E-Mail-Marketing: Wie funktioniert es und worauf ist zu achten?

E-Mail-Marketing: Eine Definition

E-Mail-Marketing ist eine spezifische Form des Direktmarketings. Unternehmer:innen nutzen das E-Mail-Marketing, um Werbeformate und Informationen gezielt an Kund:innen zu verschicken. Voraussetzung ist, dass Letztere sich für den Empfang von E-Mails bzw. Newslettern beim Absender registriert haben.

Welche E-Mail-Arten gibt es?

Warum Newsletter? Trotz der Beliebtheit von sozialen Medien wie Facebook oder Instagram gelingt heute auch mit traditionellem E-Mail-Marketing eine direkte Kundenansprache. Als content-getragene Werbebotschaften sind dabei Newsletter und Co. unschlagbar. Die Anlässe dazu sind vielfältig:

• Info-basierte Werbemails: Das sind Newsletter oder Einladungen zu Veranstaltungen. Sie enthalten vor allem relevante Informationen zu deinem Unternehmen bzw. Produkt. Damit lässt sich die Neugierde von Neukund:innen und Bestandskund:innen gleichermaßen wecken.
• Automatisierte E-Mails: Diese kannst du nutzen, um mithilfe deines Systems zu bestimmten Anlässen – Geburtstage oder Willkommensgrüße – Post an die hinterlegten Kunden-Mailadressen zu schicken. Auch elektronische Gutscheine erreichen deine Kund:innen auf diesem Weg.
• Transaktionale E-Mails: Hierbei handelt es sich ebenfalls um automatisch verschickte Mitteilungen. Sie werden aber erst versendet, wenn der oder die Kund:in bei dir gekauft hat. Gemeint sind hier beispielsweise Bestell- oder Versandbestätigungen, aber auch Infos zum Bestellstatus.

Warum ist E-Mail Marketing für Dein Unternehmen wichtig?

E-Mail Marketing ist für Selbstständige oftmals die einfachste Art, um mit bestehenden Kund:innen und potenziellen Interessent:innen in Kontakt zu treten. Zu den zahlreichen Vorteilen des E-Mail- Marketings gehört unter anderem, dass es sich dabei um eine äußerst kostengünstige Variante des Marketings für Selbstständige handelt.

Die Vorteile von E-Mail-Marketing im Überblick

Aus unternehmerischer Sicht wäre es schon fast fahrlässig, wenn du dir die folgenden Vorteile entgehen lässt:

• Mit E-Mail-Marketing kannst du eine große Anzahl an Empfänger:innen mit geringem Kostenaufwand erreichen.
• E-Mail-Marketing ist digital und somit umweltfreundlich. Es wird dafür kein Papier produziert, bedruckt und versendet.
• Mithilfe bestimmter Leistungskennzahlen (KPI) ist der Erfolg deiner Kampagnen messbar. Gemeint sind hier z. B. die Zahl deiner Abonnent:innen, Zustellbarkeit, Öffnungsrate und Klickrate.
• Mit elektronischen Werbebotschaften holst du dir Traffic auf deine Webseite und Kund:innen in deinen Online-Shop.
• Maßnahmen via E-Mail-Marketing eignen sich für B2C genauso wie für B2B. Im B2B Bereich generierst du damit E-Mail-Marketing Leads für deinen Vertrieb.
• Die Grundlagen von E-Mail-Marketing sind kein Hexenwerk. Du kannst dich schnell hineinfinden und es gewinnbringend für dein Unternehmen einsetzen.

E-Mail-Marketing – um diese Ziele geht es

Nutze E-Mail-Direktmarketing, um beispielsweise Marketing-Kampagnen zu planen. Diese können auf folgende Ziele ausgerichtet sein:

• Bekanntheit deines Unternehmens bzw. deiner Marke steigern
• Verkauf deiner Produkte bzw. Dienstleistungen fördern
• Leads generieren
• Kundenbindung
• Marktforschung betreiben und Kundenbefragungen durchführen
• After-Sales-Betreuung von Kund:innen
• Online-Bewertungen einholen

Welche E-Mail Marketing Strategie ist sinnvoll?

Der Erfolg deiner E-Mail-Marketing-Kampagnen hängt immer von einer übergeordneten Strategie ab. Schließlich möchtest du dich von den Werbeauftritten deiner Mitbewerber:innen abheben, aber auch die Neugierde deiner Zielgruppe wecken. Beachte bei der Entwicklung deiner Strategie folgende Voraussetzungen:

• Guter Content ist Pflicht: Verschicke nur dann Newsletter an deine Zielgruppe, wenn du dieser etwas zu sagen hast. Inhalte müssen „unique“ – also einzigartig – sein und sich vom Content der Mitbewerber:innen abheben.
• Informationshoheit: Dein Newsletter muss deinen Leser:innen einen Mehrwert bieten, den sie sonst nirgendwo erhalten.
• Layout und Corporate Design: Gestalte deinen Newsletter oder Blogbeitrag immer leserfreundlich und wähle ein ansprechendes Layout.
• Unterscheidung: Damit die Leser:innen deinen Newsletter annehmen, solltest du den Content deinen jeweiligen Zielgruppen anpassen und deren jüngste Aktivitäten aufgreifen. Das kann ein Kauf sein oder auch ein Anlass, z. B. der Geburtstag.
• Emotionen wecken: Knackige Überschriften und konkrete Handlungsaufforderungen, sind in Werbemails essenziell. Denn deine Kund:innen sollen nicht nur informiert werden und z. B. Tipps im Umgang mit deiner Dienstleistung erhalten, sondern diese auch in Anspruch nehmen. Mit einem integrierten Link leitest du deine Leser:innen auf eine Landingpage deiner Webseite weiter, auf der sie die Aktion durchführen können, die du vorgesehen hast, z. B. ein Produkt kaufen. Was du beim Aufbau der Landingpage beachten solltest, erfährst du in unserem weiterführenden Artikel.

Erfolgreiches E-Mail-Marketing lebt von Adressen

Ein wichtiges Thema deiner E-Mail-Marketingstrategie ist die Frage, wie du einen rechtlich einwandfreien Verteiler aufbauen kannst. Denn den Versand deiner Werbemails erlaubt der Gesetzgeber nur dann, wenn die Empfänger:innen vorher ihr Einverständnis dazu gegeben haben. Um deinen Adressverteiler rechtskonform mit neuen Kontakten zu füttern, eignen sich beispielsweise die folgenden Maßnahmen:

• Anmeldeformular auf der Webseite: In der Praxis hat es sich bewährt, die Anmeldung mit einem kleinen Gimmick zu belohnen, wie z. B. einer kostenlosen Checkliste.
• Anreize zur Newsletter-Anmeldung schaffen: das funktioniert oft mithilfe von Einladungen zu Events und Veranstaltungen oder einem Gutschein.
• Newsletter in den sozialen Medien bewerben: Dabei gilt es, dir den sogenannten FOMO-Effekt (Fear of missing out) zunutze zu machen. User:innen müssen den Eindruck bekommen, etwas Relevantes zu versäumen, wenn sie den Newsletter nicht abonnieren.
• Gastartikel auf anderen Webseiten: Hier kannst du einen Link zu deinem Newsletter integrieren. So können sich Interessent:innen direkt registrieren.
• Beiträge in anderen Newslettern schalten

Welche Vorteile bietet eine E-Mail-Marketing-Software?

Das A und O eines stressfreien E-Mail-Marketings ist eine leicht bedienbare Software. Hier lohnt es sich für dich, Tools verschiedener Anbieter zu vergleichen. Denn es gibt große Unterschiede in deren Funktionsumfang, der Nutzerfreundlichkeit, aber auch im Preis. Vielleicht kennst du bereits E-Mail-Marketing Tools von Herstellern wie Sendinblue, Rapidmail, icontact und CleverReach. Diese bieten unterschiedliche Funktionen.

Wichtige Aspekte bei der Tool-Auswahl

Achte beim Leistungsvergleich der Tools auf diese Aspekte:

• Erstellen von professionellen Vorlagen für alle Endgeräte mit direkter Kundenanrede
• Einfaches Gestalten des Layouts
• Automatisierter Versand der Newsletter mit zeitlicher Steuerung
• Hohe Versandkapazität pro Stunde
• Verwalten unterschiedlicher Empfängerlisten
• Umfangreiche Erfolgsauswertung von Marketing-Kampagnen
• Deutsche Software bietet absolute Rechtssicherheit im Hinblick auf den Datenschutz (Stichwort DSGVO)
• Preise errechnen sich pro E-Mail oder nach Empfängeranzahl
• Bezahlen kannst du via Prepaid-Modell oder im Rahmen eines Abonnements

Newsletter und E-Mail-Marketing: Allgemeine Erfolgsfaktoren

Du hast dich für eine Software entschieden, einen Adressverteiler generiert, Content für deine Zielgruppe erstellt und auch ein ansprechendes Layout für deinen ersten Newsletter gestaltet? Dann fehlt als letzter Schritt nur noch der Versand deines ersten E-Mailings. Folgendes solltest du dabei beachten:

• Zeitpunkt des Versands: Hier geht es um die Uhrzeit und den Wochentag. B2B-Kund:innen erreichst du am besten wochentags zu den üblichen Geschäftszeiten. B2C-Verbraucher:innen eher am Wochenende oder nach Feierabend.
• Betreffzeile sowie Absender: Beides muss für Empfänger:innen deiner E-Mail überzeugend sein, sonst öffnet er/sie deinen Newsletter erst gar nicht.
• Häufigkeit: Als Faustregel gilt, einmal wöchentlich ist das absolute Maximum.
• Mobil-optimierte Darstellung: Weil ein Großteil von E-Mails auf mobilen Endgeräten gelesen wird, solltest du deine Newsletter auch darauf optimieren. Dein E-Mail-Marketingtool bietet dafür Vorlagen oder generiert diese automatisch.

Wie kann ich DSGVO-konform E-Mail-Marketing betreiben?

Wer in Deutschland werbliche E-Mails verschicken möchte, muss sich an die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) halten, die für Online- sowie Offline-Maßnahmen europaweit verbindlich gilt. Möchtest du als Solo-Selbstständige:r also für deine Newsletter-Kampagne Personendaten verwenden, ist das nur zulässig, wenn deren Verarbeitung per Gesetz ausdrücklich erlaubt ist oder du eine Einwilligungserklärung nachweisen kannst. Die DSGVO verlangt stets eine „aufgeklärte Willenserklärung des Users in die Datennutzung“.

Die Grundsätze der DSGVO in Kürze

Folgende DSGVO-Grundsätze gelten:

• Nachweispflicht: Webseiten-Betreiber:innen müssen belegen, dass User:innen in die Verarbeitung personenbezogener Daten eingewilligt haben.
• Double-Opt-In Verfahren: Hier müssen User:innen aktiv eine Bestätigung auslösen, indem sie die Newsletter-Anmeldung in einer E-Mail zusätzlich bestätigen.
• Informierte Einwilligung: Hier gilt es, potenzielle Neukund:innen zu informieren, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden.