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Mit einer Verschwiegenheits­erklärung lassen sich wirtschaftliche Schäden durch Verlust von Geschäftsgeheimnissen sowie Reputationsverlust und Rufschädigung vermeiden. Sie werden oft getroffen, wenn ein Unternehmen mit Dienstleister:innen zusammenarbeitet. Daher kann eine solche Erklärung auf dich als Solo-Selbstständige:r zukommen. Was du dazu wissen solltest, erfährst du hier bei uns.

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Was ist eine Verschwiegenheits­erklärung?

Eine Verschwiegenheitserklärung ist eine Vereinbarung zum Stillschweigen über vertrauliche Informationen, Verhandlungsergebnisse oder Verhandlungen.

Sie zielt darauf ab, dass Interna nicht nach außen offenkundig werden. Hierbei geht es nicht nur um den Schutz von Ideen und Know-how, etwa wenn ein Patent oder eine Marke entwickelt werden soll. Es kann auch beabsichtigt sein, Stillschweigen über die bloße Tatsache zu vereinbaren, dass Verhandlungen zwischen Unternehmen stattfinden – unabhängig vom Gegenstand der Verhandlungen. Zum Beispiel, wenn Wettbewerber:innen oder Aufsichtsbehörden nichts davon merken sollen, dass zwei Unternehmen einer Branche eine Kooperation anbahnen und dies nicht vor der Zeit bekannt werden darf.

Achtung

Eine Vertraulichkeits­vereinbarung bezweckt den Selbstschutz und ist ein Abschreckungs­instrument: Verstöße gegen die Geheimhaltungspflicht sind sanktioniert, z. B. mit einer Vertragsstrafe.

Wo ist die Verschwiegenheits­erklärung gesetzlich geregelt?

Es gibt kein Gesetz, in dem die Verschwiegenheitserklärung geregelt ist. Verschwiegenheitserklärungen unterliegen der Vertragsfreiheit. Das bedeutet, dass die Vertragsparteien in der inhaltlichen Gestaltung frei sind. Sie können beispielsweise eine Vertragsstrafe bei Verstoß gegen getroffene Regelungen vereinbaren. Aber genauso gut können sie auf eine Regelung zur Vertragsstrafe verzichten.

Eine Grenze, was eine Verschwiegenheitserklärung regeln darf und was nicht, bilden die sogenannten „guten Sitten“. Das bedeutet, dass Regelungen nicht sittenwidrig sein und nicht gegen den Grundsatz von „Treu und Glauben“ verstoßen dürfen. Innerhalb dieser Grenze müssen also die Vereinbarungen der Verschwiegenheitserklärung inhaltlich liegen. Es ist daher auch nicht ungewöhnlich, dass erst einmal ein Vordruck der Verschwiegenheitserklärung erstellt wird, den beide Parteien prüfen.

Tipp

Wenn du eine Verschwiegenheits­erklärung digital verschickst, solltest du das immer in einem unveränderlichen Format tun, z. B. als PDF. Denn in einem Word-Dokument beispielsweise könnte dein:e Vertragspartner:in an den Regelungen etwas ändern, ohne dass es dir auffällt.

Es gibt auch keine bestimmte Bezeichnung für Geheimhaltungsvereinbarungen und es kommt ebenso nicht darauf an, wie das Vertragswerk bezeichnet ist. Geheimhaltungsvereinbarungen haben die unterschiedlichsten Bezeichnungen, z. B.:

  • Verschwiegenheitsverpflichtung
  • Verschwiegenheitserklärung
  • Verschwiegenheitsvereinbarung
  • Vertraulichkeitserklärung
  • Vertraulichkeitsvereinbarung
  • Vertraulichkeitsverpflichtung
  • Non Disclosure Agreement (NDA)
  • Geheimhaltungsvertrag
  • Geheimhaltungserklärung
  • Geheimhaltungsverpflichtung
  • Geheimhaltungsvereinbarung

Wozu dient eine Verschwiegenheits­erklärung?

Die Verschwiegenheitserklärung dient dazu, Geschäftsgeheimnisse so abzusichern, dass Dritte keine Kenntnis über diese erlangen können.

Definition

Was genau ist ein Geschäfts­geheimnis?

Geschäftsgeheimnisse können in Form von Daten, Dokumenten und Verhandlungen vorliegen, aber auch als Ideen und Know-how. Sie können Prozesse genauso betreffen wie geistiges Eigentum (Urheber-, Marken-, Patentrechte) oder Kundendaten.

Von der Geheimhaltungsverpflichtung streng abzugrenzen sind der Letter of Intent (LoI) und der Vorvertrag:

Verschwiegen­heits­erklärung
Letter of Intent
Vorvertrag
Die Verschwiegen­heits­erklärung stellt nicht auf die Ernst­haftig­keit von Verhand­lungen ab, sondern auf Geheim­haltung von Geschäfts­geheimnissen.
Die Vertrags­parteien schließen eine unverbind­liche Absichts­erklärung, ohne dass ein Anspruch auf Abschluss des angestrebten Vertrages besteht. Es soll ein Verhand­lungs­stand abgesichert werden.
Ein Vorvertrag dient dazu, im vor­vertrag­lichen Stadium Regelungen zu treffen, die gelten, noch bevor der eigentliche Vertrag abgeschlossen ist.

Wann ist eine Verschwiegenheits­erklärung sinnvoll?

Eine Verschwiegenheitserklärung ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn:

  • es um den Umgang mit besonders sensiblen Daten geht.
  • es um Technologie-Transfer geht.
  • neue Geschäftsbeziehungen angebahnt werden, bei denen gemeinsam Know-how entwickelt wird, das schützenswert ist, z. B. Prozesse und Verfahren, Produkte und Dienstleistungen oder geistiges Eigentum (Patente, Marken oder urheberschutzfähige Werke).

Nicht sinnvoll ist eine Verschwiegenheitserklärung, wenn bereits eine langjährige Geschäftsbeziehung besteht, in der du schon gemeinsam mit deinen Partner:innen geheimhaltungsbedürftige Projekte ohne Geheimhaltungsverpflichtung durchgeführt hast. Denn dann könnten dein:e Geschäftspartner:innen irritiert sein, da es bisher ja auch ohne Vertraulichkeitsvereinbarung gut lief. Und das könnte ggf. der Kundenbindung im Rahmen eines Dienstleistungsverhältnisses schaden.

Tipp

Du solltest also abwägen, wann du eine Verschwiegen­heits­erklärung einsetzt und wann du besser darauf verzichtest. Unbedingt erforderlich ist sie, wenn es um einen Unternehmenskauf geht. Denn da werden interne Geschäftszahlen wie Einkaufs- und Verkaufspreise, Umsatz und Gewinn usw. offengelegt, die niemals in fremde Hände gelangen dürfen.

Welche Inhalte müssen in einer Verschwiegenheits­erklärung geregelt werden?

Eine Verschwiegenheitserklärung sollte Regelungen zu folgenden Bereichen enthalten:

  • Vertragsparteien: Wer ist die offenlegende Partei (Informationsgeber:in) und wer die empfangende Partei (Informationsnehmer:in)?
  • Vertragsgegenstand: Um welches Projekt, Produkt bzw. um welchen Prozess geht es?
  • Definition der geheim zuhaltenden Informationen: Welche Informationen sind das?
  • Pflichten des Informationsnehmers/der Informationsnehmerin: Was darf die empfangende Partei mit den Informationen machen (Nutzungsumfang) und was nicht (Unzulässigkeit)?
  • Vertragsstrafe: Was passiert bei Verstößen?
  • Laufzeit: Für welchen Zeitraum sind die Informationen vertraulich zu behandeln?
  • Rückgabe und Löschungspflichten: Wie ist mit den Daten nach der Vertragslaufzeit zu verfahren?
  • Schlussbestimmungen: Vertragsänderungen – wann und wie sind sie möglich?
  • Anzuwendendes Recht und Gerichtsstand: z. B. deutsches Recht und Gerichtsstand am Ort des Unternehmenssitzes der offenlegenden Partei.

Wer muss die Verschwiegenheits­erklärung unterschreiben?

Verschwiegenheitserklärungen können einseitig oder zweiseitig verpflichtend sein. Bei einer einseitigen Verpflichtungserklärung wird sie nur von der empfangenden Partei unterzeichnet. Bei einer gegenseitigen Verschwiegenheitserklärung wird diese sowohl von der empfangenden als auch von der gebenden Partei unterzeichnet.

Wenn beispielsweise beim Unternehmenskauf auch Rechtsanwält:innen, Steuerberater:innen oder Wirtschaftsprüfer:innen involviert sind, müssen diese keine Verschwiegenheitserklärung unterzeichnen. Denn sie sind von Berufs wegen zur Geheimhaltung verpflichtet.

Was geschieht bei einem Verstoß gegen die Verschwiegenheits­erklärung?

Welche Konsequenzen ein Verstoß gegen die Verschwiegenheitserklärung hat, hängt davon ab, ob und was für diesen Fall vertraglich vereinbart ist. Sieht die Vertraulichkeitsvereinbarung bei Verstößen eine Vertragsstrafe vor, muss diese geleistet werden.

Hiervon streng zu unterscheiden ist der Schadensersatz:

Schadensersatz
Vertragsstrafe
ist nur dann zu zahlen, wenn auch ein Schaden entstanden ist
ist zu zahlen unabhängig von der Tatsache, ob ein Schaden durch Weitergabe vertraulicher Informationen eingetreten ist oder nicht
Zusammenfassung

Eine Verschwiegen­heits­vereinbarung

  • ist eine Vereinbarung zum Stillschweigen über vertrauliche Informationen, Verhandlungsergebnisse oder Verhandlungen.
  • bezweckt die Geheimhaltung von Informationen, die nicht nach außen dringen sollen.
  • ist gesetzlich nicht geregelt, sondern unterliegt der Vertragsfreiheit.
  • kann unterschiedlich bezeichnet sein, z. B. Geheimhaltungsvereinbarung, Geheimhaltungsvertrag, Vertraulichkeitserklärung, Non Disclosure Agreement (NDA).
  • kann ein- oder zweiseitig verpflichtend sein.
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