreichen musst, erfährst du hier.

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Was ist eine Zusammen­fassende Meldung?

Vereinfacht gesagt ist die Zusammenfassende Meldung eine Benachrichtigung an die Steuerbehörde über die Höhe der Umsatzsteuer. Denn mit dieser Meldung teilst du mit, welche und wie viele innergemeinschaftliche Umsätze du gemacht hast. Die Zusammenfassende Meldung bezieht sich also auf die Umsatzsteuer von Waren und Dienstleistungen, die du an Unternehmen ins EU-Ausland verkauft hast.

Der Grund: Bei innergemeinschaftlichen Leistungen kommt (bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern) das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren zum Einsatz. Übrigens gilt dieses Verfahren auch für ein Drittland, wie zum Beispiel die Schweiz.

Definition

Was ist das Reverse-Carge-Verfahren?

Reverse-Charge bedeutet, dass du die Umsatzsteuer für deine Leistungen nicht auf deiner Rechnung ausweist und diese entsprechend auch nicht an das Finanzamt abführst.

Das bedeutet aber nicht, dass diese Warenlieferungen und/oder Dienstleistungen umsatzsteuerfrei wären. Im Gegenteil. Das Reverse-Charge-Verfahren sieht vor, dass du die Sache mit der Umsatzsteuer deinem oder deiner Kunden:in in dem anderen EU-Mitgliedsstaat überlässt.

Rechnungen, die nach dem Reverse-Charge-Verfahren ausgestellt werden, enthalten daher den Zusatz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. So wissen deine Kund:innen, dass sie sich darum kümmern müssen, die Umsatzsteuer im eigenen Land zu begleichen.

Die Zusammenfassende Meldung ist also in erster Linie für die Finanzämter da. Anhand dieser Meldung können sie überprüfen, ob deine Kund:innen im EU-Ausland die Umsatzsteuer tatsächlich korrekt abgeführt haben.

Wer muss eine Zusammen­fassende Meldung abgeben?

Die Abgabepflicht für die Zusammenfassende Meldung besteht damit für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer:innen, die Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmer:innen im EU-Ausland verkaufen.

Damit sind von der Zusammenfassenden Meldung folgende Unternehmer:innen betroffen, wenn sie die oben genannten Voraussetzungen erfüllen:

  • Gewerbetreibende
  • Freiberufler:innen
  • Forst- und Landwirt:innen

Wer muss keine Zusammen­fassende Meldung abgeben?

Umgekehrt bedeutet das aber auch, dass Kleinunternehmer:innen keine ZM abgeben müssen. Der Grund: Wer die Kleinunternehmerregelung anwendet, ist nicht umsatzsteuerpflichtig und die Kund:innen im EU-Ausland müssen ebenfalls keine Umsatzsteuer abführen.

Das Gleiche gilt, wenn du als Unternehmer:in an Privatpersonen im EU-Ausland verkaufst. Auch dann musst du keine Zusammenfassende Meldung abgeben.

Und zu guter Letzt gilt die Zusammenfassende Meldung eben nur für innergemeinschaftliche Leistungen. Bedeutet: Wenn du nur Waren innerhalb Deutschlands (oder nur innerhalb der Grenzen deines Mitgliedslandes verkaufst), braucht du die ZM ebenfalls nicht.

Was gehört in die Zusammen­fassende Meldung?

Stellt sich die Frage, was genau bei der ZM zu melden ist. Laut Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) sind das folgende Umsätze:

  • Innergemeinschaftliche Warenlieferungen
  • Innergemeinschaftliche sonstige Leistungen (nach § 3a Abs. 2 Umsatzsteuergesetz (UStG))
  • Innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte

Darüber hinaus muss die ZM folgende Angaben beinhalten:

  • Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)
  • Die USt-ID deines oder deiner Kund:in (also des Leistungsempfängers oder der Leistungsempfängerun)
  • Deine persönlichen Daten wie Name und Anschrift
  • Den Rechnungsbetrag (denn dieser ist die Bemessungsgrundlage für das Finanzamt)
  • Die Art der Umsätze
  • Das Jahr und Meldezeitraum der Zusammenfassenden Meldung

In die Zusammenfassende Meldung gehören also nur die Umsätze, die du deinen Kund:innen im EU-Ausland in Rechnung stellst. Güter oder Dienstleistungen, die du im EU-Ausland eingekauft hast, gehören nicht in die Zusammenfassende Meldung. Diese Betriebsausgaben verrechnest du an anderer Stelle.

Tipp

Überprüfe immer, ob die USt-ID deiner Kund:innen, also der Leistungsempfänger:innen, korrekt ist. Denn letztlich haftest du dafür, dass die Umsatzsteuer korrekt abgeführt wird. Bedeutet: Wenn dein:e Kund:in eine falsche Nummer angegeben hat und die Umsatzsteuer nicht zahlt, musst du sie zahlen.

Ist eine ZM auch ohne Umsatz fällig?

Nein, wenn du in dem entsprechenden Meldezeitraum (dazu später mehr) keine Waren oder Dienstleistungen an Kunden:innen im EU-Ausland geliefert hast, musst du keine Zusammenfassende Meldung abgeben. Eine Nullmeldung für die Zusammenfassende Meldung gibt es also nicht. Kurz: Hast du nichts ins Ausland geliefert, bist du nicht meldepflichtig. Es gibt in diesem Fall also keine Fälligkeit der ZM.

Zusammen­fassende Meldung erstellen: Wie geht das?

Die Zusammenfassende Meldung wird in der Regel elektronisch übermittelt. Dazu nutzt du einen sogenannten amtlich vorgeschriebenen Datensatz. Um diesen Datensatz zu übermitteln, stehen dir folgende Wege zur Verfügung:

  1. ELSTER: Das ELSTER-Onlineportal können alle Unternehmer:innen nutzen, die nicht als Massenmelder eingestuft sind.
  2. BZSt Online-Portal: Wer dagegen als Massenmelder eingestuft wurde, muss seine Zusammenfassende Meldung über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) abgeben.
  3. Formularserver der Bundesfinanzverwaltung: Mit dem Formular-Management-System (FMS) der Bundesfinanzverwaltung hast du eine weitere Möglichkeit zur Abgabe der ZM.

In den ersten beiden Fällen benötigst du eine sogenannte Authentifizierung. Bei ELSTER ist das entweder eine bestimmte Zertifikatsdatei, die du beantragen kannst. Oder du führst diesen Schritt über die ElsterSmart-App durch.

Tipp

Mit einer Buchhaltungssoftware wie lexoffice kannst du eine Zusammenfassende Meldung mit wenigen Klicks erstellen und übermitteln.

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Gehen wir also davon aus, du giltst nicht als Massenmelder und erstellst damit deine Zusammenfassende Meldung über das ELSTER-Portal. Dann warten folgende Schritte auf dich:

  1. Unternehmen aus der Liste auswählen. Alternativ kannst du auch deine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von Hand eintragen.
  2. Meldezeitraum wählen. Die Behörde muss wissen, für welchen Zeitraum deine ZM Meldung gilt.
  3. Umsätze melden. Dazu gibst du für jede:n deiner Kund:innen die Umsätze einzeln an, die du im betreffenden Meldezeitraum gemacht hast.
  4. Dreiecksgeschäft oder sonstige Leistung angeben. Sollten sich die gemeldeten Umsätze auf ein Dreiecksgeschäft oder sonstige Leistungen (häufig Dienstleistungen) beziehen, musst du das im letzten Schritt angeben. Hast du dagegen nur Waren geliefert, musst du nichts weiter angeben.

Die Daten für die Zusammenfassende Meldung liegen in der Regel also in einem elektronischen Format vor.

Info

Auf Antrag kann die Behörde jedoch erlauben, dass du die ZM nicht elektronisch übermitteln musst. Erkundige dich zu diesem Zweck jedoch am besten direkt bei dem oder der Beamten:in, die für dich zuständig ist.

Ist eine Korrektur der ZM möglich?

Sollte dir ein Fehler bei der Zusammenfassenden Meldung unterlaufen, musst du diesen innerhalb von einem Monat korrigieren.

Vorsicht: Auch wenn du den Fehler korrigiert hast, bedeutet das nicht, dass automatisch die Bemessungsgrundlage deiner ZM angepasst wird. Wenn du eine Korrektur deiner Zusammenfassenden Meldung abgeben musst, halte am besten mit deinem oder deiner Steuerberater:in Rücksprache.

Wann musst du die Zusammen­fassende Meldung abgeben?

Die Frist zur Abgabe der Zusammenfassenden Meldung läuft immer bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums.

Die Fristen der Zusammenfassenden Meldung in der Übersicht

Meldezeitraum
Frist zur Übermittlung der ZM
Erstes Quartal
25. April
Zweites Quartal
25. Juli
Drittes Quartal
25. Oktober
Viertes Quartal
25. Januar

Das bedeutet aber auch, dass du zunächst wissen musst, welcher Meldezeitraum für dich ausschlaggebend ist, wenn du zur Abgabe einer ZM verpflichtet bist.

ZM: Welche Melde­zeit­räume gelten?

Der für dich maßgebliche Meldezeitraum hängt von der Höhe der innergemeinschaftlichen Umsätze ab:

1. Weniger als 50.000 Euro Umsatz pro Quartal
Liegt die Summe der innergemeinschaftlichen Umsätze unter 50.000 Euro pro Quartal, muss die ZM nur ein Mal pro Quartal abgegeben werden. Häufig begnügt sich die Steuerbehörde auch damit, dass die Meldung vierteljährlich eingereicht wird. Und das unabhängig davon, wann die Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben wird.

2. Mehr als 50.000 Euro Umsatz pro Quartal
In diesem Fall musst du die ZM monatlich abgeben.

3. Weniger als 15.000 Euro innergemeinschaftliche Umsätze im Vorjahr
Wenn folgende Voraussetzungen zutreffen, reicht eine jährliche Abgabe der Zusammenfassenden Meldung aus:

  • Du musst weder Vorauszahlungen auf die Umsatzsteuer leisten noch eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben.
  • Auch im aktuellen Jahr wird die Summe der innergemeinschaftlichen Umsätze unter 15.000 Euro liegen.
  • Im Vorjahr blieb der Umsatz für alle Lieferungen und sonstigen Leistungen unter 200.000 Euro.
  • Du hast keine Neuwagen an umsatzsteuerpflichtige Kund:innen im Ausland verkauft.

Was tun, wenn du die Frist für die ZM verpasst hast?

Dann solltest du dich so schnell wie möglich beim Bundeszentralamt für Steuern melden. Unter Umständen gewährt man dir dort eine Fristverlängerung zur Abgabe der ZM, wenn du dafür triftige Gründe nennst.

Achtung

Wenn du eine Dauerfristverlängerung für deine Umsatzsteuer­voranmeldung beantragt hast, hat diese keine Auswirkungen auf die Zusammenfassende Meldung. Die ZM musst du trotzdem zu den oben genannten Terminen einreichen.

Wie wird der frist­gerechte Eingang der Zusammen­fassenden Meldung überwacht?

Das Bundeszentralamt für Steuern kann den fristgerechten Eingang deiner ZM über einen Umweg überwachen: Du musst die entsprechenden Angaben zu innergemeinschaftlichen Leistungen nämlich in deiner Umsatzsteuervoranmeldung oder deiner Umsatzsteuererklärung machen. Solltest du hier an der entsprechenden Stelle ein Häkchen gesetzt haben, führt das automatisch dazu, dass du eine Zusammenfassende Meldung abgeben musst.

Zusammen­fassende Meldung vergessen: Was passiert?

Wenn du deine Zusammenfassende Meldung vergessen hast, behandelt die zuständige Finanzbehörde diese zunächst wie eine verspätete Abgabe. In diesem Fall wendet sich das Bundeszentralamt für Steuern an dich und weist dich darauf hin, dass du deine ZM noch nicht abgegeben hast.

Solltest du trotz der Erinnerung der Behörde auch weiterhin keine Zusammenfassende Meldung abgeben, kann das Bundeszentralamt ein Zwangsgeld androhen. Dabei musst du mit bis zu 25.000 Euro rechnen. Und das gleich mehrmals. Denn auch dann, wenn du bereits Zwangsgeld zahlen musstest, bedeutet das nicht, dass du keine ZM mehr abgeben musst. Im Gegenteil, die Behörde möchte weiterhin deine Zusammenfassende Meldung sehen. Solltest du dich weiterhin weigern, deiner Mitwirkungspflicht nachzukommen, kann das Bundeszentralamt daher auch mehrmals Zwangsgelder anordnen.

Achtung

Wenn du zudem die Zusammenfassende Meldung vorsätzlich zu spät, inkorrekt, nicht komplett oder gar nicht abgegeben hast, kann das als Ordnungswidrigkeit gelten. In diesem Fall drohen zusätzlich 5.000 Euro Ordnungsgeld.

Zusammenfassung

Zusammen­fassende Meldung zusammen­gefasst

  • Alle Unternehmer:innen, die Produkte oder Dienstleistungen ins EU-Ausland an Unternehmen verkaufen, müssen eine Zusammenfassende Meldung abgeben.
  • Die ZM reichst du beim Bundeszentralamt für Steuern ein.
  • So wird überprüft, ob dein:e Kunde:in die Umsatzsteuer für die Ware oder Dienstleistung korrekt abgeführt hat.
  • Die Zusammenfassende Meldung gibst du elektronisch, in der Regel über das entsprechende ELSTER-Formular, ab.
  • Wie oft du die ZM abgeben musst, hängt davon ab, wieviel Umsatz du pro Quartal machst.
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