Geschäftsbrief: Wie muss der Aufbau aussehen?

Aufbau eines Geschäftsbriefs

Ein geschäftlicher Brief und dessen Aufbau sind kein Hexenwerk. Wie bei Privatpersonen kommunizieren auch in der Geschäftswelt zwei Parteien schriftlich miteinander:

1. Zwei Firmen (Business-to-Business, kurz B2B)
2. Ein Unternehmen an einen Kunden oder eine Kundin (Business-to-Customer, kurz B2C).

Die Regeln für die Erstellung privater Korrespondenz sind tatsächlich nicht so streng wie diejenigen für einen offiziellen Geschäftsbrief. Auch der sprachliche Ausdruck unterscheidet sich. In einem privaten Brief kannst du locker plaudern und brüskierst den Briefempfänger selbst dann nicht, wenn du auf die Grußformel verzichtest.

Die Textbausteine eines Geschäftsbriefs hingegen sollten stets sachlich, korrekt und höflich formuliert sein. Die Bestandteile eines Geschäftsbriefs müssen außerdem bestimmte Regeln zur äußeren Form einhalten, nicht nur um die offizielle Geschäftsbrief-Norm zu erfüllen, sondern auch um ein erfolgversprechendes Selbstmarketing zu erzielen.

Seitenränder und Schriftart nach DIN

Nur ein Geschäftsbrief nach sogenannter DIN-Norm 5008 erfüllt den formalen Aufbau eines geschäftlichen DIN-A4-Standardbriefs.

Durch sein einheitliches Layout, mit z. B. fest definiertem Zeilenabstand, lässt sich jeder Briefbogen perfekt falten und passt somit in alle genormten Briefkuverts mit Sichtfenstern. So sparst du dir Zeit und Mühe, eigene Gestaltungsvorlagen für deine Geschäftsbriefe zu entwickeln. Richte dich einfach nach der DIN-Vorgabe, so wird dir ein formgerechter und fehlerfreier Geschäftsbrief gelingen.

Woraus besteht der Aufbau eines Geschäfts­briefs?

Der festgelegte Aufbau eines Geschäftsbriefs laut DIN-Norm 5008 hilft dir eine übersichtliche Struktur anzulegen. Diese besteht aus Briefkopf, Betreffzeile, Anrede, Brieftext, Grußformel und Fußzeile. Erfahre im Folgenden, was du über diese Bestandteile wissen musst.

Der Briefkopf

Der Briefkopf auf dem Geschäftsbrief befindet sich, wie die Bezeichnung schon vermuten lässt, ganz oben auf deiner DIN-A4-Seite. Der Leser nimmt ihn zuerst wahr, deshalb solltest du dir bei seiner Gestaltung ruhig etwas Zeit nehmen. Der Briefkopf sollte normgerecht und inhaltlich korrekt gestaltet sein. Folgende Tipps für den Briefkopf eines Geschäftsbriefs, dessen Aufbau und beispielsweise die Abstände der Zeilen zueinander musst du beachten:

• Deine Anschrift steht klassisch oben links, inzwischen ist rechtsbündig oder zentriert aber ebenfalls üblich.
• Darunter kommt die Empfängeradresse. Diese sollte aufgrund des Sichtfensters in Briefumschlägen maximal 8,5 cm breit sein.
• Deine Kontaktdaten und die des Empfängers sollten insgesamt 9 Zeilen (bzw. 4,5 cm) nicht überschreiten.
• Ort und Datum stehen rechtsbündig und mit einer Leerzeile Abstand unter dem Geschäftsbrief-Adressfeld.
• Wenn du ein Logo verwendest, solltest du dieses im Kopfbereich des Briefes einfügen.

Betreffzeile

Im Betreff bringst du auf den Punkt, worum es in deinem Geschäftsbrief geht, z. B. um ein exklusives Angebot. Der Betreff sollte immer kurz und prägnant sein, denn er entscheidet darüber, ob sich der oder die Leser:in dein Schreiben aufmerksam liest oder nicht.

Anrede

Zwei Zeilen nach dem Betreff kommt die Anrede. Wenn du konkrete Namen und Titel von Adressaten kennst, solltest du deinen Geschäftsbrief am besten personalisieren, z. B. mit „Sehr geehrter Herr Meyer“ bzw. „Sehr geehrte Frau Meyer“ oder „Guten Tag Herr Meyer“ bzw. „Guten Tag Frau Meyer“.

Wesentliches zum Anschreiben

Das eigentliche Anschreiben erfolgt eine Leerzeile unter der Anrede. Beim Aufbau deines Geschäftsbriefs solltest du zur optischen Gliederung auf ausreichend Abstände bzw. Absätze achten. Auch Fettungen und Aufzählungen sind sinnvoll für einen optimalen Lesefluss.

Eine korrekte Rechtschreibung sowie Interpunktion spielen hier ebenfalls eine wesentliche Rolle. Inhaltlich lassen sich zum Anschreiben keine konkreten Vorgaben machen, denn jeder Geschäftsbrief behandelt ein anderes Anliegen. Im Internet findest du dennoch zahlreiche Vorlagen zu Geschäftsbriefen unterschiedlicher Genres zu deiner Orientierung. Wichtig ist, dass du am Ende einen griffigen Schlusssatz formulierst. Wenn das Ziel deines Geschäftsbriefs z. B. darin besteht, dass der Adressat sich bei dir meldet, dann fordere ihn oder sie im Schulusssatz freundlich dazu auf.

Grußformel

Die Grußformel mit nachfolgender Unterschrift bildet den Abschluss deines Geschäftsschreibens. Sie liegt eine Leerzeile unterhalb des Anschreibens. Hier kannst du klassisch „Mit freundlichen Grüßen“ schließen oder dir etwas Individuelleres für dich als Absender:in überlegen. In jedem Fall stellt sie ein abschließendes Stimmungssignal dar und möchte den oder die Leser:in freundlich verabschieden, z. B. mit „Ich freue mich auf Ihre Antwort“ oder „Viele Grüße aus Musterstadt“.

Fußzeile

Je nach Anlass des Schreibens und Art deines Unternehmens ist es wichtig, in der Fußzeile alle relevanten Angaben zu dir bzw. zu deiner Firma zu machen. Dazu zählen:

• Firmenadresse
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Webadresse
• Bankverbindung
• Umsatzsteuer-ID
• Registergericht
• Handelsregisternummer

Welche Pflichtangaben gehören ine einen Geschäfts­brief?

Die Pflichtangaben im Geschäftsbrief richten sich danach, ob du im Handelsregister eingetragen bist oder nicht. Wenn du eingetragen bist, müssen deine geschäftlichen Schreiben folgenden Vorgaben entsprechen:

• Eintrag des Firmennamens und der Rechtsform
• Angabe der Handelsregisternummer mit zuständigem Registergericht
• Bei einer GmbH oder AG: Vor- und Nachname des Geschäftsführers oder der Geschäftsführerin

Wenn du nicht im Handelsregister eingetragen bist, müssen deine Geschäftsbriefe folgende Angaben enthalten:

• Deinen Vor- und Nachnamen
• Deine aktuelle Geschäftsadresse

Geschäftsbriefe – und was sonst noch relevant ist

Bei Geschäftsbriefen und deren Aufbau solltest du vor allem darauf achten, dass diese, allen Formalien zum Trotz, nicht zu steif wirken. Denk daran, dass jedes Schreiben Werbung für dich ist. Deswegen solltest du neben möglichst kurzen und klaren Sätzen auch auf verbindliche Formulierungen achten, die deine Kund:innen oder Zielgruppe positiv stimmen. Ebenso wichtig ist es, dass du klassische Flüchtigkeitsfehler vermeidest, wie beispielsweise:

1. Mangelhafte Beschriftung des Briefkuverts: Gibst du z. B. die Adresse falsch an, erhältst du den Brief als unzustellbar zurück. Dasselbe gilt für eine falsche Frankierung. Es ist peinlich, wenn der oder die Empfänger:in das fehlende Porto auslegen muss. Geht der Brief ins Ausland, vergiss nicht, das Ziel-Land auf Englisch anzugeben.
2. Nichtssagende Beschreibung des Sachverhalts: Verwirre nicht mit verschachtelten Sätzen. Konzentriere dich auf das Wesentliche deiner Botschaft, so wirkst du professionell und wenn du dann noch den oder die Leser:in mit Namen ansprichst, hast du seine oder ihre ungeteilte Aufmerksamkeit.
3. Bedrucken der Rückseite deines Briefbogens: Wenn der Brief länger gerät, dann drucke niemals wichtige Aussagen auf die Rückseite des Anschreibens. Nutze in diesem Fall immer ein zweites Blatt. So stellst du sicher, dass nichts übersehen wird.

Versetze dich in die Rolle des Brief­empfängers oder der Brief­empfängerin

Mit dem richtigen Aufbau eines Geschäftsbriefes überzeugst du nicht nur deine Kund:innen, sondern profitierst von weiteren Vorteilen:

• Du machst Werbung für dein Geschäftsmodell sowie für dein Unternehmen.
• Du überzeugst die Empfänger:innen jedes Geschäftsbriefs, egal, ob du ein Angebot, eine Marketingaktion oder eine Mahnung schreiben möchtest.
• Du optimierst dein Image und somit deine Marke, wenn du dich in Geschäftsbriefen empathisch und seriös zeigst.
• Du sensibilisierst die Wahrnehmung deiner Kund:innen im Hinblick auf dein Produktportfolio bzw. deine Leistungen.

Betrachte deshalb jeden Geschäftsbrief als Chance und setze darin die gängigen DIN-Regeln um. Wenn du dann noch eine passende Sprache wählst, hast du viel für eine gelungene Kundenkommunikation getan.