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Als Solo-Selbstständige:r musst du dich auch um die Buchführung kümmern. Je nachdem, welche Rechtsform du gewählt hast und wie hoch dein Umsatz und dein Gewinn sind, bist du zur doppelten Buchführung verpflichtet oder darfst dich auf die einfache Buchführung beschränken. Hier erfährst du alles Wichtige zu diesem Thema und bekommst hilfreiche Tipps.

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Definition: Was ist die doppelte Buchführung?

Die doppelte Buchführung nennt man auch doppelte Buchhaltung, doppische Buchführung oder Doppik (im öffentlichen Dienst). Der Begriff meint eine Art der Buchhaltung, bei der man Geschäftsvorgänge doppelt bucht – daher eben auch der Name. Jeder Geschäftsvorfall wird im Rahmen der doppelten Buchführung sowohl auf dem passenden Konto als auch auf dem Gegenkonto gebucht. Das bezeichnet man auch als Soll- und Haben-Buchung.

Was macht die doppelte Buchführung aus?

Das Prinzip der doppelten Buchführung richtet sich nach dem System der kaufmännischen Buchführung. Die Regelungen dazu findest du in § 238 Handelsgesetzbuch (HGB).

Zentral für die doppelte Buchführung sind die Eröffnungs- und die Schlussbilanz sowie eine Gegenüberstellung des Betriebsvermögens zu Beginn und zum Ende des Geschäftsjahres. Denn aus dem Vergleich der beiden Übersichten ergibt sich, wie groß dein Gewinn im abgelaufenen Geschäftsjahr ausgefallen ist.

Die Unterschiede zwischen einfacher und doppelter Buchführung

Die einfache Buchführung ist auch unter der Bezeichnung Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) bekannt. Diese Art der Buchhaltung trägt ihren Namen zurecht, denn sie ist tatsächlich einfacher umzusetzen. Warum das so ist, wird in der folgenden Übersicht deutlich:

Einfache Buch­führung
Doppelte Buch­führung
Jahres­abschluss: Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR): Die Einnahmen eines Wirtschafts­jahres ziehst du von den Ausgaben ab
Jahres­abschluss: Bilanz mit Gewinn- und Verlust­rechnung und dem Vergleich des Betriebs­vermögens (Eröffnungs- und Schluss­bilanz)
Geschäfts­vorfälle hältst du nur einmal fest
Geschäfts­vorfälle musst du sowohl auf dem Bestands- als auch auf dem Erfolgs­konto buchen
Abrechnung erfolgt auf das Wirtschafts­jahr betrachtet
Abrechnung erfolgt nach bestimmten Zeit­perioden
Rück­stellungen nicht möglich
Rück­stellungen möglich
Inventur nicht nötig
Inventur erforderlich
Finanz­konten musst du nicht miteinander abstimmen
Finanz­konten musst du mit deinen Aufzeichn­ungen abgleichen
Keine Neben­bücher
Pflicht, Neben­bücher wie Konto­korrent­buch oder Lager­buchhaltung zu führen

Wer ist zur doppelten Buchführung verpflichtet?

Welche Unternehmer:innen die doppelte Buchführung anwenden müssen, ist im HGB (§ 238) geregelt:

  • Eingetragene Kaufleute (e.K.)
  • Kommanditgesellschaften (KG)
  • Aktiengesellschaften (AG)
  • Offene Handelsgesellschaften (oHG)
  • Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH)
  • UG (haftungsbeschränkt)
  • Unternehmer:innen und Land- und Forstwirte, die die Umsatzgrenze von 600.000 Euro oder Gewinngrenze von 60.000 Euro im vorangegangenen Wirtschaftsjahr überschritten haben

Wer ist von der Buchführungspflicht befreit?

Nicht alle Unternehmer:innen sind buchführungspflichtig. Von der Pflicht zur doppelten Buchführung befreit sind:

  • Freiberufler:innen
  • Kleingewerbetreibende
  • Unternehmer:innen, die keine Kaufleute sind
  • Gesellschaften des bürgerlichen Rechts (GbR)
Info

Beachte die Umsatzgrenze

Gehörst du zu einer dieser Unternehmergruppen? Dann solltest du Folgendes wissen: Sobald du in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren die Grenzen von 600.000 Euro Umsatz und 60.000 Euro Gewinn überschreitest, bist auch du zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Einzige Ausnahme: Als Freiberufler:in bist du grundsätzlich von der Pflicht zur doppelten Buchführung ausgenommen.

Die Grundzüge der doppelten Buchführung

Der wichtigste Grundsatz der doppelten Buchführung lautet: Jeder Geschäftsvorfall muss doppelt erfasst werden, nämlich sowohl im Soll als auch im Haben, also auf der Aktivseite (Aktiva) und der Passivseite (Passiva). Daher hat die doppelte Buchhaltung auch ihren Namen.

Auf der Aktivseite siehst du, wie dein Unternehmen das Geld verwendet und auf der Passivseite, woher das Geld deines Unternehmens stammt. Beide Seiten setzen sich wie folgt zusammen:

Aktiva
Passiva

Anlagevermögen, z. B.:

  • Maschinen
  • Grundstücke
  • Fuhrpark

Umlaufvermögen, z. B.:

  • Bankguthaben
  • Kassenbestand
  • Rohstoffe

Eigenkapital, sprich Geld, das deinem Unternehmen gehört

Fremdkapital, z. B.

  • Darlehen
  • Kredite
  • Verbindlichkeiten

Wie ermittelst du den Gewinn im Rahmen der doppelten Buchführung?

Die doppelte Buchführung sieht vor, dass du deinen Gewinn am Ende des Jahres auf zwei unterschiedliche Arten ermitteln musst – nämlich indem du sowohl die Bilanz als auch eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellst:

Bei der Gewinnermittlung über eine Bilanz vergleichst du zwei Zeitpunkte miteinander und nutzt dazu folgende Elemente der kaufmännischen Buchführung:

  1. Eröffnungsbilanz: Dazu erstellst du eine Auflistung des gesamten Vermögens und der Verbindlichkeiten (Schulden) am Eröffnungstag. Eröffnungstag ist bei der Unternehmensgründung der Tag der notariellen Beurkundung des Gesellschaftsvertrags. Anschließend ist es der erste Tag eines neuen Geschäftsjahres.
  2. Schlussbilanz: Das oben beschriebene Vorgehen wiederholst du noch einmal am letzten Tag des Geschäftsjahres. Aus dem Vergleich der beiden Betriebsvermögen ergibt sich der Gewinn, den du im entsprechenden Zeitraum erwirtschaftet hast.
Info

Da das Betriebsvermögen miteinander verglichen wird, musst du natürlich auch wissen, wie es berechnet wird. Nämlich so: Du addierst dein Anlagevermögen und dein Umlaufvermögen, dann ziehst du davon deine Verbindlichkeiten ab.

Bei der zweiten Art, den Gewinn im Rahmen der doppelten Buchführung zu ermitteln, konzentrierst du dich auf einen Zeitraum. Dazu nutzt du die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und vergleichst Aufwendungen und Erträge meist innerhalb des Geschäftsjahres miteinander.

Die Aufgaben der doppelten Buchführung

Unternehmer:innen, die die doppelte Buchführung selber machen möchten, müssen drei Aufgaben erfüllen:

  1. Konten führen und Buchungen durchführen. Auf der Grundlage der Buchungen kannst du später den Jahresabschluss erstellen.
  2. Eröffnungs- und Schlussbilanz einander gegenüberstellen und daraus den Vermögensvergleich ermitteln.
  3. Gewinn- und Verlustrechnung erstellen und damit den Unternehmenserfolg nachweisen.

Die Kontenarten in der doppelten Buchführung

Wenn du die doppelte Buchführung selbst in die Hand nehmen möchtest, solltest du die Begriffe Bestandskonto, Erfolgskonto und Aufwandskonto kennen und vor allem voneinander unterscheiden können. Denn wenn du die Doppik nutzt, musst du mehrere Konten nebeneinander führen.

Zunächst unterscheidet man zwischen Bestands- und Erfolgskonten:

Bestands­konten
Erfolgs­konten
  • Kannst du dir wie eine fortgeführte Bilanz vorstellen, da sie die Posten einer Bilanz widerspiegeln
  • Dienen dazu, den aktuellen Bestand einer konkreten Art von Vermögen bzw. von Verbindlichkeiten abzubilden
  • Wird immer dann angepasst, wenn sich das Vermögen deines Unternehmens ändert
  • Bilden die Basis für die Gewinn- und Verlust­rechnung
  • Sammeln keine Vermögens- oder Schuld­bestände, sondern stattdessen Aufwendungen und Erträge
  • Hierauf wird immer dann gebucht, wenn ein Aufwand oder Ertrag in deinem Unternehmen zustande kommt

Bei den Erfolgskonten lässt sich wiederum zwischen zwei weiteren Typen unterscheiden – den Ertragskonten und den Aufwandskonten:

Ertrags­konten
Aufwands­konten

Bilden alle positiven Wertver­änderungen ab. Hierzu gehören:

  • Zins­erträge
  • Umsatz­erlöse
  • Provisions­erträge
  • Außer­ordent­liche Erträge (u. a. durch verkauftes Anlage­vermögen)

Halten alle Aufwendungen, die den Erträgen gegen­über­stehen, fest. Dazu zählen:

  • Material­verbrauch
  • Mietzahl­ungen
  • Löhne und Gehälter
  • Zinsauf­wendungen (u. a. für Kredite)
  • Außer­ordent­liche Aufwendungen

Während du das Bestandskonto über die Bilanz abschließt, schließt du das Erfolgskonto in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ab. Da das Erfolgskonto als Eigenkapitalkonto geführt wird, gehört es auf die Passivseite in der doppelten Buchführung.

Tipp

Das klingt alles ganz schön kompliziert? Ist es auch, aber mit einer professionellen Buchhaltungssoftware geht die Buchhaltung für Selbstständige viel leichter.

Die Bücher in der doppelten Buchführung

Nicht nur mehrere Konten, auch mehrere Bücher musst du bei der doppelten Buchführung verwenden. Unternehmer:innen, die ihre doppelte Buchhaltung mit einer Buchhaltungssoftware realisieren, müssen diese Bücher nicht mehr als echte Bücher führen, sondern können sich mit dem digitalen Pendant begnügen.

Konkret geht es dabei um folgende Bücher:

  1. Grundbuch (Journal): Hält die Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge fest.
  2. Hauptbuch: Die Geschäftsvorfälle aus dem Grundbuch ordnest du im Hauptbuch nach Sachkonten.
  3. Nebenbuch: Um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten, kannst du noch weitere Nebenbücher führen. Zum Beispiel, um die Verbindlichkeiten bestimmter Kund:innen darin festzuhalten.
Tipp

Die doppelte Buchführung kann sich auch für Unternehmer:innen lohnen, die nicht buchführungspflichtig sind. Wenn dein Unternehmen stark wächst und du den Überblick über die Entwicklung, das Vermögen und den Wert deines Unternehmens behalten willst, kann dir die doppelte Buchführung genau dabei helfen.

Die Vor- und Nachteile der doppelten Buchführung im Überblick

Die Unterschiede der EÜR im Vergleich zur doppelten Buchführung haben wir uns bereits angesehen. Schauen wir uns nun an, welche Vor- und Nachteile die Doppik insgesamt mit sich bringt.

Vorteile
Nachteile
  • Gibt einen breiteren und tieferen Einblick in die Lage deines Unternehmens
  • Umfangreicherer Einblick in die Unternehmenslage und die Eigenkapitalquote kann dabei helfen, die richtigen Entscheidungen für die Zukunft zu treffen
  • Banken und andere Kreditinstitute haben die nötigen Informationen, um besser Entscheidungen treffen zu können
  • Doppelte Buchführung ist komplexer als die EÜR und mit deutlich mehr Aufwand verbunden. Eine einfache Excel-Tabelle reicht für die doppelte Buchführung nicht mehr aus
  • Das Durchführen der doppelten Buchführung in Eigenregie kostet Zeit, die du ggf. sinnvoller in deine Kundenprojekte steckst. Wäge hier gut ab

FAQs: Häufige Fragen zum Thema

Kann ich die doppelte Buchführung auch selber machen?

Grundsätzlich ja. Es ist nirgendwo verbindlich geregelt, dass Unternehmer:innen die doppelte Buchführung nicht auch selbst übernehmen dürften. Jedoch solltest du den Aufwand und vor allem das Fehlerpotenzial nicht unterschätzen. Eine Buchhaltungssoftware erleichtert dir die Aufgaben zwar erheblich. Doch auch damit bleibt die doppelte Buchführung komplex.

Ab wann und wie kann ich von der einfachen zur doppelten Buchführung wechseln?

Solltest du dich für einen Wechsel von der einfachen zur doppelten Buchführung entscheiden oder aufgrund der wirtschaftlichen Lage deines Unternehmens von der EÜR auf die Bilanz wechseln müssen, musst du immer auf die entsprechende Mitteilung des Finanzamts warten.

Hältst du die Mitteilung der Behörde in den Händen, beginnt die Pflicht zur doppelten Buchführung erst im folgenden Geschäftsjahr. Bei dem Wechsel der Gewinnermittlungsart von EÜR zur Bilanz musst du eine sogenannte Überleitungsrechnung erstellen, um den sogenannten Übergangsgewinn zu ermitteln.

Zusammenfassung

Doppelte Buchführung zusammengefasst

  • Als Unternehmer:in und Selbstständige:r, solltest du dich mit den verschiedenen Gewinnermittlungsarten beschäftigen.
  • Unter bestimmten Voraussetzungen bist du zur doppelten Buchführung verpflichtet.
  • Die Pflicht zur doppischen Buchführung hängt sowohl von der Rechtsform deines Unternehmens als auch von deinem Umsatz und Gewinn ab.
  • Die doppelte Buchführung hat ihren Namen daher, dass Geschäftsvorfälle grundsätzlich doppelt gebucht werden.
  • Die Doppelbuchung führt dazu, dass diese Art der Buchführung einen vertieften Einblick in die Unternehmenstätigkeit liefert.
  • Unter Umständen lohnt sich die doppelte Buchführung auch für Unternehmer:innen, die nicht buchführungspflichtig sind.
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