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Um bei Kund:innen und Geschäftspartner:innen einen guten Eindruck zu hinterlassen, ist es wichtig, dass deine Geschäftsbriefe professionell und seriös beim Adressaten ankommen. Darum ist es für dich als Solo-Selbstständige:n wichtig, das 1x1 des Briefeschreibens zu beherrschen. Hol dir die nötigen Infos und Tipps hier bei lexfree und lerne wie du einen Geschäftsbrief bzw. dessen Aufbau normgerecht gestaltest.

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Aufbau eines Geschäftsbriefs

Ein geschäftlicher Brief und dessen Aufbau sind kein Hexenwerk. Wie bei Privatpersonen kommunizieren auch in der Geschäftswelt zwei Parteien schriftlich miteinander:

  1. Zwei Firmen (Business-to-Business, kurz B2B)
  2. Ein Unternehmen an einen Kunden oder eine Kundin(Business-to-Customer, kurz B2C).
Tipp

Egal, ob es ein privater Geschäftsbrief an eine Behörde oder ein Geschäftsbrief unter Selbstständigen ist, für den Aufbau gibt es jeweils feste Regelwerke zu beachten. Lies nach, welche Fehler du unbedingt meiden solltest, wenn du einen professionellen Geschäftsbrief schreiben möchtest.

Die Regeln für die Erstellung privater Korrespondenz sind tatsächlich nicht so streng wie diejenigen für einen offiziellen Geschäftsbrief. Auch der sprachliche Ausdruck unterscheidet sich. In einem privaten Brief kannst du locker plaudern und brüskierst den Briefempfänger selbst dann nicht, wenn du auf die Grußformel verzichtest.

Die Textbausteine eines Geschäftsbriefs hingegen sollten stets sachlich, korrekt und höflich formuliert sein. Die Bestandteile eines Geschäftsbriefs müssen außerdem bestimmte Regeln zur äußeren Form einhalten, nicht nur um die offizielle Geschäftsbrief-Norm zu erfüllen, sondern auch um ein erfolgversprechendes Selbstmarketing zu erzielen.

Seitenränder und Schriftart nach DIN

Nur ein Geschäftsbrief nach sogenannter DIN-Norm 5008 erfüllt den formalen Aufbau eines geschäftlichen DIN-A4-Standardbriefs.

Durch sein einheitliches Layout, mit z. B. fest definiertem Zeilenabstand, lässt sich jeder Briefbogen perfekt falten und passt somit in alle genormten Briefkuverts mit Sichtfenstern. So sparst du dir Zeit und Mühe, eigene Gestaltungsvorlagen für deine Geschäftsbriefe zu entwickeln. Richte dich einfach nach der DIN-Vorgabe, so wird dir ein formgerechter und fehlerfreier Geschäftsbrief gelingen.

Info

Beim Verfassen deiner Geschäftsbriefe in Microsoft Word® solltest du daher Folgendes berücksichtigen:

Die Seitenränder eines Geschäftsbriefs beziehen sich stets auf ein DIN-A4-Blatt. Stell sie auf diese Maße ein:

  • Seitenrand oben: 4,5 cm
  • Seitenrand unten: 2,5 cm
  • Linker Seitenrand: 2,5 cm
  • Rechter Seitenrand: 2 cm (mindestens 1,5 cm)

Die Schriftgröße deines Geschäftsbriefs sollte 12 Punkt, bei größerer Textmenge 11 Punkt nicht unterschreiten, sonst ist dein Fließtext schlecht lesbar und stresst den Adressaten. Als beliebteste Schriftarten haben sich mittlerweile Times New Roman in Schriftgröße 12 Punkt und Arial in 11 Punkt durchgesetzt. Sie wirken schlicht und sind gut lesbar, ebenso wie die Standard-Schrift Calibri. Mit diesen drei Schriftvariationen kannst du nichts falsch machen.

Struktur und Aufbau eines Geschäfts­briefs

Der festgelegte Aufbau eines Geschäftsbriefs laut DIN-Norm 5008 hilft dir eine übersichtliche Struktur anzulegen. Im Folgenden erfährst du alles, was du über Briefkopf, Betreffzeile, Anrede, Brieftext, Grußformel und Fußzeile eines korrekt gestalteten Geschäftsbriefes wissen musst.

Der Briefkopf

Der Briefkopf auf dem Geschäftsbrief befindet sich, wie die Bezeichnung schon vermuten lässt, ganz oben auf deiner DIN-A4-Seite. Der Leser nimmt ihn zuerst wahr, deshalb solltest du dir bei seiner Gestaltung ruhig etwas Zeit nehmen. Der Briefkopf sollte normgerecht und inhaltlich korrekt gestaltet sein. Folgende Tipps für den Briefkopf eines Geschäftsbriefs, dessen Aufbau und beispielsweise die Abstände der Zeilen zueinander musst du beachten:

  • Deine Anschrift steht klassisch oben links, inzwischen ist rechtsbündig oder zentriert aber ebenfalls üblich.
  • Darunter kommt die Empfängeradresse. Diese sollte aufgrund des Sichtfensters in Briefumschlägen maximal 8,5 cm breit sein.
  • Deine Kontaktdaten und die des Empfängers sollten insgesamt 9 Zeilen (bzw. 4,5 cm) nicht überschreiten.
  • Ort und Datum stehen rechtsbündig und mit einer Leerzeile Abstand unter dem Geschäftsbrief-Adressfeld.
  • Wenn du ein Logo verwendest, solltest du dieses im Kopfbereich des Briefes einfügen.

Betreffzeile

Im Betreff bringst du auf den Punkt, worum es in deinem Geschäftsbrief geht, z. B. um ein exklusives Angebot. Der Betreff sollte immer kurz und prägnant sein, denn er entscheidet darüber, ob sich der oder die Leser:in dein Schreiben aufmerksam liest oder nicht.

Tipp

Hier einige hilfreiche Tipps zum Betreff:

  • Vermeide es unbedingt, das Wort „Betreff“ vorneweg zu stellen.
  • Der Betreff steht immer zwei Zeilen unterhalb des Datums.
  • Ein Betreff ist entweder gefettet oder in größerer Schrift gestaltet.
  • Er sollte nicht länger als zwei Zeilen sein.

Anrede

Zwei Zeilen nach dem Betreff kommt die Anrede. Wenn du konkrete Namen und Titel von Adressaten kennst, solltest du deinen Geschäftsbrief am besten personalisieren, z. B. mit „Sehr geehrter Herr Meyer“ bzw. „Sehr geehrte Frau Meyer“ oder „Guten Tag Herr Meyer“ bzw. „Guten Tag Frau Meyer“.

Wesentliches zum Anschreiben

Das eigentliche Anschreiben erfolgt eine Leerzeile unter der Anrede. Beim Aufbau deines Geschäftsbriefs solltest du zur optischen Gliederung auf ausreichend Abstände bzw. Absätze achten. Auch Fettungen und Aufzählungen sind sinnvoll für einen optimalen Lesefluss.

Eine korrekte Rechtschreibung sowie Interpunktion spielen hier ebenfalls eine wesentliche Rolle. Inhaltlich lassen sich zum Anschreiben keine konkreten Vorgaben machen, denn jeder Geschäftsbrief behandelt ein anderes Anliegen. Im Internet findest du dennoch zahlreiche Vorlagen zu Geschäftsbriefen unterschiedlicher Genres zu deiner Orientierung. Wichtig ist, dass du am Ende einen griffigen Schlusssatz formulierst. Wenn das Ziel deines Geschäftsbriefs z. B. darin besteht, dass der Adressat sich bei dir meldet, dann fordere ihn oder sie im Schulusssatz freundlich dazu auf.

Grußformel

Die Grußformel mit nachfolgender Unterschrift bildet den Abschluss deines Geschäftsschreibens. Sie liegt eine Leerzeile unterhalb des Anschreibens. Hier kannst du klassisch „Mit freundlichen Grüßen“ schließen oder dir etwas Individuelleres für dich als Absender:in überlegen. In jedem Fall stellt sie ein abschließendes Stimmungssignal dar und möchte den oder die Leser:in freundlich verabschieden, z. B. mit „Ich freue mich auf Ihre Antwort“ oder „Viele Grüße aus Musterstadt“.

Fußzeile

Je nach Anlass des Schreibens und Art deines Unternehmens ist es wichtig, in der Fußzeile alle relevanten Angaben zu dir bzw. zu deiner Firma zu machen. Dazu zählen:

  • Firmenadresse
  • Telefonnummer
  • E-Mail-Adresse
  • Webadresse
  • Bankverbindung
  • Umsatzsteuer-ID
  • Registergericht
  • Handelsregisternummer
Tipp

Die Fußzeile kann ruhig in kleinerer Schriftgröße formatiert werden, z. B. in 9 oder 10 Punkt. Sie sollte zudem die Seitenränder (2-2,5 cm) einhalten.

Pflichtangaben im Geschäfts­brief

Die Pflichtangaben im Geschäftsbrief richten sich danach, ob du im Handelsregister eingetragen bist oder nicht. Wenn du eingetragen bist, müssen deine geschäftlichen Schreiben folgenden Vorgaben entsprechen:

  • Eintrag des Firmennamens und der Rechtsform
  • Angabe der Handelsregisternummer mit zuständigem Registergericht
  • Bei einer GmbH oder AG: Vor- und Nachname des Geschäftsführers oder der Geschäftsführerin

Wenn du nicht im Handelsregister eingetragen bist, müssen deine Geschäftsbriefe folgende Angaben enthalten:

  • Deinen Vor- und Nachnamen
  • Deine aktuelle Geschäftsadresse

Geschäftsbriefe – und was sonst noch relevant ist

Bei Geschäftsbriefen und deren Aufbau solltest du vor allem darauf achten, dass diese, allen Formalien zum Trotz, nicht zu steif wirken. Denk daran, dass jedes Schreiben Werbung für dich ist. Deswegen solltest du neben möglichst kurzen und klaren Sätzen auch auf verbindliche Formulierungen achten, die deine Kund:innen oder Zielgruppe positiv stimmen. Ebenso wichtig ist es, dass du klassische Flüchtigkeitsfehler vermeidest, wie beispielsweise:

  1. Mangelhafte Beschriftung des Briefkuverts: Gibst du z. B. die Adresse falsch an, erhältst du den Brief als unzustellbar zurück. Dasselbe gilt für eine falsche Frankierung. Es ist peinlich, wenn der oder die Empfänger:in das fehlende Porto auslegen muss. Geht der Brief ins Ausland, vergiss nicht, das Ziel-Land auf Englisch anzugeben.
  2. Nichtssagende Beschreibung des Sachverhalts: Verwirre nicht mit verschachtelten Sätzen. Konzentriere dich auf das Wesentliche deiner Botschaft, so wirkst du professionell und wenn du dann noch den oder die Leser:in mit Namen ansprichst, hast du seine oder ihre ungeteilte Aufmerksamkeit.
  3. Bedrucken der Rückseite deines Briefbogens: Wenn der Brief länger gerät, dann drucke niemals wichtige Aussagen auf die Rückseite des Anschreibens. Nutze in diesem Fall immer ein zweites Blatt. So stellst du sicher, dass nichts übersehen wird.

Versetze dich in die Rolle des Brief­empfängers oder der Brief­empfängerin

Mit dem richtigen Aufbau eines Geschäftsbriefes überzeugst du nicht nur deine Kund:innen, sondern profitierst von weiteren Vorteilen:

  • Du machst Werbung für dein Geschäftsmodell sowie für dein Unternehmen.
  • Du überzeugst die Empfänger:innen jedes Geschäftsbriefs, egal, ob du ein Angebot, eine Marketingaktion oder eine Mahnung schreiben möchtest.
  • Du optimierst dein Image und somit deine Marke, wenn du dich in Geschäftsbriefen empathisch und seriös zeigst.
  • Du sensibilisierst die Wahrnehmung deiner Kund:innen im Hinblick auf dein Produktportfolio bzw. deine Leistungen.

Betrachte deshalb jeden Geschäftsbrief als Chance und setze darin die gängigen DIN-Regeln um. Wenn du dann noch eine passende Sprache wählst, hast du viel für eine gelungene Kundenkommunikation getan.

Zusammenfassung

Geschäftsbrief und sein Aufbau zusammengefasst

  • Die Bestandteile eines Geschäftsbriefs müssen bestimmte Regeln zur äußeren Form einhalten.
  • Stelle die Seitenränder und die Schriftgröße auf die passenden Maße ein.
  • Wähle eine gut lesbare Schriftart aus, wie z. B. Arial oder Calibri.
  • Setze den Briefkopf an die richtige Stelle und achte darauf, dass alle Daten ins Sichtfenster des Kuverts passen.
  • Formuliere einen kurzen Betreff und personalisiere – wenn möglich – die Anrede.
  • Baue Absätze, Aufzählungen und Fettungen ein für den optimalen Lesefluss.
  • Schließe mit einer Grußformel ab, die zu dir passt.
  • In die Fußzeile gehören alle wichtigen Angaben zu deiner Firma.
  • Vermeide unnötige Fehler, wie z. B. die Angabe einer falschen Adresse oder zu wenig Porto.
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