Kleinunternehmer­regelung: Was bedeutet das und für wen gilt sie?

Definition: Was ist die Kleinunternehmer­regelung

Als Kleinunternehme:in gelten Unternehmen, die die Voraussetzungen der „Kleinunternehmer­regelung“ nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) erfüllen und sich für deren Inanspruchnahme entschieden haben.

Wann genau bist du ein Kleinunternehmen?

Als Kleinunternehmen giltst du, wenn du diese Kriterien erfüllst:

• Dein Vorjahresumsatz beträgt höchstens 22.000 Euro (bis 31.12.2019 17.500 Euro).
• Dein geschätzter Umsatz im laufenden Kalenderjahr wird 50.000 Euro nicht überschreiten.

Auf die Unternehmens- bzw. Rechtsform kommt es nicht an. Du kannst also als Solo-Selbständige:r oder Freiberufler:in den Status des Kleinunternehmens haben.

Kleinunternehmer:in vs Kleingewerbetreibende:r

Bei Kleingewerbetreibenden handelt es sich um Unternehmer:innen, deren Geschäftstätigkeit einen kaufmännisch eingerichteten Gewerbebetrieb beinhaltet. Kleingewerbetreibende können also auch Kleinunternehmer:innen sein.

Inhalt der Kleinunternehmer­regelung nach § 19 UStG

Von Unternehmen, die die Kleinunternehmerreglung nach § 19 UStG nutzen, wird keine Umsatzsteuer erhoben. Das bedeutet, dass du als Kleinunternehmer:in keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen und auch keine Umsatzsteuervoranmeldung übermitteln musst. Kleinunternehmen werden folglich umsatzsteuerlich ähnlich wie Freiberufler:innen (z. B. freiberufliche Journalist:innen oder Künstler:innen) behandelt, die nicht der Umsatzsteuerpflicht unterliegen.

Konkret heißt das, dass du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen musst – und auch nicht darfst. Folglich sind Brutto- und Nettobetrag identisch. Die Rechnungsstellung ist also vereinfacht und weniger aufwändig.

Kleinunternehmer­regelung (KUR) anmelden bzw. beantragen

Wenn du Gewerbetreibene:r bist, kannst du dich bereits bei der Gründung deines Unternehmens über den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ von der Umsatzsteuer befreien lassen. Den Fragebogen erhältst du automatisch vom Finanzamt, nachdem du deine Gewerbeanmeldung abgegeben hast. Als Freiberufler:in musst du dich eigenständig beim Finanzamt melden und bekommst den Fragebogen dann zugeschickt.  

Du kannst die Nutzung der Kleinunternehmerregelung auch nachträglich beantragen – formlos und schriftlich reicht hier völlig aus. Am besten machst du das zu Beginn eines Kalenderjahres. Dann greift die Regelung für das gesamte Geschäftsjahr.

Vorteile und Nachteile der Kleinunternehmer­regelung (KUR)

Die Vorteile der KUR bestehen unabhängig von der gewählten Unternehmens- bzw. Rechtsform in:

• Geringerem Aufwand bei der Rechnungsstellung, da keine Umsatzsteuer auszuweisen ist.
• Kleineren Rechnungsbeträgen durch Netto-Beträge. Dies ist vorteilhaft bei Privatkund:innen, für die die Umsatzsteuer nicht nur ein durchlaufender Posten (wie bei Geschäftskund:innen) ist, sondern ein zu zahlender Rechnungsposten. Als Kleinunternehmen kannst du also bei gleichen Nettopreisen einen höheren Gewinn realisieren als Konkurrenten, die Umsatzsteuer ausweisen und abführen müssen.
• Zeitgewinn durch den Wegfall der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt.
• Schnellere Erstellung der Steuererklärung.

Diesen Vorteilen stehen aber auch Nachteile gegenüber.

Die Nachteile der Kleinunternehmerregelung:

• Keine Erstattung der Vorsteuer durch das Finanzamt (d. h. kein Vorsteuerabzug auf Rechnungen).
• Unattraktive Preise für Geschäftskund:innen: Wenn du als Kleinunternehmer:in dieselben Endpreise verlangst wie deine Wettbewerber, die nicht die Kleinunternehmerreglung beanspruchen, sind deine Preise höher wegen der fehlenden Vorsteuer, die sich die Geschäftskund:innen vom Finanzamt erstatten lassen können.
• Preiserhöhung bei Wechsel zur Umsatzsteuerpflicht: Sobald du von der KUR zur Umsatzsteuerpflicht wechseln musst (z. B. weil dein Jahresumsatz zu hoch ist), musst du deine Preise erhöhen, wenn du weiterhin denselben Netto-Betrag einnehmen möchtest. In unserem weiterführenden Beitrag liest du, wie du die Preiserhöhung am besten kommunizierst.

Für welche Unternehmen ist die Kleinunternehmer­regelung vorteilhaft?

Sind Privatkund:innen deine wichtigste Zielgruppe, kannst du von der Kleinunternehmerregelung profitieren. Denn Privatkund:innen können sich die in deinen Rechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer – im Gegensatz zu Geschäftskund:innen – nicht vom Finanzamt als Vorsteuer erstatten lassen. Da du als Kleinunternehmer:in keine Umsatzsteuer verlangst, kannst du im Gegensatz zu deinen Konkurrent:innen, die keine Kleinunternehmen sind, also durch geringere (Gesamt-)Preise einen Preisvorteil realisieren. Dasselbe gilt, wenn deine Hauptzielgruppe ebenfalls Kleinunternehmen sind – und diese, genauso wie Privatkund:innen – nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind, so dass für sie die Umsatzsteuer keine Rolle spielt.
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Umsatzgrenzen bei der Kleinunternehmer­regelung

Die Umsatzgrenzen sind eine Voraussetzung, wenn du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen willst. Sie sind nicht statisch, sondern in zeitlicher Hinsicht unterschiedlich:

• Bis 2019 lag die Umsatzgrenze für das Vorjahr bei 17.500 Euro und im laufenden Jahr bei 50.000 Euro.
• Seit 2020 liegt die Umsatzgrenze für das Vorjahr bei 22.000 Euro und im laufenden Jahr bei 50.000 Euro.

Rechnungsstellung bei der Kleinunternehmer­regelung

Wie jedes Unternehmen musst du auch als Kleinunternehmer:in Pflichtangaben bei der Rechnungsstellung beachten – diese sind in § 14 Abs. 4 UStG geregelt. Hierzu zählen:

• Rechnungsempfänger:in: vollständiger Name und Anschrift
• Vollständiger Name und Anschrift deines Kleinunternehmens
• Steuernummer
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Art und Menge (Stück) der gelieferten Waren, Produkte bzw. Umfang der erbrachten Leistungen
• Liefer- oder Leistungsdatum (ggf. ersetzbar durch einen Hinweis, sofern dieses mit dem Rechnungsdatum identisch ist)
• Hinweis als Text, dass aufgrund der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer erhoben wird, zum Beispiel: „Kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gem. § 19 UStG“.

Entscheidungszeitpunkt zur Kleinunternehmer­regelung

Die Entscheidung hast du im Idealfall bereits bei deiner Unternehmensgründung getroffen. In diesem Fall hast du dann im „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ angekreuzt, dass du die Kleinunternehmerreglung beanspruchen willst.

Dabei gibt es jedoch Besonderheiten bzw. Ausnahmen: Hast du bei deiner Existenzgründung die Kleinunternehmerregelung gewählt, greift die Fünfjahresfrist nicht, wenn du die Umsatzgrenzen beispielsweise im Folgejahr überschritten hast. Dann besteht für das darauffolgende Jahr automatisch Umsatzsteuerpflicht und zwar unabhängig von der Fünfjahresfrist.

Regelbesteuerung statt Kleinunternehmer­regelung

Die Regelbesteuerung anstatt der Kleinunternehmerregelung zu wählen, ist sinnvoll, wenn:

• der Vorsteuerabzug entscheidend ist, etwa weil du nicht nur einmalig bei Gründung, sondern laufend Anschaffungen machen musst, die teurer sind und bei denen es sich nicht nur im steuerrechtlichen Sinne um „geringwertige Wirtschaftsgüter“ handelt.‍
• der Umsatz erwartbar die Grenze der Kleinunternehmerregelung in nicht nur einem Jahr überschreitet, sondern dauerhaft. Dann ist es besser, auf die KUR zu verzichten und bei der Regelbesteuerung zu bleiben statt hohe Nachzahlungen an das Finanzamt zu leisten.

Prüfe am Ende jedes Geschäftsjahres deinen Umsatz!

Liegt dein Umsatz über der Grenze, musst du im kommenden Jahr Umsatzsteuer zahlen. Wenn du das nicht machst, riskierst du einen Bumerang-Effekt:

Wer keine Umsatzsteuer in den Rechnungen ausgewiesen und erhoben hat, weil er gar nicht merkte, dass er die Umsatzgrenze überschritten hat, muss sie trotzdem an das Finanzamt abführen.

Das kann nicht nur zum Minusgeschäft werden, sondern zum Desaster. Zwar kannst du Rechnungen nachträglich noch korrigieren – aber Privatkund:innen und Unternehmen mit Umsatzsteuerbefreiung, für die die Umsatzsteuer nicht erstattbar ist, werden vielleicht nie wieder bestellen, sodass du Kundschaft verlierst.