Warum lohnt es sich, eine Buchhaltungs­software einzusetzen?

Für wen lohnt sich eine Buchhaltungs­software?

Als Solo-Selbstständige:r kannst du dich leider nicht ausschließlich auf dein Kerngeschäft konzentrieren. Auch die Buchhaltung gehört zu deinen Pflichten. Sofern du steuerlich nicht als Kleinunternehmen geführt wirst, musst du regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Noch dazu wird – je nach Rechtsform, Umsatz und Gewinn, einmal im Jahr eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder gar eine Bilanz mit Jahresabschluss fällig.

Wer diese Tätigkeiten komplett an ein Steuerbüro auslagert, muss dafür einiges an Ausgaben einplanen. Eine Alternative ist eine spezielle Buchhaltungssoftware wie lexoffice. Sie hilft dir dabei, genau diese Dinge selbst zu erledigen – teilweise oder komplett.

Welche Arten von Buchführungs­software gibt es?

Buchhaltungssoftware gibt es in vielen verschiedenen Ausführungen und mit unterschiedlichem Funktionsumfang. Die Basis-Angebote konzentrieren sich auf die wichtigsten Funktionen und helfen dabei, die Buchhaltung korrekt abzuwickeln. Für den Anfang ist eine solche Buchhaltungssoftware ausreichend. Sie bietet sich für Freiberufler:innen, Kleingewerbe oder Kleinunternehmer:innen an, die noch keine komplexen Vorgänge mit dem Buchhaltungsprogramm erledigen (müssen).

Darüber hinaus gibt es sehr umfangreiche Rechnungs- und Buchhaltungssoftware, mit der Unternehmen nicht nur die Finanzbuchhaltung erledigen, sondern beispielsweise auch innerhalb der Warenwirtschaft den Lagerbestand der Artikel verwalten. Auch Tools, die neben der Buchhaltung zum Beispiel das Projektmanagement steuern oder die Lohnbuchhaltung integriert haben, sind auf dem Markt vertreten. Wenn du dich für die richtige Buchhaltungssoftware entscheiden möchtest, kommt es daher ganz stark auf folgende Aspekte an:‍

• deine individuellen Bedürfnisse
• die Art und Größe deines Unternehmens
• deine Ansprüche als Nutzer:in

Weitere Entscheidungskriterien

Abgesehen vom Umfang des Buchführungsprogramms gibt es noch eine weitere ganz grundsätzliche Entscheidung, die du gleich zu Beginn treffen musst: Die Wahl zwischen einer Cloud-Lösung oder einer sogenannten On-Premise-Software. Diese wird direkt auf dem eigenen PC oder im firmeneigenen Netzwerk installiert, während du eine Cloud-Lösung online über deinen Browser nutzt.

Aber auch das ist noch nicht alles: Zusätzlich dazu musst du dich zwischen kostenloser und kostenpflichtiger Buchhaltungssoftware entscheiden. Kostenlose Software hat immer einen stark begrenzten Funktionsumfang. Eine Schnittstelle zu ELSTER haben kostenlose Anbieter beispielsweise nur selten, was wiederum erhöhten (Zeit-)aufwand bedeuten kann. Bei ihnen gibt es zudem keine Updates, die jedoch wichtig sind, damit die Software technisch und gesetzlich auf dem neuesten Stand ist. Deshalb können kostenlose Buchhaltungsprogramme am Anfang zum Testen lohnenswert sein.

Wenn du deine Buchhaltung aber professionell und dauerhaft mit Tool-Unterstützung erledigen möchtest, solltest du dir eine professionelle Software kaufen, die sowohl GoBD-testiert als auch datenschutzkonform ist und über die nötigen Schnittstellen verfügt.

Welche Vorteile bietet Buchhaltungs­software?

Professionelle Buchhaltungssoftware bietet dir eine Menge Vorteile:

• Der größte Vorteil ist die Zeitersparnis. Wer regelmäßig seine Buchhaltung mit einer guten Software erledigt, kann am Ende des Steuerjahres mit wenigen Klicks alle nötigen Daten für den Jahresabschluss zusammenstellen, z. B. für die EÜR oder die Umsatzsteuererklärung.
• Mit DATEV- und ELSTER-Schnittstellen kannst du deine Daten problemlos an Steuerberater:in und Finanzamt übermitteln. Je nach Anbieter kannst du deinem oder deiner Steuerberater:in sogar einen eigenen Zugang zu deiner Software geben. So könnt ihr beide gemeinsam an der Buchhaltung arbeiten.
• In der Regel weist die Software dich auf Fehler hin. Erledigst du deine Buchhaltung dagegen manuell, fehlt dir eine derartige Hilfe. Es sei denn du beauftragst eine:n Steuerberater:in damit – doch den oder die musst du für seine oder ihre Dienste bezahlen.

Warum ist eine GoBD-konforme Buchhaltungs­software wichtig?

Als Unternehmer:in hast du mehr als genug Gründe, dich an die GoBD-Vorgaben zu halten. Gehen wir davon aus, dass sich eine Betriebsprüfung vom Finanzamt ansteht, um deine Buchhaltung zu kontrollieren. Hast du dich dabei an die GoBD gehalten, dürfte es keine Probleme für dich geben.

Diese Funktionen sollte die Buchhaltungs­software haben

Doch zurück zur Buchhaltungssoftware an sich. Eine gute Lösung sollte alle Funktionen haben, die du für dein Unternehmen brauchst. Im Idealfall hat sie sogar noch mehr. Denkbar ist zum Beispiel, dass du zwar aktuell noch eine EÜR erstellen darfst, in ein paar Jahren aber vielleicht eine Bilanz abgeben musst, weil dein Umsatz stark ansteigt. Dann wäre es ungünstig, wenn du zusätzlich zur Arbeit mit dem Jahresabschluss auch noch deine Buchhaltungssoftware wechseln müsstest. Denn das bedeutet meist eine zeitaufwendige Umstellung auf neue Prozesse.

Achte daher darauf, dass deine Software möglichst folgende Funktionen enthält:

• Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Auf jeden Fall sollte es möglich sein, mit der Software die EÜR zu erstellen und damit einen Überblick über Ausgaben und Einnahmen zu bekommen.
• Doppelte Buchführung: Reicht die einfache EÜR für dein Unternehmen nicht aus, muss es mit der Buchhaltungssoftware möglich sein, den Jahresabschluss mit einer Gewinn- und Verlustrechnung anzufertigen.
• Kassenbuch führen: Wenn du bei deiner täglichen Arbeit Bareinnahmen verbuchst, solltest du auch diese in deiner Buchhaltungssoftware festhalten können.
• Kontenrahmen: Achte darauf, dass deine Software den passenden Rahmen für deine Bedürfnisse im Angebot hat.
• Buchungsvorlagen: Günstig ist außerdem, wenn das Programm bereits integrierte Buchungsvorlagen bietet.
• Umsatzsteuervoranmeldung: Wenn du die Voranmeldung über die Buchhaltungssoftware abwickeln kannst, spart auch das viel Zeit.
• Auswertungen: Wenn möglich, solltest du mit wenigen Klicks an die aktuellen Geschäftszahlen kommen oder betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) bekommen.
• Online-Banking: Außerdem praktisch ist, wenn du in der Software direkt auf dein Geschäftskonto zugreifen kannst. So kannst du deinen gesamten Zahlungsverkehr zentral erledigen und überblicken.
• DATEV- und ELSTER-Schnittstelle: Eine weitere Erleichterung sind Schnittstellen zu DATEV- und ELSTER, um deinem bzw. deiner Steuerberater:in und dem Finanzamt alle nötigen Daten per Klick übermitteln zu können.
• Zusammenfassende Meldung: Wenn du deine Produkte oder Leistungen auh ins EU-Ausland verkaufst, sollte die Software diese Funktion enthalten.
• Offene-Posten-Liste inklusive Mahnwesen: Du erhältst per Klick eine Übersicht aller Kund:innen, die ihre Rechnung noch nicht bezhalt haben. Du kannst dir auch anzeigen lassen, welche Eingangsrechnungen du noch begleichen musst.

Kostenlose oder kostenpflichtige Software: Die Unterschiede

Stellt sich die Frage, ob auch gratis Freeware-Lösungen die gleichen Vorteile wie kostenpflichtige Buchhaltungssoftware haben. Einen Vorteil hat die Freeware unbestreitbar: Du musst dafür kein Geld ausgeben. Ob die Ersparnis allerdings mögliche Nachteile rechtfertigt, schauen wir uns nun genauer an.

Größter Unterschied zwischen kostenloser und kostenpflichtiger Software ist der Funktionsumfang. Allerdings muss man sagen, dass je nach Anbieter viele Basis-Funktionen in der Freeware enthalten sind. Hierzu 2 Beispiele:

• Mit TZ-EasyBuchStart kannst du die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen und hast auch eine Ausfüllhilfe für die Umsatzsteuervoranmeldung.
• freeFIBU bietet eine ELSTER-Schnittstelle und ist mit DATEV kompatibel.

In der Regel kann man aber davon ausgehen, dass die kostenlose Freeware sich eben nicht für alle Selbstständige eignet, vor allem dann, wenn du langfristig deine Buchhaltung ohne eine:n Steuerberater:in erledigen möchtest. Solltest du dagegen planen, deine Buchhaltung von einem Steuerberater erledigen zu lassen, könnte die kostenlose Buchhaltungssoftware sogar für dich ausreichen. Denn die vorbereitende Buchhaltung kannst du mit den meisten Angeboten problemlos erledigen. Im Zweifel besprich dich hierzu mit deinem oder deiner Steuerberater:in.

Zum Start in das Thema Buchhaltungssoftware kann die Freeware eine gute Option sein. So kannst du ohne große Risiken ausprobieren, mit welcher Software du am liebsten arbeitest und welche Funktionen du für dein Unternehmen brauchst.

Welche Vorteile hat eine cloudbasierte Online-Buchhaltungs­software?

Welche Vorteile ein Buchhaltungsprogramm im Vergleich zu den händischen Methoden der Buchhaltung (Excel und Word) hat, haben wir schon erklärt. Stellt sich noch die Frage, ob es einen Unterschied zwischen der Cloud- und der On-Premise-Version gibt.

Die Vor- und Nachteile im Überblick

FAQ: Häufige Fragen zum Thema Buchhaltungs­software

Selbstständige stellen sich meist ähnliche Fragen, wenn es um das Thema Buchhaltungssoftware geht. Um dir bei dem Thema noch ein wenig mehr zu helfen, haben wir die häufigsten Fragen gesammelt und geben dir eine kurze Antwort darauf.