Was sind die Grundlagen der doppelten Buchführung?

Definition: Was ist die doppelte Buchführung?

Die doppelte Buchführung nennt man auch doppelte Buchhaltung, doppische Buchführung oder Doppik (im öffentlichen Dienst). Der Begriff meint eine Art der Buchhaltung, bei der man Geschäftsvorgänge doppelt bucht – daher eben auch der Name. Jeder Geschäftsvorfall wird im Rahmen der doppelten Buchführung sowohl auf dem passenden Konto als auch auf dem Gegenkonto gebucht. Das bezeichnet man auch als Soll- und Haben-Buchung.

Im Gegensatz zur einfachen Buchführung werden bei der doppelten Buchführung Einnahmen und Ausgaben also zweimal erfasst. So wird die rechnerische Korrektheit aller gebuchten Geschäftsvorgänge abgesichert. Folglich erfasst die doppelte Buchführung Einnahmen und Ausgaben, Aufwand und Ertrag sowie Vermögen und Kapital, bezogen auf:

• Warenbestand
• Wareneingang
• Fremdkapital
• Aufwendungen
• Erträge
• Anlagevermögen
• Umlaufvermögen

Diese Werte sind für dich als Selbstständige:r essenziell. Mit ihrer Hilfe gelingt es dir, deine Preiskalkulation realistisch durchzuführen und letztendlich den Erfolg deines Geschäftsmodells sicherzustellen.

Was macht die doppelte Buchführung aus?

Das Prinzip der doppelten Buchführung richtet sich nach dem System der kaufmännischen Buchführung. Die Regelungen dazu findest du in § 238 Handelsgesetzbuch (HGB).

Zentral für die doppelte Buchführung sind die Eröffnungs- und die Schlussbilanz sowie eine Gegenüberstellung des Betriebsvermögens zu Beginn und zum Ende des Geschäftsjahres. Denn aus dem Vergleich der beiden Übersichten ergibt sich, wie groß dein Gewinn im abgelaufenen Geschäftsjahr ausgefallen ist.

Was sind die Unterschiede zwischen einfacher und doppelter Buchführung?

Die einfache Buchführung ist auch unter der Bezeichnung Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) bekannt. Diese Art der Buchhaltung trägt ihren Namen zurecht, denn sie ist tatsächlich einfacher umzusetzen. Warum das so ist, wird in der vergleichenden Übersicht deutlich:

Wer ist zur doppelten Buchführung verpflichtet?

Welche Unternehmer:innen die doppelte Buchführung anwenden müssen, ist im HGB (§ 238) geregelt. Folgende Gruppen sind gemeint:

• Eingetragene Kaufleute (e.K.)
• Kommanditgesellschaften (KG)
• Aktiengesellschaften (AG)
• Offene Handelsgesellschaften (oHG)
• Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH)
• UG (haftungsbeschränkt)
• Unternehmer:innen und Land- und Forstwirte, die die Umsatzgrenze von 600.000 Euro oder Gewinngrenze von 60.000 Euro im vorangegangenen Wirtschaftsjahr überschritten haben

Wer ist von der Buchführungspflicht befreit?

Nicht alle Unternehmer:innen sind buchführungspflichtig. Von der Pflicht zur doppelten Buchführungbefreit bist du, wenn du als Selbstständige:r oder Freiberufler:in nicht imHandelsregister eingetragen bist. Alle anderen Einzelunternehmer:innen werdenan der Umsatzgrenze von 600.000 Euro bzw. an der Gewinngrenze von 60.000 Eurogemessen. Liegst du nicht darüber, darfst du die einfache Buchführung im Rahmeneiner Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) leisten[eo1] . Folgende Gruppen sind gemeint:

1. Freiberufler:innen
2. Kleingewerbetreibende
3. Unternehmer:innen,die keine Kaufleute sind
4. Gesellschaften des bürgerlichen Rechts (GbR)

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Was sind die Grundzüge der doppelten Buchführung?

Der wichtigste Grundsatz der doppelten Buchführung lautet: Jeder Geschäftsvorfall muss doppelt erfasst werden, nämlich sowohl im Soll als auch im Haben, also auf der Aktivseite (Aktiva) und der Passivseite (Passiva). Daher hat die doppelte Buchhaltung auch ihren Namen.

Auf der Aktivseite siehst du, wie dein Unternehmen das Geld verwendet und auf der Passivseite, woher das Geld deines Unternehmens stammt. Beide Seiten setzen sich wie folgt zusammen:

Wie ermittelst du den Gewinn im Rahmen der doppelten Buchführung?

Die doppelte Buchführung sieht vor, dass du deinen Gewinn am Ende des Jahres auf zwei unterschiedliche Arten ermitteln musst – nämlich indem du sowohl die Bilanz als auch eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellst:

Bei der Gewinnermittlung über eine Bilanz vergleichst du zwei Zeitpunkte miteinander und nutzt dazu folgende Elemente der kaufmännischen Buchführung:

1. Eröffnungsbilanz: Dazu erstellst du eine Auflistung des gesamten Vermögens und der Verbindlichkeiten (Schulden) am Eröffnungstag. Eröffnungstag ist bei der Unternehmensgründung der Tag der notariellen Beurkundung des Gesellschaftsvertrags. Anschließend ist es der erste Tag eines neuen Geschäftsjahres.
2. Schlussbilanz: Das oben beschriebene Vorgehen wiederholst du noch einmal am letzten Tag des Geschäftsjahres. Aus dem Vergleich der beiden Betriebsvermögen ergibt sich der Gewinn, den du im entsprechenden Zeitraum erwirtschaftet hast.

Bei der zweiten Art, den Gewinn im Rahmen der doppelten Buchführung zu ermitteln, konzentrierst du dich auf einen Zeitraum. Dazu nutzt du die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und vergleichst Aufwendungen und Erträge meist innerhalb des Geschäftsjahres miteinander.

Die Aufgaben der doppelten Buchführung

Unternehmer:innen, die die doppelte Buchführung selber machen möchten, müssen drei Aufgaben erfüllen:

1. Konten führen und Buchungen durchführen. Auf der Grundlage der Buchungen kannst du später den Jahresabschluss erstellen.
2. Eröffnungs- und Schlussbilanz einander gegenüberstellen und daraus den Vermögensvergleich ermitteln.
3. Gewinn- und Verlustrechnung erstellen und damit den Unternehmenserfolg nachweisen.

Die Kontenarten in der doppelten Buchführung

Wenn du die doppelte Buchführung selbst in die Hand nehmen möchtest, solltest du die Begriffe Bestandskonto, Erfolgskonto und Aufwandskonto kennen und vor allem voneinander unterscheiden können. Denn wenn du die Doppik nutzt, musst du mehrere Konten nebeneinander führen.

Zunächst unterscheidet man zwischen Bestands- und Erfolgskonten:

Bei den Erfolgskonten lässt sich wiederum zwischen zwei weiteren Typen unterscheiden – den Ertragskonten und den Aufwandskonten:

Während du das Bestandskonto über die Bilanz abschließt, schließt du das Erfolgskonto in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ab. Da das Erfolgskonto als Eigenkapitalkonto geführt wird, gehört es auf die Passivseite in der doppelten Buchführung.

Die Bücher in der doppelten Buchführung

Nicht nur mehrere Konten, auch mehrere Bücher musst du bei der doppelten Buchführung verwenden. Unternehmer:innen, die ihre doppelte Buchhaltung mit einer Buchhaltungssoftware realisieren, müssen diese Bücher nicht mehr als echte Bücher führen, sondern können sich mit dem digitalen Pendant begnügen.

Konkret geht es dabei um folgende Bücher:

1. Grundbuch (Journal): Hält die Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge fest.
2. Hauptbuch: Die Geschäftsvorfälle aus dem Grundbuch ordnest du im Hauptbuch nach Sachkonten.
3. Nebenbuch: Um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten, kannst du noch weitere Nebenbücher führen. Zum Beispiel, um die Verbindlichkeiten bestimmter Kund:innen darin festzuhalten.

Die Vor- und Nachteile der doppelten Buchführung im Überblick

Die Unterschiede der EÜR im Vergleich zur doppelten Buchführung haben wir uns bereits angesehen. Schauen wir uns nun an, welche Vor- und Nachteile die Doppik insgesamt mit sich bringt.

Ein anschauliches Beispiel für die doppelte Buchführung

Damit du einen ungefähren Eindruck zu den Anforderungen der doppelten Buchführung gewinnen kannst, haben wir hier ein einfaches Beispiel für dich:

1. Als Solo-Selbstständige:r verkaufst du Deko-Artikel. Zu Beginn des Jahres hast du in deiner Bilanz auf der Aktivseite des Bestandskontos „Bank“ einen Wert von 3.000 Euro gebucht. Weil du diesen Betrag für deine laufenden Kosten benötigst, brauchst du einen Kredit, um Neuware zu kaufen. Du nimmst dafür 3.000 Euro bei deiner Bank auf. Die Kreditsumme wird ebenfalls deinem Bestandskonto „Bank“ gutgeschrieben – dort liegen nun 6.000 Euro.
2. Die Kreditsumme von 3.000 Euro wird jedoch gleichzeitig auf dem Bestandskonto „Kreditverpflichtungen“ auf der Passivseite gebucht.
3. Und auf der Passivseite sind auf dem Bestandskonto „Eigenkapital“ bereits die 3.000 Euro des Bestandskontos „Bank“ verbucht. Somit stehen nun auf der Aktiv- und der Passivseite jeweils Gesamtbeträge von 6.000 Euro – die Konten sind also ausgeglichen.

So geht es weiter: Mithilfe deiner Kreditsumme kaufst du nun Deko-Artikel als Neuware und verkaufst sie erfolgreich zu einem höheren Preis. Dein Erlös macht 5.000 Euro aus. In deiner Gewinn- und Verlustrechnung verbuchst du Folgendes:

• Im Aufwandskonto „Wareneinkauf“ buchst du3.000 Euro.
• Im Erlöskonto „Warenverkauf“ buchst du 5.000Euro.

Fließt am Jahresende deines Geschäftsjahres die GuV in deine Bilanz ein, dann ergibt sich folgendes Vorgehen:

1. Die Differenz von Aufwand und Erlös in Höhe von 2.000 Euro landet auf der Aktivseite des Bestandskontos „Bank“ – dort befinden sich nun rein rechnerisch 8.000 Euro.

Gebucht wird dieser Betrag außerdem auf der Passivseite, nämlich auf das Bestandskonto „Eigenkapital“. Dort befinden sich 5.000 Euro. Zusammen mit den 3.000 Euro auf dem Bestandskonto „Kreditverpflichtungen“ stehen auf der Passivseite wiederum 8.000 Euro. Das bedeutet, Aktiv- und Passivseite sind regelkonform ausgeglichen.

FAQs: Häufige Fragen zum Thema

Wie lange muss ich Buchhaltungsunterlagen aufbewahren?

Beachte für alle Unterlagen deiner doppelten Buchführung die gesetzlich vorgegebene Aufbewahrungspflicht von mindestens 10 Jahren. Das kannst du in Papierform erledigen oderdigital. E-Rechnungen und Ähnliches erhältst du heutzutage ohnehin digital. Beachte bei der Archivierung stets die Vorgaben der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und sichere deine Daten verlässlich – zum Beispiel in der Cloud.

Kann ich die doppelte Buchführung auch selber machen?

Grundsätzlich ja. Es ist nirgendwo verbindlich geregelt, dass Unternehmer:innen die doppelte Buchführung nicht auch selbst übernehmen dürften. Jedoch solltest du den Aufwand und vor allem das Fehlerpotenzial nicht unterschätzen. Eine Buchhaltungssoftware erleichtert dir die Aufgaben zwar erheblich. Doch auch damit bleibt die doppelte Buchführung eine komplexe Herausforderung.

Wenn du dich jedoch zum Führen der doppelten Buchhaltung entscheidest, musst du das drei Jahre leisten. Überlege dir gut, was das für dich bedeutet.

Ab wann und wie kann ich von der einfachen zur doppelten Buchführung wechseln?

Solltest du dich für einen Wechsel von der einfachen zur doppelten Buchführung entscheiden oder aufgrund der wirtschaftlichen Lage deines Unternehmens von der EÜR auf die Bilanz wechseln müssen, musst du immer auf die entsprechende Mitteilung des Finanzamts warten.

Hältst du die Mitteilung der Behörde in den Händen, beginnt die Pflicht zur doppelten Buchführung erst im folgenden Geschäftsjahr. Bei dem Wechsel der Gewinnermittlungsart von EÜR zur Bilanz musst du eine sogenannte Überleitungsrechnung erstellen, um den sogenannten Übergangsgewinn zu ermitteln.