Wie schreibst du eine Mahnung und was musst du dabei beachten?

Mahnung schreiben: Die Gründe für die Zahlungs­auf­forderung

Eine Mahnung schreibst du in erster Linie dann, wenn das vereinbarte Zahlungsziel vom Kunden oder von der Kundin nicht eingehalten wurde. Also dann, wenn du nach der Fälligkeit einer Rechnung keinen Eingang des Rechnungsbetrags auf deinem Geschäftskonto feststellen kannst.

Denk immer daran: Ein professionelles und wertschätzendes Forderungsmanagement, zu dem Mahnung und Zahlungserinnerung gehören, trägt zu einer guten Kundenbeziehung bei. Anders formuliert: Wer einen Tag nach Verstreichen der Frist sofort die erste Mahnung verschickt, riskiert Kund:innen zu vergraulen. Den perfekten Überblick über die Kund:innen, die noch nicht gezahlt haben, behältst du mit einer Offene-Posten-Liste.

Am besten gehst du schrittweise vor:

1. Der erste Schritt ist in der Regel die Zahlungserinnerung, die du ein paar Tage nach Fälligkeit deiner Rechnung verschicken kannst. Achte darauf, dass du höflich und freundlich bleibst – auch wenn du dich über deine:n Kund:in ärgerst.
2. Sollte dein:e Kund:in darauf nicht reagieren, kannst du im zweiten Schritt entweder eine zweite Zahlungserinnerung schreiben oder sofort mit dem Mahnverfahren starten.

Mahnung und Zahlungs­erinnerung: Wo liegen die Unterschiede?

Zuerst eine Zahlungserinnerung und dann eine Mahnung – so lautet der Rat vieler Expert:innen. Allerdings musst du dich daran nicht halten. Denn die Zahlungserinnerung ist vollkommen freiwillig und in der Regel ohne rechtliche Folgen. Im Gegensatz dazu setzt die Mahnung den oder die Schuldner:in in Verzug. Erst damit kannst du gewisse Ansprüche, wie beispielsweise die Verzugszinsen, deinem oder deiner Kund:in gegenüber geltend machen.

Das sagt das BGB dazu

Außergerichtliche Mahnungen und Zahlungsaufforderungen sind sowohl im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) als auch im Handelsgesetzbuch (HBG) geregelt. Und auch wenn sich die Rechtsgrundlagen hier problemlos nachlesen lassen, kommt es immer noch zu einer Reihe von Missverständnissen in Bezug auf Mahnungen und Zahlungserinnerungen.

Zum Beispiel diese hier:

1. Zuerst Zahlungserinnerung dann Mahnung:
Viele glauben, dass sie vor einer Mahnung unbedingt eine Zahlungserinnerung schreiben müssen. Das stimmt so nicht. Bei Kund:innen, die mehrmals deine Rechnung ignorieren, kannst du auch sofort mit einer Mahnung starten. Im BGB ist jedenfalls nirgendwo vorgeschrieben, dass du zuerst eine Zahlungserinnerung (oder gar mehrere) und erst im nächsten Schritt eine Mahnung schreiben darfst.

2. Drei Mahnungen sind Pflicht:
Auch die Anzahl der Mahnungsschreiben ist im BGB nicht geregelt. Das bedeutet, dass du theoretisch schon nach der ersten Mahnung aktiv werden kannst. Lässt dein:e Kund:in auch die Frist, die du auf deiner Mahnung genannt hast, verstreichen, kannst du sofort weitere Schritte gegen ihn oder sie einleiten. Denkbar wäre zum Beispiel, dass du ein gerichtliches Mahnverfahren anstrebst.

Diese Angaben gehören in eine rechtlich gültige Mahnung

Die Mahnung (oder Zahlungserinnerung) sollte so gestaltet sein, dass sie deinem Kunden keinen Spielraum für Interpretationen lässt.

Folgende Angaben gehören dabei unbedingt in eine Mahnung hinein:

• Überschrift: Deine Mahnung sollte als solche betitelt sein. Du kannst natürlich auch die Nummer der Mahnung auf das Dokument schreiben, also erste Mahnung, zweite Mahnung oder dritte Mahnung.
• Aktuelles Datum: So ist die Mahnung deutlich nachzuvollziehen.
• Rechnungsdatum und -nummer: Damit wird klar, auf welche Rechnung du dich mit deiner Mahnung beziehst.
• Lieferscheinnummer: Sofern du Ware geliefert hast, kannst du auch die Nummer des Lieferscheins der Mahnung hinzufügen. Das erleichtert deinem oder deiner Kund:in ebenfalls die Zuordnung. Bei Dienstleistungen wirst du vermutlich keinen Lieferschein haben, hier bietet sich eine kurze Beschreibung der Leistung an.
• Eigentliches Zahlungsziel: Du solltest in deiner Mahnung außerdem erwähnen, bis zu welcher Frist die Rechnung eigentlich hätte beglichen werden sollen.
• Verzug: Damit eine Mahnung eindeutig als solche erkannt wird, gehört der Hinweis auf den Zahlungsverzug unbedingt ins Schreiben.
• Zahlungsaufforderung: Auch wenn es dir vielleicht zu offensichtlich erscheint, schreibe in die Mahnung ausdrücklich hinein, dass und in welcher Höhe du Geld von deinem Kunden haben möchtest.
• Mahngebühren: Solltest du Mahngebühren oder Verzugszinsen erheben wollen, gehört die Höhe auch in die Mahnung.
• Neues Zahlungsziel: Nenn deinem oder deiner Kund:in den Zeitpunkt, zu dem du die endgültige Bezahlung der Rechnung (ggf. inklusive Mahngebühren und Zinsen) erwartest. Wenn es dir möglich ist, solltest du bei der ersten Mahnung 7 bis 10 Tage Zeit einplanen.
• Neue Summe: Am Ende des Dokuments sollte noch einmal deutlich und klar erkennbar die Summe stehen, die dein:e Kund:in dir schuldet  – also inklusive Mahngebühren und Verzugszinsen, sofern du diese erheben möchtest.

Du musst dich bei deiner Mahnung allerdings gar nicht sklavisch an bestimmte formale Vorgaben halten. Zahlreiche Gerichtsurteile weisen darauf hin, dass der Inhalt einer Mahnung wichtiger ist als die Form. Sofern deinem oder deiner Kund:in klar wird, dass du ihn oder sie zur Zahlung aufforderst, sollte das ausreichen. Um auf Nummer sicher zu gehen, kannst du dich trotzdem an unserer Aufzählung orientieren.

Das Mahn­verfahren: So ist der Ablauf

1. Die erste Mahnung

Das eigentliche Mahnverfahren startet nach der Zahlungserinnerung und beginnt mit der ersten Mahnung. Wenn du die erste Mahnung schreibst, solltest du dich um größtmögliche Höflichkeit bemühen und freundlich bleiben. Vielleicht hat dein:e Kund:in wirklich nur vergessen, die Rechnung zu begleichen. Weise daher noch einmal freundlich auf den offenen Betrag hin und hoffe darauf, dass du dich bald über einen Zahlungseingang freuen kannst.

2. Die zweite Mahnung

Sollte das nicht eintreten, ist es Zeit, die zweite Mahnung zu schreiben. Dabei darfst du schon etwas direkter werden, was nicht bedeutet, dass du unfreundlich wirst. Diese zweite Mahnung schreibt man in der Regel zehn Tage nach der ersten. Es gibt aber keine gesetzlich festgelegte Frist. Du kannst also selbst entscheiden.

3. Die dritte Mahnung

Wenn zwei Mahnungen deine:n Kund:in nicht beeindruckt haben, helfen wohl nur noch harte Geschütze. Du kannst nun ankündigen, eine Rechtskanzlei oder ein Inkassobüro einzuschalten, wenn dein:e Kund:in auch die dritte Frist ungenutzt verstreichen lässt. Die Frist, die du in dieser Mahnung nennst, sollte außerdem kürzer als die Frist der zweiten Mahnung sein.

Die Fristen: Was musst du bei einer Mahnung beachten?

Bei der Mahnung gibt es nur eine Frist, die du aus rechtlicher Sicht kennen solltest: den Schuldnerverzug.

Er ist in Paragraf 286 Abs. 3 BGB geregelt und besagt, dass der Schuldner spätestens dann in Verzug gerät, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit die Rechnung beglichen hat.

Der Verzug tritt auch ohne Mahnung oder Zahlungserinnerung ein. Diese 30-Tage-Regel kann allerdings durch individuelle Vereinbarungen nach unten korrigiert werden.

Allgemeingültige Gepflogenheiten

Abgesehen von dieser Frist gibt es keine rechtlichen Vorschriften, die du bei einer Mahnung beachten musst, allerdings haben sich gewisse Gepflogenheiten eingebürgert:

• 1. Mahnung: Ungefähr 14 Tage nach Fälligkeit der Rechnung, schreibt man meist die erste Mahnung.
• 2. Mahnung: Die Frist wird nun kürzer. Ungefähr 7 Tage (abhängig von der in der ersten Mahnung genannten Frist) nach der ersten folgt die zweite Mahnung.
• 3. Mahnung: Die dritte Mahnung schreibst du beispielsweise 4 Tage nach der zweiten. Wenn der oder die Schuldner:in alle Mahnungen ignoriert, kannst du das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.

Die Mahn­gebühren: Welche Gebühren kannst du berechnen?

Die Sache mit den Mahngebühren ist häufig gar nicht so einfach, denn wie hoch dürfen sie beispielsweise nach der ersten Mahnung sein? Die Antwort darauf ist nicht ganz einfach. Auf der einen Seite dienen die Gebühren dazu, dich für deine Mehrkosten zu entschädigen. Auf der anderen Seite sind sie häufig aber viel zu hoch angesetzt, was bedeutet, dass dein:e Kund:in sie nicht zahlen muss.

In der Regel gilt, dass du als Gläubiger:in keine höheren Mahngebühren verlangen darfst, als dir tatsächlich an Kosten entstehen. Allerdings meint man damit nur Papier und Porto. Die Arbeitszeit, die es kostet, die Mahnung zu schreiben, darf dabei nicht berechnet werden. Die klassischen 5 Euro Mahngebühr, die gerne von vielen Selbstständigen bei der ersten Mahnung verlangt werden, können bereits zu hoch sein. Denk immer daran: Wenn die Angelegenheit vor Gericht geht, musst du im Zweifel darlegen, wie hoch deine Kosten tatsächlich waren.

Wenn du eine Rechtskanzlei oder ein Inkassobüro damit beauftragst, dein Geld einzutreiben, sieht die Sache schon anders aus. Dann kommen beachtliche Kosten zusammen, die dein:e Kund:in zu tragen hat. Hierbei musst du diese allerdings genau aufschlüsseln, so dass dein:e Kund:in sie nachvollziehen kann.

Richtig mahnen: So schreibst du eine Mahnung

Die Frage, wie man eine korrekte Mahnung erstellt, treibt viele Solo-Selbstständige um. Dabei gibt es eine gute Nachricht: Grundsätzlich gilt, dass du bei den Formulierungen in deiner Mahnung relativ frei bist. Sofern deinem oder deiner Kund:in klar wird, dass er oder sie eine Mahnung in den Händen hält, kannst du deiner Kreativität und Fantasie freien Lauf lassen. So wurde vom Landgericht Frankfurt am Main sogar schon eine Mahnung zugelassen, die gereimt war.

Falls du dagegen eher die konservative Form einer Zahlungserinnerung und Mahnung bevorzugst, kannst du dich an den folgenden Mustern orientieren. Diese kannst du selbstverständlich nach deinen eigenen Bedürfnissen anpassen und umformulieren.

Weitere Tipps für eine gelungene Mahnung

Neben den Vorlagen, die du nutzen kannst, um deine Mahnung zu schreiben, können dir auch diese Tipps bei deinem Vorhaben helfen:

• Überprüfe zunächst im Postausgang, ob du die Rechnung überhaupt an deine:n Kund:in verschickt hast. Vielleicht zahlt er oder sie nur deshalb nicht, weil er oder sie die Rechnung nie erhalten hat.
• Achte darauf, möglichst freundlich und höflich zu bleiben. Dein:e Kund:in sollte nicht merken, dass du dich ärgerst – auch wenn du allen Grund dazu hast.
• Nenn auch schon in der Zahlungserinnerung eine konkrete Frist, bis wann du die Zahlung erwartest. Angaben wie „sofort“ oder „schnellstmöglich“ sind zu schwammig. Besser ist, die Zahlung innerhalb von beispielsweise 7 Tagen zu verlangen und zusätzlich das Datum dieses Termins mit anzugeben.
• Verschick deine Zahlungserinnerung nicht direkt am ersten Tag der Fälligkeit. Besser ist es, 3 bis 4Tage zu warten. Manchmal arbeiten die Banken langsamer oder deinem Kunden ist etwas dazwischen gekommen.

Mahnung von der Rechts­kanzlei schreiben lassen: Ist das eine gute Idee?

Wenn du dir trotz unserer Tipps und Vorlagen nicht zutraust, die Mahnung selbstständig zu schreiben, kannst du natürlich auch einen Anwalt oder eine Anwältin damit beauftragen. Denn ein:e Expert:in weiß mit Sicherheit, welche Formulierungen in das Mahnschreiben gehören.

Auf der anderen Seite ist dieser Schritt nicht ganz ungefährlich. Du könntest deine:n Kund:in nämlich verprellen, wenn du bei nur wenigen Tagen Zahlungsverzug eine Mahnung von einem Anwalt oder einer Anwältin schreiben lässt. Solltest du dieses Vorgehen trotzdem bevorzugen, lass dir eine Vorlage in Word erstellen, in die du deine Angaben einfügen kannst. So hast du zwar einen Text für eine Mahnung, den eine Rechtskanzlei geschrieben hat, für deine:n Kund:in ist es aber auf den ersten Blick nicht erkennbar.