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Was ist bei einer Reise­kosten­ab­rechnung für Solo-Selbstständige wichtig?

Musst du gelegentlich zu deinen Kund:innen fahren, um vor Ort wichtige Themen zu besprechen? Oder bist du regelmäßig auf Messen und Kongressen? Dann kannst du bestimmte Reisekosten bei der Steuer geltend machen. Aber wie funktioniert das mit der Reisekostenabrechnung als Selbstständige:r? Wir geben dir einen Überblick und praktische Tipps zum Steuern sparen.

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Reise­kosten­abrechnung: Welche Kosten umfasst das eigentlich?

Reisekosten kannst du als Freiberufler:in oder Solo-Selbstständige:r in der Regel als Betriebskosten in deiner Steuererklärung geltend machen. Was genau fällt aber eigentlich darunter?

Definition

Eine Reisekostenabrechnung setzt sich aus allen Kosten zusammen, die für eine:n Selbstständige:n durch eine Geschäftsreise entstanden sind. Es handelt sich also um eine Berechnung der Ausgaben während der Reise.

Zu den klassischen Reisekosten gehören beispielsweise:

  • Fahrtkosten
  • Verpflegungsmehraufwendungen
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten wie z. B. Trinkgelder oder Parkgebühren

Warum muss eine Reise­kosten­abrechnung erstellt werden?

Es gibt vielfältige Anlässe, weswegen Selbstständige in oder außerhalb Deutschlands unterwegs sind oder auf Geschäftsreise gehen:

  • die Teilnahme an Fortbildungen
  • der Besuch von Messen, Kongressen oder Events
  • der Ausbau von Geschäftsbeziehungen

Für diese Reisen fallen mitunter hohe Kosten an. Während Arbeitnehmer:innen die Reisekostenabrechnung klassisch von ihrem Arbeitgeber oder ihrer Arbeitgeberin erstattet bekommen, kannst du diese beim Finanzamt geltend machen und steuerlich absetzen. Mit einer korrekten Reisekostenabrechnung kannst du also unter dem Strich Steuern sparen.

Info

Auch wenn du nicht direkt auf einer Dienstreise unterwegs bist, kannst du beispielsweise die Fahrtkosten für geschäftlich veranlasste Fahrten geltend machen. Streng genommen gehören sie allerdings nicht direkt zu deiner Reisekostenabrechnung.

Welche Voraus­setzungen müssen erfüllt sein, um eine Dienst­reise steuerlich abzusetzen?

Um eine Dienstreise absetzen zu können, müssen drei Punkte erfüllt sein:

  1. Du warst aus rein beruflichen Gründen unterwegs.
  2. Um deiner Aufgabe nachzukommen, musstest du dich von deinem Büro und deiner privaten Wohnung entfernen.
  3. Du musst bei einer Geschäftsreise eine gewisse Distanz überwinden – in der Regel erkennt das Finanzamt deine Reise als Dienstreise an, wenn dein Ziel außerhalb der Stadtgrenze liegt.

Sämtliche Kosten, die dir während deiner Dienstreise entstanden sind, gelten als abzugsfähige Betriebsausgaben.

Tipp

Sammle alle Belege

Um deine Reisekostenabrechnung dann auch schnell und effizient erledigen zu können, solltest du alle Belege bereits während der Reise zentral sammeln. Das kannst du in einer Excel-Tabelle oder einem anderen Formular machen. Am unkompliziertesten gelingt dir das aber mit einer intuitiven Reisekostenabrechnungs-Software. In dieser kannst du dann auch mit wenigen Klicks deine komplette Abrechnung machen. Damit sparst du als Selbstständige:r viel Zeit, die du gewinnbringender in deine Projekte stecken kannst.

Welche Belege verlangt das Finanz­amt für eine Reise­kosten­abrechnung?

Die Kosten, die dir bei deiner Dienstreise entstanden sind, musst du auch nachweisen können.

Also sammle alle Belege, die du ausgehändigt bekommst:

  • Hotelrechnung
  • Benzinbelege
  • Tickets für Bus- und Bahnfahrten sowie Flüge
  • Taxiquittungen
  • Bewirtungsbelege

Außerdem braucht das Finanzamt die folgenden Angaben:

  • Name des Reisenden
  • Dauer der Reise
  • Datum (inklusive Uhrzeit vom Start und Ende deiner Reise)
  • Ziel der Reise
  • Grund für die Reise
  • Unterschrift des Reisenden
Achtung

Auch auf einer Geschäftsreise gibt es Privatvergnügen. Kosten für Wellness-Behandlungen, die Minibar oder Pay-TV-Nutzung im Hotel kannst du nicht als Reisekosten absetzen. Dafür musst du privat aufkommen.

Kannst du auch selbst Belege ausstellen?

Es gibt Fälle, in denen es nicht möglich ist, eine Rechnung ausgestellt zu bekommen. Zum Beispiel, wenn du dem oder der Kellner:in in einem Restaurant ein Trinkgeld gibst, das du steuerlich absetzen kannst. Dennoch kannst du diese Kosten bei der Steuer geltend machen. Allerdings musst du in einem solchen Fall einen Eigenbeleg erstellen. Dieser beinhaltet:

  • den oder die Zahlungsempfänger:in
  • den Grund für die Kosten
  • das Datum
  • eine Begründung, warum der Eigenbeleg nötig ist
  • deine Unterschrift

So lassen sich deine Kosten in der Reise­kosten­abrechnung geltend machen

Je nach Art der Kosten kannst du unterschiedliche Beträge in deiner Reisekostenabrechnung geltend machen. Hier ist eine Übersicht über die gängigsten Typen und wie du sie abrechnen kannst:

Kosten­typ
Details und Abrechnung
Fahrt­kosten
  • Flug-, Zug- oder Bus­tickets können in voller Höhe abgesetzt werden
  • PKW-Fahrten werden mit 0,30 Euro pro Kilometer abge­rech­net
  • Alle weiteren Transport­mittel kannst du mit 0,20 Euro pro Kilometer geltend machen (Kilometer­geld)
Über­nacht­ungs­kosten
  • Als Selbst­ständige:r kannst du deine Hotel- oder Pensions­kosten in voller Höhe als Betriebs­ausgabe geltend machen. Denke daran, dass die Kosten mit 7 % vor­steuer­abzugs­fähig sind.
Ver­pfleg­ungs­kosten
  • Ab 8 Stunden Abwesen­heit: Reise­kosten­pauschale von 14 Euro
  • Ab 24 Stunden: Reise­kosten­pauschale von 28 Euro als Tages­satz (darin sind z. B. Frühs­tück und Abend­essen inbe­griffen)
Reise­neben­kosten
  • Dazu gehören alle Trink­gelder, Park­scheine usw. Diese kannst du als Selbst­ständige:r in voller Höhe geltend machen.
Info

Das Wort „Reisekostenpauschale“ umfasst nicht automatisch alle Kosten deiner Reise. Vielmehr sind damit Pauschalbeträge für die Verpflegung oder Übernachtung gemeint.

Reisekosten sollten verhältnis­mäßig sein

Bei deiner Reisekostenabrechnung solltest du als Selbstständige:r außerdem darauf achten, dass die Reisekosten innerhalb deiner Betriebskosten auch angemessen sind. Was genau angemessen ist, entscheidet dein zuständiges Finanzamt. Allerdings hilft dir dabei schon dein gesunder Menschenverstand: So wird deine Übernachtung in einem Mittelklassehotel problemlos bewilligt werden. Wenn du allerdings ein hochpreisiges 5-Sterne-Hotel buchst, ist das eher fragwürdig.

Kannst du deine geschäft­liche Reise mit einer privaten verbinden?

Grundsätzlich stellt die Verbindung einer Geschäftsreise mit einer privaten Übernachtung, dem Urlaub oder einem verlängerten Wochenende kein Problem dar. Allerdings darfst du in deiner Reisekostenabrechnung dann nicht die vollständigen Kosten geltend machen. Wenn beispielsweise dein:e Partner:in mitreist, kannst du nur die Kosten für ein Einzelzimmer erfassen und nicht die eines Doppelzimmers. Dasselbe gilt, wenn du an eine Geschäftsreise ein paar Tage Urlaub dranhängst. In diesem Fall kannst du nur den geschäftlichen Teil abziehen.

Lassen sich die Reisekosten auch direkt bei Kund:innen abrechnen?

Wenn du die Geschäftsreise im Auftrag eines Kunden oder einer Kundin unternommen hast, kannst du die angefallenen Reisekosten direkt bei ihm oder ihr abrechnen.

Achtung

Wenn du die Reisekosten bereits deinem Kunden in Rechnung gestellt hast, dann kannst du die Kosten nicht zusätzlich beim Finanzamt als Betriebskosten geltend machen. Aber keine Sorge, unterm Strich läuft beides aufs Gleiche hinaus.

Bei der Rechnungsstellung kann es allerdings sein, dass du für unterschiedliche Kosten verschiedene Umsatzsteuersätze berücksichtigen musst, was das Ganze ein bisschen komplizierter macht. Und es ist nicht gesagt, dass der oder die Auftraggeber:in wirklich alles übernimmt. Das Eis und der Kaffee zwischendurch – so etwas ist Verhandlungssache und sollte vorab geklärt werden. Um deinem Kunden oder deiner Kundin die größtmögliche Transparenz zu verschaffen, sende ihm oder ihr mit deiner Rechnung auch die dazugehörigen Belege.

Zusammenfassung

Reisekosten­abrechnung zusammen­gefasst

  • Auch als Selbstständige:r unternimmst du gelegentlich Geschäftsreisen zu deinen Kund:innen, zu Messen, Fortbildungen oder aus anderen geschäftlichen Gründen.
  • Die dabei anfallenden Reisekosten kannst du in deiner Steuererklärung geltend machen.
  • Für die Reisekostenabrechnung musst du alle Reisekosten-Belege sammeln.
  • Die Belege werden nach dem Ende der Reise in der Reisekostenabrechnung zusammengerechnet (Achtung: Manche Positionen kannst du nicht vollständig geltend machen).
  • Die Reisekosten werden als Betriebsausgaben in deiner Steuererklärung verrechnet.
  • Gegebenenfalls kannst du deine Reisekosten dem Kunden oder der Kundin in Rechnung stellen, in dessen oder deren Auftrag du die Reise unternommen hast.
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