Virtuelle Assistenz: Wie du Organisatorisches einfach auslagerst

Was ist eine virtuelle Assistenz?

Ein:e virtuelle:r Assistent:in, auch als VA abgekürzt, unterstützt Unternehmen und Selbstständige in ihren Geschäftsaufgaben, wobei die Zusammenarbeit auf digitaler Basis und damit ortsunabhängig stattfindet. Virtuelle Assistent:innen sind in der Regel selbstständig und für mehrere Auftraggeber:innen tätig.

Welche Aufgaben übernehmen virtuelle Assistent:innen?

Die Aufgaben sind vielfältig, wobei sich virtuelle persönliche Assistent:innen oft auf bestimmte Schwerpunkte spezialisieren. Diese Tätigkeiten könntest du beispielsweise auslagern:

• Kundensupport
• Reiseplanungen und Spesenabrechnungen
• Erstellen von Posts für deine Social Media-Kanäle
• Bearbeiten und Hochladen von Podcast-Folgen oder YouTube-Videos für dein Marketing
• Koordinieren von Terminen
• Schreiben von Rechnungen und vorbereitende Buchhaltung‍
• Erstellen von Präsentationen
• Pflege deiner Website
• Unterstützung bei deinem E-Mail-Marketing
• Planen von Events

Ab wann ist es sinnvoll, Aufgaben an eine virtuelle Assistenz auszulagern?

Fühlst du dich so überlastet, dass dir kaum noch Erholungsphasen bleiben und dein Pensum langsam auf deine Gesundheit schlägt? Kostet dich der Papierkram so viel Zeit, dass du dich nicht auf dein Kerngeschäft fokussieren kannst und vielleicht sogar Aufträge ablehnen musst, die dir gutes Geld einbringen würden? Bist du so im Hamsterrad gefangen, dass es dir schwerfällt, dein Business weiterzuentwickeln?
Dann ist es sinnvoll, Aufgaben abzugeben, die auch jemand anderes für dich erledigen kann.

Vorteile, die das Auslagern mit sich bringt

Konkret profitierst du von diesen vier Vorteilen:

1. Mehr Zeit: Du erhältst neue Freiräume in deinem beruflichen Alltag. Indem du gewisse Tätigkeiten auslagerst, kannst du dich stärker auf deine Hauptaufgaben konzentrieren. Oder du nutzt die gewonnene Zeit, um deine Work-Life-Balance in einen besseren Einklang zu bringen.
2. Mehr Geld: Es klingt erst einmal paradox. Aber wenn du deine gewonnene Zeit in bezahlte Kundenaufträge steckst, kann die Ausgabe für die virtuelle persönliche Assistenz unter dem Strich sogar positiv für dich ausfallen – sofern dich die Assistenz weniger kostet als du deinen Kund:innen in Rechnung stellst. Sie kann sich auch rechnen, wenn du deine Zeit in die Weiterentwicklung deines Geschäftsfelds investiert, sodass dir dein Business künftig finanziell mehr einbringt.
3. Kein Beschäftigungsverhältnis: Wenn du Mitarbeiter:innen einstellst, wirst du Arbeitgeber:in und musst damit eine Reihe von rechtlichen Pflichten beachten. Diese Bürokratie ersparst du dir, wenn du eine virtuelle Assistenz extern beauftragst. Zudem bleibst du finanziell nur für dich selbst verantwortlich und musst keinen Arbeitsplatz stellen.
4. Flexibilität: Virtuelle Assistent:innen engagierst du dann, wenn du ihre Unterstützung benötigst. Solltest du dir aber eine längerfristige Zusammenarbeit wünschen, kannst du bei vielen Dienstleister:innen Paketpreise für regelmäßige Aufgaben oder Monatspauschalen buchen.

Wie findest du eine virtuelle Assistenz?

Du findest eine virtuelle Assistenz

• auf Jobportalen, die sich für die Suche von Freelancer:innen eignen oder speziell auf die virtuelle Assistenz ausgerichtet sind. Autraggeber:innen und -nehmer:innen schreiben ihre Tätigkeiten beziehungsweise ihr Angebot aus.
• bei Agenturen, die mit einem Pool von virtuellen Assistent:innen zusammenarbeiten.
• über Empfehlungen, etwa von anderen Selbstständigen aus deinem Netzwerk.
• in Gruppen auf Facebook und LinkedIn, in denen virtuelle Assistent:innen und Interessent:innen zusammenfinden.
• über die Suchmaschinensuche, denn die meisten virtuellen Assistent:innen verfügen über eine eigene Website.

Was kostet die virtuelle Assistenz?

Wie bei vielen anderen Dienstleistungen auch, ist der Stundensatz variabel – je nach Anbieter:in, Qualifikation, Komplexität der Aufgabe und Umfang des Auftrags. Bei Agenturen sind Tarife zwischen 10 und 20 Euro pro Stunde gängig, wobei einige von ihnen diesen Satz auch unterbieten.
Buchst du sie direkt, solltest du in der Regel mit einem Stundenhonorar von 30 bis 60 Euro rechnen. Die Sätze können aber auch darüber liegen. Neben den Kosten sollten deine virtuelle Assistenz und du vor dem Start in einem Vertrag alle wichtigen Details eurer Zusammenarbeit festhalten.