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Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, kurz GoB, legen verbindliche Regelungen fest, wie die Buchführung und der Jahresabschluss auszusehen haben. Welche Regelungen das sind und welche Vorschriften einige Selbstständige darüber hinaus beachten sollten, erfährst du hier. Denn nicht alle müssen sich an die GoB halten.

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Definition GoB: Was versteht man darunter?

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, auch in der Abkürzung GoB bekannt, sind ein Regelwerk, die zum einen aus niedergeschriebenen Gesetzen bestehen und zum anderen aus Abläufen, die sich in der Praxis etabliert haben. Die GoB bestehen also aus kodifizierten und nicht-kodifizierten Regelungen.

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Ziel der GoB

Sie dienen in erster Linie dazu, die Buchführung eines Unternehmens so zu strukturieren, dass weder Kund:innen und Gläubiger:innen noch der oder die Unternehmer:in selbst zu Schaden kommen.

Es geht dabei darum, finanzielle Verluste zu vermeiden, die sich aufgrund mangelhafter Buchführung ergeben. Zudem aber auch darum, persönliche Informationen und sensible Daten zu schützen. Wie Belege und Daten aufbewahrt werden müssen, ergibt sich aus der Abgabenordnung (AO), die damit einen wichtigen Zusatz zu den Regelungen der ordnungsmäßigen Buchführung ist.

Für wen gelten die GoB?

Die GoB gelten grundsätzlich für alle Kaufleute, wie sie im Handelsrecht definiert sind. Die entsprechende Vorschrift dazu findet sich in § 238 Abs. 1 des Handelsgesetzbuchs (HGB).

Das bedeutet Folgendes: Unternehmen, die dazu verpflichtet sind, im Handelsregister eingetragen zu werden, müssen sich an diese Form der Buchführung halten. Neben den Kaufleuten müssen sich auch sogenannte Kann-Kaufleute an die kodifizierten und nicht-kodifizierten Richtlinien der Buchführung halten, wie sie in den GoB definiert sind.

Zu den Kann-Kaufleuten gehören:

  • Kleingewerbetreibende, sofern sie im Handelsregister eingetragen sind (§ 2 HGB)
  • Betriebe der Land- und Forstwirtschaft (§ 3 HGB)
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Im Umkehrschluss bedeutet das aber auch, dass Freiberufler:innen und Selbstständige, welche die Kleinunternehmerregelung anwenden, sich nicht an die GoB halten müssen – sie können es aber freiwillig tun, wenn sie möchten.

Wo findet man die GoB?

Tatsächlich ist es gar nicht so einfach, eine Übersicht über die einzelnen Regelungen der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zu finden. Denn die GoB bestehen zum Teil aus gutachterlichen Stellungnahmen oder dem Gewohnheitsrecht und damit auch aus ungeschriebenen Gesetzen und Regelungen.

Aus diesem Grund bezeichnet man die GoB auch als unbestimmten Rechtsbegriff. Die Auslegung der einzelnen Prinzipien ergibt sich nämlich unter anderem aus der individuellen Rechtsprechung verschiedener Gerichte. Daneben kann auch die jeweils zuständige Verwaltung die Normen unterschiedlich auslegen.

Die Bedeutung der GoB für Unternehmen

Trotzdem gibt es Normen und Regelungen, die als verbindlich und allgemeingültig gelten und an die du dich als Unternehmer:in halten solltest. Vor allem dann, wenn ein bestimmter Sachverhalt zweifelhaft ist. Wenn man sich zum Beispiel nicht ganz sicher ist, wie die eigentliche Rechtsgrundlage zu verstehen ist, kommen die GoB zum Tragen. Sie dienen sogar als Entscheidungsgrundlage, ob du bestraft wirst, oder eben nicht.

Klingt kompliziert? Wir verdeutlichen es an einem Beispiel:

  • Gehen wir davon aus, dass du einen Fehler in deiner Buchführung gemacht hast. Nun weiß das Finanzamt zunächst nicht, ob das absichtlich passiert ist, du also das Finanzamt täuschen wolltest, oder ob es sich um ein Versehen handelt.
  • Um den Fall zu klären, werden die GoB herangezogen. Wenn das Finanzamt sieht, dass du dich ansonsten in deiner Buchführung an die Vorschriften der GoB gehalten hast, wird es vermutlich zu dem Schluss kommen, dass dir ein Flüchtigkeitsfehler unterlaufen ist.
  • Merkt es dagegen jedoch bei der kompletten Prüfung deiner Buchführung, dass du die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung nur sporadisch eingehalten hast, kann das ungünstig für dich ausgehen. In diesem Fall wird das Finanzamt vermutlich auch bei dem in Frage stehenden Fehler davon ausgehen, dass du eine Schuld daran trägst. Im schlimmsten Fall droht dir dann sogar ein Steuerstrafverfahren.

Die GoB im Einzelnen

Falls du dich nun fragen solltest, wie die GoB im Einzelnen lauten, haben wir nun eine grobe Übersicht über dieses Thema hier für dich zusammengestellt.

Zunächst einmal solltest du wissen, dass sich die GoB in drei große Bereiche aufgliedern:

  1. Die eigentlichen Regelungen zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung.
  2. Die Abgrenzungsgrundsätze, die sich mit dem Zeitpunkt der Geschäftsvorfälle befassen.
  3. Die Grundsätze der Bilanzierung und den Vorschriften für die doppelte Buchführung.

Die eigentlichen Grundsätze ordnungs­gemäßer Buchführung

In § 238 Abs. 1 HGB ist der erste Grundsatz der GoB geregelt. Danach muss die Buchführung – damit sie als ordnungsgemäß gelten kann – so gestaltet sein, dass ein:e unbeteiligte:r, sachverständige:r Dritte:r sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann.

Grundsatz
Bedeutung
Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit
Nach dieser Vorschrift muss sich der Jahresabschluss nach den aktuell geltenden Gesetzen richten. Darüber hinaus müssen die Daten und Zahlen, die angegeben worden sind, sowohl nachprüfbar als auch eindeutig nachzuvollziehen sein. Richtigkeit bedeutet dabei, dass alle Angaben der Wahrheit entsprechen. Solltest du Schätzwerte in deiner Berechnung angegeben haben, dürfen diese nicht willkürlich gewählt (Willkürfreiheit) sein.
Grundsatz der Vollständigkeit
Vollständigkeit in diesem Zusammenhang bedeutet, dass sich ausnahmslos alle Geschäftsvorfälle aus dem Jahresabschluss ergeben müssen. Wenn du nachlesen möchtest, wie das im Gesetz formuliert ist, schau dir dazu § 246 Abs. 1 HGB an.
Grundsatz der Übersichtlichkeit und Klarheit
Mit dieser Vorschrift ist die systematische Erfassung der einzelnen Buchungen gemeint. Die Bücher und Aufzeichnungen müssen ein erkennbares System aufweisen und nach nachvollziehbaren Prinzipien geführt werden.
Grundsatz der Wertaufhellung
Hier ist geregelt, wann Informationen noch für den Jahresabschluss berücksichtigt werden dürfen und wann nicht mehr. Dabei orientiert man sich am Bilanzstichtag.
Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit
Alle Geschäftsvorfälle müssen in chronologisch korrekter Abfolge sowie zeitnah gebucht werden.
Grundsatz der Einzelbewertung
Dieser Grundsatz besagt, dass alle Vermögensgegenstände einzeln bewertet werden müssen. Eine Zusammenfassung der jeweiligen Vermögensgegenstände zu Gruppen ist nur in Ausnahmefällen erlaubt.

Hinzu kommt der formelle Grundsatz des Belegprinzips. Dieser besagt, dass es für jede Buchung einen entsprechenden Beleg geben muss und dass ohne Beleg keine Buchung erfolgen darf.

Eine der wichtigsten Regeln, die du beachten musst: Keine Buchung ohne Beleg!

Die Abgrenzungs­grund­sätze der GoB

Diese Regelungen in den GoB sind sogenannte Nischengrundsätze. Sie können nur für ganz bestimmte Posten und Erträge angewandt werden, daher der Name. Man unterscheidet folgende Abgrenzungsgrundsätze:

Abgrenzungs-grundsatz
Erklärung
Realisationsprinzip
Der Gewinn oder Verlust muss realisiert sein, bevor er in die Bilanz einfließt.
Imparitätsprinzip
Auch dieses Prinzip bezieht sich auf Gewinne und Verluste in der Bilanz. Konkret geht es darum, dass Verluste schon verbucht werden können, bevor sie realisiert sind. Bei Gewinnen kann man dieses Prinzip jedoch nicht anwenden.
Sachliche Abgrenzung
Dieser Grundsatz wird der Tatsache gerecht, dass Unternehmen Materialien und andere Güter schon im laufenden Jahr erwerben, aber erst im nächsten Jahr verwenden.
Zeitliche Abgrenzung
Fortlaufende Zahlungen und Aufwendungen können über mehrere Jahre verteilt abgerechnet werden.

Grundsätze ordnungs­gemäßer Bilanzierung

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Bilanzierung regeln die gesetzlichen Anforderungen an das Rechnungswesen eines Unternehmens. Im Einzelnen bedeutet das:

Grundsatz
Bedeutung
Bilanzklarheit
Eine Bilanz muss ein erkennbares Gliederungsschema aufweisen, sowie die einzelnen Posten eindeutig benennen.
Bilanzwahrheit
Wahrheit bezieht sich hier auf die Vollständigkeit und Richtigkeit der Bilanz.
Bilanzkontinuität
Die einzelnen Jahresabschlüsse müssen so erstellt sein, dass sie einfach miteinander verglichen werden können.
Bilanzidentität
Der Wechsel von einem Geschäftsjahr ins nächste muss ohne Unterbrechungen möglich sein. Das bedeutet, dass die Schlussbilanz des vergangenen Jahres der Eröffnungsbilanz entsprechen muss.

Was ist der Unterschied zwischen GoB, GoBD und GOBS?

GoBD

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind gewissermaßen eine Weiterentwicklung der GoB. Denn sie legen weitere Regeln fest. Nämlich, was bei der Archivierung von Unterlagen in elektronischer Form beachtet werden muss.

GoBS

Die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) beziehen sich noch ein wenig konkreter auf die Buchführung und elektronische Datenverarbeitung.

Was sind die Konsequenzen von nicht ordnungs­mäßiger Buchführung?

Unternehmer:innen, die sich an die Vorschriften der GoB halten müssen, sollten Verstöße gegen die Regelungen nicht unterschätzen. Denn tatsächlich drohen ganz empfindliche Strafen. Jedoch hängen diese natürlich von der Schwere des Vergehens ab.

Wenn dir lediglich aus Versehen eine Falschbuchung unterläuft oder wenn Aufzeichnungen fehlen, kann dich das Finanzamt zunächst zu folgenden Korrekturen auffordern:

  • Korrektur des Fehlers
  • Berichtigung der Angaben durch eine sogenannte Teilschätzung
  • Berichtigung der Angaben durch eine sogenannte Gesamtschätzung

Die Schätzung kann dazu führen, dass

  • du Steuern nachzahlen musst
  • dir steuerliche Vergünstigungen oder z. B. das Recht auf Vorsteuerabzug gestrichen wird
  • ein Steuerstrafverfahren eingeleitet wird (nur bei schweren Verstößen)
Achtung

Wer absichtlich falsche Angaben macht und sein Vermögen im Jahresabschluss verschleiern möchte, muss nicht nur mit Geldstrafen, sondern auch mit einer Freiheitsstrafe rechnen. Die gesetzlichen Grundlagen findest du in § 331 HGB und §§ 370ff. AO (Abgabenordnung).

Wenn du eine Buchhaltungssoftware wie lexoffice verwendest, die GoBD testiert ist, musst du dir keinen Kopf machen. Denn die Software sorgt dafür, dass du die GoB-Regelungen einhältst, die für dich relevant sind.

Zusammenfassung

GoB zusammengefasst

  • Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) gelten für alle Kaufleute, aber nicht für Freiberufler:innen.
  • Selbstständige, die als Freiberufler:in tätig sind, müssen sich also nicht zwingend an die Regelungen halten, können es aber tun.
  • Die GoB bestehen aus kodifizierten und nicht-kodifizierten Regelungen.
  • Unternehmer:innen, die zur GoB verpflichtet sind, sich aber nicht daran halten, können empfindlich bestraft werden, z. B. durch Nachzahlungen. Sogar Freiheitsstrafen sind möglich.
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