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Glücklicherweise musst du als Solo-Selbstständige:r heute nicht mehr alles selbst erledigen – das gilt auch und besonders für die Buchhaltung. Denn für die gibt es mittlerweile gute Buchhaltungssoftware, die Freiberufler:innen und Einzelunternehmern das Leben ungemein erleichtert. Tipps und Infos bekommst du in diesem Artikel.

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Für wen lohnt sich eine Buchhaltungs­software?

Als Solo-Selbstständige:r kannst du dich leider nicht ausschließlich auf dein Kerngeschäft konzentrieren. Auch die Buchhaltung gehört zu deinen Pflichten. Sofern du steuerlich nicht als Kleinunternehmen geführt wirst, musst du regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Noch dazu wird – je nach Rechtsform, Umsatz und Gewinn, einmal im Jahr eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder gar eine Bilanz mit Jahresabschluss fällig.

Wer diese Tätigkeiten komplett an ein Steuerbüro auslagert, muss dafür einiges an Ausgaben einplanen. Eine Alternative ist eine spezielle Buchhaltungssoftware wie lexoffice. Sie hilft dir dabei, genau diese Dinge selbst zu erledigen – teilweise oder komplett.

Welche Arten von Buchführungs­software gibt es?

Buchhaltungssoftware gibt es in vielen verschiedenen Ausführungen und mit unterschiedlichem Funktionsumfang. Die Basis-Angebote konzentrieren sich auf die wichtigsten Funktionen und helfen dabei, die Buchhaltung korrekt abzuwickeln. Für den Anfang ist eine solche Buchhaltungssoftware ausreichend. Sie bietet sich für Freiberufler:innen, Kleingewerbe oder Kleinunternehmer:innen an, die noch keine komplexen Vorgänge mit dem Buchhaltungsprogramm erledigen (müssen).

Darüber hinaus gibt es sehr umfangreiche Rechnungs- und Buchhaltungssoftware, mit der Unternehmen nicht nur die Finanzbuchhaltung erledigen, sondern beispielsweise auch innerhalb der Warenwirtschaft den Lagerbestand der Artikel verwalten. Auch Tools, die neben der Buchhaltung zum Beispiel das Projektmanagement steuern oder die Lohnbuchhaltung integriert haben, sind auf dem Markt vertreten. Wenn du dich für die richtige Buchhaltungssoftware entscheiden möchtest, kommt es daher ganz stark auf folgende Aspekte an:

  • deine individuellen Bedürfnisse
  • die Art und Größe deines Unternehmens
  • deine Ansprüche als Nutzer:in

Weitere Entscheidungskriterien

Abgesehen vom Umfang des Buchführungsprogramms gibt es noch eine weitere ganz grundsätzliche Entscheidung, die du gleich zu Beginn treffen musst: Die Wahl zwischen einer Cloud-Lösung oder einer sogenannten On-Premise-Software. Diese wird direkt auf dem eigenen PC oder im firmeneigenen Netzwerk installiert, während du eine Cloud-Lösung online über deinen Browser nutzt.

Aber auch das ist noch nicht alles: Zusätzlich dazu musst du dich zwischen kostenloser und kostenpflichtiger Buchhaltungssoftware entscheiden. Kostenlose Software hat immer einen stark begrenzten Funktionsumfang. Eine Schnittstelle zu ELSTER haben kostenlose Anbieter beispielsweise nur selten, was wiederum erhöhten (Zeit-)aufwand bedeuten kann. Bei ihnen gibt es zudem keine Updates, die jedoch wichtig sind, damit die Software technisch und gesetzlich auf dem neuesten Stand ist. Deshalb können kostenlose Buchhaltungsprogramme am Anfang zum Testen lohnenswert sein.

Wenn du deine Buchhaltung aber professionell und dauerhaft mit Tool-Unterstützung erledigen möchtest, solltest du dir eine professionelle Software kaufen, die sowohl GoBD-testiert als auch datenschutzkonform ist und über die nötigen Schnittstellen verfügt.

Welche Vorteile bietet Buchhaltungs­software?

Professionelle Buchhaltungssoftware bietet dir eine Menge Vorteile:

  • Der größte Vorteil ist die Zeitersparnis. Wer regelmäßig seine Buchhaltung mit einer guten Software erledigt, kann am Ende des Steuerjahres mit wenigen Klicks alle nötigen Daten für den Jahresabschluss zusammenstellen, z. B. für die EÜR oder die Umsatzsteuererklärung.
  • Mit DATEV- und ELSTER-Schnittstellen kannst du deine Daten problemlos an Steuerberater:in und Finanzamt übermitteln. Je nach Anbieter kannst du deinem oder deiner Steuerberater:in sogar einen eigenen Zugang zu deiner Software geben. So könnt ihr beide gemeinsam an der Buchhaltung arbeiten.
  • In der Regel weist die Software dich auf Fehler hin. Erledigst du deine Buchhaltung dagegen manuell, fehlt dir eine derartige Hilfe. Es sei denn du beauftragst eine:n Steuerberater:in damit – doch den oder die musst du für seine Dienste bezahlen.
Info

Auch dann, wenn dir beim händischen Einpflegen der Daten in Excel oder Word keine Fehler unterlaufen, kommen beide Arten, die Buchhaltung zu erledigen, schnell an ihre Grenzen. Das liegt an den Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), an die sich Unternehmer seit 2017 halten müssen. Mit einer guten Buchhaltungssoftware erfüllst du diese Vorgaben, ohne dass du dich explizit darum kümmern musst.

Warum ist eine GoBD-konforme Buchhaltungs­software wichtig?

Als Unternehmer:in hast du mehr als genug Gründe, dich an die GoBD-Vorgaben zu halten. Gehen wir davon aus, dass sich eine Betriebsprüfung vom Finanzamt ansteht, um deine Buchhaltung zu kontrollieren. Hast du dich dabei an die GoBD gehalten, dürfte es keine Probleme für dich geben.

Wichtig

Hier die GobD-Richtlinien im Überblick

  • Rechnungen und Belege müssen nachvollziehbar und nachprüfbar sein.
  • Sie müssen vollständig sein, zu diesem Punkt gehört auch die Aufbewahrungsfrist für Dokumente, die zwischen sechs und zehn Jahren liegt.
  • Sie müssen richtig sein.
  • Geschäftsvorfälle müssen zeitnah gebucht werden.
  • Buchungen müssen einem gewissen System folgen.
  • Das Dokument muss unveränderbar sein.

Diese Funktionen sollte die Buchhaltungs­software haben

Doch zurück zur Buchhaltungssoftware an sich. Eine gute Lösung sollte alle Funktionen haben, die du für dein Unternehmen brauchst. Im Idealfall hat sie sogar noch mehr. Denkbar ist zum Beispiel, dass du zwar aktuell noch eine EÜR erstellen darfst, in ein paar Jahren aber vielleicht eine Bilanz abgeben musst, weil dein Umsatz stark ansteigt. Dann wäre es ungünstig, wenn du zusätzlich zur Arbeit mit dem Jahresabschluss auch noch deine Buchhaltungssoftware wechseln müsstest. Denn das bedeutet meist eine zeitaufwendige Umstellung auf neue Prozesse.

Achte daher darauf, dass deine Software möglichst folgende Funktionen enthält:

  • Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Auf jeden Fall sollte es möglich sein, mit der Software die EÜR zu erstellen und damit einen Überblick über Ausgaben und Einnahmen zu bekommen.
  • Doppelte Buchführung: Reicht die einfache EÜR für dein Unternehmen nicht aus, muss es mit der Buchhaltungssoftware möglich sein, den Jahresabschluss mit einer Gewinn- und Verlustrechnung anzufertigen.
  • Kassenbuch: Wenn du bei deiner täglichen Arbeit Bareinnahmen verbuchst, solltest du auch diese in deiner Buchhaltungssoftware festhalten können.
  • Kontenrahmen: Achte darauf, dass deine Software den passenden Rahmen für deine Bedürfnisse im Angebot hat.
  • Buchungsvorlagen: Günstig ist außerdem, wenn das Programm bereits integrierte Buchungsvorlagen bietet.
  • Umsatzsteuervoranmeldung: Wenn du die Voranmeldung über die Buchhaltungssoftware abwickeln kannst, spart auch das viel Zeit.
  • Auswertungen: Wenn möglich, solltest du mit wenigen Klicks an die aktuellen Geschäftszahlen kommen oder betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) bekommen.
  • Online-Banking: Außerdem praktisch ist, wenn du in der Software direkt auf dein Geschäftskonto zugreifen kannst. So kannst du deinen gesamten Zahlungsverkehr zentral erledigen und überblicken.
  • DATEV- und ELSTER-Schnittstelle: Eine weitere Erleichterung sind Schnittstellen zu DATEV- und ELSTER, um deinem bzw. deiner Steuerberater:in und dem Finanzamt alle nötigen Daten per Klick übermitteln zu können.
Tipp

Wenn dir von Anfang an klar ist, dass du nur im Nebengewerbe oder als Kleinunternehmer:in die Selbstständigkeit betreiben möchtest, wirst du vermutlich keine umfangreiche Lösung benötigen. Eine kostenlose oder günstige Buchhaltungssoftware könnte dir da ausreichen. Schau dir einfach die unterschiedlichen Anbieter an und probiere aus, wer zu dir passt. lexoffice kannst du beispielsweise 30 Tage kostenlos testen, ohne dass du kündigen musst. Die beste Buchhaltungssoftware ist die, die zu deinen Anforderungen passt – ganz unabhängig vom Preis.

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Kostenlose oder kostenpflichtige Software: Die Unterschiede

Stellt sich die Frage, ob auch gratis Freeware-Lösungen die gleichen Vorteile wie kostenpflichtige Buchhaltungssoftware haben. Einen Vorteil hat die Freeware unbestreitbar: Du musst dafür kein Geld ausgeben. Ob die Ersparnis allerdings mögliche Nachteile rechtfertigt, schauen wir uns nun genauer an.

Größter Unterschied zwischen kostenloser und kostenpflichtiger Software ist der Funktionsumfang. Allerdings muss man sagen, dass je nach Anbieter viele Basis-Funktionen in der Freeware enthalten sind. Hierzu 2 Beispiele:

  • Mit TZ-EasyBuchStart kannst du die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen und hast auch eine Ausfüllhilfe für die Umsatzsteuervoranmeldung.
  • freeFIBU bietet eine ELSTER-Schnittstelle und ist mit DATEV kompatibel.

In der Regel kann man aber davon ausgehen, dass die kostenlose Freeware sich eben nicht für alle Selbstständige eignet, vor allem dann, wenn du langfristig deine Buchhaltung ohne einen Steuerberater erledigen möchtest. Solltest du dagegen planen, deine Buchhaltung von einem Steuerberater erledigen zu lassen, könnte die kostenlose Buchhaltungssoftware sogar für dich ausreichen. Denn die vorbereitende Buchhaltung kannst du mit den meisten Angeboten problemlos erledigen. Im Zweifel besprich dich hierzu mit deinem oder deiner Steuerberater:in.

Zum Start in das Thema Buchhaltungssoftware kann die Freeware eine gute Option sein. So kannst du ohne große Risiken ausprobieren, mit welcher Software du am liebsten arbeitest und welche Funktionen du für dein Unternehmen brauchst.

Welche Vorteile hat eine cloudbasierte Online-Buchhaltungs­software?

Welche Vorteile ein Buchhaltungsprogramm im Vergleich zu den händischen Methoden der Buchhaltung (Excel und Word) hat, haben wir schon erklärt. Stellt sich noch die Frage, ob es einen Unterschied zwischen der Cloud- und der On-Premise-Version gibt.

Die Vor- und Nachteile im Überblick

Vorteile On-Premise
Nachteile On-Premise
Du kannst auch ohne Internet­zugang auf deine Daten zugreifen.
Du musst dich darum kümmern, dass stets die neueste Version vorhanden ist.
Datenschutz kannst du selbst noch einmal überprüfen.
Du musst dafür sorgen, dass der Datenschutz korrekt eingehalten wird.
Software, die du herunterlädst, kannst du in der Regel eher an deine persönlichen Anforderungen anpassen.
Du musst dich selbst um die Sicherheit deiner Daten vor Hackerangriffen etc. kümmern.
Die Software wird zentral gespeichert. Einen eigenen Server braucht es daher nicht dafür.
Eigene Einstellungen und Person­alisierungen sind seltener möglich.
Für die Sicherheit der Daten ist der Provider zuständig.
Provider, die im Ausland sitzen, haben in der Regel andere Anforderungen an den Datenschutz.
Du musst dich selbst um die Sicherheit deiner Daten vor Hackerangriffen etc. kümmern.
Die Software wird zentral gespeichert. Einen eigenen Server braucht es daher nicht dafür.
Eigene Einstellungen und Person­alisierungen sind seltener möglich.
Updates sind in der Regel im Preis enthalten und laufen automatisch.
Du musst mit regelmäßigen Kosten pro Monat oder Jahr für die Software planen.
Tipp

Da du bei Cloud-Software keine Kontrolle darüber hast, wo und wie deine Daten gespeichert werden, solltest du bei deiner Wahl ganz genau darauf achten, welche Sicherheitsvorkehrungen der Anbieter trifft und wo die Server stehen, auf denen er deine Daten speichert. Seriöse Buchhaltungssoftware-Anbieter wie lexoffice schaffen hier Transparenz und sorgen für Datenschutz und -sicherheit.

FAQ: Häufige Fragen zum Thema Buchhaltungs­software

Selbstständige stellen sich meist ähnliche Fragen, wenn es um das Thema Buchhaltungssoftware geht. Um dir bei dem Thema noch ein wenig mehr zu helfen, haben wir die häufigsten Fragen gesammelt und geben dir eine kurze Antwort darauf.

Hilft mir eine Buchhaltungs­software, obwohl ich eine:n Steuer­berater:in habe?

Ja, das tut sie. Denn eine Software kann dir einiges an Geld sparen. Erledigst du z. B. die vorbereitende Buchhaltung selbst, musst du dafür nicht mehr deine:n Steuerberater:in bezahlen. Traust du dir sogar zu, die komplette Buchhaltung zu übernehmen, kannst du die Hilfe eines Steuerbüros gleich ganz einsparen.

Sollte die Buchhaltungs­software eine DATEV-Schnittstelle haben?

Nützlich ist die Schnittstelle auf jeden Fall. Denn damit kannst du die Daten direkt an deine:n Steuerberater:in übermitteln – ganz ohne großen Aufwand oder gar USB-Stick.

Kann ich die Software von der Steuer absetzen?

Ja, wenn du das Buchhaltungsprogramm für deine Selbstständigkeit gekauft hast und nutzt, kannst du sie als Betriebsausgabe von der Steuer absetzen.

Nützlich ist die Schnittstelle auf jeden Fall. Denn damit kannst du die Daten direkt an deine:n Steuerberater:in übermitteln – ganz ohne großen Aufwand oder gar USB-Stick.

Buchhaltungs­software kaufen: Wie finde ich die richtige Lösung für mein Unternehmen?

Zunächst solltest du dir klarmachen, welche Anforderungen du an deine Software stellst. Freiberufler, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen, oder Einzelunternehmen brauchen sicherlich nicht so umfangreiche Buchführungssoftware wie mittlere und große Unternehmen. Wenn dir klar ist, was sie leisten muss, kannst du nach einem Buchhaltungssoftware Vergleich der verschiedenen Anbieter im Netz suchen. Die gibt es in großer Anzahl – für einen ersten Überblick über die Thematik ist das gar nicht schlecht.

Tipp: Schau nicht allein auf den Preis, sondern lieber darauf, ob die Software alles bietet, was du für dein tägliches Business brauchst. Unterschiedliche Anwender haben eben ganz unterschiedliche Ansprüche.

Zusammenfassung

Buchhaltungs­software zusammen­gefasst

  • Buchhaltungssoftware erleichtert die Buchführung ungemein und spart dadurch Zeit.
  • Viele Anbieter haben neben einer Bezahlversion auch eine Freeware auf dem Markt. Diese bietet sich für einen unverbindlichen Test oder für den Start an.
  • Probiere am besten verschiedene Software-Lösungen aus, um die passende zu finden.
  • Cloud-Lösungen bieten dir mehr Flexibilität, du solltest jedoch auf einen seriösen Anbieter setzen.
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