Welche Vor- und Nachteile bietet das Arbeiten im Coworking Space?

Was sind Coworking Spaces und wer kann sie nutzen?

Coworking Spaces sind Orte, die Kreativität und hervorragende Arbeitsergebnisse fördern sollen. Der Namenbestandteil „Coworking“ sagt, worum es geht: gemeinsames Arbeiten von mehreren unterschiedlichen Personen – an einem Ort, aber  an verschiedenen Aufgaben und Projekten, in einer speziellen Art der Community.

Die Community besteht aus denjenigen, die an diesem Ort ihrem Business nachgehen. Ort ist hier nicht gleichzusetzen mit Büro oder Office. Ort meint hier einen oder mehrere Plätze, an denen Ideen besonders gut gedeihen. Kreativität entsteht also am Arbeitsplatz, in der Coffeelounge, auf dem Sofa in der Relaxzone, beim Tischfußball oder auf der Dachterrasse.

Besonders beliebt sind sie bei Startup-Gründer:innen, Freelancer:innen und Freiberufler:innen. Aber auch Studierende verlegen ihren Arbeitsplatz mitunter in ein Coworking Space zur Prüfungsvorbereitung oder um die Bachelor- oder Masterarbeit dort zu schreiben anstatt in der lauten, wuseligen WG.

Es nutzen auch angestellte und selbstständige Geschäftsreisende sowie Außendienstmitarbeiter:innen diese flexible Möglichkeit, wenn das Hotelzimmer zu klein ist oder nicht die gewünschte Arbeitsatmosphäre bietet. Oftmals haben Hotelzimmer keinen arbeitstauglichen Tisch, sondern nur ein ablageähnliches, schmales Board, das gerade mal Tablets Platz bietet, aber schon für die gewohnte Arbeitsweise mit einem Laptop zu klein ist. Da bietet es sich an, stunden- oder tageweise Coworking Space zu mieten.

Und auch dann, wenn dir im Homeoffice die Decke auf den Kopf fällt, ist das Arbeiten im Coworking Space eine Alternative.

Für wen sind Coworking Spaces optimal geeignet?

Als Solo-Selbständige:r hast du die größtmögliche Entscheidungsfreiheit und kannst wählen, wo du arbeiten möchtest und wie. Vorausgesetzt, du hast kein produzierendes Gewerbe bzw. Business und bist an keine Produktionsstätte gebunden. Dann kannst du den Ort, Raum und die Zeit deiner beruflichen Tätigkeit sehr flexibel gestalten. Insbesondere für Webworker und Creatives, also kreative Berufe z. B. in der Online- und Medienbranche, reicht ein Internet tauglicher Laptop mit entsprechender Software, um arbeitsfähig zu sein. Aber nicht für jede:n sind Coworking Spaces optimal.

Checkliste: Coworking Space Typ: Ja oder nein?

Diese Checkliste zeigt dir, ob du ein Coworking Space-Typ bist oder nicht:

Wenn du die meisten bzw. am besten alle Fragen mit „ja“ beantworten kannst, erfüllst du die Grundvoraussetzungen zum Arbeiten in Coworking Spaces – du bist ein Coworking Space-Typ!

Wenn du die meisten oder alle Fragen mit „nein“ beantwortest:

Du bist eher nicht der Coworking Space-Typ und für dich wären flexible Büroarbeitsplätze in Einzel-, Zweier- oder Dreierbüros, wie sie z. B. Anbieter von flexiblen Bürolösungen seit vielen Jahren zur Verfügung stellen, eine Alternative. Denn dort findest du eine andere Arbeitsatmosphäre vor, die sich flexibler an deine Bedürfnisse anpassen lässt. Schließlich steht da nicht das Zusammenarbeiten im Vordergrund – vielmehr gehen alle ihrem Business nach. Und es kann gut sein, dass man an einem Tag der oder die Einzige auf der Büroetage ist.

Trotzdem kannst du auch hier von einem Gdankenaustausch profitieren. Nur anders als im Coworking Space musst du dich hier verabreden und kannst nicht erwarten, dass gerade irgendjemand in der Lounge-Ecke auf dem Sofa oder an der Espressomaschine ist, wenn du gerade kommst und Gesprächsbedarf hast.

Welche Vorteile bietet dir das Arbeiten in einem Coworking Space?

Neben der Möglichkeit, mit anderen Menschen in Gedanken- und Ideenaustausch zu treten, bietet ein Coworking Space auch noch folgenden Vorteil: Du kannst einen Coworking Arbeitsplatz sowohl kurzfristig, also von „sofort auf gleich“, als auch kurzzeitig, also nur vorübergehend z. B. für einen Tag, eine Woche oder einen Monat, mieten. Das heißt, du musst keine lange Vertragsbindung eingehen wie bei einer Bürogemeinschaft oder einem klassischen Gewerberaummietvertrag, die auf Dauer angelegt sind.

Was spricht dagegen, in einem Coworking Space zu arbeiten?

Wenn du spezielles Equipment für deine Arbeit benötigst, und nicht nur einen Laptop, dann solltest du genau prüfen, ob Coworking Space tatsächlich das Richtige für dich ist. Etwa wenn du neben einem Desktop-Bildschirm auch noch einen Großbildschirm verwendest, der auf einem normalen Schreibtisch wegen der Platzverhältnisse ungeeignet ist und für den zusammen mit dem Desktop-Bildschirm der Platz fehlt. Oder wenn du einen Holographie-Tisch benötigst, um mit einem Hologramm zu interagieren. Abweichungen vom Standardarbeitsplatz sind natürlich möglich, sollten aber gut geplant bzw. vorher abgewogen werden. Denn wenn ein Holographie-Tisch durch unsachgemäße Benutzung seitens Dritter plötzlich defekt ist, hast du ein Problem. Und da sich Equipment von dieser Größe auch nicht einfach wegräumen bzw. -schließen lässt, müssen hier entweder intelligente Lösungen gefunden werden oder du mietest im Coworking Space einen abschließbaren Coworking Room und verzichtest auf das Arbeiten im Open Space Büro.

Ist Coworking Space nur für bestimmte Berufsgruppen geeignet?

Es gibt Berufsgruppen bzw. Branchen, an die besondere Anforderungen gestellt werden. Hierzu zählen beispielsweise:

• rechts- und steuerberatende Berufe, also Anwält:innen, Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen
• Berufe in der Gesundheits- und Medizinbranche
• Berufe in der IT-Security

Anwälte und Anwältinnen müssen vertrauliche Gespräche mit Mandant:innen führen können. Ein Gespräch ist aber nicht vertraulich, wenn andere Zuhörer:innen im Raum sind. Dass es sich dabei um passive Zuhörer:innen handelt, die sich vielleicht gar nicht dafür interessieren, was beim Telefonat oder in der Videokonferenz besprochen wird, ist unerheblich. Natürlich kannst du als Anwalt oder eine Anwältin zum Telefonieren auch den Raum verlassen. Nur musst du dann das Laptop mit der elektronischen Mandanten-Akte mitnehmen. Sowie weitere Unterlagen, die für das Telefonat notwendig sind. Und das ist nur nervig.

Dasselbe gilt für Gesundheitsberufe, z. B. einen Gesundheitscoach, der höchst persönliche Lebenssituationen und -umstände mit seinen Klient:innen bespricht. Auch hier muss Privatsphäre gewahrt werden, weil sensible Informationen ausgetauscht werden. Darüber hinaus gilt sowohl für die rechts- und steuerberatenden Berufe als auch für die Gesundheitsberufe ein besonders hoher Datenschutz. Auch das muss bedacht werden, wenn die berufliche Tätigkeit ausschließlich im Coworking Space verrichtet werden soll.

Davon betroffen sind auch Berufe in der IT-Sicherheit. Ein oder eine IT-Security-Spezialist:in kann sensible Informationen und Arbeitsergebnisse mit Auftraggeber:innen nicht in einer Videokonferenz in einem Open Space Office mit mehreren fremden Personen (also potenziellen Zuhörer:innen) besprechen.

Sobald du also mit vertraulichen Daten arbeitest, ist das Arbeiten im Coworking Space erschwert.

Natürlich gibt es fast immer eine Lösung. Dennoch solltest du Folgendes bedenken, wenn du in einem der oben genannten Berufe tätig bist: ‍

• Bei vertraulichen Daten, genügt eine Tastensperre am Rechner nicht, wenn du den Raum verlässt.
• Auf dem Schreibtisch dürfen Dokumente in Papierform nicht einsehbar für Dritte liegen gelassen werden.
• Es ist sicherzustellen, dass kein Datenverkehr mitgelesen werden kann.
• Ein offenes WLAN ist bei Berufen mit besonderen Anforderungen an Datensicherheit tabu. Hier sind spezielle Maßnahmen zum technischen und organisatorischen Datenschutz erforderlich. Denn die engen Vorschriften bezüglich Datenschutz, Schweigepflicht und die damit verbundene notwendige Privatsphäre sind zwingend einzuhalten.

Es empfiehlt sich also in diesen Fällen nicht einen x-beliebigen Coworking Space anzumieten, sondern zuvor den individuellen Bedarf für bestimmte Kriterien festzulegen.

Danach ist dann konkret zu prüfen, ob diese je nach Anforderungen an die jeweilige Berufsgruppe oder Branche im Coworking auch erfüllbar sind.

Welche Ausstattung hat ein Coworking Space und mit welchen  Kosten ist zu rechnen?

Wie bei jedem Produkt bzw. jeder Dienstleistung gibt es unterschiedliche Ausstattungen bzw. Leistungsmerkmale. Beim Coworking Space kannst du einen einfachen Schreibtisch mit Internet-Anschluss mieten oder ein voll ausgestattetes Büro – manchmal auch mit Service-Dienstleistungen von virtuellen Büros wie Telefonservice, Geschäftsadresse, Postservice usw.

Coworking Spaces können von der Ausstattung eher schlicht, aber auch High-Tech sein mit High-End-Leistungen:

• Büroausstattung: vom Schreibtisch mit Container und Drucker im Open Space Office mit mehreren anderen Personen bis zu Einzel-, Zweier-, Dreier- oder größeren Büros mit kompletter Infrastruktur (abschließbare Schränke, Whiteboards, Standbildschirme, separatem Besprechungstisch)
• Meetingräume: bei Bedarf zubuchbare Besprechungsräume unterschiedlicher Größe und Ausstattung
• Coffeelounge: mit Möglichkeiten zur Kaffee- und Teezubereitung sowie einem Angebot an Kaltgetränken
• Food Court: mit Obst, kalten und warmen Snacks und kleineren Gerichte.
• Abgetrennte Bereiche & Relaxzonen: von der Sofa-Ecke bis zur Dachterrasse mit Zonen zum Chillen wie auch zum Arbeiten
• Sport & Gym: von der Tischtennisplatte auf der Etage bis zum Gym mit Möglichkeiten, an Geräten zu trainieren und Trainingskurse zu besuchen
• Mobilität: mit Tiefgaragen-Stellplätzen für KfZ und Fahrräder bis zu E-Ladestationen und Carsharing-Angeboten
• Smartbuilding-Technologie: mit vernetzter Gebäudeautomation und Gebäudesteuerung per App vom Gebäudezutritt bis zur Raumklimatisierung.
• Technische Infrastruktur auf höchstem Niveau: mit 10 GB WLAN und Top-Vernetzung über den neuen Mobilfunkstandard 5G.
• IT-Sicherheit: von Netzwerken mit keiner oder nur geringer Standardabsicherung bis zum hoch abgesicherten Netzwerk mit entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen für Datensicherheit und Anonymität
• Kinderbetreuung & Kita: Einzel- oder Gruppenbetreuung von Kindern bis hin zur eigenen Kita

Es liegt auf der Hand: Die Kosten für Coworking Space sind anhängig davon, was dir geboten wird:

• Ein Coworking Space, zu dem du Zugang mit einem klassischen Schlüssel hast, wird einen niedrigeren Preis haben als im Smartbuilding mit kompletter Gebäudeautomation.
• Ein Coworking Space ohne Kita und Gym wird kostenmäßig geringer zu Buche schlagen, als wenn diese Leistungen angeboten werden.
• Gleiches gilt für die IT-Infrastruktur: Ein Coworking Space mit hohen Sicherheitsvorkehrungen für Datensicherheit wird sich finanziell auf dein Budget anders auswirken als eines mit offenem WLAN mit durchschnittlichen Sicherheitsstandards.

Es hängt also von deinen konkreten Anforderungen und Bedürfnissen ab, wie hoch die Kosten für einen Coworking Space sein werden.

Wie lässt sich der passende Coworking Space finden?

Überlege dir bei der Standortwahl, ob du flexibel sein kannst. Insbesondere in Metropolregionen bzw. Großräumen dürfte mit preislichen Unterschieden zu rechnen sein.

Gibt es eine staatliche Förderung für Coworking Spaces?

Viele Städte und Gemeinden fördern Coworking Spaces im Rahmen der Wirtschafts- und Mittelstandsförderung und wollen diese neue Form des kreativen Arbeitens auch für spezielle Zielgruppen nutzbar machen. Etwa an Orten in landschaftlich schöner Umgebung. Denn für solche „Workation Retreats“ können sie werben mit „Hier kreativ werden und sich inspirieren lassen, wo die Natur am schönsten ist!“ Diese naturnahen Rückzugsorte auf dem Land oder auch Coworking Spaces in Städten bekommen aber nur eine Förderung bei Errichtung oder Betrieb der Räumlichkeiten.

Das heißt: Deren Betreiber:innen können von Fördermöglichkeiten profitieren, nicht aber die Mieter:innen vom Coworking Space. Wenn du also überlegst, selbst Coworking Space anzubieten, dann solltest du dich in deiner Region beim Amt für Wirtschaftsförderung erkundigen, ob und welche Fördermöglichkeiten für Locations zu dieser neuen Art der Zusammenarbeit existieren. Die Förderung in Deutschland ist von Bundesland zu Bundesland und auch innerhalb eines Bundeslandes von Kommune zu Kommune individuell.