Was sind die rechtlichen Grundlagen der E-Mail-Archivierung?
Hierbei handelt es sich um die langfristige, systematische und elektronische Aufbewahrung von E-Mails. In Deutschland müssen alle Unternehmen und Gewerbetreibende ihre Mails archivieren. Hiervon ausgenommen sind Freiberufler:innen sowie Kleingewerbetreibende. Ein allgemeingültiges Archivierungsgesetz gibt es jedoch nicht. Unter anderem fußt die revisionssichere E-Mail-Archivierung auf den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB), der Abgabenordnung (AO) und der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD).
Was passiert, wenn du nicht gesetzeskonform archivierst?
Betreibst du die E-Mail-Archivierung gar nicht oder nur mangelhaft, kann das Konsequenzen haben. Je nachdem in welchem Ausmaß und mit welcher Absicht du die Buchführungspflicht verletzt, kann es zu einer Geld- oder sogar Freiheitsstrafe von bis zu zwei Jahren kommen. Schließlich können E-Mails ein Beweismittel vor Gericht sein und dabei helfen, Absprachen und Geschäftsabläufe zu rekonstruieren. Daher ist die korrekte E-Mail-Archivierung in Unternehmen auch Teil des Risikomanagements.
Welche E-Mails musst du archvieren?
Die gesetzlichen Vorschriften zur E-Mail-Archivierung geben vor, dass E-Mails, die Handels- und Geschäftsbriefe enthalten oder deine steuerliche Erfassung betreffen, archiviert werden müssen. Als Faustregel gilt: Ins Archiv kommen E-Mails, die du nutzt, um deine Geschäftsaktivitäten vorzubereiten, durchzuführen, abzuschließen und zu stornieren.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten bei der E-Mail-Archivierung?
Je nachdem, welche Verwendung das jeweilige Dokument hat, gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 oder 10 Jahren. Die Aufbewahrungsfristen beginnen am Ende des Kalenderjahres, in welchem du die jeweiligen E-Mails bekommen oder versendet hast.
E-Mails, die nur ein Dokument vermitteln, sind von der Archivierungspflicht ausgeschlossen. Sobald der Text aber einen wichtigen Hinweis zum Anhang enthält, greift sie wieder.
Welche Anforderungen gelten für eine revisionssichere E-Mail-Archivierung?
Im Jahr 2017 trat die Pflicht zur E-Mail-Archivierung nach GoBD-Anforderungen in Kraft. Da es über gängige Mail-Programme nicht immer möglich ist, revisionssicher zu archivieren, kommen spezielle Software-Lösungen zum Einsatz. Neben der Einhaltung der Aufbewahrungsfristen muss gemäß der GoBD die E-Mail-Archivierung folgende Kriterien erfüllen:
- Vollständigkeit: An erster Stelle steht, dass deine E-Mail-Archivierung fehlerfrei und vollständig ist sowie die Angaben der Wahrheit entsprechen.
- Unveränderlichkeit: Die Maildaten musst du immer im Original speichern – bei jeglichen Änderungen ist ein Protokoll erforderlich. Gleichzeitig muss die Software zur E-Mail-Archivierung Zugriff auf die originale Version haben, und sie wieder herstellen sowie anzeigen können. Dafür ist das Beweissicherungsverfahren praktisch: Es speichert gelöschte Dateien sowie die Originalversionen sämtlicher Elemente.
- Übertragbarkeit: Du musst die Dateien jederzeit auf eine andere Software oder Plattform übertragen können, ohne dass dabei Informationen verloren gehen. In diesem Zusammenhang spielt auch die Manipulationssicherheit eine wichtige Rolle.
- Ordentlichkeit und Nachvollziehbarkeit: Es ist wichtig, dass du deine Archivdateien ordentlich und am besten je nach Geschäft sortierst. Auf diese Weise sind Elemente im Archivierungssystem für dich schnell auffindbar. Die Archivierung muss insgesamt nachvollziehbar und im Falle einer Prüfung auch für Dritte verständlich sein.
Welche Möglichkeiten gibt es, um eine revisionssichere E-Mail-Archivierung einzurichten?
Die Gesetzeslage definiert, welche Kriterien die E-Mail-Archivierung erfüllen muss. Welchen Speicherort du wählst, ist dir überlassen. Es stehen dir eine Reihe von Anbietern mit lokalen Software-Lösungen oder Cloud-Diensten zur Verfügung: Zahlreiche Tools bieten eine revisionssichere Archivierung, die mit Office 365 kompatibel ist.
Prinzipiell könntest du deine E-Mails vom Postfach aus selbst archivieren und in einzelnen Ordnern und Unterordnern abspeichern. Die meisten Tools bieten aber auch die zeitsparende Autoarchivierung an. Vergiss allerdings nicht, dass du bestimmte E-Mails aus Gründen des Datenschutzes nicht archivieren darfst, filtere diese am besten zeitnah manuell heraus. Dazu gehören beispielsweise Bewerberinformationen und private E-Mails von Mitarbeiter:innen – für Solo-Selbstständige wie dich wahrscheinlich nicht relevant.
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