Was leistet eine Offene-Posten-Liste in der Buchhaltung?
Liegen noch nicht ausgeglichene Buchungen auf deinen Geschäftskonten vor, dann werden diese als „offene Posten“ bezeichnet. Die offenen Posten trägst du am besten in eine Offene-Posten-Liste ein, denn es ist wichtig, diese im Blick zu behalten. Offene Posten können debitorischer und kreditorischer Natur sein. Das heißt, es kann sich dabei um Forderungen deinen Kund:innen gegenüber handeln oder um Verbindlichkeiten, die du selbst ausgleichen musst.
Wenn du die doppelte Buchführung anwendest, dann weißt du, dass diese für jede Buchung eine Gegenbuchung verlangt. Die Summe aller offenen Posten nennt man OP-Saldo. Offene Posten sind folglich OP-Salden (OPS), für die es noch keine Ausgleichsbuchung gibt. Eine gut geführte OPOS-Liste hilft dir, tagesaktuell den Überblick zu behalten.
Was ist der Sinn und Zweck einer Offenen-Posten-Liste?
Wenn es um Geld geht, braucht es aktuelle Zahlen, um die eigene Liquidität mit Blick auf Forderungen und Verbindlichkeiten einschätzen zu können. Hier liegt die Stärke der OP-Liste. Sie unterstützt dich als wichtiges Informationstool und sorgt dafür, dass dein Forderungsmanagement auf dem neuesten Stand ist. Mithilfe einer OP-Liste kannst du regelmäßig Zahlungseingänge, Stornierungen oder Gutschriften mit offenen Posten abgleichen.
Eine Offene- Posten-Liste zu führen, bringt dir als Unternehmer:in deshalb zahlreiche Vorteile:
- Mit der OPOS-Liste hast du deine Liquidität im Blick.
- Sie ist die Grundlage für dein Mahnwesen. Denn sie zeigt, welche Zahlungen von Kund:innen noch offen sind.
- Sie zeigt auch, welche Belege du selbst noch nicht ausgeglichen hast. Damit vermeidest du Verzugszinsen und Mahngebühren.
- Für jeden offenen Posten trägst du in deiner OP-Liste mindestens den Kundennamen, die Rechnungsnummer, den zu zahlenden Betrag und das Zahlungsziel ein. So hast du jederzeit alle nötigen Daten griffbereit, wenn du z. B. eine Mahnung schreiben möchtest.
Wie schreibt man eine Offene-Posten-Liste?
Die Liquidität deines Betriebes sicherzustellen, ist die Grundlage für deinen langfristigen Erfolg. Eine OPS-Liste liefert hierfür alle relevanten Informationen, denn anhand diverser Zahlungsziele kannst du einschätzen, welche Geldströme zu erwarten sind und was du selbst ausgeben musst. Somit ist deine OP-Liste ein wichtiges Kontrollinstrument, das dir deine Planung im Unternehmensalltag erleichtert. Mit ihrer Hilfe vermeidest du Zahlungsengpässe, die schlimmstenfalls sogar zur Insolvenz führen können. Das Führen einer Offenen-Posten-Liste ist kein Hexenwerk:
- Sobald du eine Ausgangsrechnung an Kund:innen ausstellst und auf deren Zahlung wartest, trägst du die Daten zur Rechnung in deine Offene-Posten-Liste unter Debitoren ein.
- Erhältst du hingegen eine Eingangsrechnung, trägst du diese in die Offene-Posten-Liste bei den Kreditoren ein.
Zum Erstellen deiner Offene-Posten-Liste kannst du Microsoft Excel nutzen. Im Internet findest du zahlreiche Vorlagen und Muster.
Viel leichter geht es allerdings mit einer Buchhaltungssoftware wie <a href="https://www.lexoffice.de/?cid=04411970&pid=lxfr&utm_medium=affiliate&utm_source=lexfree.de&utm_campaign=lexfree&utm_content=/beitrag/offene-posten-liste/" target="_blank">lexoffice</a>. Der Grund: Da du mit der Software die Rechnungen an deine Kund:innen erstellst und deine Eingangsrechnungen in dieser verwaltest, sind alle nötigen Daten bereits vorhanden und du kannst per Klick eine OP-Liste erstellen, die automatisch mit den aktuellen Daten befüllt wird. So reduzierst du den Verwaltungsaufwand auf ein Minimum.
Offene-Posten Liste mit Microsoft Excel: Praxis-Tipps
Wenn du deine OP-Liste mit Microsoft Excel erstellen möchtest, leg dir zur besseren Übersicht jeweils ein eigenes Tabellenblatt für Debitor:innenen und für Kreditor:innenen an. In beiden Listen sollten zumindest die folgenden Spalten enthalten sein:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Lieferdatum
- Kundennummer
- Kundenname
- Offener Rechnungsbetrag
- Mahnstatus (falls der Kunde oder die Kundin bereits angemahnt wurde)
- Anmerkungen
Gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen für die Offene-Posten-Liste?
Grundsätzlich gelten für Buchführungsunterlagen Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren. Die Pflicht zur Aufbewahrung gilt auch für die Buchhaltungsdaten der betrieblichen EDV. Bei der Offenen-Posten-Liste kommt es laut Gesetzgeber darauf an, ob die Buchungssätze für die Besteuerung von Bedeutung sind. Zur Sicherheit solltest du die Liste wie die anderen Unterlagen der Buchhaltung ebenfalls zehn Jahre aufbewahren.
Für die Praxis bedeutet das: Wenn du eine Liste in Excel führst, lösche die Datensätze nicht, wenn ein Posten ausgeglichen ist, sondern füge nur eine entsprechende Markierung ein.
Wann und wie können Einträge in der Offenen-Posten-Liste als erledigt markiert werden?
Die Beträge in der Offenen-Posten-Liste müssen mit jenen im Soll und Haben übereinstimmen, damit du sie als erledigt markieren kannst.
Daraufhin wird eine Ausgleichsbuchung vorgenommen und die ausgeglichenen Posten in der Buchhaltung geordnet abgelegt. Da jeder neue Eintrag eine fortlaufende Nummer bekommt, wird dieser Vorgang in der Fachsprache als „ausziffern“ bezeichnet.
