Kassenbuch führen: Welche Regeln gelten?

Pflicht zur Kassen­buch­führung: Warum gibt es sie überhaupt?

Die Pflicht zur Kassenbuchführung berührt die Frage, warum Unternehmen überhaupt ein Kassenbuch führen müssen. Und die Antwort darauf ist ziemlich einfach: Ein Kassenbuch dient dazu, die Bargeldbewegungen für deine Selbstständigkeit zu erfassen. Das Finanzamt möchte nämlich nachvollziehen, ob dabei alles rechtskonform abläuft. Schließlich bietet die Bezahlung mit Bargeld eine Menge Möglichkeiten, um Steuern zu hinterziehen.

Das Kassenbuch, mit dem du genau belegen möchtest, dass du dich an die Vorschriften hältst, führst du wie ein Konto: Alle Einnahmen und Ausgaben hältst du darin genau fest und stellst sie gegenüber. Das Ergebnis ist wie beim Konto der Saldo. Anhand dieser Summe lässt sich nachvollziehen, wie viel Geld aktuell in der Geschäftskasse ist. Als Nebenbuch der Buchhaltung für Selbstständige ist das Kassenbuch aber auch beim Jahresabschluss wichtig: Der Saldo, den du im Kassenbuch ausweist, findet sich dort dann unter deinem Umlaufvermögen.

Welche Unternehmen müssen ein Kassenbuch führen?

Betriebe, bei denen häufig und/oder viel mit Bargeld gezahlt wird, müssen ein Kassenbuch führen.

Dazu gehören vor allem:

• Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind
• Unternehmen, die bilanzieren oder der Pflicht zur doppelten Buchführung unterliegen
• Unternehmen, die nach Art und Umfang einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordern

Im Umkehrschluss heißt das: Wenn du als Freiberufler:in oder Einzelunternehmer:in nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) anfertigst, bist du von der Kassenbuchpflicht ausgenommen.

Kassenbuch führen bei Kleingewerbe oder als Freiberufler:in

Freiberufler:innen müssen kein Kassenbuch führen. Wer als Selbstständige:r zur Gruppe der sogenannten freien Berufen gehört, ist im Einkommenssteuergesetz § 18 geregelt. Rechtsanwält:innen oder Journalist:innen beispielsweise gehören zu den freien Berufen und sind daher von der Pflicht zur Kassenbuchführung befreit – und das ganz unabhängig vom jeweiligen Umsatz oder Gewinn.

Auch Kleinunternehmer:innen müssen kein Kassenbuch führen, solange sie eine EÜR erstellen. Solltest du jedoch freiwillig bilanzieren, bist du wiederum dazu verpflichtet. Diese Regel gilt auch für Kleingewerbetreibende. Wenn du ein Kleingewerbe angemeldet hast, musst du kein Kassenbuch führen. Es sei denn du bist buchführungspflichtig.

Vorteile des ordnungs­gemäß geführten Kassenbuchs

Auch wenn du als Kleingewerbetreibende:r oder Freiberufler:in kein Kassenbuch führen musst, kann sich dieses Vorgehen trotzdem für dich lohnen. Der Grund: Du hast dann jederzeit eine verlässliche Übersicht über den aktuellen Bargeldbestand deines Unternehmens.

Spätestens am Ende jedes Geschäftstages kannst du ganz genau sagen, wie viel Bargeld sich in deiner Kasse befindet. Das kann dir dabei helfen, den Überblick über die aktuelle Geschäftsentwicklung zu behalten und vielleicht auch etwas schneller Entscheidungen zu treffen.

Kassenbuch führen: Welche allgemeinen Regeln musst du beachten?

Wer ein Kassenbuch führt, muss auf einige grundlegende Regeln achten, die für jeden einzelnen Geschäftsvorfall gelten. Diese Daten gehören ins Kassenbuch:

• das Datum des Geschäftsvorfalls
• eine eindeutige Belegnummer pro Beleg
• kurzer Buchungstext, der den jeweiligen Vorgang kurz beschreibt, z. B.: „Geschäftsessen mit Herrn Mustermann“
• Gesamtbetrag und Angabe, ob es sich um eine Ein- oder Auszahlung handelt. Sollte in einer anderen Währung bezahlt worden sein, trägst du auch diese Angabe in das Kassenbuch ein
• geltender Umsatzsteuersatz und konkrete Höhe der Umsatzsteuer, die eingenommen wurde
• aktueller Bargeldbestand in der Kasse nach dem Geschäftsvorfall

Hinzu kommen noch weitere Grundsätze des ordnungsgemäßen Kassenbuchs und gesetzliche Anforderungen bei der Kassenbuchführung, die du ebenfalls kennen solltest:

• Privatentnahmen und Privateinlagen gehören ins Kassenbuch.
• Ein- und Auszahlungen bei der Bank musst du vermerken.
• Geschäftsvorfälle, die du im Kassenbuch vermerkst, darfst du nicht ändern. Du musst außerdem sicherstellen, dass dein Kassenbuch im Nachhinein nicht verändert werden darf. Bei einem Kassenbuch in Papierform darfst du daher beispielsweise keine Leerzeilen lassen.
• Die sogenannte Kassensturzfähigkeit muss grundsätzlich gegeben sein. Das bedeutet, dass der Kassenbestand jederzeit anhand der Aufzeichnungen im Kassenbuch überprüft werden kann.
• Das Kassenbuch musst du vollständig und in chronologischer Reihenfolge führen. Das ergibt sich unter anderem aus dem § 238 Abs. 2 des Handelsgesetzbuch (HGB).
• Das Kassenbuch und die dazugehörigen Belege musst du 10 Jahre aufbewahren.
• Trage alle Bareinnahmen schnellstmöglich ein. Der Gesetzgeber verlangt, dass spätestens am nächsten Tag alle Eintragungen und Bargeschäfte des vorangehenden Tages komplett sein müssen.
• Du musst das Kassenbuch auf Deutsch führen oder eine deutsche Übersetzung für das Finanzamt bereithalten. Außerdem musst du sicherstellen, dass alle Vorfälle, die du im Kassenbuch aufzeichnest, klar, verständlich und nachvollziehbar sind.

Kassenbuch trotz Registrierkasse: Muss das sein?

Die meisten Registrierkassen beachten die Vorschriften zum Führen eines Kassenbuchs vollkommen automatisch. Das hat den Vorteil, dass du ein Kassenbuch nur noch in abgespeckter Form führen musst. Trotzdem muss es aber vorhanden sein. Ins Kassenbuch kommen in diesem Fall der jeweilige Tagessaldo, auch Tageslosung genannt. So ist jederzeit nachvollziehbar, wie viel Geld sich am Ende des Geschäftstags in der Kasse befindet.

Kassenbericht oder Kassenbuch: Wann brauche ich was?

Wer sich mit dem Kassenbuch und der Pflicht zur Kassenbuchführung beschäftigt, wird hin und wieder auch dem Begriff Kassenbericht begegnen.

Ein Kassenbericht ist nicht so umfangreich wie das Kassenbuch und kann daher auch nicht die Pflicht zur Kassenbuchführung ersetzen. Anders ausgedrückt: Wenn du ein Kassenbuch führen musst, reicht ein täglicher Kassenbericht nicht aus. In einem Kassenbuch musst du nämlich alle Geschäftsvorfälle festhalten. Genau das leistet ein Kassenbericht aber nicht. Er stellt lediglich die Bareinnahmen den Barausgaben eines Tages gegenüber.

Kassenbuch führen: Typische Fehler

Einige Fehler machen Unternehmer:innen immer wieder, wenn sie ihr Kassenbuch führen. Damit dir das nicht passiert, haben wir die häufigsten Fehler in einer Tabelle zusammengestellt:

Fehler im Kassenbuch korrigieren

Nicht nur dann, wenn du dein Kassenbuch handschriftlich führst, sind Fehler schnell passiert. Auch bei digitalen oder online Kassenbüchern kann es immer wieder zu Fehlern kommen. Wichtig ist, dass du dann richtig reagierst. Denn bei Fehlern oder falsch durchgeführten Korrekturen wird das Finanzamt schnell misstrauisch – und das willst du vermeiden, sonst droht unter Umständen eine Betriebsprüfung.

Bei Fehlern im Kassenbuch kannst du so vorgehen:

1. Handschriftliches Kassenbuch: Wenn du dein Kassenbuch handschriftlich führst, hast du natürlich ebenfalls die Pflicht, dich an die gesetzlichen Vorgaben und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu halten. Ein handschriftliches Kassenbuch verleitet dabei vielleicht eher dazu, Korrekturen schnell zu erledigen. Genau das solltest du aber nicht tun. Wenn du einen Fehler in einem handschriftlichen Kassenbuch entdeckst, musst du den Fehler zunächst deutlich markieren. Nochmal: Verändern darfst du an der Buchung nichts. Im Gegenteil: Der Fehler muss auch nach der Markierung noch lesbar sein. Danach schreibst du den korrekten Vorgang auf. Und zwar so, dass das Finanzamt ohne Probleme die zu korrigierende Stelle und die Korrektur nachvollziehen kann.
2. Digitales Kassenbuch: Hin und wieder gibt es bei digitalen oder online Lösungen eine Funktion, die Korrekturen erlaubt. Hier wird dann die fehlerhafte Stelle festgehalten und du hast die Möglichkeit, die korrigierte Buchung ebenfalls im Kassenbuch festzuhalten.

Die richtige Methode: Excel, Programm oder Papierform?

Bleibt noch die Frage, ob du das Kassenbuch elektronisch oder handschriftlich führen solltest. Grundsätzlich ist das Geschmackssache und hängt von deinem Geschäftsmodell ab. In der Gastronomie bietet sich ein handschriftliches Kassenbuch wohl eher nicht an. Hier gibt es viel zu viele einzelne Kasseneinnahmen und -ausgaben, die du handschriftlich ausfüllen müsstest.

Wenn du bei deiner Selbstständigkeit nur wenige Bareinnahmen hast, kannst du mit einem handschriftlichen Kassenbuch gut beraten sein. Diese Kassenbücher gibt es als fertige Vorlagen zu kaufen. Alternative: Du suchst im Internet nach Mustern oder Vorlagen, die du selbst ausdrucken und für deine Zwecke nutzen kannst.

Elektronische Lösungen oder Kassenbücher im Online-Format bieten sich gerade für Gastronomie und Einzelhandel eher an – sofern du nicht ohnehin eine entsprechende Registrierkasse nutzt.

Wenn du ein digitales Kassenbuch verwenden möchtest, achte unbedingt darauf, dass es nicht veränderbar ist. Die großen Anbieter stellen in der Regel genau das sicher. Sie möchten ihren Kunden schließlich eine Software bieten, die rechtssicher ist und sich an die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung hält. Es schadet aber nicht, sich genau das noch einmal vom Anbieter bestätigen zu lassen.

FAQs: Häufige Fragen zum Thema Kassen­buch führen

Einige Fragen tauchen immer wieder im Zusammenhang mit dem Kassenbuch auf. Wir haben einige gesammelt und geben dir eine kurze Antwort darauf:

Wie lange muss ich das Kassenbuch und die dazugehörigen Belege aufbewahren?

Die Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus § 257 Abs. 1 und 4 HGB. Danach müssen sich alle Unternehmer:innen an die gesetzliche Aufbewahrungspflicht halten. Und die liegt aktuell bei 10 Jahren. Heißt konkret: Alle Kassenbücher inklusive aller Belege musst du 10 Jahre lang archivieren.

Was passiert, wenn ich das Kassenbuch nicht ordnungsgemäß führe?

Wenn du zur Kassenbuchführung verpflichtet bist, solltest du diese Pflicht nicht unterschätzen. Denn das Finanzamt nutzt dein Kassenbuch, um deine Steuerschuld zu schätzen. Sollte es dabei Ungereimtheiten entdecken, drohen Hinzuschätzungen, Geldbußen und gewerberechtliche Sanktionen. Wenn dir nachgewiesen werden kann, dass du absichtlich Steuern hinterziehen wolltest, sogar eine Freiheitsstrafe. Mehr als genug Gründe, das Kassenbuch richtig zu führen.

Warum ist das Kassenbuch für das Finanzamt so wichtig?

Anhand des Kassenbuchs kontrolliert das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit deiner Buchführung. Hat der Finanzbeamte oder die Finanzbeamtin den Eindruck, dass du bei deinem Kassenbuch getrickst hast, drohen dir empfindliche Strafen bis hin zu einer Freiheitsstrafe. Damit du erst gar keine Probleme mit dem Finanzamt bekommst, solltest du dich an eine verlässliche Anleitung halten, wie du dein Kassenbuch führen musst. Alternativ kannst du auf entsprechende Programme zurückgreifen, die rechtssicher und GoBD-konform sind, wie beispielsweise lexoffice oder Lexware kassenbuch.