Was ist bei einer Reise­kosten­ab­rechnung für Solo-Selbstständige wichtig?

Reise­kosten­abrechnung: Welche Kosten umfasst das eigentlich?

Der Kostenaufwand für berufliche Reisen bzw. Reisekosten kannst du als Freiberufler:in oder Solo-Selbstständige:r in der Regel als Betriebskosten in deiner Steuererklärung geltend machen. Was genau fällt aber eigentlich darunter?

Zu den klassischen Reisekosten gehören beispielsweise:

• Fahrtkosten zu einem bestimmten Kilometersatz
• Verpflegungsmehraufwendungen
• Erstattung der Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten wie z. B. Trinkgelder oder Parkgebühren

Warum muss eine Reise­kosten­abrechnung erstellt werden?

Es gibt vielfältige Anlässe, weswegen Selbstständige in oder außerhalb Deutschlands unterwegs sind oder auf Geschäftsreise gehen:

• die Teilnahme an Fortbildungen
• der Besuch von Messen, Kongressen oder Events
• der Ausbau von Geschäftsbeziehungen

Für diese Reisen fallen mitunter hohe Kosten an. Während Arbeitnehmer:innen die Reisekostenabrechnung klassisch von ihrem Arbeitgeber oder ihrer Arbeitgeberin erstattet bekommen, kannst du diese beim Finanzamt geltend machen und steuerlich absetzen. Mit einer korrekten Reisekostenabrechnung kannst du also unter dem Strich Steuern sparen und gewisse Pauschbeträge wieder zurückerstattet bekommen.

Welche Voraus­setzungen müssen erfüllt sein, um eine Dienst­reise steuerlich abzusetzen?

Um eine Dienstreise absetzen zu können und eine Erstattung deines Geldes zu bekommen, müssen drei Punkte erfüllt sein:

1. Du warst aus rein beruflichen Gründen unterwegs.
2. Um deiner Aufgabe nachzukommen, musstest du dich von deiner Arbeitsstätte wie z.B. deinem Büro und deiner privaten Wohnung entfernen.
3. Du musst bei einer Geschäftsreise eine gewisse Distanz überwinden – in der Regel erkennt das Finanzamt deine Reise als Dienstreise an, wenn dein Ziel außerhalb der Stadtgrenze liegt.

Sämtliche Kosten, die dir während deiner Dienstreise entstanden sind, gelten als abzugsfähige Betriebsausgaben. und können zu einem bestimmten Kilometersatz abgesetzt werden.

Welche Belege verlangt das Finanz­amt für eine Reise­kosten­abrechnung?

Die Kosten, die dir bei deiner Dienstreise entstanden sind, musst du auch nachweisen können.

Also sammle alle Belege, die du ausgehändigt bekommst:

• Hotelrechnung
• Benzinbelege
• Tickets für Bus- und Bahnfahrten sowie Flüge
• Taxiquittungen
• Bewirtungsbelege

Außerdem braucht das Finanzamt die folgenden Angaben:

• Name des Reisenden
• Dauer der Reise
• Datum (inklusive Uhrzeit vom Start und Ende deiner Reise)
• Ziel der Reise
• Grund für die Reise
• Unterschrift des Reisenden

Kannst du auch selbst Belege ausstellen?

Es gibt Fälle, in denen es nicht möglich ist, eine Rechnung ausgestellt zu bekommen. Zum Beispiel, wenn du dem oder der Kellner:in in einem Restaurant ein Trinkgeld gibst, das du steuerlich absetzen kannst. Dennoch kannst du diese Kosten bzw. den monetären Aufwand bei der Steuer geltend machen. Allerdings musst du in einem solchen Fall einen Eigenbeleg erstellen. Dieser beinhaltet:

• den oder die Zahlungsempfänger:in
• den Grund für die Kosten
• das Datum
• eine Begründung, warum der Eigenbeleg nötig ist
• deine Unterschrift

So lassen sich deine Kosten in der Reise­kosten­abrechnung geltend machen

Je nach Art der Kosten kannst du unterschiedliche Beträge in deiner Reisekostenabrechnung geltend machen. Hier ist eine Übersicht über die gängigsten Typen und wie du sie abrechnen kannst:

Reisekosten sollten verhältnis­mäßig sein

Bei deiner Reisekostenabrechnung solltest du als Selbstständige:r außerdem darauf achten, dass die Reisenebenkosten innerhalb deiner Betriebskosten auch angemessen sind. Was genau angemessen ist, entscheidet dein zuständiges Finanzamt. Allerdings hilft dir dabei schon dein gesunder Menschenverstand: So wird deine Übernachtung in einem Mittelklassehotel problemlos bewilligt werden. Wenn du allerdings ein hochpreisiges 5-Sterne-Hotel buchst, ist das eher fragwürdig und wird wahrscheinlich nicht.

Kannst du deine geschäft­liche Reise mit einer privaten verbinden?

Grundsätzlich stellt die Verbindung einer Geschäftsreise mit einer privaten Übernachtung, dem Urlaub oder einem verlängerten Wochenende kein Problem dar. Allerdings darfst du in deiner Reisekostenabrechnung dann nicht die vollständigen Kosten geltend machen. Wenn beispielsweise dein:e Partner:in mitreist, kannst du nur die Kosten für ein Einzelzimmer erfassen und darfst keine Erstattung für die Kosten eines Doppelzimmers erwarten. Dasselbe gilt, wenn du an eine Geschäftsreise ein paar Tage Urlaub dranhängst. In diesem Fall kannst du nur für die Ausgaben des geschäftliche Teils eine Erstattung erwarten.

Lassen sich die Reisekosten auch direkt bei Kund:innen abrechnen?

Wenn du die Geschäftsreise im Auftrag eines Kunden oder einer Kundin unternommen hast, kannst du die angefallenen Reisekosten bzw. den Aufwand direkt bei ihm oder ihr abrechnen.

Bei der Rechnungsstellung kann es allerdings sein, dass du für unterschiedliche Kosten verschiedene Umsatzsteuersätze berücksichtigen musst, was das Ganze ein bisschen komplizierter macht. Und es ist nicht gesagt, dass der oder die Auftraggeber:in wirklich alles übernimmt. Das Eis und der Kaffee zwischendurch – so etwas ist Verhandlungssache und sollte vorab geklärt werden. Um deinem Kunden oder deiner Kundin die größtmögliche Transparenz zu verschaffen, sende ihm oder ihr mit deiner Rechnung auch die dazugehörigen Belege.