Wann brauchst du ein Double Opt-In-Verfahren?

Erklärung: Was ist ein Double-Opt-In-Verfahren laut DSGVO und was ist dabei zu beachten?

Der Begriff „Opt-in“ kommt aus dem Englischen und bedeutet so viel wie „sich für etwas entscheiden“. Geht es um den Datenschutz, dann ist hiermit ein ausdrückliches Zustimmungsverfahren gemeint, bei dem Kund:innen bzw. Nutzer:innen Online-Kontaktaufnahmen in Form von E-Mails, Newslettern oder kostenlosen Werbeangeboten vorher ausdrücklich schriftlich zustimmen müssen. Sie akzeptieren somit die Verwendung und Speicherung ihrer persönlichen Daten. Ein typisches Beispiel, das Internet-Nutzer:innen wohl überall begegnet, ist die Zustimmung zu sogenannten „Cookies“. Durch ihr „Go“ willigen Kund:innen in die Verwendung ihrer personenbezogenen Daten ein.

Double-Opt-In: ein gesetzlich vorgeschriebenes Verfahren?

Diese einfache Form eines Opt-In-Verfahrens reicht seit 2018 nicht mehr aus. Die Rechtslage verlangt von Marketing-Verantwortlichen die Umsetzung eines sogenannten „Double-Opt-In-Verfahrens“ – nachzulesen Im Artikel 7 und 8 DSGVO.

Auf folgende Weise will der Gesetzgeber sicherstellen, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten im Online-Marketing optimal vor Missbrauch geschützt wird:

• In einem ersten Schritt müssen potenzielle Kund:innen, beispielsweise durch Anmeldung mit ihrer E-Mail-Adresse, aktiv deinem Werbeangebot zustimmen.
• Du darfst ihnen jedoch erst dann Nachrichten und Werbebotschaften schicken, wenn diese in einem zweiten Schritt einen Bestätigungslink von dir für das betreffende Angebot aktiviert haben.
• Wichtig: In der Bestätigungs-E-Mail gemäß Double-Opt-In musst du Interessent:innen darüber informieren, welche Daten zu welchen Zwecken von dir erhoben werden.

Welchen Nutzen hat Douple-Opt-In für Selbstständige?

Möglicherweise fühlst du dich durch die gesetzliche Definition des Double-Opt-In-Verfahrens in deinen Marketingbestrebungen zur Kundenakquise eingeschränkt. Bei genauerer Betrachtung lassen sich jedoch auch handfeste Vorteile ausmachen:

• Das Double-Opt-In-Verfahren ist für E-Mail-Programme wie Outlook schnell eingerichtet.
• Double-Opt-In fördert die Transparenz und setzt das Einverständnis deiner Nutzer:innen voraus – das ist gut für deinen Ruf bzw. dein Branding.
• Interessent:innen entscheiden sich somit ganz bewusst für dich, deine Brand bzw. deine Angebote.
• So generierst du Leads, die ein starkes Interesse widerspiegeln.
• Die Folge: Es kommt auf deiner Firmen-Website zu einer höheren Verweildauer (Average Time on Site) und im Umkehrschluss zu geringeren Absprungsraten (Bounce Rate).
• Beide Kennzahlen können positiven Einfluss auf dein Suchmaschinen-Ranking nehmen, zum Beispiel bei Google. Denn der Algorithmus wertet diese Kennzahlen mit Blick auf die Relevanz deines Online-Angebots positiv.

Was passiert eigentlich bei einem Verstoß gegen die DSGVO?

Ein rechtskonformes Vorgehens schützt dich und deinen Geldbeutel. Denn beim Verstoß gegen die DSGVO warten ernsthafte Konsequenzen auf dich:

• Deine Reputation als Selbstständige:r oder Freiberufler:in leidet.
• Dir drohen mögliche Haftungsansprüche von Nutzer:innen.
• Es sind hohe Bußgelder von bis zu 50.000 Euro und – je nach Ausmaß des Verstoßes – sogar Freiheitsstrafen von bis zu 3 Jahren möglich.

Wie funktioniert beim Double-Opt-In-Verfahren ein rechtssicherer Nachweis?

Nur wenn du professionell vorgehst – das heißt, als Selbstständige:r die richtigen Maßnahmen ergreifst und vielleicht sogar einen Datenschutzbeauftragten benennst – schützt du dich vor den Folgen des Datenmissbrauchs. Denn zu einem Verstoß gegen die DSGVO kommt es oft schneller als man denkt: Zum Paradebeispiel unbeabsichtigter Datenschutzverstöße zählt zum Beispiel ein fehlerhaft versendeter Newsletter, bei dem alle Empfänger:innen sichtbar sind.

Mit folgender Vorgehensweise schützt du dich und wendest das Double-Opt-In-Verfahren für einen Newsletter-Versand nachweislich richtig an:

• Du solltest belegen können, wann und von welcher IP-Adresse sich deine Nutzer:innen für den Newsletter angemeldet haben.
• Biete deinen Nutzer:innen bereits bei der Anmeldung die Option an, dem Daten-Tracking zu widersprechen.
• Dafür solltest du eine Pflicht-Checkbox nutzen, die auf deine Datenschutzerklärung verlinkt. Dabei muss der:die Interessent:in die Box selbst aktivieren, um die Newsletter-Anmeldung abzuschließen.
• Sichere außerdem den Inhalt der Anmeldeseite, der Bestätigungsmail sowie deiner Datenschutzerklärung: Sind alle Formulierungen rechtssicher? Lass dich ggf. fachlich beraten.  
• Mach deine Kund:innen bzw. E-Mail-Empfänger:innen darauf aufmerksam, welche Daten du zu welchem Zweck erhebst.
• Denke daran: In der Bestätigungsmail darfst du weder Werbung noch Angebote zeigen.

Double-Opt-In-Verfahren zusammengefasst

• Der Begriff „Opt-in“ kommt aus dem Englischen und bedeutet so viel wie „sich für etwas entscheiden“. Im Bereich des Online-Marketings geht es hier um ein ausdrückliches Zustimmungsverfahren zum Schutz von Kund:innen und Interessent:innen.
• Beim Double-Opt-In-Verfahren musst du die Zustimmung potenzieller Nutzer:innen sozusagen gleich doppelt einholen.
• Ziel des Double-Opt-In-Verfahrens ist es, Nutzer:innen vor Datenmissbrauch zu schützen.
• Rechtsgrundlage ist die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
• Der Versand unaufgeforderter kommerzieller E-Mails und Co. ist laut DSGVO verboten.
• Im E-Mail-Marketing ist das Einrichten des Double-Opt-In-Verfahrens Pflicht. Nur wenn Nutzer:innen online ihre zweifache Zustimmung erteilt haben, darfst du Werbung, Newsletter etc. an sie verschicken.
• Verstöße gegen die DSGVO werden mit Bußgeldern von bis zu 50.000 Euro und sogar mit Freiheitsstrafen von bis zu 3 Jahren geahndet.
• Mit Nachweisen zur korrekten Umsetzung der DSGVO bzw. des Double-Opt-In-Verfahrens sicherst du dich und dein Unternehmen ab.