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Wer ein Unternehmen führt, muss sich mit steuerlichen und buchhalterischen Zusammenhängen beschäftigen. Das kann eine echte Herausforderung sein. Vor allem dann, wenn es sich um Begriffe handelt, die wir aus dem täglichen Leben nicht kennen, wie z. B. die Umsatzsteuerzahllast. Erfahre hier, was du als Solo-Selbstständige:r dazu wissen musst.

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Definition: Was ist die Umsatz­steuer­zahl­last?

Ganz simpel ausgedrückt ist deine Umsatzsteuerzahllast die Differenz aus deiner Umsatzsteuerschuld, also der Umsatzsteuer, die du an das Finanzamt zahlen musst, und der Vorsteuer, die dir vom Finanzamt erstattet wird.

Klingt kompliziert? Dann hilft dir folgende Formel zur Umsatzsteuerzahllast, um den Zusammenhang leichter zu verstehen und die Zahllast zu berechnen:

Umsatzsteuer (die du zahlen musst) – Vorsteuer (die du vom Finanzamt zurückbekommst) = Umsatzsteuerzahllast

Dabei sind zwei verschiedene Begriffe unbedingt voneinander zu unterscheiden:

1. Negative Umsatz­steuer­zahl­last

Eine negative Umsatzsteuerzahllast wird dich sicherlich mehr freuen als ihr Gegenspieler, die positive Umsatzsteuerzahllast. Denn bei der negativen Umsatzsteuerzahllast waren deine umsatzsteuerpflichtigen Ausgaben höher als deine Einnahmen. Anders ausgedrückt: Du hast mehr Umsatzsteuer für Waren oder Dienstleistungen gezahlt, als du selbst Umsatzsteuer in Rechnung gestellt hast.

Info

Das kann zum Beispiel so passieren: Du möchtest dich neu am Markt etablieren oder eine neue Nische für dich entdecken. Aus diesem Grund hattest du im vergangenen Geschäftsjahr einige Ausgaben für Investitionen. Die Umsatzsteuer, die du für diese Rechnungen zahlen musstest, liegt bei 7.000 Euro. Gleichzeitig hast du aber nur wenig gearbeitet, weil du noch dabei bist, neue Kund:innen zu finden und zu binden. Die Umsatzsteuer, die du auf deinen Rechnungen ausgewiesen und eingenommen hast, liegt daher nur bei 600 Euro.

Das heißt, dass du 6.400 Euro vom Finanzamt zurückbekommst:

600 Euro (Umsatzsteuer, die du eingenommen hast) - 7.000 Euro (Umsatzsteuer, die du bezahlt hast) = -6.400 Euro

Dieser Umstand führt also dazu, dass du einen Anspruch auf Erstattung gegenüber dem Finanzamt hast. Denn in diesem Fall hast du mehr Vorsteuer gezahlt, als du gemäß deiner Zahllast eigentlich gemusst hättest.

Info

Der sogenannte Vorsteuer­überhang bei der Umsatzsteuer­zahllast bezeichnet den gleichen Sachverhalt. Denn auch hierbei hast du bereits mehr Umsatzsteuer an das Finanzamt überwiesen, als du über deine Rechnungen wieder eingenommen hast. Negative Umsatzsteuer­zahllast und Vorsteuer­überhang kommen besonders dann vor, wenn du größere Einkäufe oder kostspielige Investitionen unternommen hast.

2. Positive Umsatz­steuer­zahl­last

Bei der positiven Umsatzsteuerzahllast schuldest du dagegen dem Finanzamt Geld. In diesem Fall hast du über deine Rechnungen mehr Umsatzsteuer eingenommen, als du Umsatzsteuer für Unternehmensausgaben bezahlt hast.

Die positive Umsatzsteuerzahllast kommt zum Beispiel so zustande:

Du hast deine Dienstleistung im vergangenen Geschäftsjahr erfolgreich angeboten und dafür auf deinen Rechnungen Umsatzsteuer in Höhe von 6.000 Euro ausgewiesen und eingenommen. Im gleichen Zeitraum hattest du aber nur geringe Ausgaben für dein Unternehmen, was dazu führt, dass du für diese Anschaffungen nur 500 Euro Umsatzsteuer gezahlt hast.

Das heißt, dass du 5.500 Euro Umsatzsteuer für deine Umsätze ans Finanzamt zahlen musst:

6.000 Euro (Umsatzsteuer, die du eingenommen hast) – 500 Euro (Umsatzsteuer, die du bezahlt hast) = 5.500 Euro

Nun hat das Finanzamt also einen Anspruch dir gegenüber und du musst die Differenz aus eingenommener und gezahlter Umsatzsteuer an die Behörde überweisen.

Fazit

Deine Umsatzsteuer­zahllast steigt also dann, wenn du mehr umsatzsteuer­pflichtige Einnahmen als Ausgaben in einem Geschäftsjahr hast. Umgekehrt sinkt die Zahllast, wenn die umsatzsteuer­pflichtigen Ausgaben höher sind als deine Einnahmen.

Wie wirkt sich die Zahllast auf den Erfolg deines Unternehmens aus?

Deine Zahllast für die Umsatzsteuer hat ähnlich wie die Vorsteuer keinen Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens. Denn beide sind ein sogenannter Durchlaufposten und damit erfolgsneutral.

Wie wird die Umsatz­steuer­zahl­last ermittelt?

Falls du dich nun fragen solltest, wie du deine Umsatzsteuerzahllast ermitteln sollst, können wir dich beruhigen. Tatsächlich ist es nämlich gar nicht so schwierig, wie es auf den ersten Blick vielleicht aussehen mag.

Deine Umsatzsteuerzahllast kannst du auf zwei verschiedene Arten ermitteln, die beide im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt sind. Dabei hast du die Wahl zwischen dem Verfahren:

  1. auf Grundlage der vereinbarten Entgelte
  2. auf Grundlage der vereinnahmten Entgelte

Was ist der Unterschied zwischen vereinbarten und vereinnahmten Entgelten?

  • Vereinbarte Entgelte: Hier wird die Umsatzsteuer, die du aufgrund von Kundenrechnungen eingenommen hast, direkt zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung fällig. Umgekehrt kannst du auch die Vorsteuer zum Zeitpunkt, an dem du die Eingangsrechnung von deinem Lieferanten erhältst, geltend machen.
  • Vereinnahmte Entgelte: Hier ist der Zeitpunkt relevant, an dem die von dir gestellte Rechnung vom Kunden gezahlt wird bzw, an dem du deine Eingangsrechnungen bezahlst. Das heißt, hier ist der tatsächliche Geldein- bzw. -ausgang entscheidend.

Die Umsatzsteuerzahllast wird doppelt ermittelt:

  1. in der Umsatzsteuervoranmeldung
  2. in der Umsatzsteuerjahreserklärung

Sollten dir also Fehler bei der Umsatzsteuervoranmeldung unterlaufen sein, kannst du sie bei der Umsatzsteuerjahreserklärung wieder ausgleichen.

Tipp

Wenn du null Bock hast, dich mit der Umsatzsteuer­zahllast zu beschäftigen, dann nutze einfach eine Buchhaltungssoftware wie lexoffice. Denn damit funktioniert das Ganze automatisiert: Die Software erstellt auf Basis deiner Ein- und Ausgangsrechnungen die Umsatzsteuervoranmeldungen, den Vorsteuerabzug und die Umsatzsteuer­jahreserklärung für dich. Leichter geht´s nicht.

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Wann ist die Umsatz­steuer­zahl­last fällig?

Die Umsatzsteuerzahllast hängt mit der Umsatzsteuervoranmeldung zusammen und damit auch mit deinem ganz individuellen Voranmeldezeitraum. Der variiert nämlich von Unternehmen zu Unternehmen, abhängig von der eingenommenen Umsatzsteuer beziehungsweise deiner Zahllast.

Info

Folgende Fristen gelten für die Umsatz­steuer­voranmeldung:

  • Gründungsjahr und folgendes Geschäftsjahr: In der Regel monatliche Voranmeldungen.
  • Umsatzsteuer­zahllast im vorangehenden Jahr unter 1.000 Euro: Die Pflicht zur Voranmeldung entfällt. Es wird nur am Ende des Geschäftsjahres eine Jahreserklärung abgegeben.
  • Umsatzsteuer­zahllast im vorangehenden Jahr unter 7.500 Euro: Die Voranmeldung muss vierteljährlich beim Finanzamt abgegeben werden und die Jahreserklärung am Ende des Jahres.
  • Umsatzsteuer­zahllast im vorangehenden Jahr höher als 7.500 Euro: Die Voranmeldung wird in der Regel einmal pro Monat beim Finanzamt eingereicht und die Jahreserklärung am Ende des Jahres.

Wenn du nun deinen Zeitraum für die Umsatzsteuervoranmeldung kennst, ist es relativ einfach, den Termin für die Fälligkeit deiner Umsatzsteuerzahllast herauszufinden. Denn die Umsatzsteuervorauszahlung und damit auch deine Zahllast wird zum 10. des Folgemonats fällig. Bis zu diesem Datum musst du also auch den offenen Betrag an das Finanzamt abführen. Ausnahme: Der 10. fällt auf ein Wochenende oder einen Feiertag, dann gilt der nächste Werktag als Tag der Fälligkeit.

Tipp

Du kannst dir viel Ärger mit dem Finanzamt und – im Fall der Fälle auch den sogenannten Säumniszuschlag sparen – wenn du dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung erteilst. Dann musst du nicht mehr daran denken, deine Umsatzsteuerzahllast rechtzeitig zu überweisen, sondern kannst den fristgerechten Einzug dem Finanzamt überlassen.

Umsatz­steuer­zahl­last buchen: So wird es gemacht

In der buchhalterischen Praxis werden in der Regel Vorsteuer und Umsatzsteuer auf verschiedene Konten gebucht. Das erleichtert dir die Buchhaltung, weil dieser Vorgang es dir einfacher macht, die Zahllast schnell zu ermitteln.

Die Vorsteuer wird dabei auf dem sogenannten Vorsteuerkonto geführt. In der Buchhaltung ist dieses Konto ein Bestandskonto, das als Aktivkonto geführt wird. Die Vorsteuer an sich gehört dabei auf die Sollseite. Getrennt von der Vorsteuer wird dabei in der Regel das Konto für den Wareneingang oder Einkauf. So findet sich folgender Buchungssatz für die Umsatzsteuerzahllast:

Verkauf
Einkauf
Einnahmen
12.500 Euro
Ausgaben Einkauf
9.000 Euro
Einnahmen Netto
10.125 Euro
Ausgaben Netto
7.290 Euro
Umsatz­steuer
2.375 Euro
Umsatz­steuer
1.710 Euro

In unserem Beispiel beträgt die Umsatzsteuerzahllast also 2.375 Euro - 1.710 Euro = 665 Euro.

Info

Um die Übersichtlichkeit zu erhöhen, wählen wir für unser Beispiel ausschließlich Rechnungen, die mit 19 Prozent Umsatzsteuer gebucht werden.

Vorsteuer 19%
Soll
Haben
Zugänge (gemeint ist damit die Vor­steuer, die sich aus den einzel­nen Eingangs­rech­nungen ergibt)
1.710 Euro
1.710 Euro
Umsatz­steuer 19%
Soll
Haben
Konto Vor­steuer
1.710 Euro
Zugänge (gemeint ist die Umsatz­steuer, die den Kund:in­nen in Rech­nung ge­stellt wurde)
2.375 Euro
Zahl­last (Saldo)
665 Euro
Summe
2.375 Euro

Wenn du das passive Bestandskonto abschließt, spricht man auch von passivieren der Umsatzsteuerzahllast. Denn dadurch wird die Zahllast zur Passiv-Seite der Bilanz gezählt.

Auch hier gilt: Ein modernes Buchhaltungsprogramm wie lexoffice bucht deine Ein- und Ausgangrechnungen automatisiert, so dass du dich gar nicht mit der Buchführung auskennen und Zeit in dieses Thema stecken musst. Probiere es doch mal aus.

Zusammenfassung

Umsatzsteuer­zahllast zusammengefasst

  • Die Umsatzsteuerzahllast verrät dir, ob du dem Finanzamt gegenüber Verbindlichkeiten oder Forderungen hast.
  • Bei einer negativen Umsatzsteuerzahllast bekommst du Geld vom Finanzamt zurück.
  • Umgekehrt musst du bei einer positiven Zahllast Geld an das Finanzamt überweisen.
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