Themen

Sicher kennst du das: Du willst mit einer bestimmten Arbeit starten, da klingelt das Telefon oder das Smartphone vibriert. So geht das beinahe den ganzen Tag lang. Schon hast du am Ende der Woche nicht ansatzweise das geschafft, was du dir vorgenommen hattest. Durch Selbstmanagement kannst du das vermeiden. Wir erklären, was gutes Selbstmanagement ausmacht und welche Tools du dazu nutzen kannst, um erfolgreich sein.

Jetzt abspielen

Was ist Selbst­management?

Selbstmanagement ist die Fähigkeit, den eigenen Alltag in die Hand zu nehmen und optimal zu organisieren. Es umfasst die Bereiche Planung, Organisation/Produktivität, Motivation und Zielsetzung.

Das heißt also, Selbstmanagement ist eine Strategie für Solo-Selbstständige, das Aufgabenpensum und den Arbeitsalltag bewusst in die Hand zu nehmen und zu strukturieren.

Folgenden Punkte sind dabei Teil des Selbstmanagements:

  • Die eigene Organisation in den Griff bekommen
  • Bereits morgens einen Überblick über die Aufgaben des Tages zu haben
  • Aufgaben planen
  • Prioritäten setzen
  • Die eigene Motivation beflügeln

Du kannst Selbstmanagement-Kompetenzen ganz einfach erlernen und trainieren.

Schau dir hierzu auch unser Video zum Thema Selbstmanagement an:

Selbst­management vs. Zeitmanagement

Zusammen mit dem Begriff Selbstmanagement fällt ganz oft der Begriff Zeitmanagement, teilweise werden sie sogar synonym verwendet. Unter Zeitmanagement verstehen Fachleute die Kunst, seine Zeit optimal zu nutzen.

Allerdings trifft dieser Begriff in vielen Fällen schlichtweg nicht den Kern des Problems: Die Zeit vergeht immer gleich, egal wie wir arbeiten. Daher hast du darauf generell erstmal keinen Einfluss. Was du allerdings beeinflussen kannst, ist deine Arbeitsweise. Daher ist es aus der Psychologie des Menschen heraus sinnvoller, wenn du dich auf das Management deines Arbeitsalltags konzentrierst – Selbstmanagement also.

Warum profitieren Solo-Selbstständige von einem guten Selbst­management?

Für dich als Solo-Selbstständige:n ist ein gutes Selbstmanagement besonders wichtig. Denn im Gegensatz zu einem oder einer festangestellten Arbeitnehmer:in stehst du nicht nur im Dienst eines Unternehmens, sondern arbeitest mitunter für viele verschiedene Auftraggeber:innen. Hier den Überblick über deine Aufgaben zu behalten, verlangt ein Höchstmaß an Selbstmanagement. Du kennst das bestimmt:

  • Aufträge gehen nicht immer gleichmäßig ein, es gibt Spitzen und Flauten
  • Kund:innen wollen dringend etwas auf dem Tisch liegen haben
  • Kleine Aufgaben, die zwar nicht so wichtig sind, aber trotzdem deine Aufmerksamkeit benötigen, fallen hinten runter

Selbstmanagement kann dich dabei unterstützen, alle anfallenden Aufgaben in einer sinnvollen Reihenfolge abzuarbeiten. Gerade in Hochphasen ist das wichtig, sodass nichts in Vergessenheit gerät.

Eine gelungene Strategie ist nicht starr, sie kann flexibel auf kurzfristige Aufträge reagieren.

Neben dem Aspekt, dass du deine Arbeit in einem vernünftigen Zeitraum erledigst, hat gutes Selbstmanagement noch einen weiteren entscheidenden Vorteil: Du schaffst dir damit selbst Freiräume. Selbstständigkeit bedeutet auch, sich seine Arbeit frei einteilen zu können und bewusst Freizeit zu haben.

Tipp

Selbstmanagement reduziert auf lange Sicht Stress. Mit einer langfristigen Arbeitseinteilung, die flexibel auf kurzfristige Zwischenfälle und Aufträge reagieren kann, gerätst du nicht so schnell in Zeitdruck und damit in Stress. Das wirkt sich positiv auf deine Gesundheit und auch auf deine Kreativität aus.

Welche Arbeitsroutinen verhelfen zu einem besseren Selbst­management?

Dein große Vorteil als Solo-Selbstständige:r ist:  Du kannst dir deine Arbeit flexibel einteilen. Das kann aber auch zum Nachteil werden, wenn du keine wirkliche Arbeitsroutine entwickelst. Dann ist die Gefahr groß, sich zu verzetteln. Besser ist es, sich den Tag in feste Arbeitszeiten zu clustern. Damit hast du schon einmal definiert, was Arbeits- und Freizeit ist. Dann geht es an folgende Schritte:

  1. Setze dir ein Ziel: Welche Aufgaben möchtest du in dieser Woche erledigen? Notiere diese.
  2. Erfasse welche Schritte dazu nötig sind: Welche Zwischenschritte gibt es? Welche Teilaufgaben? Gehe dabei in deinem Selbstmanagement ehrlich und ressourcenorientiert vor: Kannst du diese Aufgabe, mit dem was dir zur Verfügung steht, tatsächlich gut umsetzen?
  3. Priorisieren: Welche Aufgaben sind dringend zu erledigen? Gibt es Deadlines?

Verplane maximal 60 Prozent deines Arbeitstages – das ermöglicht es dir, flexibel auf kurzfristige Aufgaben zu reagieren. Der Puffer hilft ebenfalls, wenn Aufgaben länger dauern als gedacht.

Info

Das Pareto-Prinzip im Selbstmanagement

Das Prinzip wird auch 80-20-Regel genannt und basiert auf einer einfachen Regel. Sie besagt, dass in vielen Fällen 20 Prozent fokussierter Zeiteinsatz zu 80 Prozent des Ergebnisses führt. Dagegen führt 80 Prozent unkonzentrierte Arbeit zu nur 20 Prozent Ergebnis. Das heißt für dich: Kurze, fokussierte Arbeitszeiten sind erheblich effektiver.

Priorisieren

Aufgaben zu priorisieren, nimmt dir in vielen Fällen den ersten großen Druck und ist ein wichtiger Schritt im Selbstmanagement. So kannst du auf einen Blick erfassen, welche Aufgaben du zuerst erledigen musst und welche noch Zeit haben. Dafür gibt es unterschiedliche Methoden:

  • ABC-Methode: Dabei sortierst du alle Aufgaben nach einem bestimmten Schema. A ist dringend. B ist weniger dringend und kann später erledigt werden. C ist entweder irrelevant oder hat noch mehr Zeit.
  • ALPEN-Methode: Sie umfasst einen ganzen Tagesplan und definiert kleine Aufgaben: Notiere alle Aufgaben (A), schätze ihre Länge ein (L), plane Pufferzeit (P), priorisiere Entscheidungen (E), kontrolliere nach (N).
  • GTD-Prinzip:Getting Things Done“ beschreibt die Idee, alle Aufgaben zu sammeln und zu notieren. Damit hast du sie aus dem Kopf. Im nächsten Schritt werden Teile festgelegt, die mit Zeitpunkt der Ausführung versehen werden. Somit setzt du jeden Tag neue Prioritäten.
  • SMART-Methode: Sie sortiert nicht deine Aufgaben, sondern deine Ziele. Spezifische Ziele, die messbar sind. Sie sollten attraktiv sein, sodass du sie auch erreichen willst. Wichtig ist, dass jedes Ziel realistisch ist und terminiert. Das heißt, du legst einen Zeitraum fest, in dem das Ziel erreicht werden soll.

Natürlich gibt es noch viele weitere unterschiedliche Methoden, um deinen Arbeitsalltag zu optimieren. Wichtig ist, dass du einen Weg findest, mit dem du dein persönliches Selbstmanagement auch sinnvoll ausleben kannst. Das kann sehr individuell sein.

Wie lassen sich Störungen vermeiden?

Wer für verschiedene Unternehmen arbeitet, erhält zwangsläufig viele E-Mails, Chatnachrichten oder Anrufe. Diese reißen dich allerdings immer wieder aus einer Aufgabe heraus. Um das zu vermeiden und Konzentrationsphasen zu erhalten, empfiehlt es sich, bewusste Arbeitsphasen ohne Unterbrechungen einzuplanen. Konkret heißt das:

  • das Mailprogramm für eine bestimmte Zeit schließen
  • das Handy auf „stumm“ schalten
  • im Chatmodul, über das du mit seinen Auftraggeber:innen vernetzt bist, anzeigen, dass du gerade nicht gestört werden willst
Tipp

Das Erledigen komplexer Aufgaben sollte eher auf den Morgen gelegt werden. Hier ist der Geist noch frisch und umso schneller gehen alle To dos von der Hand. Routinearbeiten kannst du dann am Nachmittag erledigen.

Warum sind Regenerationsphasen für ein gutes Selbstmanagement wichtig?

Es gibt sie einfach immer mal wieder, diese Phasen, in denen alle was von einem wollen und das so schnell wie möglich. Dann bekommt jede:r mal einen Anflug von Panik.

Hier können Pausen Wunder wirken, um den Kopf frei zu kriegen: einfach mal kurz raus, durchatmen und Sauerstoff tanken.

Dein Selbstmanagement-Plan sollte also unbedingt auch den Feierabend und ausreichend Pausenzeiten berücksichtigen. Gerade als Solo-Selbstständige:r gerätst du sonst leicht in die Stress-Falle.

Tools, die dich beim Selbst­management unterstützen

Wer wollte nochmal was und wann? Es gibt einige Hilfsmittel, mit denen solche Fragen gar nicht erst aufkommen. Diese müssen nicht einmal teuer sein. Wir haben ein paar Tools zusammengetragen, die dir deinen Arbeitsalltag direkt erleichtern:

  • Digitale Kalender leisten wertvolle Dienste: Hier lassen sich Aufgaben tageweise einplanen und automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass nichts in Vergessenheit gerät. Die meisten Kalender synchronisieren sich über mehrere Geräte hinweg, damit hast du deine Termine immer dabei.
  • Kundentermine online vergeben: Ein erheblicher Teil deiner Zeit entfällt auf Terminabstimmungen mit Kunden? Dann ist ein Tool wie eTermin die smarte Lösung für dich. So können deine Kund:innen bequem online einen Termin bei dir buchen – ohne lange Abstimmung.
  • Professionalisiere dein Projektmanagement: Bei vielen unterschiedlichen Projekten kannst du schonmal den Überblick verlieren. Mit einem kostenlosen Tool wie Trello kannst du alle Prozesse in einem Board erfassen. Wenn du noch eine Schippe draufsetzen möchtest, dann nutze ein Tool wie awork. Dies umfasst neben einer Zeiterfassung ein detailliertes Projektmanagement mit dem du To-dos, Abstimmungen und vieles mehr zentral erfassen kannst.
Zusammenfassung

Selbstmanagement zusammengefasst

  • Selbstmanagement unterstützt dich dabei, deinen Arbeitsalltag zu strukturieren und effizient zu arbeiten.
  • Gleichzeitig schaffst du dir selbst damit Freiräume, die du für Freizeitaktivitäten oder kreativen Input nutzen kannst, um so gezielt Stress zu reduzieren.
  • Entwickle eine Arbeitsroutine, die dir Struktur gibt: Nutze dazu verschiedene Priorisierungsmethoden und arbeite Aufgaben nacheinander ab.
  • Verplane maximal 60 Prozent deines Arbeitstages, um genug Puffer zu haben und flexibel reagieren zu können.
  • Vermeide Störungen, indem du ganz bewusst Smartphone-, Mail- und Telefon-freie Zeiten einplanst.
  • Nutze Tools, die dich bei deinem Selbstmanagement unterstützen.
1
Personen gefällt dieser Beitrag.

feel free und teile deine Fragen,
Ideen und Wünsche mit uns!

Jetzt kontaktieren

Mehr hilfreiche Infos zu diesem Thema – gleich weiterlesen:

Mehr Infos und Inspiration zu diesem Thema – gleich weiterlesen:

Mehr Infos und Inspiration zu diesem Thema – gleich weiterlesen: