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Seit 2020 dürfen Bundesbehörden Rechnungen nur noch in elektronischer Form annehmen. Wenn du für den öffentlichen Dienst arbeitest, ist das ein Grund, auf die E-Rechnung umzusteigen. Aber dieses Format bietet noch weitere Vorteile. Welche das sind und was es sonst noch Wissenswertes zur E-Rechnung gibt, erfährst du in diesem Beitrag.

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Was ist eine elektronische Rechnung im Sinne der E-Rechnungsverordnung?

Die Definition der elektronischen Rechnung ist in der E-Rechnungsverordnung (ERechV) in § 2 enthalten. Danach ist eine Rechnung eine elektronische Rechnung, wenn diese beiden Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Die Ausstellung, Übermittlung und der Empfang erfolgen in einem strukturierten elektronischen Format.
  • Das elektronische Format ermöglicht eine automatische und elektronische Dokumentverarbeitung.

Welche Unternehmer:innen müssen auf elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) in Deutschland umstellen?

Die ERechV verpflichtet Bundesministerien, Verfassungsorgane und Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung sowie Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung, Rechnungen mit Beträgen ab 1.000 Euro nur noch als E-Rechnungen anzunehmen. Du bist als Lieferant:in oder Dienstleister:in betroffen, wenn du Leistungen für die o.g. öffentlichen Auftraggeber erbringst.

Ein Beispiel: Wenn du für die Bundeswehr oder die Deutsche Bahn AG Aufträge ausführst und hierfür mindestens 1.000 Euro verlangst, musst du eine E-Rechnung ausstellen und kannst keine Rechnung als PDF einreichen.

Eine Ausnahme hiervon gilt nur für Rechnungsdaten, die nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz als geheimhaltungsbedürftig eingestuft sind.

Welche Vorteile bietet dir die elektronische Rechnung als Rechnungssteller:in?

Als Rechnungssteller:in profitierst du von E-Rechnungen:

  • Höchste Transparenz im elektronischen Rechnungseingang und Rechnungsworkflow: Wenn du z. B. die Plattform OZG-RE nutzt, siehst du den Bearbeitungsstatus deiner Rechnung unter dem Menüpunkt „Bearbeitungsstatus eingereichter XRechnungen“.
  • Kürzere Durchlaufzeiten für deine Rechnung.
  • Schnellere Rechnungsbegleichung, was zur Sicherung deiner Liquidität beiträgt.
Tipp

Möchtest du deine E-Rechnungen auch digital unterschreiben? Dann lies dir unseren Beitrag zum Thema digitale Signatur durch.

Wie kannst du E-Rechnungen an Rechnungsempfänger:innen übermitteln?

Du kannst deine E-Rechnungen über diese Plattformen einreichen:

  • Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE): wenn du Rechnungen an Bundesministerien, Verfassungsorgane und Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung stellst (z. B. an das Robert Koch-Institut (RKI), das Kraftfahrt-Bundesamt oder die Universität der Bundeswehr usw.).
  • OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE): wenn du Rechnungen an Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung stellst (z. B. an die Bundesagentur für Arbeit).

In welchem Format wird die elektronische Rechnung erstellt?

Die Anforderungen an das Datenformat für die einzureichende E-Rechnung ergeben sich aus

  • der EN-16931 (der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung)
  • der ERechV
  • den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes, also der ZRE (Zentralen Rechnungseingangsplattform) und der OZG-RE (OZG-konformen Rechnungseingangsplattform)

Bei der ZRE ist das zu verwendende Datenformat die XRechnung in der jeweils gültigen Fassung. Du kannst außerdem jedes andere Datenformat nutzen, sofern es den o.g. Anforderungen genügt. Hierzu zählt z. B. das Datenformat ZUGFeRD.

Ist eine Rechnung, die ich per E-Mail versende, nicht auch eine elektronische Rechnung?

Wenn du mit einer E-Mail eine Rechnung versendest, ist dies kein elektronischer Rechnungsversand im Sinne der E-Rechnungsverordnung, weil sie nicht in einem strukturierten Datenformat vorliegt und folglich keine automatisierte elektronische Rechnungsverarbeitung stattfinden kann.

Wenn du beispielsweise eine Rechnung als PDF-Dokument mailst, dann sind zwar die Bedingungen „elektronische Ausstellung“, „elektronische Übermittlung“ und „elektronischer Empfang“ eingehalten. Nicht erfüllt ist die Anforderung, die Rechnung elektronisch automatisiert weiter zu verarbeiten. Denn die Rechnung liegt nicht in einem strukturierten Datenformat vor, weil das PDF erst über eine Texterkennung wie z. B. OCR für die Dokumentweiterverarbeitung aufbereitet werden muss. Eine elektronische, automatisierte Weiterverarbeitung in den Systemen ist also nicht gegeben, da erst die OCR-Umwandlung erfolgen muss.

Info

Eine PDF-Datei ist – genauso wie eine tif-, jpg-, bmp-Grafikdatei – nur eine bildhafte Repräsentation der Rechnung, aber keine E-Rechnung im Sinne der ERechV. Dasselbe gilt für Word-Dokumente.

ZUGFeRD, XRechnung und E-Rechnung mit Peppol: Was ist der Unterschied?

ZUGFeRD, XRechnung und E-Rechnung mit Peppol sind elektronische Rechnungsdatenformate:

  • ZUGFeRD steht als Abkürzung für den „Zentralen User Guide des Forums elektronische Rechnungen Deutschland“.
  • Peppol steht als Abkürzung für “Pan-European Public Procurement OnLine”, wobei “Pan-European” längst übertroffen ist, da mittlerweile z. B. auch Australien, Neuseeland und Singapur zu den Peppol-Ländern gehören.
  • XRechnung steht für XML-basiertes, semantisches Datenmodell.

Wie sich die Formate XRechnung und ZUGFeRD unterscheiden, zeigt dir diese Vergleichstabelle:

XRechnung
ZUGFeRD
  • ie umfasst strukturierte Daten im XML-Format, die automatisiert weiterverarbeitet werden können und nur maschinenlesbar sind.
  • Sie sind für das menschliche Auge nicht lesbar, sondern benötigen hierzu Visualisierungsprogramme.
  • Rechnungen mit ZUGFeRD bestehen sowohl aus maschinenlesbaren XML-Daten als auch aus dem für Menschen lesbaren PDF-Format.
  • Eine ZUGFeRD-Rechnung kann ohne Visualisierungsprogramm gelesen werden, weil sie einen Bildanteil als PDF enthält – das strukturierte XML ist in das PDF eingebettet.
  • ZUGFeRD gehört damit zu den hybriden Rechnungsformaten des E-Invoicing, also der elektronischen Rechnungsstellung.

Ob ZUGFeRD, XRechnung oder eher die E-Rechnung mit Peppol für dich geeignet ist, hängt von deinem Business und deinen Geschäftspartner:innen ab, denen du Rechnungen stellst. Wenn du Rechnungen an Unternehmen in der EU und vor allem in außereuropäische Länder verschickst, dann schau dir die aktuelle Liste der Peppol-Länder an. Peppol ist auch dann vorteilhaft, wenn du E-Invoicing mit Unternehmen machst und nicht nur mit öffentlichen Auftraggebern.

Tipp

Mit der Buchhaltungssoftware lexoffice erstellst du mit wenigen Klicks eine rechtssichere XRechnung.

Mehr zur Rechnungserstellung mit lexoffice

Sind XRechnung und ZUGFeRD kostenlose E-Rechnungsformate?

Wenn du über die ZRE oder OZG-RE elektronische Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD einreichen möchtest, ist die hierfür erforderliche Registrierung und Nutzung für dich als Rechnungssender:in kostenlos. Es können aber Kosten für die Nutzung der Plattformen Hard- und Softwarekosten für die Bereitstellung, Anbindung und den Betrieb entstehen.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Elektronische Rechnungen sind genauso lange aufzubewahren wie Papierrechnungen – es gibt keinen Unterschied zwischen analogen und digitalen Rechnungen hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen. Und diese beträgt 10 Jahre und beginnt, wenn das Kalenderjahr abgelaufen ist, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Auch die Bestimmungen, wie E-Rechnungen aufzubewahren sind, ist in Deutschland genauso geregelt wie bei Papierrechnungen. Sie müssen im Original aufbewahrt werden, das heißt: sie müssen elektronisch archiviert werden. Die Archivierung eines Ausdrucks ist nicht zulässig.

Zusammenfassung

E-Rechnung zusammengefasst

  • Die E-Rechnung ist in der ERechV geregelt, in Deutschland gibt es zudem das E-Rechnungsgesetz.
  • Sie wird in einem elektronischen, strukturierten Format erstellt, übermittelt und empfangen sowie automatisiert (und ohne Medienbrüche) weiter verarbeitet.
  • Die E-Rechnung ist für alle Rechnungssteller:innen Pflicht, die Rechnungen über 1.000.- Euro an öffentliche Auftraggeber:innen in Bundesministerien, Verfassungsorganen und Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung oder Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung stellen.
  • Die E-Rechnung kann als ZUGFeRD, XRechnung oder Rechnung mit Peppol erfolgen.
  • Sie lässt sich über die Plattformen ZRE und OZG-RE übermitteln.
  • Eine elektronische Rechnung musst du genauso lange aufbewahren wie analoge Rechnungen, nämlich 10 Jahre. Zudem musst du sie im Original, also in elektronischer Form, archivieren.
  • Die E-Rechnung schafft hohe Transparenz beim E-Invoicing.
  • Sie verkürzt die Bearbeitungszeit bei den Rechnungsempfänger:innen, ermöglicht eine schnellere Rechnungsbegleichung und schafft so die Voraussetzung für eine höhere Liquidität.
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