Welche Vorgaben musst du beim Rechnungen schreiben beachten?

Kann ich Rechnungen ohne Gewerbe schreiben?

Prinzipiell darf jeder, der ein Produkt verkauft oder eine Leistung veräußert, eine Rechnung schreiben – auch ohne ein Gewerbe anzumelden – da ist die Gesetzgebung in Deutschland eindeutig. Doch dabei gelten einige Regeln für das Schreiben von Rechnungen. Auch ohne Gewerbe müssen zum Beispiel Vertreter freier Berufe, Kleinunternehmer:innen, Vereine und Verbände sowie Privatleute dieselben Vorschriften beachten, wie sie für Gewerbetreibende und Unternehmen gelten. Grob gesagt, informiert eine Rechnung unter anderem immer über:

• Art und Umfang von Warenlieferung/Dienstleistung
• Höhe der Rechnungssumme

So ist das Rechnungsdokument gleichermaßen ein wichtiger Beleg für Rechnungssteller:in sowie Empfänger:in: Es dokumentiert eine Forderung bzw. belegt im Nachgang mit einer Quittung die ordnungsgemäße Bezahlung derselben.

In welcher Form kannst du Rechnungen versenden?

Grundsätzlich hast du verschiedene Möglichkeiten, Rechnungen an deine Kunden zu verschicken: in Papierform oder elektronisch.  

Vor allem die papierlose Variante ist auf dem Vormarsch und kann dir als Freiberufler:in oder Solo-Selbstständige:r Geld sparen.

Denn du verschickst die Rechnungen nicht mehr per Post, sondern online per E-Mail. So brauchst du weder Papier noch Briefumschläge oder Briefmarken.  

Inhalte einer Rechnung: Diese Pflichtangaben müssen auf deine Rechnungen

Um dir Ärger mit dem Finanzamt oder Zahlungsverzögerungen zu ersparen, solltest du folgende Bestandteile einer Rechnung kennen. Denn diese sind Pflichtangaben, egal ob du eine Rechnung mit Word oder mithilfe einer kostenlosen Online-Vorlage schreibst:

• Name und vollständige Anschrift des Rechnungserstellers oder der Rechnungserstellerin und des Rechnungsempfängers oder der Rechnungsempfängerin
• Deine vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder deine vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
• Das Ausstellungsdatum der Rechnung
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer (z. B. RG-2020-123), denn du darfst jede Rechnungsnummer nur einmal verwenden
• Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Produkte bzw. Beschreibung von Umfang und Art der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Zeitpunkt der Leistung
• Nettoentgelt und ggf. im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen (Nachlass, Skonto)
• Umsatzsteuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
• Bei Steuerbefreiung: ein Hinweis auf die Steuerbefreiung (du musst dann keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen)
• Zahlungsziel, Bankverbindung und Anschreiben sind zwar keine Pflicht, jedoch empfehlenswert

Wie erstellst du Rechnungen einfach und mit wenigen Klicks?

Welches Programm kannst du nutzen, um Rechnungen zu schreiben? Bestimmt hast du dich mit jener Frage bereits auseinandergesetzt. Denn tatsächlich ist es viel bequemer, Rechnungen mithilfe eines Online-Tools zu erstellen, als diese am Computerselbst auszuführen. Miteinem Rechnungsprogramm wie lexoffice musst du dir keinen Kopf machen, ob alle Pflichtangaben auf deinen Rechnungen enthalten sind.

Denn die Software fügt alle Angaben automatisch und korrekt in eine professionelle Rechnungsvorlage ein. So bist du schnell mit der Rechnungsstellung fertig und kannst sicher sein, dass das Finanzamt keinen Stress macht. Dabei ist das Programm übersichtlich und nutzerfreundlich gestaltet und verwaltet deine Rechnungen sowie Belege gleich mit. Ist die Arbeit getan, leitest du dank einer integrierten Funktion die Daten gleich an deine:n Steuerberater:in weiter. Einfacher geht’s nicht. Nutzt du also ein Rechnungsprogramm, dann profitierst du bei denmeisten Systemen von folgenden Vorteilen:

• Egal wo du dich gerade aufhältst, mit einem modernen Rechnungsprogramm kannst du überall und auf jedem Endgerät eine Rechnung schreiben und diese verschicken
• Unkompliziert und mit ein paar Klicks kontrollierst du den jeweiligen Rechnungsstatus‍
• Clevere Software-Lösungen bieten dir regelkonforme Vorlagen und generieren automatisch alle Pflichtangaben bzw. berechnen die jeweilige Umsatzsteuer

Welche Bedeutung hat die Kleinunternehmerregelung bei der Rechnungsstellung?

Du giltst als Kleinunternehmer:in, wenn dein Bruttoumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro (bis 2019: 17.500 Euro) nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird. Existiert bei dir noch kein Umsatz aus dem Vorjahr, wird der Umsatz des laufenden Jahres geschätzt und im Betriebseröffnungsbogen vom Finanzamt erfasst. 

Beanspruchst du die Kleinunternehmerregelung, dann musst du keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Daraus ergeben sich folgende Konsequenzen für deine Rechnungsstellung:

• du weist auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus
• du musst beim Rechnung schreiben auf die Kleinunternehmerregelung hinweisen
• du gibst keine Steuer-Identifikationsnummer an

Die Kleinunternehmerregelung ist eine Option und kein Muss. Du kannst auch auf die Regelung verzichten und dafür monatlich bzw. – bei geringem Umsatz – vierteljährlich eine Umsatzsteuererklärung beim Finanzamt abgeben.

Welche Folgen hat es, wenn du eine fehlerhafte Rechnung verschickst?

Wenn das Finanzamtz. B. bei einer Betriebsprüfung einen Fehler entdeckt, kann es teuer werden. Denn wenn zum Beispiel auf der Rechnung die Umsatzsteuer nicht regelkonform ausgewiesen ist, wird das Finanzamt von dir verlangen, dass du die korrigierte Steuer komplett selbst nachzahlst.

Ärgerlich wird es, wenn du gleich auf mehreren Rechnungen Fehler gemacht hast. Bei einem Verstoß gegen die Ausstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung können dir auch Bußgelder drohen. Dies hängt immer von der Schwere desFehlers ab. Als grobe Fehler werden beispielsweise gewertet:

• fehlende Pflichtangaben wie Datum
• falsche Rechnungsnummer
• ungenaue Beschreibung von Produkt oder Dienstleistung; hier kann es passieren, dass dein:e Kund:in die Zahlung verweigert

Wenn du also merkst, dass du etwas falsch gemacht hast, zum Beispiel, dass du eine zu hohe Umsatzsteuer ausgewiesen hast, dann nimm am besten direkt eine Rechnungskorrektur vor. Das heißt jedoch nicht, dass du die Rechnung einfach löschen kannst. Korrekt ist es, wenn du dir Rechnung regelgerecht stornierst, bevor du eine Korrektur vornimmst. Wie du dabei vorgehst und was du beachten musst, erfährst du in unserem Artikel zum Thema Rechnungskorrektur. 

Was muss ich beachten, wenn ich Rechnungen ins Ausland stelle?

Wenn du Kund:innen im Ausland hast, gelten teilweise besondere Regeln. Grundsätzlich wird zwischen 3 Rechnungsarten unterschieden:

1. Rechnungen an Unternehmen oder Selbstständige, die ihren Sitz in der EU haben

• Der Leistungsort liegt nicht in Deutschland.
• Du darfst keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen, dein:e Kund:in erhält also eine Netto-Rechnung von dir.
• In diesem Fall wird das Reverse-Charge-Verfahren angewendet: Dein:e Kund:in muss nach Erhalt der Rechnung die Steuern auf Basis der geltenden Gesetze seines Landes berechnen und zahlen, die Steuerschuld wird also umgekehrt.

2. Rechnungen an Unternehmen, die ihren Sitz außerhalb der EU haben

• Der Leistungsort liegt nicht in Deutschland.
• Du darfst keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen, dein:e Kund:in erhält also eine Netto-Rechnung von dir.
• Es ist möglich, dass die Leistung von deinem Kunden oder deiner Kundin versteuert werden muss.  
• Mit zahlreichen Drittländern gibt es Vereinbarungen, wie das Reverse-Charge-Verfahren. Mach dich am besten vorab schlau, ob es Vereinbarungen mit dem Land gibt, in dem deine Kund:in sitzt.  

3. Rechnungen an Privatkund:innen, die ihren Wohnsitz im Ausland haben

• Der Leistungsort ist in Deutschland.
• Du stellst die Rechnung genauso aus wie die an deutsche Privatkund:innen. Das heißt: Du weist die gültige Umsatzsteuer aus.

Welche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsfristen musst du einhalten?

Grundsätzlich musst du innerhalb von 6 Monaten nach Erbringen deiner Leistung eine Rechnung schreiben.

Diese Frist gilt nicht, wenn es sich bei deinem oder deiner Auftraggeber:in um eine Privatperson handelt. In diesem Fall gibt es keine gesetzliche Frist (außer bei Grundstückskäufen).  

Folgende Rechnungen musst du 10 Jahre aufbewahren:

• alle Rechnungen, die du an deine Kund:innen stellst (Ausgangsrechnungen)
• alle erhaltenen Rechnungen (Eingangsrechnungen)

Daher ist es sinnvoll, dir im Rahmen deiner Organisation getrennte Ordner mit Eingangs- und Ausgangsrechnungen anzulegen.  

Wie werden elektronische Rechnungen archiviert?

Elektronisch versendete Rechnungen (E-Rechnungen) musst du auf einem Datenträger, der keine Änderungen mehr zulässt, speichern.

Wenn du deine Rechnungen elektronisch stellst, genügt es nicht, diese als Papierausdruck aufzubewahren. E-Rechnungen musst du auf einem Datenträger, der keine Änderungen mehr zulässt, speichern. Zum Beispiel auf einer einmalbeschreibbaren DVD. Mit unserer Archivierungssoftware Lexware archivierung geht's besonders einfach, schnell und übersichtlich.