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Unternehmer:innen in Deutschland müssen – von wenigen Ausnahmen abgesehen – eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Was es dabei zu beachten gibt, welche Fristen gelten und wie die Regelung für Kleinunternehmer:innen aussieht, erfährst du hier.

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Wer muss eine Umsatzsteuer­erklärung abgeben?

Jede:r umsatzsteuerpflichtige und selbständig tätige Unternehmer:in ist verpflichtet, einmal im Jahr eine Umsatzsteuererklärung (USt-Erklärung) abzugeben. Im Umsatzsteuergesetz (UStG) § 1 ist dabei genau aufgeführt, in welchen Fällen Umsatzsteuer gezahlt und damit eine Umsatzsteuererklärung erstellt werden muss. Nämlich dann, wenn du Leistungen oder Lieferungen im Inland gegen Entgelt erbringst oder ausführst.

Zu dieser Gruppe von Unternehmen gehören auch Freiberufler:innen, wobei es für die unterschiedlichen Berufe teilweise abweichende Regelungen gibt. In § 4 UStG ist geregelt, dass Ärzt:innen und Versicherungsvertreter:innen von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind. Auf Antrag können sich also Ärzte von der Pflicht zur Umsatzsteuererklärung befreien lassen.

Wann ist für Kleinunternehmer:innen eine Umsatzsteuer­erklärung Pflicht?

Kleinunternehmer:innen müssen bekanntlich keine Umsatzsteuer für ihre Umsätze ausweisen. Stellt sich die Frage, ob die Abgabe einer Umsatzsteuererklärung für Kleinunternehmen dann überhaupt Pflicht ist. Die vielleicht verblüffende Antwort: Tatsächlich sind auch Kleinunternehmer:innen von der Abgabepflicht zur Umsatzsteuererklärung betroffen.

Info

Hintergrund: Indem du eine Umsatzsteuererklärung abgibst, teilst du dem Finanzamt mit, wie hoch deine Umsätze im betreffenden Steuerjahr waren. Die Umsatzsteuererklärung für Kleinunternehmer:innen dient daher im Prinzip nur dazu, dem Finanzamt gegenüber zu beweisen, dass die Kleinunternehmerregelung weiter für dich gilt.

Folgende Umsatzgrenzen gelten dabei:

  • Umsatz im Vorjahr: Nicht mehr als 22.000 Euro
  • Umsatz im Folgejahr: Nicht mehr als 50.000 Euro

Manchmal wird diese Form der Umsatzsteuererklärung auch als Nullmeldung bezeichnet. Kleinunternehmer:innen geben bei ihrer USt-Erklärung nämlich den Wert „0“ und damit eine Umsatzsteuererklärung ohne Umsatz ab.

Umsatzsteuer­erklärung und Umsatzsteuer­voranmeldung: Die Unterschiede

Unternehmer:innen, die über einer gewissen Umsatzgrenze liegen, müssen regelmäßig im laufenden Geschäftsjahr die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben.

Die Frist für die Umsatzsteuervoranmeldung ist dabei an die Höhe des Umsatzes gebunden:

  • Unternehmen mit einer Zahllast von 7.500 Euro: Monatliche Abgabe
  • Unternehmen mit einer Zahllast von 1.000 bis 7.500 Euro: Quartalsweise Abgabe

Folgende Fristen ergeben sich für das Jahr 2021 (bei monatlicher Zahlung)

Voranmelde­zeitraum 2021
Termin Umsatzsteuer
Termin Umsatzsteuer Dauerfrist­verlängerung
Januar
10.02.2021
10.03.2021
Februar
10.03.2021
12.04.2021
März
12.04.2021
10.05.2021
April
10.05.2021
10.06.2021
Mai
10.06.2021
12.07.2021
Juni
12.07.2021
10.08.2021
Juli
10.08.2021
10.09.2021
August
10.09.2021
11.10.2021
September
11.10.2021
10.11.2021
Oktober
10.11.2021
10.12.2021
November
10.12.2021
10.01.2022
Dezember
10.01.2022
10.02.2022

(Angaben ohne Gewähr)

Fristen bei quartalsweiser Umsatzsteuervoranmeldung 2021

Voranmelde­zeitraum 2021
Termin Umsatzsteuer
Termin Umsatzsteuer Dauerfrist­verlängerung
1. Quartal 2021
12.04.2021
10.05.2021
2. Quartal 2021
12.07.2021
10.08.2021
3. Quartal 2021
11.10.2021
10.11.2021
4. Quartal
10.01.2022
10.02.2022

(Angaben ohne Gewähr)

Jedes Mal, wenn du deine Umsatzsteuervoranmeldung abgibst, leistet du Vorauszahlungen an das Finanzamt. Diese Vorauszahlungen werden später im Rahmen der Umsatzsteuererklärung zusammengefasst.

Meist ist es nämlich so, dass sich die Summe der Vorauszahlungen und die Summe, die in der Umsatzsteuererklärung ermittelt wird, nicht decken. Nach der Umsatzsteuererklärung bekommst du also entweder Geld vom Finanzamt zurück oder musst den fehlenden Betrag nachzahlen.

Tipp

Falls dir die monatliche Frist für die Umsatzsteuervoranmeldung zu stressig ist, kannst du die sogenannte Dauerfristverlängerung beantragen. Voraussetzung: Du musst 1/11 der Zahllast des Vorjahres vorab zahlen.

Umsatzsteuer­erklärung trotz Umsatzsteuer­voranmeldung?

Das erklärt, warum du eine Umsatzsteuererklärung auch dann abgeben musst, wenn du im laufenden Steuerjahr schon Umsatzsteuervoranmeldungen an das Finanzamt übermittelt hast.

In der Umsatzsteuerjahreserklärung wird gewissermaßen eine große Übersicht erstellt und deine monatlichen Vorauszahlungen werden mit der tatsächlich anfallenden Jahressteuer verglichen und verrechnet. Möglich ist beispielsweise, dass du die Voranmeldung schon abgegeben hast, du aber nachträglich noch eine Rechnung über Betriebsausgaben für den Voranmeldezeitraum bekommst. Diese Rechnung kannst du dann in der Umsatzsteuererklärung abgeben und mit der gezahlten Vorsteuer verrechnen.

Die Umsatzsteuererklärung ist außerdem deine Chance, eine berichtigte Erklärung abzugeben. Falls dir ein Fehler in deiner Umsatzsteuervoranmeldung unterlaufen sein sollte, kannst du den in der Umsatzsteuererklärung korrigieren. Du musst allerdings nicht bis zur Umsatzsteuererklärung warten. Möglich ist auch, dass du die Korrektur sofort online über ELSTER erledigst.

Welche Fristen musst du bei der Abgabe der Umsatzsteuer­erklärung beachten?

Für die Umsatzsteuererklärung gilt die gleiche Abgabefrist wie für die Einkommenssteuererklärung: Der 31.7. des Folgejahres. Lässt du deine Umsatzsteuererklärung von einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin erstellen, verlängert sich die Frist für die Umsatzsteuererklärung um ein Jahr und endet damit wieder am 31.7.

Tipp

Kläre, ob du die verlängerte Frist ausnutzen solltest

Unter Umständen bekommst du eine Rückerstattung vom Finanzamt. Gibst du die Steuererklärung allerdings erst zwei Jahre später ab, musst du auf dieses Geld lange warten. Umgekehrt kann die lange Frist eine Möglichkeit sein, deine Umsatzsteuer-Schulden beim Finanzamt später zu zahlen. Ob es für dich sinnvoll ist und wie du am besten vorgehst, solltest du mit deinem Steuerberater oder deiner Steuerberaterin besprechen.

Die Zahlungsfrist der Umsatzsteuer­jahreserklärung

Neben der Abgabefrist musst du noch eine weitere Deadline bei der Umsatzsteuer beachten: die Zahlungsfrist. Sollte sich bei deiner USt-Erklärung ergeben, dass du dem Finanzamt eine Nachzahlung schuldig bist, hast du dafür maximal einen Monat Zeit. Diese Frist läuft, sobald du deine Umsatzsteuererklärung beim Finanzamt abgegeben hast.

Abgabe der Umsatzsteuer­erklärung: Was musst du beachten?

In der Regel musst du die Umsatzsteuererklärung in elektronischer Form abgeben – und das schon seit 2011. Damit das Finanzamt überprüfen kann, dass auch alles mit rechten Dingen zugeht, kann die Erklärung nur mit einer entsprechenden ELSTER Zertifikatsdatei übertragen werden. Dieses Zertifikat kannst du auf elster.de beantragen.

Trotzdem gibt es immer wieder Ausnahmefälle, in denen die Umsatzsteuererklärung auch als Formular in Papierform abgegeben werden darf. Wobei diese Fälle immer seltener werden dürften. Dazu muss der Steuerzahler oder die Steuerzahlerin beispielsweise nachweisen, dass ihm oder ihr die technische Ausstattung fehlt, um die Umsatzsteuererklärung elektronisch abzugeben.

Info

Wer aber die Erlaubnis bekommt, seine Umsatzsteuererklärung als Formular abzugeben, findet auf der Seite des Bundesministeriums für Finanzen die entsprechenden Vordrucke und kann sie dort downloaden.

Elektronische Übermittlung: Was musst du wissen?

Die elektronische Übermittlung deiner Umsatzsteuererklärung funktioniert nur, wenn du die entsprechende Datei zur Authentifizierung besitzt. Bis dieser Prozess abgeschlossen ist, kann es einige Tage dauern. Du solltest dich daher so früh wie möglich registrieren, um alle Fristen einhalten zu können.

ELSTER Umsatzsteuer­erklärung: So geht’s

In der Regel startest du damit, dass du deine Steuernummer eingibst. Dieser Schritt besteht gleich aus mehreren Zwischenschritten:

  1. Du musst das passende Bundesland auswählen.
  2. Danach musst du die restlichen Ziffern deiner Steuernummer eintragen.
  3. Zuletzt überprüft das Finanzamt deine Steuernummer.

Meldest du dich mit einem bestehenden Profil an, um deine Umsatzsteuererklärung über ELSTER abzugeben, kannst du die entsprechenden Daten einfach von dort übernehmen.

Die Umsatzsteuererklärung an sich besteht aus dem sogenannten Hauptvordruck (USt A) und der Anlage UN. Diese Anlage musst du jedoch nur ausfüllen, wenn dein Unternehmen im Ausland ansässig ist. Darüber hinaus könnte es sein, dass du noch weitere Angaben in entsprechenden Anlagen machen musst. Das hängt von deiner persönlichen Situation ab, die du am besten mit einem Steuerberater oder deiner Steuerberaterin besprichst.

Die Zeilen 31 bis 34 der Umsatzsteuererklärung sind nur dann für dich wichtig, wenn du als Kleinunternehmer:in giltst. Ab der Zeile 38 geht es dann mit den Angaben los, die für regulär umsatzsteuerpflichtige Unternehmen relevant sind.

Der Vorteil bei ELSTER: Du bekommst hier zu jedem Punkt der Umsatzsteuererklärung eine Erläuterung, wenn du sie brauchst. Dazu kannst du entweder das Fragezeichen direkt über der Eingabemaske klicken oder aber über den Hilfebereich gehen.

Tipp

Noch viel einfacher geht es mit einem Buchhaltungsprogramm wie lexoffice. Denn die Software enthält die amtlichen Formulare für die USt-Erklärung und füllt diese auf Basis deiner Buchhaltungsdaten automatisch aus.

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FAQs: Häufige Fragen zum Thema Umsatzsteuer­erklärung

Falls du dir auch eine der häufigsten Fragen zum Thema Umsatzsteuererklärung stellst, haben wir hier jeweils eine kurze und knappe Antwort für dich.

Was ist eine konsolidierte Umsatzsteuererklärung?

Angenommen, du hast gleich zwei Gewerbe, die du als Solo-Selbstständige:r betreibst. Dann musst du für beide Geschäftsbereiche zwar jeweils eine eigenständige Einnahmen-Überschuss-Rechnung (oder Bilanz) erstellen, aber nur eine Umsatzsteuererklärung. Das meint man mit dem Begriff konsolidierte Umsatzsteuererklärung: Die Umsatzsteuererklärung wird für beide Tätigkeitsfelder zusammen erstellt.

Soll ich die Umsatzsteuer­erklärung besser einer Steuerkanzlei überlassen?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Es hängt davon ab, wie gut du dich mit der Materie auskennst und wie sicher du dir mit den Zusammenhängen bist. Meist ist es hilfreich, zumindest am Anfang eine:n Steuerberater:in um Hilfe zu bitten. Wenn du es dir zutraust, kannst du versuchen, danach die Umsatzsteuererklärung selbst zu erstellen. Mit lexoffice beispielsweise geht das richtig einfach.

Muss ich die entsprechenden Belege meiner Umsatzsteuer­erklärung beilegen?

Nein, auch bei der Umsatzsteuererklärung musst du das nicht tun. Was du allerdings tun musst, ist die entsprechenden Belege sorgfältig abzulegen und aufzubewahren. Das bezeichnet man als sogenannte Belegvorhaltepflicht. Möchte das Finanzamt die entsprechenden Belege zu den erklären Betriebsausgaben oder anderen Ausgaben sehen, musst du diese vorweisen können – und zwar in der Regel 10 Jahre lang. Mehr Infos findest du in unserem Beitrag zum Thema Aufbewahrungsfristen.

Zusammenfassung

Umsatzsteuer­erklärung zusammen­gefasst

  • Jedes Unternehmen in Deutschland muss eine Umsatzsteuererklärung abgeben – sofern es nicht von dieser Pflicht befreit ist.
  • Eine Umsatzsteuerjahreserklärung muss man auch dann abgeben, wenn man regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen an das Finanzamt übermittelt.
  • In der Regel wird die Umsatzsteuererklärung elektronisch per ELSTER an das Finanzamt geschickt.
  • Für Belege gilt die sogenannte Belegvorhaltepflicht.
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