Wer muss eine Umsatzsteuererklärung abgeben?
Jede:r selbständig tätige Unternehmer:in ist verpflichtet, einmal im Jahr eine Umsatzsteuererklärung (USt-Erklärung) abzugeben. Im Umsatzsteuergesetz (UStG) § 1 ist dabei genau aufgeführt, in welchen Fällen Umsatzsteuer gezahlt und damit eine Umsatzsteuererklärung erstellt werden muss. Nämlich dann, wenn du Leistungen oder Lieferungen im Inland gegen Entgelt erbringst oder ausführst.
Zu dieser Gruppe von Unternehmen gehören auch Freiberufler:innen, wobei es für die unterschiedlichen Berufe teilweise abweichende Regelungen gibt.
Ist für Kleinunternehmer:innen eine Umsatzsteuererklärung Pflicht?
Kleinunternehmer:innen müssen bekanntlich keine Umsatzsteuer für ihre Umsätze ausweisen. Stellt sich die Frage, ob die Abgabe einer Umsatzsteuererklärung für Kleinunternehmen dann überhaupt Pflicht ist. Die vielleicht verblüffende Antwort: Tatsächlich sind auch Kleinunternehmer:innen von der Abgabepflicht zur Umsatzsteuererklärung betroffen.
Folgende Umsatzgrenzen gelten dabei:
- Umsatz im Vorjahr: Nicht mehr als 22.000 Euro
- Umsatz im Folgejahr: Nicht mehr als 50.000 Euro
Umsatzsteuererklärung und Umsatzsteuervoranmeldung: Die Unterschiede
Unternehmer:innen, die über einer gewissen Umsatzgrenze liegen, müssen regelmäßig im laufenden Geschäftsjahr die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben.
Die Frist für die Umsatzsteuervoranmeldung ist dabei an die Höhe des Umsatzes gebunden:
- Unternehmen mit einer Zahllast von 7.500 Euro: Monatliche Abgabe
- Unternehmen mit einer Zahllast von 1.000 bis 7.500 Euro: Quartalsweise Abgabe
Fristen für die Umsatzsteuervoranmeldung in 2023 - bei monatlicher Zahlung
(Angaben ohne Gewähr)
Fristen für die Umsatzsteuervoranmeldung in 2023 - bei quartalsweiser Zahlung
(Angaben ohne Gewähr)
Jedes Mal, wenn du deine Umsatzsteuervoranmeldung abgibst, leistet du Vorauszahlungen an das Finanzamt. Diese Vorauszahlungen werden später im Rahmen der Umsatzsteuererklärung zusammengefasst.
Meist ist es nämlich so, dass sich die Summe der Vorauszahlungen und die Summe, die in der Umsatzsteuererklärung ermittelt wird, nicht decken. Nach der Umsatzsteuererklärung bekommst du also entweder Geld vom Finanzamt zurück oder musst den fehlenden Betrag nachzahlen.
Umsatzsteuererklärung trotz Umsatzsteuervoranmeldung?
Das erklärt, warum du eine Umsatzsteuererklärung auch dann abgeben musst, wenn du im laufenden Steuerjahr schon Umsatzsteuervoranmeldungen an das Finanzamt übermittelt hast.
In der Umsatzsteuerjahreserklärung wird gewissermaßen eine große Übersicht erstellt und deine monatlichen Vorauszahlungen werden mit der tatsächlich anfallenden Jahressteuer verglichen und verrechnet. Möglich ist beispielsweise, dass du die Voranmeldung schon abgegeben hast, du aber nachträglich noch eine Rechnung über Betriebsausgaben für den Voranmeldezeitraum bekommst. Diese Rechnung kannst du dann in der Umsatzsteuererklärung abgeben und mit der gezahlten Vorsteuer verrechnen.
Die Umsatzsteuererklärung ist außerdem deine Chance, eine berichtigte Erklärung abzugeben. Falls dir ein Fehler in deiner Umsatzsteuervoranmeldung unterlaufen sein sollte, musst du diesen korrigieren und eine berichtigte Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt übermitteln.
Welche Fristen musst du bei der Abgabe der Umsatzsteuererklärung beachten?
Für die Umsatzsteuererklärung gilt die gleiche Abgabefrist wie für die Einkommenssteuererklärung: Der 31.7. des Folgejahres. Lässt du deine Umsatzsteuererklärung von einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin erstellen, verlängert sich die Frist für die Umsatzsteuererklärung um ein Jahr und endet damit wieder am 31.7.
Beachte diese Sonderregelungen:
Die Abgabefristen für die Steuererklärung wurden wegen Corona verlängert. Daher gelten für die folgenden Steuerjahre abweichende Abgabefristen:
- Für das Steuerjahr 2021: bis zum 31.10.2022, mit Steuerberater:in bis 31.08.2023
- Für das Steuerjahr 2022: bis 02.10.2023, mit Steuerberater:in bis 31.07.2024
- Für das Steuerjahr 2023: bis 02.09.2024, mit Steuerberater:in bis 02.06.2025
Die Zahlungsfrist der Umsatzsteuerjahreserklärung
Neben der Abgabefrist musst du noch eine weitere Deadline bei der Umsatzsteuer beachten: die Zahlungsfrist. Sollte sich bei deiner USt-Erklärung ergeben, dass du dem Finanzamt eine Nachzahlung schuldig bist, hast du dafür maximal einen Monat Zeit. Diese Frist läuft, sobald du deine Umsatzsteuererklärung beim Finanzamt abgegeben hast. Wichtig: Du erhältst keine Zahlungsaufforderung vom Finanzamt. Daher musst du diese Frist selbst im Blick behalten.
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Abgabe der Umsatzsteuererklärung: Was musst du beachten?
In der Regel musst du die Umsatzsteuererklärung in elektronischer Form abgeben – und das schon seit 2011. Damit das Finanzamt überprüfen kann, dass auch alles mit rechten Dingen zugeht, kann die Erklärung nur mit einer entsprechenden ELSTER Zertifikatsdatei übertragen werden. Dieses Zertifikat kannst du auf elster.de beantragen.
Trotzdem gibt es immer wieder Ausnahmefälle, in denen die Umsatzsteuererklärung auch als Formular in Papierform abgegeben werden darf. Wobei diese Fälle immer seltener werden dürften. Dazu muss der Steuerzahler oder die Steuerzahlerin beispielsweise nachweisen, dass ihm oder ihr die technische Ausstattung fehlt, um die Umsatzsteuererklärung elektronisch abzugeben.
ELSTER Umsatzsteuererklärung: So geht’s
In der Regel startest du damit, dass du deine Steuernummer eingibst. Dieser Schritt besteht gleich aus mehreren Zwischenschritten:
- Du musst das passende Bundesland auswählen.
- Danach musst du die restlichen Ziffern deiner Steuernummer eintragen.
- Zuletzt überprüft das Finanzamt deine Steuernummer.
Meldest du dich mit einem bestehenden Profil an, um deine Umsatzsteuererklärung über ELSTER abzugeben, kannst du die entsprechenden Daten einfach von dort übernehmen.
Die Umsatzsteuererklärung an sich besteht aus dem sogenannten Hauptvordruck (USt A) und der Anlage UN. Diese Anlage musst du jedoch nur ausfüllen, wenn dein Unternehmen im Ausland ansässig ist. Darüber hinaus könnte es sein, dass du noch weitere Angaben in entsprechenden Anlagen machen musst. Das hängt von deiner persönlichen Situation ab, die du am besten mit einem Steuerberater oder deiner Steuerberaterin besprichst.
Die Zeilen 31 bis 34 der Umsatzsteuererklärung sind nur dann für dich wichtig, wenn du als Kleinunternehmer:in giltst. Ab der Zeile 38 geht es dann mit den Angaben los, die für regulär umsatzsteuerpflichtige Unternehmen relevant sind.
Der Vorteil bei ELSTER: Du bekommst hier zu jedem Punkt der Umsatzsteuererklärung eine Erläuterung, wenn du sie brauchst. Dazu kannst du entweder das Fragezeichen direkt über der Eingabemaske klicken oder aber über den Hilfebereich gehen.
FAQs: Häufige Fragen zum Thema Umsatzsteuererklärung
Falls du dir auch eine der häufigsten Fragen zum Thema Umsatzsteuererklärung stellst, haben wir hier jeweils eine kurze und knappe Antwort für dich.
Was ist eine konsolidierte Umsatzsteuererklärung?
Angenommen, du hast gleich zwei Gewerbe, die du als Solo-Selbstständige:r betreibst. Dann musst du für beide Geschäftsbereiche zwar jeweils eine eigenständige Einnahmen-Überschuss-Rechnung (oder Bilanz) erstellen, aber nur eine Umsatzsteuererklärung. Das meint man mit dem Begriff konsolidierte Umsatzsteuererklärung: Die Umsatzsteuererklärung wird für beide Tätigkeitsfelder zusammen erstellt.
Soll ich die Umsatzsteuererklärung besser einer Steuerkanzlei überlassen?
Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Es hängt davon ab, wie gut du dich mit der Materie auskennst und wie sicher du dir mit den Zusammenhängen bist. Meist ist es hilfreich, zumindest am Anfang eine:n Steuerberater:in um Hilfe zu bitten. Wenn du es dir zutraust, kannst du versuchen, danach die Umsatzsteuererklärung selbst zu erstellen. Mit lexoffice beispielsweise geht das richtig einfach.
Muss ich die entsprechenden Belege meiner Umsatzsteuererklärung beilegen?
Nein, auch bei der Umsatzsteuererklärung musst du das nicht tun. Was du allerdings tun musst, ist die entsprechenden Belege sorgfältig abzulegen und aufzubewahren. Das bezeichnet man als sogenannte Belegvorhaltepflicht. Möchte das Finanzamt die entsprechenden Belege zu den erklären Betriebsausgaben oder anderen Ausgaben sehen, musst du diese vorweisen können – und zwar in der Regel 10 Jahre lang. Mehr Infos findest du in unserem Beitrag zum Thema Aufbewahrungsfristen.
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