Vorsteuer und Vorsteuerabzug: Was ist das und worum handelt es sich?
Der Vorsteuerabzug ist im Umsatzsteuergesetz (UStG) in den Paragrafen 15 und 15a geregelt. Darin ist zu lesen, dass ein:e Unternehmer:in die Umsatzsteuer, die er oder sie an ein anderes Unternehmen, an die Eingangszollstellen oder an die Finanzämter bezahlt hat, wieder abziehen darf. Und zwar über einen Umweg. Nämlich dann, wenn er oder sie selbst eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer ausstellt.
Was zunächst ein wenig kompliziert klingt, ist bei näherer Betrachtung eigentlich ganz einfach: Nehmen wir an, dass du nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällst und daher auf deinen Rechnungen Umsatzsteuer ausweist.
Erhältst du nun von einem anderen Unternehmen eine Rechnung für eine Dienstleistung, die du für deinen Betrieb benötigst, kannst du wiederum diese Umsatzsteuer mit der Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen verrechnen.
Das bezeichnet man dann als Vorsteuer. Hier ein Beispiel zur Vorsteuer:
Im Rahmen des Vorsteuerabzugs erstattet dir das Finanzamt in diesem Fall 19 Euro.
Aus diesen Stoffen stellst du nun Kleidungsstücke her, die du für insgesamt 416,50 Euro weiterverkaufst.
Daraus ergibt sich folgende Rechnung:
66,50 Euro - 19 Euro = 47,50 Euro
Nach dieser Rechnung schuldest du dem Finanzamt also 47,50 Euro.
Der Vorsteuerabzug lässt sich damit auf die einfache Formel bringen und schnell berechnen:
Die Umsatzsteuer, die du auf Rechnungen ausweist - die Umsatzsteuer, die du gezahlt hast = deine Steuerschuld beim Finanzamt
Wer ist zum Vorsteuerabzug berechtigt?
Häufig stellt sich die Frage, ob auch Kleinunternehmer:innen zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Die einfache und schnelle Antwort lautet: Nein, sind sie nicht. Der Grund: Sie stellen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus.
Kleinunternehmen haben somit keine Umsatzsteuer eingenommen, die sie mit der Umsatzsteuer eines anderen Unternehmers verrechnen könnten.
Der Vorsteuerabzug ist daher nur für Unternehmen möglich, die auch auf ihren Rechnungen die Umsatzsteuer ausweisen. Sie gelten damit als vorsteuerabzugsberechtigt und können die gezahlte Umsatzsteuer entweder im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung oder der Umsatzsteuerjahreserklärung verrechnen.
Wer darf keine Vorsteuer geltend machen?
Neben Kleinunternehmer:innen sind folgende juristische und natürliche Personen ebenfalls nicht vorsteuerabzugsberechtigt:
- Privatpersonen
- Juristische Personen des öffentlichen Rechts oder Körperschaften. Voraussetzung: Sie beziehen steuerfreie Leistungen bzw. Umsätze
Nicht abzugsfähige Vorsteuern:
- Umsätze, auf die keine Steuer gezahlt wurde
- Lieferungen und Dienstleistungen, die nicht bezahlt wurden. Oder solche, die steuerfrei wären, wenn sie bezahlt werden würden
- Umsätze im Ausland, die im Inland steuerfrei wären
Vorsteuerabzug: Welche Bedingungen gelten?
Um vom Vorsteuerabzug profitieren zu können, müssen bestimmte Voraussetzungen vorliegen – zusätzlich zu den bisher genannten. Nämlich diese hier:
- Du kaufst das Produkt oder die Dienstleistung für deinen Geschäftsbetrieb. Private Anschaffungen sind nicht vorsteuerabzugsfähig.
- Du erbringst selbst Leistungen, die umsatzsteuerpflichtig sind.
- Die Umsatzsteuer ist auf der jeweiligen Rechnung korrekt ausgewiesen. Außerdem enthält die Rechnung alle weiteren Pflichtangaben.
- Das erworbene Produkt oder die Dienstleistung an sich ist umsatzsteuerpflichtig.
- Das Produkt oder die Dienstleistung gehört zu den sogenannten abzugsfähigen Betriebsausgaben.
Rechnung und Vorsteuerabzug: Diese Angaben gehören hinein
Im Hinblick auf die jeweilige Rechnung solltest du beachten, dass sich nicht alle Rechnungen für den Vorsteuerabzug eignen. Falls du unsicher sein solltest, ob du die vorliegende Rechnung für den Vorsteuerabzug geltend machen kannst, orientier dich an der folgenden Auflistung:
- Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers und Rechnungsstellers
- Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
- Das korrekte Rechnungsdatum, sowie eine eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer
- Die Menge und Art des gelieferten Gegenstandes oder der Dienstleistung
- Den korrekten Lieferzeitpunkt
- Die Steuersätze, die für die jeweiligen Waren und/oder Dienstleistungen gelten, inklusive Umsatzsteuer
- Betrag in Netto
- Betrag in Brutto
Neben diesen Angaben muss die Rechnung darüber hinaus die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) einhalten. Damit sind folgende Angaben gemeint:
- Die Originalrechnung muss unveränderbar sein.
- Das Dokument ist korrekt ausgestellt und vollständig.
- Die Rechnung ist nachprüfbar.
- Sie wurde zeitgerecht erstellt.
- Der Rechnungsersteller hat auf Ordnung bei der Buchführung
Welche Steuern können von der Vorsteuer abgezogen werden?
Das ist noch lange nicht alles, was du im Hinblick auf die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs beachten musst. Denn die Vorsteuer kann nur für ganz bestimmte Steuern abgezogen werden.
Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen können folgende Beträge abziehen:
- Steuern auf Leistungen oder Waren, die für das eigene Unternehmen gebraucht werden.
- Die Umsatzsteuer bei Anzahlungen. Allerdings muss dazu die Anzahlung bereits gezahlt worden sein.
- Die Einfuhrumsatzsteuer für Gegenstände, die aus dem Ausland importiert wurden.
- Die Erwerbssteuer, die für Gegenstände des innergemeinschaftlichen Erwerbs gilt.
- Die Umsatzsteuer, die das Unternehmen wegen des Reverse-Charge-Verfahrens oder der Umsatzsteuerlager zahlen musste.
So funktioniert die Sache mit der Vorsteuer und dem Vorsteuerabzug
Die Vorsteuer und damit den Vorsteuerabzug kannst du im Rahmen deiner Umsatzsteuervoranmeldung oder deiner Umsatzsteuererklärung geltend machen. Das bedeutet, dass du entweder mehrmals pro Jahr die Vorsteuer geltend machst oder erst am Ende des Geschäftsjahres mit deiner abschließenden Umsatzsteuererklärung.
Vorsteuerabzug: Wann wird die Vorsteuer abgezogen?
Die Häufigkeit, wann du deine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben musst, hängt dabei von der Höhe deines Umsatzes und damit der Umsatzsteuer ab:
- Umsatzsteuer unter 1.000 Euro pro Jahr: Du kannst von der Pflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung komplett befreit werden. Achtung: Die Umsatzsteuererklärung musst du trotzdem abgeben.
- Umsatzsteuer unter 7.500 Euro pro Jahr: Die Umsatzsteuervoranmeldung wird ein Mal pro Quartal abgegeben.
- Umsatzsteuer über 7.500 Euro pro Jahr: Die Umsatzsteuervoranmeldung wird monatlich abgegeben.
Kleinunternehmerregelung oder Vorsteuerabzug: Was ist günstiger?
Gerade zu Beginn der Selbstständigkeit stellen sich viele Unternehmer:innen die Frage, ob sich das teilweise umfangreiche Verfahren mit dem Vorsteuerabzug für sie überhaupt lohnt. Unter Umständen könnte ja auch die Kleinunternehmerregelung viel sinnvoller sein.
Ob du den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen und damit im Gegenzug auf die Kleinunternehmerregelung verzichten solltest, hängt von deinen individuellen Voraussetzungen ab:
Pauschaler Vorsteuerabzug für einige Berufsgruppen
Einige Solo-Selbstständige können sich wenigstens ein bisschen Arbeit mit der Vorsteuer sparen, indem sie von dem pauschalen Vorsteuerabzug Gebrauch machen.
Allerdings ist diese Vereinfachung an einige Voraussetzungen gebunden:
- Du erstellst eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), um deinen Jahresgewinn zu ermitteln.
- Dein Umsatz im vorangegangenen Jahr lag unter 61.356 Euro.
- Dein Unternehmen gilt als gemeinnützige Körperschaft oder Personenvereinigung und Vermögensmasse, du bist nicht zur Buchführung verpflichtet und dein Jahresumsatz im vorangegangenen Jahr war nicht höher als 35.000 Euro.
Gehörst du dann noch zu einer der folgenden Berufsgruppen, kannst du den pauschalen Vorsteuerabzug beantragen. Damit kannst du dir die genaue Auflistung der Umsatzsteuer sparen und pauschal einen bestimmten Prozentsatz deines Umsatzes als Vorsteuer abziehen.
(Quelle: Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung Anlage zu den §§ 69 und 70)
Auch Betriebe aus dem Einzelhandel, Personen, die einen freien Beruf ausüben und sonstige Gewerbebetriebe können den pauschalen Vorsteuerabzug nutzen. Die vollständige Auflistung findest du in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung Anlage zu den Paragrafen 69 und 70.
FAQs: Häufige Fragen zum Thema Vorsteuerabzug
Daneben gibt es noch weitere Fragen, die immer wieder im Zusammenhang mit dem Vorsteuerabzug auftauchen. Wir wollen dir in aller Kürze eine Antwort auf diese Fragen geben:
Als Bestandteil der Haufe Group greifen wir auf ein breites Netzwerk von Fachautor:innen aus den Bereichen Rechnungswesen, Steuern, Recht, Marketing und Organisation zu. Sie alle haben dasselbe Ziel: selbstständigen Unternehmer:innen komplexe Themen einfach zu erklären, um ihnen den Arbeitsalltag zu erleichtern.
