Firmenwagen für Selbstständige: Wann lohnt sich eine Anschaffung?

Firmenwagen für Selbst­ständige: Zunächst die betrieb­liche Nutzung festlegen

Wenn du als Selbstständige:r oder Freiberufler:in ein Firmenfahrzeug erwirbst, nutzt du es in der Regel auch privat. In diesem Fall musst du den Dienstwagen versteuern.

Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:

1. die Anwendung der 1 %-Regelung
2. das Führen eines Fahrtenbuches

Welche der beiden Varianten für dich infrage kommt, hängt vom Anteil der betrieblichen Nutzung ab – also wie oft du das Fahrzeug für berufliche Zwecke nutzt. Denn wenn du nebenberuflich selbstständig bist, wirst du den Firmenwagen beispielsweise weniger oft nutzen als hauptberuflich Selbstständige.

Doch was ist, wenn du als Selbstständige:r einen Firmenwagen ohne Privatnutzung anmelden möchtest? In diesem Fall musst du keine Steuern zahlen. Hier ist jedoch ein legaler Trick notwendig, damit das Finanzamt die Befreiung des Firmenwagens von der Steuer anerkennt. Denn grundsätzlich geht die Behörde davon aus, dass man den Firmenwagen auch privat nutzt – der sogenannte Anscheinsbeweis.
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Die private Nutzung des Firmenwagens muss per Anordnung ausdrücklich verboten sein, damit die Steuer für den Firmenwagen entfällt.

Du kannst also als Selbstständige:r beispielsweise in den Compliance-Regelungen deines Unternehmens (oder auch in deinen Arbeitsverträgen) festlegen, dass das Firmenfahrzeug nicht privat genutzt werden darf. Du händigst dir ausschließlich den Schlüssel aus, wenn du dich an deiner Arbeitsstätte befindest oder betriebliche Fahrten unternehmen musst. Nach Feierabend steht das Kfz wieder auf dem Betriebsgelände und der Schlüssel bleibt im Büro.

Welche Möglich­keiten zur Versteuerung des Firmen­wagens gibt es?

Nutzt du als Selbstständige:r oder Freiberufler:in den Dienstwagen auch privat, betrachtet das Finanzamt die Privatfahrten als Entnahme. Auf diesen Betrag musst du Einkommensteuer zahlen. Der sogenannte „private Nutzungsanteil“ wird dann dem steuerpflichtigen Gewinn deines Unternehmens zugerechnet. Die darauf entfallenen Steuern kannst du durch zwei Besteuerungsmethoden ermitteln: durch die 1 %-Regelung und das Führen eines Fahrtenbuchs.

Die 1 %-Regelung

Bei der 1-Prozent-Regelung ist der Bruttolistenpreis des Kfz ausschlaggebend. Das Finanzamt rechnet jeden Monat 1 % des Wertes als sogenannten geldwerten Vorteil an. Dazu zählen auch die Fahrten von zu Hause zur Arbeitsstätte. Außerdem musst du die Entfernung zwischen den beiden Orten berücksichtigen sowie eine Entfernungspauschale von 35 Cent je Kilometer (gilt bis 31.12.2023).

Hier Rechenbeispiel zur 1 %-Regelung:
Der Listenpreis des Fahrzeugs beträgt 30.000 Euro, die Entfernung zur Arbeit 25 km.

Das Fahrtenbuch

Wenn dir die Variante der 1 % Regelung zu pauschal ist und du wirklich nur den tatsächlichen Anteil der privaten Fahrten versteuern möchtest, musst du ein lückenloses Fahrtenbuch führen. Die Eintragungen in diesem Buch sind die Grundlage für die Besteuerung des Firmenwagens.
Die folgenden Angaben musst du für jede betriebsbedingte Fahrt mit dem Dienstfahrzeug im Buch aufführen:

• Datum
• Kilometerstand zu Beginn
• Kilometerstand zum Ende
• Ziel
• Reiseroute
• Zweck
• Angaben zum oder zur Geschäftspartner:in

Bei privaten Fahrten musst du nur die Kilometerzahl notieren und angeben, dass es sich um eine solche handelt. Weitere Angaben entfallen für diese Einsätze des Firmenwagens.

Die Zuordnung des Firmen­wagens zu Betriebs- oder Privat­vermögen

Der Firmenwagen für Gewerbetreibende und Selbstständige: Wann gehört er zum Betriebsvermögen und wann ist es deine Privatsache?

Grundsätzlich hast du als Selbstständige:r die Möglichkeit, einen Teil der Kosten für das Fahrzeug als Betriebsausgaben geltend zu machen. Die folgenden Kosten sind als diese Art von Ausgaben abzugsfähig:

• Anschaffung
• Unterhaltung
• Nutzung

Um diese Kosten absetzen zu können, musst du den Firmenwagen allerdings als Betriebsvermögen klassifiziert. Wenn dein PKW im Privatvermögen ist und du ihn für betriebliche Fahrten nutzt, kannst du die Fahrten als pauschale Betriebsausgaben absetzen. Das Finanzamt erkennt pro betrieblich gefahrenem Kilometer 0,30 Euro als Betriebsausgaben an und ab dem 21. Kilometer innerhalb der gleichen Fahrt 0,38 Euro pro Kilometer (seit 2022).

Das heißt: Von der Klassifizierung als Betriebs- oder Privatvermögen hängt es ab, inwieweit die oben genannten Kosten des Firmenwagens zu deinen Betriebsausgaben zählen.
Hierbei unterscheidet man zwischen drei Arten von Betriebs- und Privatvermögen:

1. Gewillkürtes Betriebsvermögen: Du kannst als Freiberufler:in oder Selbstständige:r den Firmenwagen als diese Art von Vermögen klassifizieren, wenn du ihn zwischen 10 % und 50 % der Zeit geschäftlich nutzt. Du musst in diesem Fall deinen PKW allerdings unmissverständlich deinem Betriebsvermögen zuordnen und dies in einem Bestandsverzeichnis dokumentieren. Zur Versteuerung darfst du in diesem Fall nicht die 1-Prozent-Regelung wählen, sondern nur die Fahrtenbuch-Methode. Leichter ist eine formlose Aufzeichnung über einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten.
2. Notwendiges Betriebsvermögen: Zu diesem Vermögen zählen alle Wirtschaftsgüter, die unmittelbar dem Einsatz in deinem Unternehmen oder Betrieb dienen. Das ist dann der Fall, wenn du den Firmenwagen mehr als 50 % geschäftlich nutzt. Wenn du ihn auch privat nutzt, kannst du zwischen der 1-Prozent-Regelung und dem Fahrtenbuch als Versteuerungs-Methode wählen.
3. Privatvermögen: Nutzt du das Fahrzeug grundsätzlich weniger als 10 % geschäftlich, musst du es als Privatvermögen klassifizieren.

Welche Kosten dürfen beim Dienst­wagen für Selbst­ständige abgesetzt werden?

Du kannst verschiedene Einzelaufwendungen für den Firmenwagen von der Steuer absetzen, wenn du selbstständig bist. Dazu zählen:

• Reparaturkosten
• Wartungskosten
• Gebühren für Abgas- und Hauptuntersuchung
• Kosten für Kraftstoff und Pflege
• Versicherungskosten
• Gebühren für Steuern

Die Anschaffungskosten werden abgeschrieben

Die Kosten für die Anschaffung des Firmenwagen zählen nicht sofort zu deinen Betriebsausgaben. Diesen Posten schreibst du über einen bestimmten Zeitraum ab und erfasst den Abschreibungsbetrag als Betriebsausgabe.

Am Ende jedes Jahres musst du die Kosten jedoch um den privaten Nutzungsanteil korrigieren. Hierbei ist es hilfreich wenn du die Höhe der betrieblichen Nutzung festgelegt hast – die Möglichkeiten haben wir dir bereits oben erläutert.

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Firmenwagen für Selbst­ständige: Leasing oder Kauf – was lohnt sich mehr?

Das Firmenwagen-Leasing kann sich für Selbstständige wirklich lohnen. Doch worauf solltest du dabei achten? Zunächst solltest du dir bewusst machen, welchen Anteil der Kosten für ein Fahrzeug du betrieblich geltend machen willst und wie du diese versteuerst.

Ob du als Selbstständige:r einen Firmenwagen besser kaufen oder doch leasen solltest, kann pauschal nicht beantwortet werden, sondern ist abhängig von deiner individuellen Situation. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile, die du entsprechend verschiedener Kriterien abwägen solltest.

Wir haben dir die Aspekte übersichtlich aufgelistet, die bei deiner Entscheidung für den Kauf oder das Leasing eines Firmenwagens eine Rolle spielen.

Leasing eines Firmen­wagens

Kauf eines Firmen­wagens

Du kannst auch ein bereits finanziertes Auto als Firmenwagen anmelden, wenn du dich selbstständig machst. Du musst nur immer im Hinterkopf behalten, dass du festlegst, wie viel du das Fahrzeug letztendlich nutzt und wie du es versteuern willst.