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Neben der Auftragsbearbeitung und wichtigen Kundentelefonaten gehört es auch zum Daily Business, Dokumente zu erstellen und zu unterzeichnen. Für Solo-Selbstständige wie dich vereinnahmen Angebote, Verträge usw. wertvolle Zeit – eine digitale Signatur vereinfacht dir aber genau diese Geschäftsprozesse. In diesem Beitrag erfährst du, was die digitale Unterschrift ist und welche Vorteile sie hat.

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Digitale Signatur: Was ist das? Eine Definition

Mithilfe einer Online-Signatur kannst du sämtliche Dokumente, die für deine Selbstständigkeit essenziell sind, digital und papierlos unterzeichnen. Die digitale Signatur findet beispielsweise bei Kooperationsvereinbarungen, Geheimhaltungsverträgen, E-Rechnungen, Angeboten oder Auftragsbestätigungen Verwendung. Bei den jeweiligen Anbietern kannst du meist Voreinstellungen in der Software treffen und deine Unterschrift mit einem Klick in das Dokument einfügen. Die digitale Signatur ist dann rechtsgültig.

Digitale Unterschrift: Wie geht das?

Die Basis des digitalen Signaturverfahrens ist die asymmetrische Verschlüsselung, bei der die Software ein Schlüsselpaar für dich als Absender:in erzeugt. Hierbei stehen dir der öffentliche Schlüssel und der private Schlüssel zur Verfügung.

Was ist ein öffentlicher und was ein privater Schlüssel?

  • Öffentlicher Schlüssel: Der öffentliche Schlüssel dient dazu, Nachrichten, E-Mails oder Dokumente zu verschlüsseln und zu überprüfen, ob die digitale Unterschrift gültig ist. Dabei muss der öffentliche Schlüssel einer spezifischen Person zugeordnet sein. Damit du ihn nicht immer wieder per E-Mail an die jeweiligen Empfänger:innen versenden musst, wird der Wert auf einem Zertifikat gespeichert und auf diese Weise weitergeleitet.
  • Privater Schlüssel: Den privaten Signaturschlüssel benötigst du als Absender:in, um deine E-Mails und Dokumente digital unterschreiben zu können. Die Besonderheit dieses Verschlüsselungsalgorithmus ist, dass nur du diesen einzigartigen, privaten Schlüssel besitzt: Damit können die Empfänger:innen deiner Nachrichten und Dokumente zweifelsfrei feststellen, dass du sie signiert hast.
Tipp

Bei den meisten Anbietern von digitalen Signaturen kannst du auch dein Bild oder Logo integrieren. Das erhöht den Wiedererkennungswert und ist besonders bei E-Mail-Signaturen beliebt.

Welche Vorteile hat eine digitale Signatur?

Es ist äußerst praktisch für Selbstständige, digitale Signaturen zu nutzen: Solltest du das für deine Geschäftsprozesse noch nicht tun, wird dich ein Blick auf die Vorteile mit Sicherheit überzeugen.

  • Zeitersparnis: Vorbei sind die Zeiten, in denen du Dokumente ausdrucken, in einen Briefumschlag legen und mit der Post versenden musstest – ganz zu schweigen von der Wartezeit, bis die signierten Dokumente wieder bei dir ankamen. Die Digitalisierung erlaubt es dir, dich deinen Kerntätigkeiten und Kundenbeziehungen intensiver zu widmen. Gleichzeitig sparst du im Laufe der Zeit eine Menge Geld, was angesichts der steigenden Portokosten nicht unerheblich ist.
  • Datensouveränität: Im digitalen Zeitalter spielt Datensouveränität eine immer größere Rolle. Mit einer digitalen Signatur kannst du als Selbstständige:r oder Freiberufler:in Einfluss darauf nehmen, wie mit deinen Daten umgegangen wird. Betonst du in deinen Geschäftsbeziehungen die Relevanz von Sicherheitsvorkehrungen wie Signaturzertifikate, definierst du die Rahmenbedingungen für eine vertrauenswürdige Zusammenarbeit: Sowohl du als auch deine Geschäftspartner:innen sind darauf bedacht, die Echtheit eurer Signaturen zu berücksichtigen und mögliche Fälschungen aufzudecken.
  • Professionalität: Vermittelst du deinen Kund:innen, dass du großen Wert auf eine ordnungsgemäße Verschlüsselung deiner digitalen Signatur legst, strahlt das eine gewisse Professionalität aus. Damit zeigst du ihnen, dass auch ihre Daten bei dir in sicheren Händen sind.
  • Übersichtlichkeit: Speicherst du all deine Dokumente in einer Cloud oder in einem digitalen Archiv, hast du eine bessere Übersicht über alle Dokumente deiner Selbstständigkeit. Das vereinfacht es dir, schnell und unkompliziert auf bestimmte Verträge oder Rechnungen zuzugreifen – beispielsweise wenn deine Kund:innen Fragen zu einer Zusammenarbeit haben oder das Finanzamt Belege einfordert.

Welche Arten von digitalen Signaturen gibt es?

Im alltäglichen Sprachgebrauch werden die Begriffe digitale und elektronische Signatur oft synonym verwendet: Per Definition ist die digitale Signatur jedoch weitreichender und eine Antwort auf das Sicherheitsproblem, das mit der Digitalisierung von Dokumenten einhergeht. Im Allgemeinen gibt es drei Arten von digitalen Unterschriften: Die elektronische, die fortgeschrittene elektronische und die qualifizierte elektronische Signatur. Wir erklären dir, was sich dahinter verbirgt.

Definition der drei digitalen Signaturarten

  1. Elektronische Signatur: Eine einfache elektronische Signatur kann bereits die E-Mail-Signatur mit deinem Namen oder deiner eingescannten Unterschrift als Bilddatei sein. Solch eine elektronische Unterschrift ist rechtsgültig, wenn alle beteiligten Parteien damit einverstanden sind: In diesem Fall kann sie die handschriftliche Unterschrift ersetzen. Sie ist allerdings nicht verschlüsselt und besitzt keinerlei Authentizität, da sie manipulierbar ist. Solche einfachen elektronischen Signaturen werden häufig in E-Mails oder bei formlosen Vereinbarungen angewandt.
  2. Fortgeschrittene elektronische Signatur: Da sich zahlreiche Unternehmen und Selbstständige mehr Sicherheit wünschen, entscheiden sie sich dagegen, elektronische Unterschriften zu erstellen. Bei den fortgeschrittenen elektronischen Signaturen sind die Richtlinien strenger: Es muss erkenntlich sein, wenn das Dokument nach der Signatur verändert worden ist. Im Rahmen des Siegelverfahrens kommt dafür der Zeitstempel zum Einsatz. Außerdem muss man die digitale Signatur dir zuordnen können. Und es muss belegbar sein, dass du sie gesetzt hast. Fortgeschrittene elektronische Signaturen können überall da verwendet werden, wo keine weiteren gesetzlichen Anforderungen gelten.
  3. Qualifizierte elektronische Signatur: Zusätzlich zu allen Anforderungen der fortgeschrittenen elektronischen Signatur müssen die Anbieter der qualifizierten elektronischen Signatur ein Zertifikat anbieten. Um die asymmetrische Verschlüsselung nutzen zu können, musst du dich registrieren und mit deinem Ausweis identifizieren. Die handschriftliche Unterschrift und die gesetzliche Schriftform können beispielsweise bei Anmeldungen im Handelsregister nur durch diese Art der digitalen Signatur ersetzt werden.
Tipp

Bevor du dich auf die Suche nach dem passenden Anbieter für deine digitale Signatur machst, klärst du am besten ab, welche Art der digitalen Unterschrift du aus rechtlicher Sicht erstellen musst. Wichtig ist, dass der EU-Standard der eIDAS-Verordnung eingehalten wird, sprich die Regelungen der einzelnen Signaturen. DocuSign beispielsweise bietet alle drei Formen an. Die Preise variieren je nach Funktionsumfang. Möchtest du ohne große Sicherheitsanforderungen einfach Dokumente signieren, kannst du mit der Basisvariante digitale Signaturen kostenlos erstellen.

Zusammenfassung

Digitale Signatur zusammengefasst

  • Mit einer digitalen Signatur kannst du Dokumente online und papierlos unterschreiben: beispielsweise Kooperationsvereinbarungen oder wenn du Rechnungen oder Angebote schreibst.
  • Bei digitalen Signaturen nutzt du die asymmetrische Verschlüsselung. Mit dem öffentlichen Schlüssel kannst du Nachrichten und E-Mails verschlüsseln sowie die Echtheit der Signatur prüfen. Der private Schlüssel dient dazu, E-Mails und Dokumente zu signieren.
  • Wichtige Vorteile der digitalen Signaturen sind die Zeitersparnis, Datensouveränität, Professionalität und Übersichtlichkeit.
  • Es gibt drei Arten von digitalen Unterschriften: die elektronische Signatur, die fortgeschrittene elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur. Die Sicherheitsanforderungen sind bei Letzterer am höchsten.
  • Du hast die Wahl zwischen zahlreichen Anbietern, bei denen du eine digitale Signatur kostenlos oder kostenpflichtig erstellen kannst. Die Preise variieren je nach Funktionsumfang.
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