Was musst du beim Fahrtenbuch führen beachten, damit du keinen Stress mit dem Finanzamt bekommst?

Fahrtenbuch führen: Ist das Pflicht?

Ein Fahrtenbuch zu führen, ist grundsätzlich keine Pflicht. Pflicht ist aber die Erfassung eines Privatanteils. Und das erfolgt mit der 1%-Regelung. Wenn du diese Methode aus steuerlichen Gründen nicht nutzen möchtest, kannst du auch ein Fahrtenbuch führen.

Hintergrund: Wenn du als Fahrzeughalter einen Firmenwagen hast, unterstellt das Finanzamt, dass du diesen auch für private Zwecke nutzt. Die private Nutzung wäre dann eine Entnahme, die zu versteuern ist. Dabei ist es unerheblich, ob du den Firmenwagen als Halter:in gekauft oder geleast hast.

Führst du als Fahrzeughalter:in ein Fahrtenbuch für deinen Firmenwagen bzw. Dienstwagen, kannst du dem Finanzamt beweisen, dass du beispielsweise deinen Wagen für geschäftliche Zwecke einsetzt und wie viel oder wie wenig du ihn privat nutzt. Zu dem Zweck reichst du das Fahrtenbuch zusammen mit der Steuererklärung bei deinem Finanzamt ein.

Welche Fahrten gehören ins Fahrtenbuch?

In das Fahrtenbuch gehören alle betrieblichen und privaten Fahrten.

Welche Pflichtangaben muss dein Fahrtenbuch enthalten?

Egal ob du ein elektronisches oder handschriftliches Fahrtenbuch führst, du musst auf jeden Fall das amtliche Kennzeichen deines Firmenwagens und dessen Kilometerstand am 01.01. und 31.12. des jeweiligen Kalenderjahres angeben.

Pro Fahrt sind bestimmte Mindestangaben nötig, damit das Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird.

Zu jeder betrieblichen Fahrt musst du folgende Daten eintragen:

• das Datum
• den Kilometerstand vor der Abfahrt und bei der Ankunft
• das Reiseziel
• bei Umwegen die Reiseroute
• den Reisezweck
• den Namen des besuchten Kunden/Geschäftspartners oder der besuchten Kundin/Geschäftspartnerin

Wenn du regelmäßig dieselben Kunden oder Unternehmen besuchst, kannst du ein numerisches Kundenverzeichnis (mit vollständiger Namens- und Adressangabe) führen und brauchst dann im Fahrtenbuch nur die jeweilige Nummer anzugeben. Das reduziert den Dokumentationsaufwand für dich aber auch für die zuständige Behörde erheblich. Das Kundenverzeichnis reichst du beim Finanzamt zusammen mit dem Fahrtenbuch ein.

Zu jeder privaten Fahrt musst du nur folgende Angaben machen:

• das Datum
• den Kilometerstand vor der Abfahrt und bei der Ankunft
• das Reiseziel
• die zurückgelegten Kilometer

Warum kann sich ein Fahrtenbuch steuerlich lohnen?

Grundsätzlich erfolgt die Besteuerung der privaten Nutzung eines Dienst- oder Firmenwagens nach der 1-Prozent-Regelung. Wem dieser Betrag zu hoch erscheint, der kann alternativ ein Fahrtenbuch führen und die Fahrtenbuchmethode als Steuergrundlage anwenden.

Nach der 1-Prozent-Regel wird vom Finanzamt für die private Nutzung des Firmenwagens monatlich 1 Prozent des Fahrzeuglistenpreises als Entnahme angesetzt. Die 1-Prozent-Regel ist also eine Pauschale, wohingegen es beim Fahrtenbuch auf die tatsächliche Nutzung des KFZ ankommt. Daher eignet sich die 1-Prozent-Regel für dich als Unternehmer:in, wenn du keinen Aufwand haben und nicht jede Fahrt zeitnah dokumentieren willst.

Die Entscheidung, ob du die Pauschalbesteuerung oder die Einzelnachweismethode mit einem Fahrtenbuch wählst, kannst du nur zu Beginn des jeweiligen Kalenderjahres treffen. Das heißt, du bist dann an die Entscheidung gebunden und kannst nicht unterjährig wechseln. Einzige Ausnahme: Es findet ein Firmenwagenwechsel statt.

Welche rechtlichen Voraussetzungen und Auflagen muss ein ordnungs­gemäßes Fahrtenbuch erfüllen?

Es gibt verschiedene Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch bzw. eine Fahrtenbuchauflage. Zu den formalen Anforderungen gehören Form und Zeitraum:

• Handschriftliches Fahrtenbuch: Wenn du das Fahrtenbuch nicht elektronisch, sondern handschriftlich führst, ist die erste Anforderung eine leserliche Schrift. Schreibst du im Fahrtenbuch unleserlich, wird es das Finanzamt nicht anerkennen.
• Ein handschriftliches Fahrtenbuch ist keine „lose Sammlung handschriftlicher Zettel“ – es muss in geschlossener Form vorliegen.
• Zeitraum des Fahrtenbuchs: Du darfst das Fahrtenbuch nicht für einen repräsentativen Zeitraum führen. Stattdessen muss es das gesamte Kalenderjahr umfassen.
• Zeitpunkt des Fahrtennachweises: Du musst das Fahrtenbuch zeitnah, fortlaufend, chronologisch und lückenlos führen. Das heißt, du darfst die Fahrten nicht irgendwann erfassen. Du musst sie zeitnah nach erfolgter Fahrt dokumentieren, in fortlaufender Reihenfolge, nach Datum geordnet (am besten vom Beginn des Kalenderjahres, d.h. ab 1.1.) und natürlich vollständig, d.h. lückenlos.

Musst du das Fahrtenbuch handschriftlich oder elektronisch führen?

Du kannst das Fahrtenbuch in handschriftlicher oder elektronischer bzw. digitaler Form führen. Wichtig ist das richtige Ausfüllen des Fahrtenbuchs – und zwar unabhängig davon, ob du es in Papier- oder elektronischer Form führst.

Diese Möglichkeit gibt es zum Führen eines Fahrtenbuches für den Fahrzeughalter in Papierform:

• Formularbuch (im Fachhandel erhältlich

Diese Möglichkeiten gibt es zum Führen eines elektronischen Fahrtenbuches:

• Hardware: als fest eingebaute Box oder als Stecker
• Software: als App
• Software & Hardware: als Kombination, wenn beispielsweise die besuchten Adressen per GPS erkannt und an die Hardware (Smartphone, PC) übertragen werden

Das Finanzamt erkennt ein elektronisches Fahrtenbuch eines Fahrzeughalters steuerlich an, wenn:

• sich dieselben Erkenntnisse wie aus einem handschriftlichen Fahrtenbuch gewinnen lassen.
• zusätzlich zum Bewegungsprofil (der elektronischen Erfassung der Fahrtwege) auch die Fahrtanlässe zeitnah erfasst sind.
• nachträgliche Veränderungen technisch ausgeschlossen bzw. mindestens dokumentiert sind.
• GoBD-konforme Datenexporte vorliegen und nicht nur Zusammenfassungen als Excel-Datei. Denn bei Excel-Dateien ist keine Unveränderbarkeit der Angaben gewährleistet.

Wie funktioniert ein elektronisches Fahrtenbuch?

Während du im handschriftlichen Fahrtenbuch alle Angaben in ein Formularbuch schreibst, werden im elektronischen Fahrtenbuch viele Informationen strukturiert erfasst, beispielsweise:

• Datum und Uhrzeit
• Kilometerstand zu Fahrtbeginn und Fahrtende sowie gefahrene Kilometer
• Start- und Zielort bzw. Adresserkennung
• Zweck der Fahrt (kann bei manchen elektronischen Fahrtenbüchern zu Beginn der Fahrt festgelegt bzw. ausgewählt werden)

Welche Daten wie erfasst werden, variiert von Produkt zu Produkt. Auch bei digitalen Fahrtenbüchern ist es möglich, dass du als Fahrzeughalter:in beispielsweise die Kontaktdaten und den Fahrtzweck manuell einpflegen musst. Lass dich aber bei der Entscheidung für ein konkretes Produkt nicht nur vom Komfort leiten, also z. B. ob alle Daten automatisiert erfasst werden. Denn das wichtigste Kriterium ist, dass das elektronische Fahrtenbuch vom Finanzamt bzw. der zustänidgen Behörde anerkannt wird. Achte deshalb darauf, dass das von dir gewählte Produkt 100 Prozent finanzamtkonform ist.

Welches Fahrtenbuch wird vom Finanzamt anerkannt?

Das Finanzamt erkennt sowohl handschriftliche als auch elektronische Fahrtenbücher an, wenn diese korrekt geführt sind. Das heißt beispielsweise:

• Fahrtunterbrechungen sind dokumentiert (Beispiel: Wenn auf dem Reiseweg getankt wird, lautet der Eintrag „Berlin – Tankstelle XYZ – Hannover“ und nicht „Berlin – Hannover“).
• Die gefahrenen Kilometer passen zum Ölverbrauch.
• Die Tankbelege stammen nur von Orten, die auch laut Fahrtenbuch besucht wurden.
• Die Parkquittungen stimmen mit den Tagen überein, an denen der Firmenwagen auch benutzt wurde.
• Der auf der Werkstattrechnung angegebene Kilometerstand stimmt mit dem des Fahrtenbuchs überein.
• Die Kilometer-Angaben in TÜV-Dokumenten weichen nicht von denen im Fahrtenbuch ab, sondern stimmen überein.

Wann wird ein Fahrtenbuch vom Finanzamt nicht anerkannt?

Ein Fahrtenbuch wird vom Finanzamt unabhängig von der Form nicht anerkannt, wenn es nicht ordnungsgemäß geführt ist und der Fahrtenbuchauflage widerspricht. Das ist z. B. der Fall, wenn es

• Lücken aufweist, also unvollständig ist.
• nicht fortlaufend und chronologisch geführt ist.
• rückwirkend erstellt wurde, z. B. weil es verloren gegangen ist.
• nicht schlüssig ist, etwa wenn für einen bestimmten Tag eine Tankquittung als Buchungsbeleg existiert, die in einem Ort ausgestellt wurde, der aber laut Fahrtenbuch gar nicht an dem Tag besucht wurde (Beispiel: Im Fahrtenbuch ist für den 3.5.2020 als Ort Berlin ausgewiesen, aber die Tankquittung stammt von einer Tankstelle in Hannover).
• pro Fahrt nicht den jeweiligen Fahrer oder die jeweilige Fahrerin ausweist, wenn der Firmenwagen von mehreren Fahrer:innen genutzt wird.

Ein schriftliches Fahrtenbuch wird vom Finanzamt nicht anerkannt und widerspricht der Fahrtenbuchauflage, wenn es

• unleserlich ist.
• viele verschiedene Handschriften aufweist, weil Eintragungen z. B. von dem oder der Assistent:in, Ehepartner:in oder einer sonstigen Drittperson stammen, was nicht unbedingt für eine zeitnahe Erfassung spricht und daher oft kritisch gesehen wird.
• nicht in geschlossener Form vorliegt, beispielsweise einzeln abgeheftete Tabellenblätter (z. B. Excel-Tabellen) abgegeben wurden.
• nicht manipulationssicher ist, d. h. Änderungen müssen gut lesbar, nachvollziehbar sein.

Ein digitales Fahrtenbuch wird vom Finanzamt nicht anerkannt, wenn es die Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch nicht erfüllt sind. Das trifft z. B. in folgenden Fällen zu:

• Neben ergänzenden Daten zur jeweiligen Fahrt (z. B. ob es sich um eine private oder betriebliche Fahrt gehandelt hat), können weitere Änderungen hinzugefügt werden – auch nachträglich.
• Der GPS-Tracker zeichnet zwar Bewegungsdaten und Zeiten auf. Diese können jedoch im Nachhinein geändert oder bearbeitet werden.

Fahrtenbuch – was sind Privat­fahrten?

Jede Fahrt, die nicht in Zusammenhang mit betrieblichen Zwecken gebracht werden kann, ist eine Privatfahrt. Es handelt sich also um Fahrten, die einen privaten Charakter haben und keinem dienstlichen Anlass zugeordnet werden können. Hierzu zählen beispielsweise Fahrten

• zwecks Verwandten- oder Freundesbesuch
• zum Einkaufen, Sportstudiobesuch
• in den Urlaub, Tages- oder Wochenendausflüge
• der Kinder zur Schule oder zu Freizeitaktivitäten

Wenn mehrere Privatfahrten direkt nacheinander stattfinden, können diese zusammengefasst werden. Bei einer Privatfahrt muss im Fahrtenbuch nicht der Reiseweg und der Reisezweck angegeben werden – es genügt die Kilometer-Angabe.

Wie lange musst du das Fahrtenbuch führen und aufbewahren?

Das Fahrtenbuch musst du als Unternehmer:in für das komplette Kalenderjahr führen, das in deiner Steuererklärung angegeben ist.

Wie die meisten steuerlichen Unterlagen musst du laut Fahrtenbuchauflage das Fahrtenbuch 10 Jahre aufbewahren. Dabei beginnt die Aufbewahrungsfrist zum Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Fahrtenbuch vorgenommen wurde.

Kannst du einen Eintrag im Fahrtenbuch löschen?

Ein Eintrag bzw. Aufzeichnungen im Fahrtenbuch dürfen nicht gelöscht werden, denn dann wäre es nicht mehr vollständig. Das gilt sowohl für das handschriftliche als auch das elektronische Fahrtenbuch: Weder darfst du aus dem Formularbuch eine Seite herausreißen, noch darfst du in der elektronischen Form einen Eintrag im Fahrtenbuch löschen.

Beim elektronischen Fahrtenbuch kannst du nach dem Ende der Fahrt nur Informationen hinzufügen, etwa ob es sich um eine Privatfahrt gehandelt hat, aber eben nichts löschen.

Womit musst du rechnen, wenn das Fahrtenbuch nicht richtig geführt ist?

Wenn das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt ist und nicht den fahrtenbuchauflagen entspricht, wird es vom Finanzamt nicht anerkannt. Das Finanzamt wendet zur Besteuerung dann die 1-Prozent-Regel an.

Wurde das Fahrtenbuch bewusst manipuliert oder gefälscht, handelt es sich um ein Steuerdelikt. Dies kann mit einer Anzeige wegen Steuerhinterziehung geahndet und mit einem Bußgeld bestraft werden.