Wie kannst du ein Geschäftsessen absetzen?

Definition: Wann kannst du von einem Geschäfts­essen reden?

Damit du ein Geschäftsessen steuerlich absetzen kannst, muss es bestimmte Bedingungen erfüllen.

1. Ausgangslage: Du musst nachweisen können, dass dieses Essen mit einem geschäftlichen Anlass verbunden ist.

2. Zuordnung: Im Grunde fallen alle geschäftlichen Termine, die in einem Restaurant stattfinden, unter die Bezeichnung „Geschäftsessen“.

3. Teilnehmende: Du kannst zu einem Geschäftsessen Businesspartner:innen aus externen Unternehmen oder andere Freelancer:innen einladen.

4. Als Businesspartner:innen gelten:

• Geschäftspartner:innen, mit denen du Verträge schließt
• Freelacer:innen, die du für Dienstleistungen einstellst
• Vertreter:innen aus bürokratischen Institutionen
• Journalist:innen und weitere Personen, die du in Verbindung mit der Öffentlichkeitsarbeit einlädst
• Wirtschafts- und Finanzprüfer:innen.
• Steuerberater:innen
• Anwält:innen
• Notar:innen

Treffen alle genannten Kriterien zu, kannst du als Solo-Selbstständige:r die Bewirtungskosten als Betriebsausgaben beim Finanzamt absetzen.

Welche Bewirtungs­kosten sind absetzbar?

Willst du dein Arbeitsessen absetzen, musst du beim Finanzamt mit einem detaillierten Bewirtungsbeleg nachweisen, dass die Kosten bei der Bewirtung von Geschäftspartner:innen o.ä. entstanden sind.

Für das Finanzamt gibt es beim Geschäftsessen zwei unterschiedliche Bewirtungsarten:

1. Bewirtungen aus betrieblichem Anlass

Ein Arbeitsessen mit Mitarbeitenden oder eine Betriebsfeier ordnet das Finanzamt in die Kategorie „Betrieblich veranlasste Bewirtungen“. Alle Kosten, die hierfür anfallen, können zu 100 % als Bewirtungsausgaben abgesetzt werden. Hier ist pro teilnehmenden Angestellten ein Betrag von 110 Euro festgelegt. Falls du planst, Mitarbeitende einzustellen, ist das eine wichtige Info für dich.

2. Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass

Unter diesen Punkt fallen die typischen Arbeitsessen mit Geschäftspartner:innen. Gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 2 Einkommensteuergesetz (EStG) sind für solche Termine 70 % der Bewirtungskosten steuerlich absetzbar. Die verbleibenden 30 % musst du selbst aus eigener Tasche bezahlen.

Das folgende Beispiel zeigt, wie du die Bewirtungskosten eines Geschäftsessens, das du absetzen möchtest, berechnen kannst:

Das heißt, laut diesem Beispiel kannst du 66,50 € bei der Steuererklärung als Bewirtungskosten absetzen.

Wer darf ein Geschäfts­essen absetzen?

Es gibt unterschiedliche Anlässe, bei denen die Bewirtungskosten abzugsfähig sind:

• Vertragsunterzeichnungen
• Projektverhandlungen
• Besprechungen mit Wirtschaftsprüfer:innen oder Steuerberater:innen
• Einladung zur Betriebsfeier

Als Solo-Selbstständige:r lädst du selbst zu Geschäftsessen ein, während in größeren Unternehmen solche Termine von führenden Personen eines Unternehmens ausgehen, wie z. B. Geschäftsführenden oder Abteilungsleiter:innen.

Was musst du beim Bewirtungs­beleg beachten?

Damit du ein Geschäftsessen absetzen kannst, muss der Bewirtungsbeleg mit den richtigen Angaben ausgefüllt sein. Achte darauf, dass du die Informationen so genau wie möglich angibst. Das Finanzamt achtet auf jede Ungenauigkeit. Den kleinsten Fehler bewerten die Beamt:innen und du zahlst das gesamte Geschäftsessen aus eigenem Portemonnaie.

Diese Angaben gehören auf den Bewirtungsbeleg:

Die Bewirtungsbelege solltest du zehn Jahre aufheben. Für sämtliche Belege innerhalb eines Unternehmens gelten spezielle Aufbewahrungsfristen. Übrigens: Über Gesetzesänderungen, Fristen und weitere wichtige Neuigkeiten informieren wir jeden Monat in unserem Newsletter.

Das solltest du zur Angemessen­heit wissen

Das Geschäftsessen sollte sich immer in einem angemessenen Rahmen abspielen. Das Finanzamt kontrolliert genau, ob Gegebenheiten des Arbeitsessens verhältnismäßig oder überzogen sind.

Beachte diese Kriterien, wenn du ein Geschäftsessen planst:

• Wie groß ist dein Unternehmen bzw. wie viel Umsatz macht es?
• Was ist für die Bewirtung in deiner Branche üblich?
• Ist es notwendig, dass du in ein nobles Restaurant einlädst oder ist ein Lokal von mittlerer Preisklasse ausreichend?
• Steht die Menge/Anzahl von Speisen und Getränken in Relation zu der Anzahl der eingeladenen Gäste? Als Richtwert gilt: Aufwendungen bis zu 100 Euro pro Gast sind absolut vertretbar.
• Zu was für einem Termin lädst du ein? Wie wichtig ist es, dass du aus dem Geschäftstermin ein Geschäftsessen machst?
• Wie häufig veranstaltest du ein Business-Essen?

Wann kannst du ein Geschäfts­essen nicht absetzen?

Die Finanzbehörde prüft deinen Bewirtungsbeleg genau. Sie kontrolliert auf jeden Fall, an welchem Wochentag dein Geschäftsessen stattgefunden hat. Planst du von Montag bis Freitag ein Essen mit einem Businesspartner oder einer Businesspartnerin, bist du auf der sicheren Seite. Es ist realistisch, dass du geschäftliche Verhandlungen an einem Werktag führst. Legst du dein Geschäftsessen auf das Wochenende oder gar einen Feiertag, wird es problematisch. Diese Tage erkennt die Finanzbehörde nicht als Werktage an und daher ist es schwierig, diese Bewirtungskosten abzusetzen.

Was machst du mit Bewirtungs­kosten bei Dienst­reisen?

Als Solo-Selbstständige:r verreist du häufig geschäftlich, um Kund:innen oder Mandant:innen zu besuchen? In diesem Fall musst du in einem Lokal zu Mittag oder zu Abend essen. Hierdurch entstehen für dich Verpflegungsmehraufwendungen. Da diese aus betrieblichem Anlass entstehen, sind Bewirtungsspesen jedes Jahr in deiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten abzugsfähig.

Weitere Teile der Reisekosten sind neben der Verpflegungspauschale:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten

Wo stehen Bewirtungs­kosten in der Steuer­erklärung?

Innerhalb der Steuererklärung für Selbstständige fallen Bewirtungskosten unter die Kategorie Betriebsausgaben und werden in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Gewinn- und Verlust-Rechnung erfasst. Damit sind alle Aufwendungen gemeint, die direkt in Verbindung mit deiner beruflichen Tätigkeit entstanden sind. Hierunter fallen auch Bewirtungs- bzw. Verpflegungskosten. Bist du beruflich dazu verpflichtet, zwei Haushalte zu führen, kannst du für deine Verpflegungsaufwendungen die ersten drei Monate steuerlich als Betriebsausgaben absetzen.