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Für Solo-Sebstständige klingt oft Umsatzsteuer­voranmeldung (UStVA) anfangs alles nach böhmischen Dörfern. Was ist das überhaupt? Was brauchst du dafür? Wann muss sie abgegeben werden? Um die USt-Voranmeldungen korrekt zu erstellen, musst du einige Punkte berücksichtigen, die wir dir gleich zeigen.

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Was ist eine Umsatzsteuer­voranmeldung?

Alles, was du als Soloselbstständige:r oder Freiberufler:in während des Jahres produzierst oder erwirtschaftest, ist bekanntermaßen mit der Mehrwertsteuer bzw. Umsatzsteuer versehen. Ganz egal, ob es sich um ein Produkt oder eine Dienstleistung handlet. Durch die Umsatzsteuer ist ein Produkt im Verkauf oder eine ausgeführte Serviceleistung also immer teurer. Diesen Steuerbetrag musst du als Solo-Selbstständge:r an das Finanzamt abgeben. Bei der Umsatzsteuer­voranmeldung (UStVA) handelt es sich um eine Vorauszahlung an das Finanzamt, damit die Umsatzsteuern, die du zahlen musst, bereits während des laufenden Kalenderjahres beim Finanzamt eingehen.

Für wen gilt die Pflicht zur Umsatzsteuer­voranmeldung und wer ist davon befreit?

Die Pflicht zur Abgabe der UStVA gilt grundsätzlich für alle deutschen Unternehmen, Existenzgründer:innen, Freiberufler:innen und Selbstständige ab dem ersten Tag, an dem sie Umsätze erwirtschaften.

Es gibt jedoch auch Ausnahmen. Maßgeblich dabei ist, wie viel du im Vorjahr erwirtschaftet hast und im laufenden Jahr an Umsatz generieren wirst. Wir zeigen dir, für wen die Ausnahmen unter welchen Voraussetzungen gelten.

Kleinunternehmen

Wenn du als Kleinunternehmer:in tätig bist, musst du keine Voranmeldung der Umsatzsteuer abgeben.

Info

Wann bist du Kleinunter­nehmer:in?

Du bist Kleinunternehmer:in und kannst folglich von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, wenn du folgende Voraussetzungen erfüllst:

  • Du hast im Vorjahr weniger als 22.000 Euro Umsatz erwirtschaftet.
  • Du wirst im laufenden Geschäftsjahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz erwirtschaften.

Unter diesen Bedingungen musst du also keine Umsatzsteuer­voranmeldung beim Finanzamt abgeben. Die Befreiung von der Pflicht ist in der „Kleinunternehmerregelung“ festgesetzt, in § 19 UStG (Umsatzsteuergesetz). Hintergrund hierfür ist, dass Kleinunternehmen aufgrund ihrer geringeren Umsätze weniger Bürokratieaufwand und keine Umsatzsteuerzahllast haben sollen.

Das ist kein Muss!

Du kannst dich auch bewusst gegen die Anwendung der Kleinunternehmerregelung entscheiden. In dem Fall wird dir dann aber bei deinen geschäftlichen Ausagebn (z. B. bei Anschaffungen wie Büromaterial) die Vorsteuer nicht erstattet.  Außerdem darfst du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Mehr Infos dazu findest du in unserem Artikel zum Thema Rechnungen schreiben.

Existenzgründer:innen

Zudem kannst du als Existenzgründer:in von der Pflicht, Umsatzsteuervoranmeldungen zu übermitteln, befreit werden, wenn die Summe der erwirtschafteten Umsatzsteuer insgesamt weniger als 1.000 Euro beträgt.

Medizinische Berufe

Wenn du einen der folgenden freien Berufe ausübst, bist du auf jeden Fall von der Umsatzsteuerpflicht befreit, da deine Leistungen umsatzsteuerfrei sind, siehe § 4 UStG:

  • Arzt/Ärztin
  • Heilpraktiker:in
  • Physiotherapeut:in
  • Hebamme
  • Zahnarzt/Zahnärztin
  • ähnliche heilberufliche Tätigkeit
Info

Umsatzsteuer berechnen: So geht's

Die Umsatzsteuer berechnet sich aus einem vorgegebenen Steuersatz und liegt je nach Produktgruppe entweder bei 19 % oder 7 %. Um diesen Prozentsatz erhöht sich der Preis für deine Dienstleistung oder dein Produkt.

Ein Beispiel: Willst du ein Produkt oder einen Service für 100 Euro verkaufen, musst du den Prozentsatz von 19 % oder 7 % aufschlagen. Somit liegt der Verkaufspreis bei 119 Euro oder 107 Euro.

Das WWW der Umsatzsteuer­voranmeldung: Wie? Was? Wann?

Wenn du als Einzelunternehmer:in die Umsatzsteuervoranmeldung erledigen musst, weil du über den Umsatzgrenzen liegst, stellst du dir sicher die Frage, wie, was und wann du sie genau abgeben musst. Bei uns erhältst du die Antworten.

Wie wird die Umsatzsteuer­voranmeldung übermittelt?

Grundsätzlich gilt, dass du die Umsatzsteuervoranmeldung ausschließlich elektronisch ans Finanzamt übermitteln darfst. Da wir im elektronischen Zeitalter leben und du sicher keine Lust auf Schreibarbeiten hast, spielt dir das gut in die Karten, oder? Bei der digitalen Übermittlung unterstützen dich Software-Tools wie die ELSTER-Software oder Buchhaltungsprogramme wie lexoffice.

In ganz wenigen Ausnahmen kannst du die Umsatzsteuervoranmeldung ohne ELSTER auf herkömmliche Art in Papierform übermitteln. Hierzu musst du jedoch einen Antrag ausfüllen und deine Beweggründe ausführlich erläutern. Wird diesem stattgegeben, was eher selten der Fall ist, erhältst du von deinem Finanzamt für deine Vorsteueranmeldung bzw. Umsatzsteuervoranmeldung einen Vordruck, den du ausfüllst und mit allen notwendigen steuerlichen Angaben per Post an das Finanzamt zurücksendest.



Welche Angaben gehören in die Umsatzsteuer­voranmeldung?

Welche Daten das Finanzamt von dir benötigt, erfährst du z. B. über das ELSTER-Programm:

  • Falls du es nicht bereits getan hast, lade dir die ELSTER-Software runter.
  • Registriere dich online bei ELSTER ► hier musst du einige Daten angeben, z. B. Identifikationsnummer oder Steuernummer.
    ► Abschließend musst du deine E-Mail-Adresse bestätigen,
  • Per Post erhältst du vom Finanzamt deinen Aktivierungscode zur finalen Freischaltung deines Accounts.
    ► All dies ist wichtig, damit du dein Authentifizierungs-Zertifikat bekommst.

Die Software für die ELSTER Umsatzsteuervoranmeldung lotst dich, wie auch bei deiner Einkommensteuererklärung, durch alle weiteren Angaben. Somit hast du für deine Umsatzsteuervoranmeldung ein geeignetes Muster und musst nur noch die leeren Felder mit deinen eigenen Angaben und Beträgen ausfüllen.

Tipp

Mit einer Buchhaltungs­software geht's in Sekunden

Wenn du keine Lust hast, deine Daten jedes Mal manuell ins ELSTER-Programm einzutippen, nutze einfach eine Buchhaltungssoftware wie lexoffice. Denn diese ermittelt per Klick deine Umsatzsteuerzahllast aus deinen Belegen. Mit einem weiteren Klick schickst du dann die fertige USt-Voranmeldung per ELSTER ans Finanzamt.

Erfahre jetzt mehr über lexoffice

Was ist die Vorsteuer und ist sie Bestandteil der Umsatzsteuer­voranmeldung?

Abgesehen von deinen Einnahmen hast du als Solo-Selbstständige:r auch Ausgaben oder tätigst Anschaffungen gezielt für dein Unternehmen. Auf diese Investitionen zahlst auch du wiederrum Umsatzsteuer, die sogenannte Vorsteuer. Diese bekommst du jedoch vom Finanzamt zurückerstattet.

In der Umsatzsteuervoranmeldung gibst du sowohl die Umsatzsteuer an, die du selbst erwirtschatet hast, als auch die Vorsteuer, die du bei Investitionen bezahlt hast. Die Differenz, die sich aus diesen beiden Steuerbeträgen ergigt, ist das, was du letztlich an das Finanzamt zahlst bzw. von ihm zurückbekommst.

Wann und wie oft musst du die Umsatzsteuer­voranmeldung versenden?

Wie bei den meisten behördlichen Dingen gibt es auch bei der Abgabe Umsatzsteuervoranmeldung eine Frist, die du einhalten musst. Die Stichtage ergeben sich aus dem jeweiligen Umsatzsteuerbetrag, den du zahlen musst:  

  • Hat dein Unternehmen im Jahr mehr als 7.500 Euro Umsatzsteuer zu zahlen, übermittelst du deine Umsatzsteuervoranmeldung monatlich ans Finanzamt.
    ► Du verschickst sie immer zum 10. Tag des Folgemonats. Gibst du z. B. deine Unterlagen für Januar ab, müssen diese bis zum 10. Februar beim Finanzamt sein.
  • Kannst du aus dem Vorjahr eine Umsatzsteuer zwischen 1.000 und 7.500 Euro nachweisen, versendest du die USt-Voranmeldung quartalsweise.
    ► Du verschickst deine UStVA immer zum 10. Tag des folgenden Monats nach Ende des Quartals. Gibst du z. B. deine Unterlagen für Januar, Februar, März ab, müssen diese bis zum 10. April beim Finanzamt sein. Für die Monate April, Mai, Juni dann entsprechend zum 10. Juli und so weiter. Hier musst du also vier Termine pro Jahr berücksichtigen, damit du deine Umsatzsteuervoranmeldung rechtzeitig vierteljährlich ablieferst.
  • Liegt die Umsatzsteuer des Vorjahres unter 1.000 Euro, musst du die Umsatzsteuervoranmeldung nur jährlich übermitteln.

Auch diese Fristen gibst du im Formular über die ELSTER Umsatzsteuervoranmeldung an.

Die Frist um einen Monat verschieben? Mit der Dauerfristverlängerung

Vielleicht ist es dir auch schon mal passiert: Du hattest viel zu tun, es kamen Termine dazwischen und schon hast du die Fristen der Umsatzsteuervoranmeldung verpasst. In diesem Fall kann das Finanzamt dir einen Verspätungszuschlag aufbrummen von bis zu 10 % deines angemeldeten Betrags, max. 25.000 Euro. Spar dir diesen Ärger und nutze einfach die Dauerfristverlängerung.

Mit dieser Regelung kann das Finanzamt die Frist für die Abgabe deiner Umsatzsteueranmeldung um einen Monat nach hinten verschieben. Die Dauerfristverlängerung können alle Unternehmen und Solo-Selbstständige nutzen, die ihre Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder vierteljährlich abgeben. Als Gegenleistung musst du aber eine Sondervorauszahlung leisten. Diese beträgt 1/11 der Umsatzsteuervorauszahlung des Vorjahres und muss bis zum 10. Februar des Folgejahres ans Finanzamt überwiesen werden. Du erhältst den Betrag aber wieder zurück. Insofern sind das keine Zusatzkosten für dich. Wenn du deine Umsatzsteuervoranmeldung quartalsweise abgibst, entfällt die Sondervorauszahlung.

Info
Für die Abgabe des elektronischen Antrags auf Dauer­frist­verlängerung gelten folgende Fristen:
  • Bei monatlicher Abgabe der UStVA: bis zum 10. Februar des laufenden Jahres, z. B. den Antrag auf Dauerfristverlängerung 2021 bis zum 10. Februar 2021.
  • Bei vierteljährlicher Abgabe UStVA: bis zum 10. April des laufenden Jahres.
  • Du kannst die Dauerfristverlängerung aber auch untejährig beantragen. In dem Fall muss der Antrag bis zum 10. Tag des Folgemonats bzw. bis zum 10. Tag des Monats nach Ablauf des Quartals beantragt werden. Wenn du z. B. deine Umsatzsteuervoranmeldung quartalsweise abgibst und eine Dauerfristverlängerung ab dem 2. Quartal beantragen willst, musst du den Antrag bis zum 10. Juli per ELSTER ans Finanzamt übermitteln.

Wenn mal etwas schief geht: Berichtigte Umsatzsteuer­voranmeldung

Wenn du als Laie deine Umsatzsteuervoranmeldung selbst machst, kann es bei der Erstelllung schon einmal dazu kommen, dass du Formfehler machst oder dich verrechnest. Wenn dies eintritt, kannst du eine Berichtigung der Umsatzsteueranmeldung beantragen. Hierzu gibt es keine Fristen.

Zusammenfassung

Umsatz­steuer­voranmeldung zusammengefasst

  • Die Umsatzsteuervorameldung ist eine Vorauszahlung an das Finanzamt, damit die Umsatzsteuern während des laufenden Kalenderjahres kontinuierlich ans Finanzamt gehen und du nicht einen großen Batzen im Folgejahr zahlen musst.
  • Der aktuelle Umsatzsteuersatz liegt bei 19 % bzw. 7 %.
  • Als Kleinunternehmen musst du keine Voranmeldung der Umsatzsteuer abgeben.
  • Die Umsatzsteuervoranmeldung schickst du elektronisch ans Finanzamt mit dem ELSTER-Formular oder mithilfe einer Buchhaltungssoftware.
  • Zur Einreichung der Umsatzsteuervoranmeldung musst du Fristen beachten: Diese sind monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Das richtet sich nach deinen erwirtschafteten Umsätzen.
  • Wenn du die Abgabe verpasst, kannst du eine Dauerfristverlängerung um jeweils einen Monat beantragen.
  • Fehler kannst du durch eine Berichtigung der Umsatzsteuervoranmeldung auch außerhalb der Fristen ausbessern.
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