Wie führst du eine Rechnungs­korrektur richtig durch?

Was ist eine Rechnungs­korrektur?

Bei einer Rechnungskorrektur oder Stornorechnung handelt es sich um einen Geschäftsvorgang, bei dem eine fehlerhafte Rechnung korrigiert oder storniert wird. Dabei wird dem Kunden oder die Kundin, auf den oder die du die zu berichtigende Rechnung ausgestellt hast, Geld zurückerstattet.

Warum ist eine Rechnungs­korrektur sinnvoll?

Eine korrekte Rechnung liegt im Interesse der Rechnungssteller:innen und der Rechnungsempfängerinnen. Denn nur eine Rechnung, die alle rechtlich vorgeschriebenen Angaben enthält, berechtigt zum Abzug der Umsatzsteuer.

Wenn du statt einer Rechnungskorrektur nur eine korrigierte Rechnung schickst, bekommst du bei der Umsatzsteuererstattung Probleme. So musst du laut Umsatzsteuergesetz (UStG) doppelt Umsatzsteuer abführen. Die falsche Rechnung kannst du folglich nur durch eine Rechnungskorrektur neutralisieren.

Gutschrift oder Rechnungs­korrektur – was ist der Unterschied?

Diese beiden Begriffe werden gerne mal vermischt. Deshalb gab es dazu eine Gesetzesänderung, damit das Wort Gutschrift nicht mehr bei einer Rechnungskorrektur verwendet wird. Eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn ist quasi eine umgekehrte Rechnung. Eine Rechnungskorrektur ist dagegen eine Gutschrift im kaufmännischen Sinn. Diese kann man auch mit den Begriffen Stornorechnung oder Korrekturrechnung benennen.

Übersicht der Unterschiede

Um bei Gutschrift und Rechnungskorrektur den Unterschied zu erkennen, achte auf die folgenden Merkmale:

Wenn du diese Merkmale im Blick behältst, erkennst du ganz leicht, ob es sich um eine Korrekturrechnung oder eine Gutschrift handelt.

Wann ist keine Rechnungs­korrektur möglich?

Eines ist klar: Nicht immer ist eine Rechnungskorrektur möglich. Damit die Stornorechnung zulässig ist, muss einer der folgenden Punkte eintreffen.

1. In der Rechnung muss eine Angabe fehlen oder falsch sein.
2. Die Korrektur kann nur durch Stornierung und Neuausstellung der ursprünglichen Rechnung erfolgen.
3. Die Korrekturrechnung muss einen Verweis auf die zu korrigierende Rechnung enthalten.

So kannst du manche Rechnungen ganz leicht rückwirkend korrigieren. Doch bestimmte Formvoraussetzungen muss die Rechnung, die du korrigieren willst, erfüllen, damit dies möglich ist. Folgende Angaben muss die Rechnung enthalten:

• den vollständigen Namen des Empfängers oder der Empfängerin
• die Anschrift des Empfängers oder der Empfängerin
• die Leistungsbeschreibung

Wenn dies nicht zutrifft, besteht keine Möglichkeit einer rückwirkenden Rechnungsberichtigung. Mehr noch: Du kannst die Rechnung auch nicht in deine Umsatzsteuererklärung einbeziehen.

Wie lange ist eine Rechnungs­korrektur möglich?

Bei einer Betriebsprüfung stehen in der Regel die Ein- und Ausgangsrechnungen des Unternehmens im Mittelpunkt. Oft werden mal kleine, mal grobe Fehler gefunden – in manchen Fällen sogar erst nach mehreren Jahren. Die Folge ist dann häufig eine rückwirkende Aberkennung des Vorsteuerabzugs. Viele Unternehmer:innen fragen sich daher: Wie lange können fehlerhafte Rechnungen rückwirkend korrigiert werden, ohne dass Verzugszinsen anfallen?

Die Antwort ist: Bei einer Rechnungskorrektur gibt es zur Frist keine gesetzliche Grundlage. Somit ist eine Rechnungskorrektur zeitlich unbegrenzt möglich und du kannst auch jetzt noch eine Rechnungskorrektur für Rechnungen aus Vorjahr buchen, ganz ohne Nachzahlungszinsen.

Rechnungs­korrektur: Was muss auf die Storno­rechnung?

Der Aufbau einer Rechnungskorrektur ist derselbe wie bei einer normalen Rechnung und muss gemäß § 14 UStG folgende Punkte erfüllen:

• Identische Pflichtangaben wie bei einer normalen Rechnung
• Neue Rechnungsnummer mit Bezug auf die fehlerhafte Originalrechnung (Rechnungsnummer und Datum)
• Rechnungsbeträge der zu korrigierenden Rechnung als negative Beträge

Anhand einer Rechnungskorrektur-Vorlage kannst du einfach deine Angaben ergänzen und besitzt im Handumdrehen eine rechtskonforme Stornorechnung. Im Internet gibt es zahlreiche Mustervorlagen zur Rechnungskorrektur, die du nach deinen Bedürfnissen abändern kannst.

Wenn du einmal eine Muster-Korrekturrechnung für dich erstellt hast, kannst du diese bei jeder zu korrigierenden Rechnung ganz leicht anpassen. Lege zur Rechnungskorrektur ein nettes Anschreiben dazu, um deine Kund:innen milde zu stimmen.

Wie bucht man eine Rechnungs­korrektur?

Als Solo-Selbstständige:r verwendest du im Normalfall die Ist-Versteuerung. Das heißt, dass die Umsatzsteuer erst dann ans Finanzamt abgeführt wird, wenn die Rechnung von den Kund:innen beglichen wurde.

Wenn die falsche Rechnung bereits gebucht wurde, musst du eine Stornorechnung erstellen. Die Rechnungskorrektur führt dazu, dass du den Betrag sowohl auf der Minus- als auch auf der Plus-Seite der Buchführung buchen musst. Damit werden drei verschiedene Dokumente verbucht und durch die Rechnungskorrektur entstehen drei Buchungssätze:

• Die Originalrechnung mit der entsprechenden Rechnungsnummer.
• Die Rechnungskorrektur mit einer neuen Rechnungsnummer.
• Die richtige Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer.

Damit ist die Buchführung wieder korrekt.

Umsatz­steuer­rechtliche Stolper­steine bei der Rechnungs­korrektur

Wenn du in der Originalrechnung die falsche Umsatzsteuer-Höhe ausgewiesen hast, kannst du in deiner Umsatzsteuervoranmeldung nur diesen Betrag geltend machen. Wenn du den Fehler nicht bemerkst, zahlst du im schlimmsten Fall zu viel Umsatzsteuer.

Es kommt vor, dass der Besteuerungszeitraum und damit die eigentliche Umsatzsteuererstattung schon Jahre zurück liegt, bis der Fehler bemerkt wird. Folglich erfolgt die Korrektur erst in dem Voranmeldezeitraum, in dem du die Rechnung korrigiert hast. Dann musst du die Differenz, die dem Finanzamt an Umsatzsteuer fehlt, mit Zinsen zurückzahlen.