Was ist eine BWA und welche Vorteile bringt sie dir?

Was ist eine betriebs­wirt­schaft­liche Auswertung?

Denn die BWA liefert dir somit kumuliert und monatlich die zusammengefassten Auswertungen der aktuellen Zahlen deiner Finanzbuchhaltung. Bei dir als Solo-Selbstständige:r sind das wahrscheinlich die Zahlen, die dein:e Steuerberater:in für dich aufbereitet hat. Eine BWA trifft auch Aussagen zur sogenannten statischen Liquidität, die ein Indikator für die Zahlungsfähigkeit von Selbstständigen ist.  

Welche BWA ist die Richtige für dein Unternehmen?

Je nach Vorgehensweise gibt es unterschiedlich relevante Arten der BWA. Welche für dich und dein Geschäftsmodell Sinn macht, hängt von deinen Zielen, deiner Tätigkeit und deiner Branche ab. Folgende Arten solltest du kennen:

• BWA 01 Standard-BWA
• BWA 04 Controlling-Report-BWA
• BWA05 Gesamtkostenverfahren-BWA
• BWA20 Handwerker-BWA
• BWA43 Einnahmen-Ausgaben-BWA
• BWA51 Kapitalfluss-BWA
• Umsatzkostenverfahren 

Die BWA 01 wird von Selbstständigen wie dir gerne verwendet. Als Kostenstatistik eignet sie sich branchenunabhängig auch für kleine Unternehmen. Bei dieser kurzfristigen Erfolgsrechnung kannst du deine Daten betriebswirtschaftlich betrachten und analysieren. Willst du zum Beispiel einen Bankkredit beantragen, um zwischendurch wichtige Investitionen zu tätigen, dann eignet sich die BWA-51 zur Darstellung deines Kapitalflusses. Hast du erst mit deiner Selbstständigkeit begonnen? Dann hilft dir immer die BWA-Art 43. Damit lässt sich anfangs ganz leicht eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erstellen, die dir wichtige Erkenntnisse vermittelt.

Welche Darstellungsformen ermöglicht eine BWA?

Um mit aussagekräftigen Zahlen arbeiten zu können, solltest du dich für einen bestimmten Kontenrahmen entscheiden. Dein:e Steuerberater:in gibt dir sicher Tipps dafür. Folgende Darstellungsformen einer BWA solltest du unterscheiden können:

• Die BWA im Wertevergleich – bei dieser Vorgehensweise betrachtest du beispielsweise zu jeder BWA-Position die dazugehörigen Kostenkonten
• BWA im zeitlichen Ablauf – hier erhältst du BWA-Positionen wie Kosten oder Umsatz jeweils monatlich
• BWA im Vergleich – so bist du zum Beispiel in der Lage, deine aktuellen Zahlen mit denen des Vorjahres zu vergleichen

Welchen Nutzen hat die BWA für dich als Selbstständige:n?

Eines gleich vorweg: Die BWA ist keine Pflicht! Allerdings zeigt sie dir deine aktuelle Geschäftslage in Echtzeit.

1. Du kannst so beispielsweise deine Steuervorauszahlungen checken und bei Bedarf rechtzeitig einen Antrag auf Fristverlängerung beim Finanzamt stellen.
2. Auch unerwartete Schwankungen werden mithilfe einer BWA deutlich. In solchen Fällen kannst du auf Basis der BWA-Zahlen schnelle Entscheidungen treffen und entlastende Maßnahmen umsetzen.
3. Falls du einenKredit für Selbstständige beantragen willst, brauchst du meist ebenfalls eine BWA für die Bank.

Die BWA ist somit ein ideales Tool, um die Performance deines Business zu beurteilen. Sie zeigt dir, ob deine betriebliche Entwicklung so läuft, wie du es dir wünschst, und wie es um Gewinn und Steuern für Selbstständige bestellt ist. Sie zeigt dir mögliche Schwachstellen auf, damit du bei Bedarf Verbesserungsmaßnahmen einleiten kannst. Mit deiner BWA hast du also deine Kosten- und Erlössituation immer im Blick. Ihr größter Nutzen ist ihre Aktualität.

Was ist eine testierte BWA?

Wenn du eine:n Steuerberater:in hast, erstellt diese oder dieser die BWA monatlich für dich. In dem Fall spricht man von „testierter BWA“.

Was kann die BWA?

Eine BWA ist dann aussagekräftig, wenn du eine korrekte Buchhaltung führst. Denn die Zahlen daraus bilden die Basis einer BWA. Wichtige Kriterien für eine aussagekräftige betriebswirtschaftliche Auswertung sind neben realistischen Zahlen auch deren zeitliche Zuordnung nach Monaten bzw. Jahren. Am besten ist es also, wenn du Einnahmen und Ausgaben jeweils auf ihren monatlichen Betrag herunterrechnest und in dein Programm oder deine Excel-Liste einpflegst. So ist es problemlos möglich, deine Gewinne und Verluste korrekt und aktuell zu ermitteln. Die BWA liefert dir also eine Erfolgsrechnung oder zeigt dir eine negative Entwicklung. Ihre große Stärke ist der aktuelle Überblick zur wirtschaftlichen Gesamtlage deines Business. Das macht sie zur perfekten Grundlage für unternehmerische Entscheidungen.

Für wen ist die BWA?

Buchhaltungspflichtige Unternehmen nutzen die BWA idealerweise als Controlling-Tool, da man sie einfach mit den Daten erzeugen kann, die dank doppelter Buchführung ohnehin vorliegen. Rechtliche Vorgaben, die bestimmen, wer eine BWA erstellen muss, gibt esjedoch nicht. Somit profitieren alle, die es umsetzen, von den Vorzügen einer BWA.Dabei spielen Unternehmensart oder Größe keine Rolle. Im Umkehrschluss istfolglich eine BWA auch für dich als Freiberufler:in oder Selbstständige:nempfehlenswert. SelbstUnternehmer:innen, die statt einer Bilanz lediglich eine EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) erstellen müssen, können mit dieser betriebswirtschaftlichen Aufstellung und Analyse fundierte Entscheidungen treffen. Kaufst du dir beispielsweise ein Buchführungsprogramm von Lexware, dann sparst du auch noch Zeit. Denn mit einer solchen Software kannst du deine BWA mit nur wenigen Klicks in Sekunden erstellen.

Wie wird eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) erstellt?

Für eine detaillierte BWA sind nur die Daten aus deiner Finanzbuchhaltung nötig. Sie sollten dir am besten monatlich vorliegen. Erfüllst du die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, dann ist die betriebswirtschaftliche Auswertung hinterher schnell erstellt. Wenn dich das zeitlich überfordert, dann delegiere es an dein Steuerbüro oder nutze eine intelligente Buchhaltungssoftware wie lexoffice. Online findest du sogar kostenlose Vorlagen, die dir helfen, einen Zahlenüberblick zur Wirtschaftlichkeit deines Geschäftsmodells darzustellen. Hierfür musst du einfach nur die Werte aus deiner Buchhaltung eintragen. Danach wird dir das Ergebnis sofort angezeigt. So hast du immer den aktuellen Überblick über die Ertragslage deines Business.

Wie liest du eine BWA?

Du bekommst schon monatlich eine BWA, aber das Wirrwarr der Zahlen schreckt dich ab? Oder du hast noch keine BWA und fürchtest dich ein wenig davor? Keine Sorge: Das geht nicht nur dir so. Doch wenn du sie richtiglesen kannst, dann überblickst du wichtige Faktoren. Zum Beispiel erkennst du, ob du mit deinen Einnahmen kostendeckend arbeitest. Ist das BWA-Ergebnis allerdings negativ, musst du gegensteuern. Als junge:r Selbstständige:r willst du auch wissen, wie sich die Gesamtleistung zum Betriebsergebnis darstellt. Gemeint ist hier die Frage, nach deiner Rendite. Die BWA zeigt dir schwarz auf weiß, wie hoch der Gewinn pro 100 Euro Umsatz ist.  

Gut zu wissen ist, dass die Finanzbehörden jährlich eine sogenannte Richtsatzsammlung veröffentlichen. Diese weist aus, wie hoch Wareneinsatz und Gewinn in bestimmten Branchen sein sollten. Damit kannst du also die Ergebnisse deiner BWA vergleichen und erkennst:

• Welche Kosten nötig sind, um den Umsatz zu generieren
• Welche Ausgaben darüber oder darunter liegen
• Wie hoch dein Wareneinsatz im Vergleich zum Umsatz ist
• Wie sich die Finanzierungskosten darstellen
• Wie sich dein Geschäftsmodell entwickelt
• Wo du aktuell im Vergleich zum letzten Quartal stehst
• Wo du im Vergleich zu Selbstständigen in deiner Branchestehst
• Wie hoch dein Rohertrag ausfällt

Welche Bestandteile enthält eine BWA?

Die Kennzahlen der BWA zu verstehen, ist einfacher als du denkst. Überlege dir vorab: Was brauchst du wirklich? Was allgemein als BWA bezeichnet wird, umfasst verschiedene Auswertungen. Viele davon taugen nur bedingt als Grundlage für Entscheidungen, die du als Selbstständige:r oder Freelancer:in für dein Businesstreffen musst.

Vorrangig gehören in deine BWA folgende Bestandteile:

• Alle Daten, Kosten und Einnahmen, die du miteinandervergleichen möchtest
• Eine kurzfristige Erfolgsrechnung
• Optional eine Bilanz zur Liquidität oder eine Bewegungsbilanz
• Ein Vorjahresvergleich
• Ein Branchenvergleich
• Eine Jahresübersicht

Welche Kennzahlen sind wichtig für eine BWA?

Sehen wir uns an, welche Kennzahlen der BWA dir wirklich zeigen, wie sich Umsatz und Erträge deines Unternehmens entwickeln:

• ‍Wareneinsatz: Darunter ist die Bestandsreduzierung plus der Wareneinkauf zu verstehen.‍
• Wareneinsatzquote: Das ist der Wareneinsatz dividiert durch deinen Umsatz. Je niedriger dieser Wert ausfällt, desto stabiler ist dein Geschäftsmodell.‍
• Summen- und Saldenliste (SuSa): Sie enthält jedes einzelne Konto, das im laufenden Jahr bebucht wurde. Die SuSa ist unübersichtlich und verwirrt unter Umständen. Wichtig ist sie aber, wenn du die BWA für die Bank wegen einer Kreditanfrage benötigst. Packe sie also am besten zu den Bankunterlagen.‍
• Kurzfristige Erfolgsrechnung (KER): Sie ist das Herzstück der BWA und wird in der Praxis pauschal als BWA bezeichnet. Da in dieser Auswertung nur die einzelnen Kontenarten ohne Unterkonten aufgeführt sind, bleibt sie übersichtlich. Wenn du allerdings wissen willst, wo sich einzelne Umsatz- und Kostentreiber verstecken, genügt dir die KER nicht.
• ‍Kostenquoten: Hier teilst du deine Kosten durch den Umsatz. Fällt deine Quote höher aus als es der Branchenschnitt vorgibt, dann musst du aufpassen und die Ursache herausfinden.‍
• Deine Rentabilität: Dieser Wert ist durch den Umsatz zu teilen. Das Ergebnis zeigt den Gewinn pro 100 Euro Umsatz.

Wie wertest du die monatlichen Analysen aus?

Sieh dir im Wertenachweis an, welche Erlös- und Kostenkonten du in deiner Buchhaltung eingerichtet hast. Überlege, welche Kostenarten du besonders beobachten willst. Wenn sie nicht bereits in Unterkonten erfasst werden, bitte deine:n Steuerberater:in oder Buchhalter:in die fehlenden Konten zu ergänzen. Dann kannst du in der Monatsanalyse auffällige Kostentreiber auf einen Blick erkennen.

Bietest du mehrere Produkt- oder Dienstleistungen an? Dann lege für jeden Bereich ein gesondertes Erlösunterkonto an. Damit behältst du die Umsatzentwicklung der einzelnen Geschäftsbereiche besser im Blick.

Warum ist eine betriebswirtschaftliche Analyse überhaupt wichtig?

In Deutschland melden jährlich zwischen 20.000 und 30.000 Unternehmen Insolvenz an. Das ist schlimm für Lieferbetriebe und Kund:innen. Doch für Inhaber:innen ist es eine Katastrophe. Schließlich haften sie für die Kredite des Unternehmens auch mit ihrem privaten Vermögen.

Dazu muss es nicht kommen. Denn eine Insolvenz kündigt sich lange vorher an. Deshalb brauchst du die Hilfe handfester Zahlen, um vernünftig entscheiden zu können:

• Die Analyse deiner monatlichen BWA-Zahlen ist dazu der erste Schritt.
• Wenn du deine BWA richtig lesen und interpretieren kannst, bekommst du Monat für Monat ein Frühwarnsystem frei Haus. Denn geht der Umsatz zurück, merkst du das wahrscheinlich recht schnell.
• Auch Gewinnrückgänge bemerkst du mithilfe einer BWA sofort.