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Eine offizielle Rechnung zu schreiben ist für Freiberufler:innen und Solo-Selbstständige kein Hexenwerk. Wichtig ist nur, dass du dabei ein paar grundlegende Dinge beachtest. Vor allem die Formalitäten solltest du einhalten, sonst schleichen sich schnell Fehler ein. Worauf du achten musst und welche Fristen gelten, erfährst du bei lexfree

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In welcher Form kannst du Rechnungen versenden?

Grundsätzlich hast du verschiedene Möglichkeiten, Rechnungen an deine Kunden zu verschicken:

  • Papierform
  • Elektronisch  
Vor allem die papierlose Variante ist auf dem Vormarsch und kann dir als Freiberufler:in oder Solo-Selbstständige:r Geld sparen.

Denn du verschickst die Rechnungen nicht mehr per Post, sondern online per E-Mail. So brauchst du weder Papier noch Briefumschläge oder Briefmarken.  

Inhalte einer Rechnung: Diese Pflichtangaben müssen auf deine Rechnungen

Um dir Ärger mit dem Finanzamt oder Zahlungsverzögerungen zu ersparen, solltest du folgende Bestandteile einer Rechnung berücksichtigen. Denn diese sind Pflichtangaben, wenn du eine Rechnung schreibst:

  • Name und vollständige Anschrift des Rechnungserstellers oder der Rechnungserstellerin und des Rechnungsempfängers oder der Rechnungsempfängerin
  • Deine vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder deine vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
  • Das Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Eine fortlaufende Rechnungsnummer (z. B. RG-2020-123), denn du darfst jede Rechnungsnummer nur einmal verwenden
  • Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Zeitpunkt der Leistung
  • Nettoentgelt und ggf. im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen (Nachlass, Skonto)
  • Umsatzsteuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
  • Bei Steuerbefreiung: ein Hinweis auf die Steuerbefreiung (du musst dann keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen)
  • Zahlungsziel, Bankverbindung und Anschreiben sind zwar keine Pflicht, jedoch empfehlenswert
Unser Tipp

Rechnungen total einfach erstellen

Mit einem Rechnungsprogramm wie lexoffice musst du dir keinen Kopf machen, ob alle Pflichtangaben auf deinen Rechnungen enthalten sind. Denn die Software fügt alle Angaben automatisch und korrekt ein. So bist du megaschnell mit der Rechnungsstellung fertig und kannst sicher sein, dass das Finanzamt keinen Stress macht.

Ausnahme

Kleinbetrags­rechnungen

Bei Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro (Gesamtbruttobetrag) gelten erleichterte Vorschriften. Bei diesen darfst du folgende Angaben weglassen:

  • deine Steuernummer
  • eine fortlaufende Rechnungsnummer
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
  • Angabe von im Voraus vereinbarten Entgeltminderungen

Welche Bedeutung hat die Kleinunternehmerregelung bei der Rechnungsstellung?

Du giltst als Kleinunternehmer:in, wenn dein Bruttoumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro (bis 2019: 17.500 Euro) nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird. Existiert bei dir noch kein Umsatz aus dem Vorjahr, wird der Umsatz des laufenden Jahres geschätzt und im Betriebseröffnungsbogen vom Finanzamt erfasst.

Als Kleinunternehmer:in musst du keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Daher darfst du in deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen, musst auf die Kleinunternehmerregelung hinweisen und gibst auch keine Steuer-Identifikationsnummer an.

Unser Tipp

Hinweis auf die Klein­unternehmer­regelung – Beispielsatz

Folgenden Satz kannst du 1:1 auf deinen Rechnungen einfügen: Als Kleinunternehmer:in im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Die Kleinunternehmerregelung ist eine Option und kein Muss. Du kannst auch auf die Regelung verzichten und dafür monatlich bzw. – bei geringem Umsatz – vierteljährlich eine Umsatzsteuererklärung beim Finanzamt abgeben.

Hat es Folgen, wenn ich eine fehlerhafte Rechnung verschickt habe?

Du musst die Umsatzsteuer, die du auf der Rechnung ausgewiesen hast, komplett selbst bezahlen.

In dem Fall kannst du den Vorsteuerabzug nicht mehr geltend machen. Das heißt: Du musst die Umsatzsteuer, die du auf der Rechnung ausgewiesen hast, komplett selbst bezahlen. Wenn das Finanzamt z. B. bei einer Betriebsprüfung den Fehler entdeckt, wird es von dir verlangen, dass du den Betrag nachzahlst. Das kann ganz schön teuer werden, wenn du auf mehreren Rechnungen Fehler gemacht hast.

Was muss ich beachten, wenn ich Rechnungen ins Ausland stelle?

Wenn du Kund:innen im Ausland hast, gelten teilweise besondere Regeln. Grundsätzlich wird zwischen 3 Arten unterschieden:

1. Rechnungen an Unternehmen oder Selbstständige, die ihren Sitz in der EU haben

  • Der Leistungsort liegt nicht in Deutschland.
  • Du darfst keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen, dein:e Kund:in erhält also eine Netto-Rechnung von dir.
  • In diesem Fall wird das Reverse-Charge-Verfahren angewendet: Dein:e Kund:in muss nach Erhalt der Rechnung die Steuern auf Basis der geltenden Gesetze seines Landes berechnen und zahlen, die Steuerschuld wird also umgekehrt.

2. Rechnungen an Unternehmen, die ihren Sitz außerhalb der EU haben

  • Der Leistungsort liegt nicht in Deutschland.
  • Du darfst keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen, dein:e Kund:in erhält also eine Netto-Rechnung von dir.
  • Es ist möglich, dass die Leistung von deinem Kunden oder deiner Kundin versteuert werden muss.  
  • Mit zahlreichen Drittländern gibt es Vereinbarungen, wie das Reverse-Charge-Verfahren. Mach dich am besten vorab schlau, ob es Vereinbarungen mit dem Land gibt, in dem deine Kund:in sitzt.  

3. Rechnungen an Privatkund:innen, die ihren Wohnsitz im Ausland haben

  • Der Leistungsort ist in Deutschland.
  • Du stellst die Rechnung genauso aus wie die an deutsche Privatkund:innen. Das heißt: Du weist die gültige Umsatzsteuer aus.

Welche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsfristen musst du einhalten?

Grundsätzlich musst du innerhalb von 6 Monaten nach Erbringen deiner Leistung eine Rechnung schreiben.

Diese Frist gilt nicht, wenn es sich bei deinem oder deiner Auftraggeber:in um eine Privatperson handelt. In diesem Fall gibt es keine gesetzliche Frist (außer bei Grundstückskäufen).  

Folgende Rechnungen musst du 10 Jahre aufbewahren:

  • alle Rechnungen, die du an deine Kund:innen stellst (Ausgangsrechnungen)
  • alle erhaltenen Rechnungen (Eingangsrechnungen)

Daher ist es sinnvoll, dir im Rahmen deiner Organisation getrennte Ordner mit Eingangs- und Ausgangsrechnungen anzulegen.  

Elektronische Rechnungen müssen elektronisch archiviert werden

Elektronisch versendete Rechnungen (E-Rechnungen) musst du auf einem Datenträger, der keine Änderungen mehr zulässt, speichern.

Wenn du deine Rechnungen elektronisch stellst, genügt es nicht, diese als Papierausdruck aufzubewahren. E-Rechnungen musst du auf einem Datenträger, der keine Änderungen mehr zulässt, speichern. Zum Beispiel auf einer einmalbeschreibbaren DVD. Mit unserer Archivierungssoftware Lexware archvivierung geht's besonders einfach, schnell und übersichtlich.  

Zusammenfassung

So schreibst du eine Rechnung

  • Als Solo-Selbstständige:r kannst du Rechnungen in Papierform oder elektronisch verschicken.
  • Wenn du eine Rechnung selber schreibst, musst du darauf achten, dass diese alle Pflichtangaben beinhaltet.
  • Als Kleinunternehmer:in musst du auf deinen Rechnungen nicht zwangsläufig die Umsatzsteuer ausweisen.
  • Rechnungen musst du spätestens 6 Monate nach Erbringung deiner Leistungen schreiben.
  • Alle Rechnungen, die du an deine Kund:innen stellst, und alle erhaltenen Rechnungen musst du 10 Jahre aufbewahren.
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