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Wenn Geschenke nur deine Geschäftspartner:innen sowie deine Kunden und Kundinnen erfreuen sollen, nicht aber das Finanzamt, musst du einiges beachten. Wenn du nämlich nicht aufpasst und Fehler machst, musst du deine Kundengeschenke nachversteuern. Wie du das verhinderst und die Versteuerung deiner Geschenke korrekt abwickelst, erfährst du in diesem Beitrag.

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Sind Geschenke für Kunden und Kundinnen steuerlich absetzbar?

Zunächst stellt sich die Frage: Was sind überhaupt Geschenke? Im Einkommensteuergesetz (EStG) ist der Begriff des Geschenks nicht definiert.

Ein Geschenk im Sinne des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) liegt vor, wenn der Zuwendung keine Gegenleistung gegenübersteht und zwischen Schenker:in und den Beschenkten Einigkeit über die Unentgeltlichkeit der Zuwendung besteht.

In begrenzter Höhe kannst du als Unternehmer:in Geschenke steuerlich als Betriebsausgabe geltend machen, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

Folgende 4 Grundregeln sind mindestens zu beachten:

  • Betriebliche Veranlassung & keine Gegenleistung: Die unentgeltliche Zuwendung muss betrieblich veranlasst sein und ist auch nicht als Gegenleistung für eine bestimmte Leistung der Empfänger:innen (der Beschenkten) bestimmt.
  • 35 Euro-Grenze: Pro Kunde oder Kundin bzw. Geschäftspartner:in gilt eine 35 Euro-Grenze pro Jahr – diese musst du strikt einhalten, d. h. du darfst nicht einen Cent darüber liegen, da andernfalls negative steuerliche Folgen eintreten können.
  • Aufzeichnungs- & Dokumentationspflicht: Führe eine Übersicht über alle Geschenke und in deiner Finanzbuchhaltung (FiBu) ein separates Konto bzw. separate Konten für Geschenke.
  • Steuer: Für Geschenke gibt es die Möglichkeit der Pauschalversteuerung mit einer Pauschalsteuer von 30 %.
Achtung

Was du unbedingt in Sachen Kundengeschenke und Steuern im Blick haben musst:

  • Im Rahmen einer Betriebsprüfung merkt das Finanzamt sehr schnell, wenn du beispielsweise auf Geschenke mit einem Wert bis 35 Euro die Pauschalsteuer von 30 % nicht gezahlt hast.
  • Du verlierst dann den Betriebsausgabenabzug, was – je nach Anzahl der Beschenkten und dem Umfang der Geschenke – richtig unangenehm werden kann. Das Finanzamt könnte sich dann an die von dir Beschenkten halten: Das bedeutet, deine Kunden und Kundinnen sowie Geschäftspartner:innen müssten Einkommensteuer auf die Geschenke zahlen und du hättest das genaue Gegenteil von dem erreicht, was bezweckt war: Wut statt Freude.

Wie müssen Geschenke an Kunden und Kundinnen steuerlich behandelt werden?

Das Einkommensteuergesetz (EStG) sieht in § 37b die Möglichkeit vor, dass du als Schenker:in pauschal die Steuerübernahme mit einem Steuersatz von 30 % übernimmst. Das gilt aber nur für Geschenke, die betrieblich veranlasst sind.

Definition

Was bedeutet „betrieblich veranlasst“?

Betrieblich veranlasst ist z. B. das Kundenpräsent zu Weihnachten. Nicht betrieblich veranlasst und damit kein Geschenk ist ein Trauergebinde, das du beispielsweise einem bzw. einer Geschäftspartner:in zuwendest, dessen bzw. deren Prokurist verstorben ist. Die Aufwendungen für das Trauergebinde sind zwar Betriebsausgaben für dich, dürfen aber nicht auf einem Geschenke-Konto verbucht werden. Denn Aufwendungen anderer Art haben nichts auf Geschenke-Konten verloren.

Geschenke müssen betrieblich veranlasste Sachzuwendungen sein. Dein Geschenk darf also nicht in Form von Geld erfolgen.

Anderes gilt nur für Geschenke, die den Charakter kleiner Aufmerksamkeiten haben und deren Wert unter 10 Euro liegen. Solche sogenannten „Streuwerbeartikel“ musst du nicht versteuern und die von dir Beschenkten auch nicht.

Welche Arten von Steuern sind bei Kunden­geschenken zu beachten?

Um den richtigen Wert für die Einhaltung der Wertgrenzen anzusetzen, stellt sich zunächst die Frage: brutto oder netto? Wenn du zum Vorsteuerabzug berechtigt bist, muss der Nettowert des Geschenks an deine Kunden und Kundinnen oder Geschäftspartner:innen unter der Wertgrenze liegen.

Wendest du hingegen die Kleinunternehmerregelung an, kommt es auf den Bruttowert des Geschenks an.

Hier eine Übersicht, wie du Kundengeschenke je nach Wert versteuern musst:

Bis zu 10 Euro
Bis zu 35 Euro
Über 35 Euro
Es besteht keine Steuerpflicht.
Es sind 30 % Pauschalsteuer zu entrichten.
Du kannst die Pauschalsteuer von 30 % entrichten, damit die Beschenkten dein Geschenk nicht selbst versteuern müssen.
Weder du musst das Geschenk mit der Pauschalsteuer von 30 % versteuern, noch muss der oder die Empfänger:in das Geschenk in der eigenen Steuererklärung berücksichtigen.
Damit sind alle steuerlichen Pflichten abgegolten.
Bei Geschenken über 35 Euro kannst du weder das Geschenk noch die Pauschalsteuer als Betriebsausgabe steuerlich geltend machen.

Wie buchst du Geschenke an Kunden und Kundinnen?

In deiner Buchführung buchst du Kundengeschenke auf ein eigenes Konto „Geschenke“, wobei die Namen der Empfänger:innen aus der Buchung bzw. den Unterlagen ersichtlich sein müssen.

Ein eigenes bzw. separates „Geschenke-Konto“ bedeutet, dass darauf keine anderen Aufwendungen gebucht werden dürfen, sondern ausschließlich Geschenke. Am besten nutzt du hier ein Buchhaltungsprogramm wie lexoffice. Hier sind in den integrierten Standard-Kontenrahmen (SKR) bereits passende Konten vorhanden, z. B.:

  • „Geschenke abziehbar ohne § 37b EStG“ für abzugsfähige Geschenke bis 35 Euro sowie keiner Steuerpauschalierung
  • „Geschenke abzugsfähig mit § 37b EStG“ für Geschenke bis 35 Euro und Steuerpauschalierung (d. h. du als Zuwender:in trägst die Steuer)

Ist die Pauschalsteuer für Geschenke an Geschäftspartner:innen eine abzugsfähige Betriebsausgabe?

Die Abziehbarkeit der Pauschalsteuer als Betriebsabgabe richtet sich danach, ob die Aufwendungen für die Zuwendung (also das Geschenk) als Betriebsausgabe abziehbar ist – oder eben nicht. Das wiederum bemisst sich an der Einhaltung der 35 Euro-Grenze. Steuerrechtlich teilt also die Pauschalsteuer das Schicksal des Geschenks: Ist es als Betriebsausgabe abzugsfähig, gilt das auch für die Pauschalsteuer.

Wie lassen sich Kunden­geschenke zu Weihnachten als Betriebsausgabe steuerlich absetzen?

Geschenke an Kunden und Kundinnen zu Weihnachten sind komplett steuerfrei, wenn sie die festgesetzte Grenze von 10 Euro nicht überschreiten.

Damit du ein höherwertiges Weihnachtspräsent steuerlich als Betriebsausgabe absetzen kannst, musst du die 35 Euro-Grenze einhalten. Das bedeutet, dein Weihnachtspräsent an Kunden und Kundinnen oder Geschäftspartner:innen ist nur dann abzugsfähig, wenn der Geschenkwert von 35 Euro pro Jahr und Kunde bzw. Kundin nicht überschritten wird. Schon eine Überschreitung von nur einem Cent – also wenn der Wert bei 35,01 Euro liegt – führt zur Nichtabzugsfähigkeit als Betriebsausgabe.

Zusammenfassung

Kundengeschenke und Steuer zusammengefasst

  • Kundengeschenke sind Sachzuwendungen, d. h. keine Geschenke in Form von Geld.
  • Sie müssen betrieblich veranlasst sein und dokumentiert werden (z. B. Namen der Beschenkten).
  • Du musst die Geschenke in der Buchhaltung auf einem separaten Konto („Geschenke-Konten“) verbuchen.
  • Bis zu einer Grenze von 35 Euro (pro Person und Jahr) können Kundengeschenke bei Vorliegen der Voraussetzungen als Betriebsausgabe abgezogen werden.
  • Der Wert bemisst sich bei der 35 Euro-Grenze am Nettowert. Falls du die Kleinunternehmerregelung anwendest, also nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt bist, ist der Bruttowert entscheidend.
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