Welche Vorteile hat ein elektronisches Terminvergabesystem?
Selbstständige, die eine Online-Terminvergabe anbieten, ermöglichen es ihren Kund:innen, sich ihre Termine ganz bequem im Netz zu reservieren. Meist sind die Tools zur Online-Terminvergabe auf der Webseite der jeweiligen Dienstleister:innen eingebunden. Dieser Service eignet sich hervorragend für dich, wenn du beispielsweise einen Frisörsalon, ein Kosmetikstudio oder eine Arztpraxis betreibst. Auch Handwerksbetriebe sowie Dienstleister:innen in Bereichen wie Marketing und Webdesign profitieren davon.
Die wichtigsten Vorteile im Überblick
Abgesehen davon, dass sich zahlreiche Verbraucher:innen bereits an die Option von Online-Terminvergaben gewöhnt haben, solltest auch du dir die Vorteile für deine Selbstständigkeit nicht entgehen lassen:
- Weniger administrativer Aufwand: Terminmanagement, Telefonate und Abstimmungen – all das gehört zum Alltag von Unternehmer:innen jeder Branche dazu. Tools zur Online-Terminvereinbarung können dir helfen, den damit verbundenen administrativen Aufwand auf ein Minimum zu reduzieren. Da alles automatisiert und elektronisch abläuft, gewinnst du wertvolle Zeit für deine Kerntätigkeit.
- Zugang zu mehr Kundschaft: Die Hemmschwelle, einen Online-Termin zu vereinbaren, ist im Vergleich zu einem Anruf wesentlich geringer. Hinzu kommt, dass zur Online-Terminvergabe mehr Personen deiner Zielgruppe auf deiner Website sind und du sie somit rund um die Uhr ansprechen kannst. Im besten Fall erhöht das deine Conversion Rate und Umsätze.
- Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit: Die Konkurrenz ist groß und lauert überall. Vielleicht nutzen noch nicht alle deine Mitbewerber:innen Tools zur Online-Terminvergabe, einige jedoch mit Sicherheit. Um keine potenziellen Kund:innen an sie zu verlieren, solltest du deiner Zielgruppe mindestens den gleichen Komfort bieten.
- Guter Eindruck: Eine Webseite mit Onlinediensten wie Terminbuchungen hinterlässt bei deinen Besucher:innen einen guten Eindruck. Zum einen schenkt es ihnen mehr Flexibilität und Komfort, zum anderen zeigt es, dass du, wie andere freie Berufe, mit den neuesten digitalen Standards vertraut bist. Besonders, wenn du in Branchen wie dem Online-Marketing tätig bist, solltest du diese Professionalität umsetzen.
Was können Tools zur Online-Terminvereinbarung?
Die Entscheidung, eine Online-Terminvergabe einzurichten, ist bereits der erste Schritt, um deine Selbstmanagement zu optimieren. Gute Online-Tools zeichnen sich durch vielfältige und effiziente Funktionen aus. Hier ein Überblick:
- Echtzeitbuchung: Terminreservierungen sollten in Echtzeit gebucht werden. Schließlich möchtest du nicht, dass sich plötzlich zwei Kund:innen zur gleichen Uhrzeit ankündigen. Solche Tools zeigen Kund:innen an, welche Daten und Uhrzeiten noch frei sind.
- Individualisierung: Damit dein Corporate Design sich auch in deinem Terminbuchungstool zeigt, solltest du mit dem Tool Farben, Schriften und Logos individualisieren können. Funktionen z. B. zur Auswahl der Terminart sind ebenfalls sinnvoll. So lassen sich Termine besser koordinieren und notwendige Zeitfenster dafür reservieren. Beispielsweise macht es für Fotograf:innen einen Unterschied, ob sie ein Familienshooting oder lediglich Passfotos einplanen müssen.
- Responsivität: Achte darauf, dass dein gewähltes Tool auf allen gängigen Geräten funktioniert. Responsivität ist in Zeiten von „Mobile first“ besonders wichtig, da die meisten Online-Nutzer:innern auf Webseiten über ihre Handys oder Tablets zugreifen.
- Synchronisierung: Damit du immer Bescheid weißt, welche Termine online bereits vergeben sind, sollte sich das Buchungstool mit deinem Kalender synchronisieren – und zwar unabhängig davon, ob du Google, iCloud oder einen anderen Terminkalender nutzt.
- Automatische Benachrichtigungen: Eine Software zur Online-Terminvergabe sollte Bestätigungsmails sowie Terminerinnerungen an Kund:innen versenden. Das reduziert deine Bearbeitungszeit sowie Umsatzausfälle, die durch die Nichteinhaltung von Terminen entstehen können. Bestätigungsmails bieten den Empfänger:innen meist auch die Möglichkeit, den Termin in ihren Kalender zu übertragen.
- Zahlungsoption: Vielen Dienstleister:innen ist es wichtig, vorab Zahlungen entgegenzunehmen. Auch Kund:innen schätzen es immer häufiger, auf Barzahlung verzichten zu können. Bei einigen Tools gibt es nach der Reservierung von Online-Terminen deshalb die Option zum Log-in bei PayPal, Apple Pay und anderen gängigen Zahlungsschnittstellen.
Welche Tools gibt es?
Es gibt eine große Auswahl kostenpflichtiger sowie kostenloser Online-Tools zur Terminvergabe. Bevorzugst du eine kostenlose Lösung, kannst du beispielsweise über Doodle Termine vergeben. Umfassendere Tools sind SimplyBook.me oder Calendly. Es gibt sie als kostenlose Basis-Versionen. Für Funktionen wie Gutscheinausgaben und die Personalisierung der Bestätigungsmails musst du allerdings zahlen. Vergleiche am besten vorab alle Funktionen und Preise deiner favorisierten Buchungstools miteinander, bevor du dich entscheidest.
Welche datenschutzrechtlichen Vorgaben musst du bei der Einrichtung einer Online-Terminvergabe beachten?
Datenschutz wird in Europa großgeschrieben. Entscheide dich daher mit Blick auf die Einrichtung einer Online-Terminvergabe für Software-Programme von Unternehmen, die in der Europäischen Union ansässig sind. Dann kannst du sicher davon ausgehen, dass sich diese an die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) halten. Doch es gibt einige Kriterien, die du bei der Einrichtung deines Buchungstools für Online-Termine beim Log-in selbst beachten solltest, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Dabei spielt es keine Rolle, ob du eine Online-Terminvereinbarung für Kund:innen aus dem B2C- oder B2B-Bereich anbietest.
Beachte diese rechtlichen Kriterien:
Wie richte ich eine Online-Terminvereinbarung für meine Kund:innen ein?
Die gute Nachricht zuerst: Um ein Buchungstool für Terminanfragen einzurichten, brauchst du nicht viel Zeit und auch keine Programmierkenntnisse. Nachdem du dich für ein Tool entschieden hast, gibt es einige Aspekte, die bei der Einrichtung wichtig sind:
- Anmeldung: Bei der erstmaligen Anmeldung musst du grundlegende Daten wie deinen Namen, deine Öffnungszeiten und Website-URL sowie sämtliche Informationen zu deiner Firma oder Tätigkeit angeben. Hier empfiehlt sich auch eine Verlinkung deiner Social-Media-Profile sowie die Synchronisierung mit deinem Kalender. Welche Angaben du machen musst, hängt vom jeweiligen Tool-Anbieter ab.
- Logo: Bei zahlreichen Tools zur Online-Terminvergabe kannst du dein Logo und eigene Hintergrundbilder hochladen. Das Angebot solltest du auf jeden Fall wahrnehmen, um einen stringenten Markenauftritt sicherzustellen. So hinterlässt du einen bleibenden Eindruck bei deinen Kund:innen.
- Farben und Schriften: Nutze alle Optionen zur Individualisierung und stimme die Farb- und Schriftwelt des Tools auf deine Website und Marketingmaterialien ab.
- Benachrichtigungen: Hier hinterlegst du die Texte, die in den Bestätigungs- und Erinnerungsmails an deine Kund:innen gehen sollen.
- Einbindung: Im finalen Schritt bindest du das Tool auf deiner Webseite und gegebenenfalls auch auf Social Media ein. Buttons mit der Aufschrift wie „Jetzt Termin buchen“ vermitteln dabei eine klare Handlungsaufforderung und können zu effektiven Ergebnissen führen.
Wie kommst du Stornierungswünschen entgegen?
Nachdem du die Einrichtung der Software für die Online-Terminvergabe abgeschlossen hast, müssen deine Kund:innen nur noch ihre Online-Termine mit dem Tool buchen. Dafür suchen sie sich einen verfügbaren Termin aus, hinterlassen ihre Kontaktdaten und erhalten eine Bestätigungsmail. Dabei kann es immer passieren, dass Termine aus privaten Gründen nicht zu halten sind. Damit deine Kund:innen gebuchte Termine frühzeitig absagen oder verlegen können, solltest du beispielsweise einen Link in der Bestätigungsmail anbieten, den sie im Falle eines Stornierungswunsches nutzen können. Musst du als Dienstleister:in selbst absagen, meldest du dich am besten früh genug, entschuldigst dich und schlägst der Kundin oder dem Kunden eine Alternative vor.
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