Was ist eine E-Rechnung und welche Vorteile bietet sie?

Was ist eine E-Rechnung im Sinne der E-Rechnungsverordnung?

Die Definition der elektronischen Rechnung ist in der E-Rechnungsverordnung (ERechV) in § 2 enthalten. Danach ist eine Rechnung eine elektronische Rechnung, wenn diese beiden Voraussetzungen erfüllt sind:

• Die Ausstellung, Übermittlung und der Empfang erfolgen in einem strukturierten elektronischen Format.
• Das elektronische Format ermöglicht eine automatische und elektronische Dokumentverarbeitung.

Welche Unternehmer:innen müssen auf elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) in Deutschland umstellen?

Die ERechV verpflichtet Bundesministerien, Verfassungsorgane und Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung sowie Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung, Rechnungen mit Beträgen ab 1.000 Euro nur noch als E-Rechnungen anzunehmen. Wenn du also Leistungen für die o.g. öffentlichen Auftraggeber erbringst, bist du als Lieferant:in des Bundes verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen und diese Rechnungen zudem elektronisch zu versenden.

Ein Beispiel: Wenn du als Dienstleister:in für die Bundeswehr oder die Deutsche Bahn AG Aufträge ausführst und hierfür mindestens 1.000 Euroverlangst, musst du eine E-Rechnung ausstellen und kannst keine digitale Rechnung als PDF einreichen.

Folgende Ausnahmengelten innerhalb der E-RechV:

• Ausgenommen vom elektronischen Rechnungseingang sind Rechnungsdaten, die nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz als geheimhaltungsbedürftig eingestuft sind
• Rechnungen, die weniger als 1.000 Euro ausmachen
• Rechnungen, die nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind

Welche Pflichtangaben benötigt eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung muss wie jede analoge Papierrechnung alle relevanten Rechnungsbestandteile gemäß den umsatzsteuerlichen Vorgaben (§ 14 Umsatzsteuergesetz) aufweisen. Darüber hinausschreibt der § 5 der E-RechV noch folgende Angaben vor:

• Angabe der sogenannten Leitweg-Identifikationsnummer, die dir bei der Auftragserteilung mitgeteilt wird
• Fälligkeitsdatum der Rechnungssumme
• Ergänzende Zahlungsbedingungen
• Die Bankverbindung des Zahlungsempfängers oder der Zahlungsempfängerin
• De-Mail- bzw. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers oder der Rechnungsstellerin

Welche Vorteile bietet dir die elektronische Rechnung als Rechnungssteller:in?

E-Rechnungen verschaffen dir als Rechnungssteller:in folgende Vorteile:

• Höchste Transparenz im elektronischen Rechnungseingang und Rechnungsworkflow: Wenn du z. B. die Plattform OZG-RE nutzt, siehst du den Bearbeitungsstatus deiner Rechnung unter dem Menüpunkt „Bearbeitungsstatus eingereichter XRechnungen“.
• Es sind kürzere Durchlaufzeiten von Rechnungen gewährleistet.
• Schnellere Rechnungsbegleichung, was zur Sicherung deiner Liquidität beiträgt.
• Achtung: Im Gegensatz zu analogen Rechnungen auf Papier geht es bei Rechnungen per E-Mail nicht ohne Zustimmung der Empfänger:innen. Das heißt, du musst vorabklären, dass die Rechnungen elektronisch übermittelt werden dürfen.

Wie kannst du E-Rechnungen an Rechnungsempfänger:innen übermitteln?

Wenn du eine E-Rechnung ausgestellt hast, kannst du diese über folgende Plattformen einreichen:

1. die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) – wenn du Rechnungen an Bundesministerien, Verfassungsorgane und Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung stellst, z. B. an das Robert-Koch-Institut (RKI), das Kraftfahrt-Bundesamt oder die Universität derBundeswehr usw.
2. OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) – wenn du Rechnungen an Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung stellst (z. B. an die Bundesagentur für Arbeit. Grundlage hierfür bilden die Richtlinien des Onlinezugangsgesetzes (OZG)

In welchen elektronischen Rechnungsformaten wird die E-Rechnung erstellt?

Die Anforderungen an das Datenformat für einzureichende elektronische Rechnungen ergeben sich für dich als Solo-Selbstständige:r oder Freelancer:in aus den folgenden gesetzlichen Grundlagen:

• Europäische Norm für die elektronische Rechnungsverarbeitung (EN-16931)
• E-Rechnungsverordnung (ERechV)
• Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen de sBundes, also die ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform) und die OZG-RE(OZG-konforme Rechnungseingangsplattform)

Bei der ZRE ist das zu verwendende Datenformat die XRechnung in der jeweils gültigen Fassung. Du kannst außerdem jedes andere Datenformat nutzen, sofern es den o.g. Anforderungen genügt. Hierzu zählt z. B. das Datenformat ZUGFeRD.

Wird eine Rechnung per E-Mail als elektronische Rechnung vom Gesetz als zulässig und gültig anerkannt?

Wenn du Rechnungen per E-Mail versendest, ist dies kein elektronischer Rechnungsversand im Sinne der E-Rechnungsverordnung. Der Grund: Diese liegen nicht in einem strukturierten Datenformat vor und es kann folglich keine automatisierte elektronische Rechnungsverarbeitung stattfinden.

Genauer erklärt, bedeutet das:

1. Wenn du beispielsweise eine E-Mail-Rechnung als PDF-Dokument mailst, dann sind zwar die Bedingungen „elektronische Ausstellung“, „elektronische Übermittlung“ und „elektronischer Empfang“ eingehalten. Nicht erfüllt ist nach dem E-Rechnungsgesetz, die Möglichkeit, die Rechnung elektronisch automatisiert weiter zu verarbeiten.
2. In unserem Beispiel liegt die Rechnung per Mail nicht in einem strukturierten Datenformat vor, weil das PDF erst über eine Texterkennung wie z. B. OCR für die Dokumentweiterverarbeitung aufbereitet werden muss.
3. Eine elektronische, automatisierte Weiterverarbeitung in den Systemen des ZRE-Bund ist also nicht gegeben.

ZUGFeRD, XRechnung und E-Rechnung mit Peppol: Was ist der Unterschied?

ZUGFeRD, XRechnung und E-Rechnung mit Peppol sind Datenformate für elektronische Rechnungen. Folgende Informationen sind für dich relevant:

• ZUGFeRD steht als Abkürzung für den „Zentralen User Guide des Forums elektronische Rechnungen Deutschland“.
• Peppol steht als Abkürzung für “Pan-European Public Procurement OnLine”, wobei “Pan-European” längst übertroffen ist, da mittlerweile z. B. auch Australien, Neuseeland und Singapur zu den Peppol-Ländern gehören.
• XRechnung steht für XML-basiertes, semantisches Datenmodell.

Wie sich die Formate XRechnung und ZUGFeRD unterscheiden, zeigt dir diese Vergleichstabelle:

Fazit: Ob ZUGFeRD, XRechnung oder eher die E-Rechnung mit Peppol für dich geeignet ist, hängt von deinem Business und deinen Geschäftspartner:innen ab, denen du Rechnungen stellst. Wenn du Rechnungen an Unternehmen in der EU und vor allem in außereuropäische Länder verschickst, dann schau dir die aktuelle Liste der Peppol-Länder an. Peppol ist auch dann vorteilhaft, wenn du E-Invoicing mit Unternehmen machst und nicht nur mit öffentlichen Auftraggeber:innen.

Wichtig zu wissen ist auch, dass sich die Art der Rechnungsstellung immer nach dem Zielland richtet. Das heißt, Rechnungssteller:innen aus dem Ausland, die für öffentliche Aufträge gemäß § 1 der E-RechV Leistungen für den Bund in Deutschland erbringen, müssen zwingend E-Rechnungen stellen.

Sind XRechnung und ZUGFeRD kostenlose E-Rechnungsformate?

Wenn du über die ZRE oder OZG-RE elektronische Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD einreichen möchtest, ist die hierfür erforderliche Registrierung und Nutzung für dich als Rechnungssender:in kostenlos. Es können aber Kosten für die Nutzung der Plattformen Hard- und Softwarekosten für die Bereitstellung, Anbindung und den Betrieb entstehen.

Wie musst du E-Rechnungen archivieren?

Wenn du auf E-Invoicing umstellen möchtest, dann musst du dich auch mit den Aufbewahrungspflichten beschäftigen. Denn seit dem 1. Juli 2011 sind Papier- sowie E-Rechnungen steuerrechtlich gleichgestellt. Somit ist auch die Archivierung von elektronischen Rechnungen in densogenannten „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung vonBüchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zumDatenzugriff“ (GoBD) geregelt. Folgendes musst du wissen:

• Eine E-Rechnung ist ein elektronisches Dokument und muss daher elektronisch archiviert werden. Es reicht also nicht, wenn du nur einen Ausdruck der E-Rechnung aufbewahrst. Du darfst zwar Papierrechnungen digitalisieren und hinterher das Original vernichten. Doch elektronische Rechnungen, die du beim Erhalt in ein anderes Format konvertiert hast, musst du immer im Original und im konvertierten Format aufbewahren.
• Elektronische Rechnungen sind dabei genauso lange aufzubewahren wie Papierrechnungen – es gibt keinen Unterschied. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in beiden Fällen 10 Jahre und beginnt, wenn das Kalenderjahr abgelaufen ist, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
• Die Aufbewahrungsfristen innerhalb der EU variieren. Das EU-Parlament strebt derzeit eine Vereinheitlichung an. Doch bis es soweit ist, bleibt die Festsetzung von Fristen in der Verantwortung der Mitgliedstaaten.