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Bin ich vorsteuerabzugsberechtigt, was versteht man überhaupt unter Vorsteuer und Vorsteuerabzug, was muss ich dabei beachten? Das sind nur einige der Fragen, die sich Selbstständige immer wieder stellen, wenn es um das Thema Vorsteuerabzug geht. Welche Bedeutung, es hat, vorsteuerabzugsberechtigt zu sein, und wer vom Abzug profitieren kann, erfährst du hier bei uns.

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Vorsteuer und Vorsteuer­abzug: Was ist das und worum handelt es sich?

Der Vorsteuerabzug ist im Umsatzsteuergesetz (UStG) in den Paragrafen 15 und 15a geregelt. Darin ist zu lesen, dass ein:e Unternehmer:in die Umsatzsteuer, die er oder sie an ein anderes Unternehmen, an die Eingangszollstellen oder an die Finanzämter bezahlt hat, wieder abziehen darf. Und zwar über einen Umweg. Nämlich dann, wenn er oder sie selbst eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer ausstellt.

Was zunächst ein wenig kompliziert klingt, ist bei näherer Betrachtung eigentlich ganz einfach: Nehmen wir an, dass du nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällst und daher auf deinen Rechnungen Umsatzsteuer ausweist.

Erhältst du nun von einem anderen Unternehmen eine Rechnung für eine Dienstleistung, die du für deinen Betrieb benötigst, kannst du wiederum diese Umsatzsteuer mit der Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen verrechnen.

Das bezeichnet man dann als Vorsteuer. Hier ein Beispiel zur Vorsteuer:

Du erwirbst
Kosten
Verschiedene Stoffe
100 €
Umsatz­steuer in Höhe von 19 %
19 €
Gesamt­betrag
119 €

Im Rahmen des Vorsteuerabzugs erstattet dir das Finanzamt in diesem Fall 19 Euro.

Aus diesen Stoffen stellst du nun Kleidungsstücke her, die du für insgesamt 416,50 Euro weiterverkaufst.

Du verkaufst
Preis
Kleidungs­stücke
350 €
Umsatz­steuer in Höhe von 19 %
66,50 €
Gesamtbetrag
416,50 €

Daraus ergibt sich folgende Rechnung:

66,50 Euro - 19 Euro = 47,50 Euro
Nach dieser Rechnung schuldest du dem Finanzamt also 47,50 Euro.

Der Vorsteuerabzug lässt sich damit auf die einfache Formel bringen und schnell berechnen:

Die Umsatzsteuer, die du auf Rechnungen ausweist - die Umsatzsteuer, die du gezahlt hast = deine Steuerschuld beim Finanzamt

Info

Der Vorteil des Vorsteuer­abzugs:

Waren und Dienstleistungen, die du für dein Unternehmen anschaffst, sind frei von der Umsatzsteuer – und damit um 7 oder 19 Prozent günstiger.

Wer ist zum Vorsteuer­abzug berechtigt?

Häufig stellt sich die Frage, ob auch Kleinunternehmer:innen zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Die einfache und schnelle Antwort lautet: Nein, sind sie nicht. Der Grund: Sie stellen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus.

Kleinunternehmen haben somit keine Umsatzsteuer eingenommen, die sie mit der Umsatzsteuer eines anderen Unternehmers verrechnen könnten.

Der Vorsteuerabzug ist daher nur für Unternehmen möglich, die auch auf ihren Rechnungen die Umsatzsteuer ausweisen. Sie gelten damit als vorsteuerabzugsberechtigt und können die gezahlte Umsatzsteuer entweder im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung oder der Umsatzsteuerjahreserklärung verrechnen.

Info

Unter bestimmten Voraussetzungen können außerdem Vereine die Vorsteuer geltend machen. Dazu muss der Verein jedoch zumindest teilweise einen unternehmerischen Zweck erfüllen.

Wer darf keine Vorsteuer geltend machen?

Neben Kleinunternehmer:innen sind folgende juristische und natürliche Personen ebenfalls nicht vorsteuerabzugsberechtigt:

  • Privatpersonen
  • Juristische Personen des öffentlichen Rechts oder Körperschaften. Voraussetzung: Sie beziehen steuerfreie Leistungen bzw. Umsätze

Nicht abzugsfähige Vorsteuern:

  • Umsätze, auf die keine Steuer gezahlt wurde
  • Lieferungen und Dienstleistungen, die nicht bezahlt wurden. Oder solche, die steuerfrei wären, wenn sie bezahlt werden würden
  • Umsätze im Ausland, die im Inland steuerfrei wären

Vorsteuer­abzug: Welche Bedingungen gelten?

Um vom Vorsteuerabzug profitieren zu können, müssen bestimmte Voraussetzungen vorliegen – zusätzlich zu den bisher genannten. Nämlich diese hier:

  • Du kaufst das Produkt oder die Dienstleistung für deinen Geschäftsbetrieb. Private Anschaffungen sind nicht vorsteuerabzugsfähig.
  • Du erbringst selbst Leistungen, die umsatzsteuerpflichtig sind.
  • Die Umsatzsteuer ist auf der jeweiligen Rechnung korrekt ausgewiesen. Außerdem enthält die Rechnung alle weiteren Pflichtangaben.
  • Das erworbene Produkt oder die Dienstleistung an sich ist umsatzsteuerpflichtig.
  • Das Produkt oder die Dienstleistung gehört zu den sogenannten abzugsfähigen Betriebsausgaben.
Info

Zu den nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben gehören zum Beispiel:

  • Geldbußen oder Ordnungsgelder
  • Zinsen auf hinterzogene Steuern
  • Aufwendungen für Geschenke

Rechnung und Vorsteuer­abzug: Diese Angaben gehören hinein

Im Hinblick auf die jeweilige Rechnung solltest du beachten, dass sich nicht alle Rechnungen für den Vorsteuerabzug eignen. Falls du unsicher sein solltest, ob du die vorliegende Rechnung für den Vorsteuerabzug geltend machen kannst, orientier dich an der folgenden Auflistung:

  • Die Rechnung liegt dir im Original vor.
  • Falls die Rechnung als elektronische Variante vorliegt, muss sie lesbar, unversehrt und echt sein.
  • Die Rechnung enthält alle Pflichtangaben nach § 14 Umsatzsteuergesetz. Nämlich:
  • Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers und Rechnungsstellers
  • Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
  • Das korrekte Rechnungsdatum, sowie eine eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer
  • Die Menge und Art des gelieferten Gegenstandes oder der Dienstleistung
  • Den korrekten Lieferzeitpunkt
  • Die Steuersätze, die für die jeweiligen Waren und/oder Dienstleistungen gelten, inklusive Umsatzsteuer
  • Betrag in Netto
  • Betrag in Brutto
Info

Übrigens: Die Pflichtangaben für Rechnungen gelten ab einem Rechnungsbetrag von mehr als 250 Euro. Rechnungen über Kleinbeträge (weniger als 250 Euro Gesamtbetrag), sogenannte Kleinbetragsrechnungen, müssen weniger Angaben für den Vorsteuerabzug aufführen. Welche das sind, ist in Paragraf 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) festgehalten.

Neben diesen Angaben muss die Rechnung darüber hinaus die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) einhalten. Damit sind folgende Angaben gemeint:

  • Die Originalrechnung muss unveränderbar sein.
  • Das Dokument ist korrekt ausgestellt und vollständig.
  • Die Rechnung ist nachprüfbar.
  • Sie wurde zeitgerecht erstellt.
  • Der Rechnungsersteller hat auf Ordnung bei der Buchführung
Achtung

Hinweis zum Thema Rechnungen und Vorsteuer­abzug:

Wenn der Zeitpunkt der Leistung und das Datum der Rechnungs­stellung in unterschied­lichen Jahren liegen, ist bei der Buchung Vorsicht geboten. In diesem Fall erfolgt der Zusatz „Vorsteuer im Folgejahr abziehbar“. Bevor dabei Fehler passieren, solltest du für diesen Spezialfall noch einmal bei einem oder einer Steuerberater:in nachfragen.

Welche Steuern können von der Vorsteuer abgezogen werden?

Das ist noch lange nicht alles, was du im Hinblick auf die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs beachten musst. Denn die Vorsteuer kann nur für ganz bestimmte Steuern abgezogen werden.

Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen können folgende Beträge abziehen:

  • Steuern auf Leistungen oder Waren, die für das eigene Unternehmen gebraucht werden.
  • Die Umsatzsteuer bei Anzahlungen. Allerdings muss dazu die Anzahlung bereits gezahlt worden sein.
  • Die Einfuhrumsatzsteuer für Gegenstände, die aus dem Ausland importiert wurden.
  • Die Erwerbssteuer, die für Gegenstände des innergemeinschaftlichen Erwerbs gilt.
  • Die Umsatzsteuer, die das Unternehmen wegen des Reverse-Charge-Verfahrens oder der Umsatzsteuerlager zahlen musste.

So funktioniert die Sache mit der Vorsteuer und dem Vorsteuer­abzug

Die Vorsteuer und damit den Vorsteuerabzug kannst du im Rahmen deiner Umsatzsteuervoranmeldung oder deiner Umsatzsteuererklärung geltend machen. Das bedeutet, dass du entweder mehrmals pro Jahr die Vorsteuer geltend machst oder erst am Ende des Geschäftsjahres mit deiner abschließenden Umsatzsteuererklärung.

Vorsteuerabzug: Wann wird die Vorsteuer abgezogen?

Die Häufigkeit, wann du deine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben musst, hängt dabei von der Höhe deines Umsatzes und damit der Umsatzsteuer ab:

  • Umsatzsteuer unter 1.000 Euro pro Jahr: Du kannst von der Pflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung komplett befreit werden. Achtung: Die Umsatzsteuererklärung musst du trotzdem abgeben.
  • Umsatzsteuer unter 7.500 Euro pro Jahr: Die Umsatzsteuervoranmeldung wird ein Mal pro Quartal abgegeben.
  • Umsatzsteuer über 7.500 Euro pro Jahr: Die Umsatzsteuervoranmeldung wird monatlich abgegeben.

Klein­unternehmer­regelung oder Vorsteuer­abzug: Was ist günstiger?

Gerade zu Beginn der Selbstständigkeit stellen sich viele Unternehmer:innen die Frage, ob sich das teilweise umfangreiche Verfahren mit dem Vorsteuerabzug für sie überhaupt lohnt. Unter Umständen könnte ja auch die Kleinunternehmerregelung viel sinnvoller sein.

Ob du den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen und damit im Gegenzug auf die Kleinunternehmerregelung verzichten solltest, hängt von deinen individuellen Voraussetzungen ab:
Vorteile Klein­unternehmer­regelung
Vorteile Vorsteuer­abzug
Deine Waren oder Leistungen sind für Privat­kunden billiger, da die Umsatz­steuer entfällt.
Die von dir gezahlte Umsatz­steuer auf Waren oder Dienst­leistungen kannst du dir erstatten lassen.
Der zeitliche Aufwand für die Buchhaltung wird kleiner, da du keine Umsatz­steuer­voranmeldung abgeben musst. Achtung: Eine Umsatz­steuer­jahres­erklärung musst du trotzdem beim Finanzamt einreichen. Denn damit wird deine Umsatzgrenze kontrolliert.
Wenn du Glück hast, kannst du den pauschalen Vorsteuer­abzug geltend machen. Auch das minimiert den Aufwand bei der Buchhaltung.

Pauschaler Vorsteuer­abzug für einige Berufsgruppen

Einige Solo-Selbstständige können sich wenigstens ein bisschen Arbeit mit der Vorsteuer sparen, indem sie von dem pauschalen Vorsteuerabzug Gebrauch machen.

Allerdings ist diese Vereinfachung an einige Voraussetzungen gebunden:

  • Du erstellst eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), um deinen Jahresgewinn zu ermitteln.
  • Dein Umsatz im vorangegangenen Jahr lag unter 61.356 Euro.
  • Dein Unternehmen gilt als gemeinnützige Körperschaft oder Personenvereinigung und Vermögensmasse, du bist nicht zur Buchführung verpflichtet und dein Jahresumsatz im vorangegangenen Jahr war nicht höher als 35.000 Euro.

Gehörst du dann noch zu einer der folgenden Berufsgruppen, kannst du den pauschalen Vorsteuerabzug beantragen. Damit kannst du dir die genaue Auflistung der Umsatzsteuer sparen und pauschal einen bestimmten Prozentsatz deines Umsatzes als Vorsteuer abziehen.

Berufs­gruppe
Durch­schnitts­satz
Bäckerei
5,4 %
Bau- und Möbel­tischlerei
9,0 %
Buch­binderei
5,2 %
Druckerei
6,4 %
Elektro­installation
9,1 %
Fliesen- und Platten­leger:innen
8,6 %
Frisör:innen
4,5 %
Gewerb­liche Gärtnerei
5,8 %
Reparatur von Kraft­fahr­zeugen
9,1 %

(Quelle: Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung Anlage zu den §§ 69 und 70)

Auch Betriebe aus dem Einzelhandel, Personen, die einen freien Beruf ausüben und sonstige Gewerbebetriebe können den pauschalen Vorsteuerabzug nutzen. Die vollständige Auflistung findest du in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung Anlage zu den Paragrafen 69 und 70.

FAQs: Häufige Fragen zum Thema Vorsteuer­abzug

Daneben gibt es noch weitere Fragen, die immer wieder im Zusammenhang mit dem Vorsteuerabzug auftauchen. Wir wollen dir in aller Kürze eine Antwort auf diese Fragen geben:

Differenz­besteuerung und Vorsteuer­abzug: Was ist zu beachten?

Grundsätzlich ist die Differenzbesteuerung für alle Unternehmen offen. Sie gilt damit nicht nur für Gebrauchtwarenhändler:innen. Die Differenzbesteuerung ist ein Instrument, mit dem Unternehmen auch bei Gebrauchtwaren vom Vorsteuerabzug profitieren können. Die Regelungen im Einzelnen sind jedoch recht kompliziert. Lass sie dir am besten von deinem oder deiner Steuerberater:in erläutern.

Wie funktioniert der Vorsteuer­abzug bei nicht steuerbaren Umsätzen?

Als nicht steuerbare Umsätze werden solche Umsätze bezeichnet, bei denen der Kunde oder die Kundin und das Unternehmen in unterschiedlichen Ländern wirtschaften. In diesem Fall wird in der Regel keine Umsatzsteuer auf den Rechnungen ausgewiesen.

Unterliegt der Vorsteuer­abzug der Ist-Versteuerung?

Ja, aktuell gilt noch die Ist-Versteuerung beim Vorsteuerabzug. Das bedeutet, dass die Umsatzsteuer schon geltend gemacht werden kann, bevor sie bezahlt wurde. Für dich ein klarer Vorteil, da du so deine Liquidität sichern kannst.

Gibt es einen Vorsteuer­abzug bei umsatz­steuer­befreiten Leistungen?

Nur Selbstständige, die selbst umsatzsteuerpflichtig sind und damit eine abziehbare Vorsteuer ausweisen, können den Vorsteuerabzug anwenden. Bedeutet im Umkehrschluss: Selbstständige, die umsatzsteuerbefreite Leistungen in Rechnung stellen, sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt.

Zusammenfassung

Vorsteuer­abzug zusammen­gefasst

  • Vorsteuerabzugsberechtigt sind nur Selbstständige, die selbst Umsatzsteuer ausweisen.
  • Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen müssen auf Waren und Dienstleistungen, die für das Unternehmen bestimmt sind, keine Umsatzsteuer zahlen.
  • Der Vorsteuerabzug kann zu einer höheren Liquidität des Unternehmens beitragen.
  • Kleinunternehmer:innen sind vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen, da sie keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen.
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