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Sie sparen Zeit und Papier: Mit digitalen Tools erfasst du deine Zeit per Klick, Kund:innen tragen Termine einfach in deinen Kalender ein und dein:e Steuerberater:in hat immer Zugriff auf deine Buchhaltung. Ein Überblick über die wichtigsten Tools für Solo-Selbstständige.

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Nie mehr Chaos bei deinen Kundenprojekten

Hast du manchmal Mühe, den aktuellen Stand deiner Kundenprojekte und die nächsten To-dos im Kopf zu behalten? Projektmanagement ist nicht nur etwas für Unternehmen. Auch du als Solo-Selbstständige:r profitierst von smarten Anwendungen, mit denen du deine Aufgaben und Fristen immer im Blick hast. Tools wie Asana, Trello und awork kannst du darüber hinaus als Redaktionskalender nutzen, falls du regelmäßig bloggst oder auf Social Media aktiv bist.

Deine Aufgaben kannst du in verschiedenen Ansichten anzeigen lassen, etwa klassisch als Kalender oder in einer Tabelle. Beliebt ist auch das Kanban-Modell, mit dem du deinen Workflow von links nach rechts visualisierst. Dafür legst du Spalten an mit „Ideen“, „zu erledigen“, „in Arbeit“ und „beendet“. Deine Aufgaben wandern dann als eine Art digitales Post-it durch den Workflow.

Unkompliziert Termine vereinbaren

Wer kennt das „Ping-Pong“ am Telefon oder per E-Mail, um einen Termin mit Kund:innen zu vereinbaren, nicht? Die digitale Terminbuchung ist für beide Seiten eine zeitsparende Lösung. Das Tool integrierst du in deine Website oder verschickst den Link per E-Mail. Die Termine lassen sich bei den meisten Anbietern mit deinem persönlichen Online-Kalender, etwa bei Google und Outlook, synchronisieren. Wer virtuelle Meetings anbietet, kann den Link zur Videokonferenz automatisiert in der Terminbestätigung mit versenden. Auch Bezahlmöglichkeiten lassen sich je nach Anbieter integrieren. Der Markt ist groß: DSGVO-konform sind nach eigenen Angaben unter anderem calenso aus der Schweiz und etermin aus Deutschland.

Achtung

Beachte den Datenschutz!

In vielen Fällen teilst du mit dem Tool-Anbieter Daten von Kund:innen. Prüfe bei der Auswahl, ob die jeweilige Anwendung datenschutzkonform funktioniert und du bei der Nutzung alle rechtlichen Vorschriften zum Datenschutz einhältst.

Die Buchhaltung immer im Blick

Den Überblick über die eigenen Finanzen zu behalten, ist mit Buchhaltungstools wie lexoffice sehr einfach. Du schreibst damit nicht nur Rechnungen, sondern kannst deine Einnahmen und Ausgaben sehr leicht auswerten. Außerdem übermittelst du die Umsatzsteuervoranmeldung und die Einnahmen-Überschuss-Rechnung bequem an das Finanzamt. Immer mehr Steuerberater:innen arbeiten heute digital mit Mandant:innen zusammen. Ihr oder ihm kannst du Zugriff auf deine Daten gewähren, sodass du nicht mehr den Aktenordner mit allen Belegen abliefern musst. Eine Buchhaltungssoftware spart nicht nur Zeit, sondern auch viel Papier.

Zeiterfassung: Auf die Minute genau

Insbesondere wenn du in deiner Tätigkeit Zeit gegen Geld tauschst, also Kund:innen deine Leistung nach Zeitaufwand in Rechnung stellst, ist eine genaue Zeiterfassung unabdingbar. Dafür benötigst du weder Stundenzettel noch Excel-Tabelle. Intelligente Apps und Desktop-Anwendungen wie clockodo oder TimeTrack helfen dir dabei, deine Zeit mit einem Klick zu erfassen – auch von unterwegs. Zudem kannst du deine Zeiten statistisch auswerten und siehst genau, für welche Art von Tätigkeit oder auch für welches Projekt du wie lange benötigt hast.

Tipp

Zeiterfassung von unbezahlten Aufgaben

Erfasse nicht nur die Zeit, in der du Kundenprojekte erledigst. Halte auch über einige Monate fest, wie viel Zeit du in unbezahlte Aufgaben wie Buchhaltung, Akquise und Marketing steckst. Als Solo-Selbstständige:r ohne vorgegebene Arbeitszeiten weißt du so, wie hoch dein tatsächliches Pensum ist. Es erleichtert dir die Kalkulation deines Stundensatzes, denn dieser sollte so hoch sein, dass er auch unbezahlte Stunden abdeckt.

Banking to go

Das Geschäftskonto ist digital: In den vergangenen Jahren haben sich einige Online-Banken auf dem Markt etabliert, die mit ihren Leistungen gezielt Selbstständige in den Fokus nehmen. Dazu zählen etwa Kontist, holvi und fyrst. Wenngleich sich Kund:innen auch am Computer oder Laptop einloggen können, setzen sie vor allem auf eigene Banking-Apps. So kannst du auch von unterwegs immer auf dein Geschäftskonto zugreifen. Besonders praktisch ist es, wenn du Unterkonten anlegen kannst, etwa um Rücklagen zu bilden – etwa für Investitionen oder die Steuer.

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