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Gerade bei jüngeren Selbstständigen kommt es immer häufiger vor, dass sie Businesspartner:innen zur Projektbesprechung oder zur Vertragsunterzeichnung zu einem Geschäftsessen einladen. Die Frage ist, ob du als Solo-Selbstständige:r dieses Essen selbst bezahlen musst? Wir erklären dir, was du wissen musst, damit du dein Geschäftsessen absetzen kannst.

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Definition: Wann kannst du von einem Geschäfts­essen reden?

Damit du ein Geschäftsessen steuerlich absetzen kannst, muss es bestimmte Bedingungen erfüllen.

1. Ausgangslage: Du musst nachweisen können, dass dieses Essen mit einem geschäftlichen Anlass verbunden ist.

2. Zuordnung: Im Grunde fallen alle geschäftlichen Termine, die in einem Restaurant stattfinden, unter die Bezeichnung „Geschäftsessen“.

3. Teilnehmende: Du kannst zu einem Geschäftsessen Businesspartner:innen aus externen Unternehmen oder andere Freelancer:innen einladen.

4. Als Businesspartner:innen gelten:

  • Geschäftspartner:innen, mit denen du Verträge schließt
  • Freelacer:innen, die du für Dienstleistungen einstellst
  • Vertreter:innen aus bürokratischen Institutionen
  • Journalist:innen und weitere Personen, die du in Verbindung mit der Öffentlichkeitsarbeit einlädst
  • Wirtschafts- und Finanzprüfer:innen.
  • Steuerberater:innen
  • Anwält:innen
  • Notar:innen

Treffen alle genannten Kriterien zu, kannst du als Solo-Selbstständige:r die Bewirtungskosten als Betriebsausgaben beim Finanzamt absetzen.

Welche Bewirtungs­kosten sind absetzbar?

Willst du dein Arbeitsessen absetzen, musst du beim Finanzamt mit einem detaillierten Bewirtungsbeleg nachweisen, dass die Kosten bei der Bewirtung von Geschäftspartner:innen o.ä. entstanden sind.

Info

Diese Kosten gehören zum Geschäftsessen:

  • Rechnung für Speisen und Getränke: hierzu zählen auch Bier, Wein oder Schnaps
  • Trinkgeld
  • Garderobengebühr
  • Die Zigarrenrunde nach dem Essen
  • Unterhaltungskosten

Für das Finanzamt gibt es beim Geschäftsessen zwei unterschiedliche Bewirtungsarten:

1. Bewirtungen aus betrieblichem Anlass

Ein Arbeitsessen mit Mitarbeitenden oder eine Betriebsfeier ordnet das Finanzamt in die Kategorie „Betrieblich veranlasste Bewirtungen“. Alle Kosten, die hierfür anfallen, können zu 100 % als Bewirtungsausgaben abgesetzt werden. Hier ist pro teilnehmenden Angestellten ein Betrag von 110 Euro festgelegt. Falls du planst, Mitarbeitende einzustellen, ist das eine wichtige Info für dich.

2. Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass

Unter diesen Punkt fallen die typischen Arbeitsessen mit Geschäftspartner:innen. Gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 2 Einkommensteuergesetz (EStG) sind für solche Termine 70 % der Bewirtungskosten steuerlich absetzbar. Die verbleibenden 30 % musst du selbst aus eigener Tasche bezahlen.

Das folgende Beispiel zeigt, wie du die Bewirtungskosten eines Geschäftsessens, das du absetzen möchtest, berechnen kannst:

Beispiel

Du lädst den externen Marketing-Manager Paul zum Abendessen ein, da du mit ihm die nächsten Kampagnen besprechen willst und einen günstigeren Preis verhandeln möchtest. Hierfür gehst du mit ihm in ein gutes Lokal. Die gemeinsame Rechnung beträgt insgesamt 95 € (100 %). 70 % hiervon (66,50 €) darfst du absetzen, 30 % (33,50 €) musst du selbst bezahlen.

Das heißt, laut diesem Beispiel kannst du 66,50 € bei der Steuererklärung als Bewirtungskosten absetzen.

Wer darf ein Geschäfts­essen absetzen?

Es gibt unterschiedliche Anlässe, bei denen die Bewirtungskosten abzugsfähig sind:

  • Vertragsunterzeichnungen
  • Projektverhandlungen
  • Besprechungen mit Wirtschaftsprüfer:innen oder Steuerberater:innen
  • Einladung zur Betriebsfeier

Als Solo-Selbstständige:r lädst selbst zu Geschäftsessen ein, während in größeren Unternehmen solche Termine von führenden Personen eines Unternehmens ausgehen, wie z. B. Geschäftsführenden oder Abteilungsleiter:innen.

Was musst du beim Bewirtungs­beleg beachten?

Damit du ein Geschäftsessen absetzen kannst, muss der Bewirtungsbeleg mit den richtigen Angaben ausgefüllt sein. Achte darauf, dass du die Informationen so genau wie möglich angibst. Das Finanzamt achtet auf jede Ungenauigkeit. Den kleinsten Fehler bewerten die Beamt:innen und du zahlst das gesamte Geschäftsessen aus eigenem Portemonnaie.

Diese Angaben gehören auf den Bewirtungsbeleg:

1. Zeit­punkt

Wann hat das Geschäfts­essen statt­gefunden?

Gib das genaue Datum und den zeitlichen Rahmen an.

2. Ort

Wo hat die Bewirtung stattgefunden?

Trage die genaue Anschrift des Restaurants ein.

3. Gast­geber

Wer lädt ein?

Hier vermerkst du deinen Namen und alle Angaben zu deiner Firma.

4. bewirtete Person(en)

Wen lädst du ein?

Gib den korrekten Namen deines Gastes und die Anschrift der Firma an.

Lädst du mehrere Personen ein, musst du alle bewirteten Gäste auflisten.

5. Grund
Trage den genauen Anlass für das Geschäfts­essen ein.
6. Speisen und Getränke
Hier müssen alle Getränke und Speisen mit jeweiligen Preisen einzeln auf­ge­listet sein.
7. Trink­geld
Dieses gibst du in einem separaten Feld an.
8. Kosten

Zum Schluss vermerkst du alle Kosten auf­geteilt in:

  • Netto­betrag
  • Umsatz­steuer­satz
  • Brutto­betrag
9. Unter­schrift
Vergiss nicht, den Beleg zu unter­zeichnen. Willst du auf Nummer sicher gehen, lässt du auch deinen Gast unter­schreiben. Stempel und Unter­schrift des Lokals sind eben­falls hilf­reich.

Die Bewirtungsbelege solltest du zehn Jahre aufheben. Für sämtliche Belege innerhalb eines Unternehmens gelten spezielle Aufbewahrungsfristen.

Tipp

Bei der Angabe „Anlass“ sind allgemeine Bezeichnungen wie „Geschäftsessen“ oder „Kundenakquise“ nicht ausreichend. Du solltest ein genaues Projekt oder eine konkrete Vertragsverhandlung angeben, die du im Notfall auch mit entsprechenden Dokumenten belegen kannst.

Das solltest du zur Angemessen­heit wissen

Das Geschäftsessen sollte sich immer in einem angemessenen Rahmen abspielen. Das Finanzamt kontrolliert genau, ob Gegebenheiten des Arbeitsessens verhältnismäßig oder überzogen sind.

Beachte diese Kriterien, wenn du ein Geschäftsessen planst:

  • Wie groß ist dein Unternehmen bzw. wie viel Umsatz macht es?
  • Was ist für die Bewirtung in deiner Branche üblich?
  • Ist es notwendig, dass du in ein nobles Restaurant einlädst oder ist ein Lokal von mittlerer Preisklasse ausreichend?
  • Steht die Menge/Anzahl von Speisen und Getränken in Relation zu der Anzahl der eingeladenen Gäste? Als Richtwert gilt: Aufwendungen bis zu 100 Euro pro Gast sind absolut vertretbar.
  • Zu was für einem Termin lädst du ein? Wie wichtig ist es, dass du aus dem Geschäftstermin ein Geschäftsessen machst?
  • Wie häufig veranstaltest du ein Business-Essen?

Wann kannst du ein Geschäfts­essen nicht absetzen?

Die Finanzbehörde prüft deinen Bewirtungsbeleg genau. Sie kontrolliert auf jeden Fall, an welchem Wochentag dein Geschäftsessen stattgefunden hat. Planst du von Montag bis Freitag ein Essen mit einem Businesspartner oder einer Businesspartnerin, bist du auf der sicheren Seite. Es ist realistisch, dass du geschäftliche Verhandlungen an einem Werktag führst. Legst du dein Geschäftsessen auf das Wochenende oder gar einen Feiertag, wird es problematisch. Diese Tage erkennt die Finanzbehörde nicht als Werktage an und daher ist es schwierig, diese Bewirtungskosten abzusetzen.

Was machst du mit Bewirtungs­kosten bei Dienst­reisen?

Als Solo-Selbstständige:r verreist du häufig geschäftlich, um Kund:innen oder Mandant:innen zu besuchen? In diesem Fall musst du in einem Lokal zu Mittag oder zu Abend essen. Hierdurch entstehen für dich Verpflegungsmehraufwendungen. Da diese aus betrieblichem Anlass entstehen, sind Bewirtungsspesen jedes Jahr in deiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten abzugsfähig.

Weitere Teile der Reisekosten sind neben der Verpflegungspauschale:

  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten
Info

Bewirtungskosten auf Geschäftsreise oder vor Ort sind:

  • Ausgaben für Garderobe
  • Trinkgeld
  • Tischdekoration

Es ist egal, ob du Geschäfts­partner:innen vor Ort oder auf einer Geschäftsreise einlädst. Hältst du die Aufwendungen hierfür im Verhältnis geringer als den Gesamtpreis, gelten diese als Bewirtungskosten und sind als Betriebsausgabe zu 70 % absetzbar. Nebenkosten, die unverhältnismäßig hoch sind, solltest du von den Bewirtungskosten trennen und vollständig als Betriebsausgabe abziehen.

Wo stehen Bewirtungs­kosten in der Steuer­erklärung?

Innerhalb der Steuererklärung für Selbstständige fallen Bewirtungskosten unter die Kategorie Werbungskosten. Damit sind alle Aufwendungen gemeint, die direkt in Verbindung mit deiner beruflichen Tätigkeit entstanden sind. Hierunter fallen auch Bewirtungs- bzw. Verpflegungskosten. Bist du beruflich dazu verpflichtet, zwei Haushalte zu führen, kannst du für deine Verpflegungsaufwendungen die ersten drei Monate steuerlich als Werbungskosten absetzen.

Zusammenfassung

Geschäfts­essen absetzen zusammen­gefasst

  • Ein Geschäftsessen kannst du als Werbungs­kosten absetzen, wenn du Business­partner:innen aufgrund eines geschäftlichen Anlasses zum Essen einlädst.
  • Zu den Bewirtungs­kosten zählen alle Ausgaben, die im Rahmen dieses Arbeits­essens anfallen.
  • Hierbei kannst du 70 % der Kosten bei der Steuererklärung angeben, 30 % zahlst du selbst.
  • Beachte, dass du hierfür einen ausführlichen Bewirtungsbeleg ausfüllen musst.
  • Halte die Auswahl des Lokals und die Kosten in einem angemessenen, realistischen Rahmen.
  • Plane ein Geschäftsessen immer an einem Wochentag. Am Wochenende oder Feiertag kannst du die Ausgaben nicht absetzen.
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