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Steuernummer, Steuer-ID und dann auch noch Umsatzsteuer-Identifikationsnummer? Da kann man schon mal den Überblick verlieren. Als Selbstständiger ist das ungünstig, vor allem wenn es um so wichtige Dinge wie die Rechnungserstellung geht. Damit du dich trotzdem zurechtfindest, haben wir einige Informationen zum Thema Umsatzsteuer-ID für dich zusammengefasst. So klappt es auch mit Kunden im EU-Ausland.

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Was ist die Umsatz­steuer-Identifikations­nummer (USt-IdNr.)?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, in abgekürzter Form auch als Umsatzsteuer ID, USt-IdNr oder UID bezeichnet, gehört in den Bereich der Steuern für Selbstständige. Das dürfte dich nicht weiter verwundern. Jedoch brauchst du nicht zwingend eine USt-ID. Ausschließlich Unternehmer:innen und juristische Personen, die mit einem Geschäftspartner oder einer Geschäftspartnerin im EU-Ausland zusammenarbeiten, müssen diese Nummer beantragen.

Definition

In erster Linie kennzeichnet die USt-ID ein Unternehmen als solches. Du beweist mit deiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deinem oder deiner Geschäftspartner:in im EU-Ausland, dass es sich bei deinem Unternehmen um ein legitimes handelt. Umgekehrt kannst auch du anhand der Umsatzsteuer-ID sehen, ob dein:e Geschäftspartner:in alle Vorgaben erfüllt, die es einzuhalten gilt. Denn auch er oder sie bestätigt mit der UID die Rechtmäßigkeit des Unternehmens.

Geregelt ist die Umsatzsteuer-ID in § 27a Umsatzsteuergesetz (UStG). Dort finden sich auch weitere Informationen. Zum Beispiel dazu, wie du die Umsatzsteuer-ID beantragen kannst.

Wie sind Umsatzsteuer-Identifikation­snummern aufgebaut?

Falls du dich fragen solltest, wie du eine USt-IdNr. am besten erkennen kannst, hilft dir vermutlich ein wenig Wissen zur Identifikationsnummer an sich und dem Unterschied zwischen Steuer-ID, Steuernummer und Umsatzsteuer-ID weiter.

Schauen wir uns diese drei verschiedenen steuerrechtlich relevanten Nummern genauer an:

Steuer-ID
Steuernummer
Umsatzsteuer-ID
Die Steuer-ID erhalten schon Babys einige Tage nach der Geburt. Sie ist dein Nachweis gegenüber dem Finanzamt.
Die Steuer-ID erhalten schon Babys einige Tage nach der Geburt. Sie ist dein Nachweis gegenüber dem Finanzamt. Die Steuernummer gibt es auf Antrag. Für erwachsene Einkommens-steuerpflichtige auch nach einem Umzug oder bei Heirat. Die Umsatzsteuer-ID kann von Unternehmen innerhalb der EU beantragt werden.
Die Umsatzsteuer-ID kann von Unternehmen innerhalb der EU beantragt werden.
Die Steuer-identifikations-nummer besteht aus 11 Ziffern.
Die Steuer-identifikations-nummer besteht aus 11 Ziffern. Die Steuernummer besteht aus 10 oder 11 Ziffern. Für ELSTER sogar aus 13. Die USt-ID beginnt mit dem Kürzel für dein Land und einer Ziffernfolge, die bis zu 12 Ziffern lang sein kann.
Die USt-ID beginnt mit dem Kürzel für dein Land und einer Ziffernfolge, die bis zu 12 Ziffern lang sein kann.
Sie bleibt ein Leben lang gleich und kann nicht verändert werden.
Im Laufe des Erwerbslebens und vor allem als Selbstständige:r kannst du mehrere Steuernummern bekommen.
Die ID dient dazu, dein Unternehmen als legitimes Unternehmen eines EU-Mitgliedsstaates zu kennzeichnen und wird daher pro Mitgliedsland einmalig vergeben.

Als Unternehmer:in kannst du also gleich mehrere Steuernummern für verschiedene Geschäftszweige besitzen und zusätzlich eine Umsatzsteuer-ID haben, die du auf Rechnungen angeben kannst.

Info

Der Aufbau der Ust-ID im Überblick:

  1. Länderkennzeichen aus einer Buchstabenkombination, also beispielsweise „DE“ für Deutschland
  2. Ziffernfolge von 9 Ziffern (in Deutschland)

In Deutschland sieht die Umsatzsteuer-ID zum Beispiel so aus:

DE1498034897

Eine Übersicht über die Länderkennungen und die Anzahl der Ziffern in anderen EU-Ländern findest du beim Bundeszentralamt für Steuern.

Übrigens: Es gibt daneben auch Umsatzsteuer-IDs, die mit EU beginnen. Sollte dir eine derartige Nummer unterkommen, handelt es sich um ein Unternehmen, das seinen Sitz außerhalb der EU hat.

Wann benötigst du eine Umsatz­steuer-Identifikation­snummer?

Nun aber genug zum Aufbau und den Unterschieden zwischen den verschiedenen Steuernummern und hin zur Frage, wann du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer überhaupt brauchst.

Ganz allgemein gilt, dass du die USt-ID dann benötigst, wenn du Lieferungen oder Leistungen sowohl in Deutschland als auch im EU-Ausland erbringst und eine saubere Abwicklung garantieren möchtest. Wenn du als Tischler:in also sechs Stühle nach Spanien liefern möchtest, musst du die Umsatzsteuer-ID auf deiner Rechnung angeben. Vorausgesetzt du lieferst deine Stühle an ein anderes Unternehmen, was auch als innergemeinschaftliche Leistung bezeichnet wird. Sind deine Kund:innen dagegen Privatpersonen, kannst du die Nummer zwar auch angeben, brauchst sie aber nicht zwingend.

Kurz: Machst du als Unternehmer:in Geschäfte mit einem anderen Unternehmen, das in einem anderen Land der Europäischen Union seinen Firmensitz hat, musst du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besitzen.

Aber auch dein:e Geschäftspartner:in sollte eine derartige Nummer haben. Denn mit der Nummer weist sich auch dein:e Kund:in als Unternehmer:in innerhalb der EU aus.

Nur mit dieser Nummer kann die Umsatzsteuer auf Leistungen und Waren, die innerhalb der EU gehandelt werden, korrekt erfasst und vor allem auch abgerechnet werden.

Um bei dem vorherigen Beispiel zu bleiben: Wenn du als Tischler:in sechs Stühle an ein Unternehmen in Spanien lieferst, musst du für diese Leistung keine Umsatzsteuer abführen. Diesen Schritt übernimmt dein Kunde, der sich dabei an die Vorschriften halten muss, die in seinem Land gelten. Die Umkehr der Steuerschuld bei innergemeinschafltichen Leistungen nennt man Reverse-Charge-Verfahren. Der Grund: Der Empfänger der Leistung muss in seinem Land die Umsatzsteuer abführen.

Dieses Vorgehen kann aber nur dann funktionieren, wenn beide Unternehmen eine Umsatzsteuer-ID haben. Denn beide Nummern müssen auf der Rechnung angegeben werden. Nur so ist sichergestellt, dass in einem der beiden Länder die Umsatzsteuer gezahlt wird.

Achtung

Verwechsle die Umsatzsteuer-Nummer nicht mit der sogenannte VAT-Nummer. Diese wird hauptsächlich in englischsprachigen Ländern für Geschäfte im Inland verwendet.

Brauchen Klein­unter­nehmer:innen eine Umsatz­steuer-ID?

Jetzt könnte man auf die Idee kommen, dass nur umsatzsteuerpflichtige Unternehmen eine Umsatzsteuer-ID brauchen und Kleinunternehmer:innen damit eben keine. Soweit, so richtig. Allerdings kann es sich auch, wenn du die Kleinunternehmerregelung anwendest, unter bestimmten Voraussetzungen lohnen, eine USt-ID zu beantragen. Und zwar in diesen Fällen:

  • Wenn klar ist, dass im weiteren Verlauf der Geschäftstätigkeit aus deinem umsatzsteuerbefreiten ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen wird.
  • Wenn du auf deiner Rechnung nicht deine Steuernummer angeben, sondern auf die Umsatzsteuer-ID ausweichen möchtest.
  • Wenn du Waren aus dem EU-Ausland einkaufst und in Deutschland weiterverkaufst, kannst du dank Umsatzsteuer-ID Umsatzsteuer sparen. Der genaue Mechanismus hängt mit der unterschiedlichen Höhe der Umsatzsteuer in den verschiedenen Mitgliedsländern zusammen.
Info

Übrigens: Wenn du als Kleinunternehmer:in eine Umsatzsteuer-ID beantragen möchtest, muss das Finanzamt vorher zustimmen. Meist ist das aber kein Problem. Nachdem das Finanzamt sein sogenanntes Sondersignal gegeben hat, kann das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) auch Kleinunternehmer:innen eine Umsatzsteueridentnummer ausstellen.

Umsatz­steuer-Identifikation­snummer beantragen: So geht’s

Die Umsatzsteuer-ID wird beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt. Drei verschiedene Wege stehen dir dabei zur Verfügung:

  1. Online über das Formular „Antrag auf Erteilung oder erneute Zusendung einer bereits erteilten Umsatzsteuer-Identifikationsnummer“ des Bundesministeriums der Finanzen.
  2. Bei Unternehmensgründung zusammen mit dem „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“.
  3. Per Post direkt beim BZSt in Saarlouis unter der Anschrift: Bundeszentralamt für Steuern, 66738 Saarlouis.

Um die USt-ID zu beantragen, brauchst du folgende Angaben:

  • Bundesland, in dem dein Unternehmen gemeldet ist
  • das für dich zuständige Finanzamt
  • deine Steuernummer
  • die Rechtsform deines Unternehmens
  • Angaben zu deiner Person

Die Dauer der Beantragung

Das Bundeszentralamt für Steuern ist recht schnell. Den Brief des BZSt erhältst du meist innerhalb weniger Tage. Nutzen kannst du deine Umsatzsteuer-ID in der Regel schon ab dem Tag der Beantragung. Das genaue Datum findest du auf dem Schreiben der Behörde.

Eine Umsatz­steuer-ID prüfen: Wie mache ich das?

Du kannst beim BZSt Umsatzsteuer-IDs prüfen lassen. Du bekommst allerdings nur eine Auskunft, wenn du selbst eine USt ID besitzt. Ein weiterer Grund also, auch als Kleinunternehmer:in eine Umsatzsteuer-ID zu beantragen.

Die Abfrage für Umsatzsteuer-Identifikationsnummern aus dem Inland (also deutsche USt-IDs) und für USt-IDs aus dem Ausland funktioniert über die Seite des Bundeszentralamts für Steuern.

Ausländische USt-IDs kannst du noch über einen zweiten Weg prüfen lassen: Die Europäische Kommission bietet EU-weit MIAS (MwSt-Informationsaustauschsystem) an. Auch darüber erhältst du Informationen über ausländische Umsatzsteuer-IDs.

Grundsätzlich stehen dir zwei Verfahren zur Verfügung, um die USt-ID zu prüfen:

  1. Die einfache Bestätigung der USt-ID: Dabei wird dir nur mitgeteilt, ob die Umsatzsteuer-ID aktuell überhaupt noch gültig ist.
  2. Die qualifizierte Bestätigung der USt-ID: Diese Abfrage zum Prüfen der USt-ID ist schon detaillierter. Denn du bekommst noch weitere Angaben zum Unternehmen, wie beispielsweise den Namen der Firma.
Achtung

Der erste Schritt ist immer eine einfache Bestätigung. Erst danach kannst du eine qualifizierte Anfrage stellen.

USt-ID-Nr. suchen: Wo mache ich das?

Hast du deine USt-ID vergessen, weil du sie länger nicht gebraucht hast? Dann stellst du dir jetzt die Frage, wie du deine USt-ID herausfinden kannst.

Du hast zwei Optionen:

  1. Du kannst auf dem Schreiben nachsehen, das du vom Bundeszentralamt für Steuern nach der Beantragung bekommen hast. Das ist der sicherste und einfachste Weg, deine Umsatzsteuer-ID herauszufinden.
  2. Hast du dieses Schreiben nicht mehr, kannst du online eine Anfrage beim Bundesministerium für Finanzen stellen und dir deine Umsatzsteuer-ID noch einmal nennen lassen.

Umsatz­steuer-Identifikation­snummer und Rechnung: Wo muss sie angegeben werden?

Wenn du Rechnungen schreibst, musst du auf die Pflichtangaben für Rechnungen achten – und dazu gehört eben die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID. Eine dieser beiden Nummern gehört unbedingt auf die Rechnung, wenn du Waren oder Dienstleistungen im Inland abrechnen möchtest.

Bei Waren oder Dienstleistungen, die an gewerbliche (oder freiberufliche) Kund:innen im Ausland gehen, brauchst du dagegen die USt-ID – sofern du umsatzsteuerpflichtig bist. Einige Experten raten dazu, grundsätzlich die Umsatzsteuer-ID zu nutzen, da sie im Hinblick auf den Datenschutz für Unternehmer:innen besser ist.

An welcher Stelle auf der Rechnung du die Umsatzsteuer-ID oder die Steuernummer angibst, bleibt im Prinzip dir überlassen.

Tipp

Nutzt du ein Buchhaltungsprogramm wie lexoffice, musst du die USt-Id nur einmal angeben, den Rest erledigt dann die Software für dich. Mit oder ohne Programm: Achte darauf, dass zusätzlich zur Umsatzsteuer-ID auch der Zusatz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ steht.

Übrigens: Um auf Nummer sicher zu gehen, solltest du deine Umsatzsteuer-ID auch im Impressum deiner Webseite angeben. So gibst du Abmahnanwälten zumindest in dieser Hinsicht keine Chance.

Zusammenfassung

Umsatzsteuer-ID zusammengefasst

  • Unternehmer:innen, die anderen Unternehmern innerhalb der EU Waren oder Dienstleistungen in Rechnung stellen möchten, brauchen eine USt-ID Nummer.
  • Die Umsatzsteuer-ID dient dazu, Unternehmen eindeutig zu kennzeichnen.
  • Das Unternehmen, das die Ware oder Dienstleistung empfängt, muss die Umsatzsteuer in seinem Land zahlen.
  • Auch für Kleinunternehmer:innen kann sich die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer lohnen.
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