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Du bist Solo-Selbstständige:r oder Freiberufler:in und möchtest einen regelmäßigen Überblick über die finanzielle Lage deines Business? Dann führt für dich kein Weg an der BWA vorbei.

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Was ist eine betriebs­wirt­schaft­liche Auswertung?

Definition

BWA ist die Abkürzung für „betriebswirt­schaftliche Auswertung“. Sie enthält die aktuellen Daten aus deiner Buchhaltung , wie z. B. Erlöse, Gewinne, Abschreibungen und Aufwendungen. Somit gibt sie Aufschluss über die Ertragslage deines Business. Anders als in deinem Jahresabschluss, die erst nach einigen Monaten zeitverzögert erstellt werden, spiegelt die aktuelle BWA die gegenwärtige Lage deines Solo-Unternehmens wider.

Die BWA liefert dir kumuliert und monatlich die zusammengefassten Auswertungen der aktuellen Zahlen deiner Finanzbuchhaltung. Bei dir als Solo-Selbstständige:r sind das wahrscheinlich die Zahlen, die dein:e Steuerberater:in für dich aufbereitet hat. Es gibt keine feste Form für die BWA, am häufigsten ist allerdings die kurzfristige Erfolgsrechnung. Zum Jahresende kannst du auch eine Jahres-BWA anfertigen.

Andere häufig genutzte Formen in Unternehmen sind die Bewegungsbilanz, die die Veränderungen von Vermögen und Kapital anzeigt, sowie die statische Liquidität, die Hinweise zur Zahlungsfähigkeit gibt. Für dich als Solo-Selbstständige:r sind diese in der Regel weniger interessant, aber es ist dennoch gut zu wissen, dass es sie gibt.

Brauchst du als Selbst­ständige:r überhaupt eine BWA?

Eines gleich vorweg: Die BWA ist keine Pflicht! Lediglich wenn du einen Kredit für Selbstständige beantragen willst, brauchst du meist eine BWA für die Bank.

Du ahnst es schon – es gibt ein „Aber“. Denn die BWA ist ein ideales Tool, um die Performance deines Business zu beurteilen. Sie zeigt dir, ob deine betriebliche Entwicklung so läuft, wie du es dir wünschst, und wie es um Gewinn und Steuern als Selbstständige:r  bestellt ist. Sie zeigt dir mögliche Schwachstellen auf, damit du bei Bedarf Verbesserungsmaßnahmen einleiten kannst. Mit deiner BWA hast du also deine Kosten- und Erlössituation immer im Blick. Ihr größter Vorteil ist ihre Aktualität.

Info

Gut zu wissen: Wenn du eine:n Steuerberater:in hast, erstellt diese oder dieser die BWA monatlich für dich. In dem Fall spricht man von „testierter BWA“.

Was kann die BWA?

Die BWA ermittelt deine Gewinne und Verluste. Sie liefert dir also eine Erfolgsrechnung oder zeigt dir eine negative Entwicklung. Ihre große Stärke ist der aktuelle Überblick zur wirtschaftlichen Gesamtlage deines Business. Das macht sie zur perfekten Grundlage für unternehmerische Entscheidungen.

Für wen ist die BWA?

Buchhaltungspflichtige Unternehmen nutzen die BWA oft als Controlling-Tool, da man sie einfach mit den Daten erzeugen kann, die dank doppelter Buchführung ohnehin vorliegen.

Aber auch Inhaber:innen kleinerer Betriebe, Solo-Selbstständige und Gründer:innen, die statt einer Bilanz lediglich eine EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) erstellen müssen, können mit dieser betriebswirtschaftlichen Aufstellung und Analyse fundierte Entscheidungen treffen.

Info

Gut zu wissen: Eine BWA zu erstellen ist keine Pflicht! Aber fertigt man sie an, hat sie immer die gleiche Grundstruktur. Egal welche Buchhaltungssoftware du verwendest, die Buchführung und damit die BWA müssen zwingend den Vorgaben des Handels- und Steuerrechts folgen.

Wie wird eine Betriebs­wirt­schaft­liche Auswertung (BWA) erstellt?

In der Regel wird die BWA monatlich anhand deiner Geschäftszahlen erstellt und sollte dir auch monatlich vorliegen. Falls das noch nicht so ist, bitte deine Buchhaltung oder Steuerberatung, dir die BWA ab sofort regelmäßig zukommen zu lassen. So hast du immer den aktuellsten Überblick über die Ertragslage deines Business.

Tipp

Frag am besten dein:e Steuer­berater:in, welche Zahlen und Informationen aus ihrer oder seiner Sicht die wichtigsten für dein Business sind.

Die BWA richtig lesen und verstehen

Du bekommst schon monatlich eine BWA, aber das Wirrwarr der Zahlen schreckt dich ab? Oder du hast noch keine BWA und fürchtest dich ein wenig davor? Keine Sorge: Das geht nicht nur dir so.

Um deine BWA allerdings wirklich erfolgreich nutzen zu können, musst du sie richtig lesen und verstehen. Lass wertvolle Informationen nicht verstauben! Nimm dir nicht selbst die Chance, Probleme in deinem Business rechtzeitig zu erkennen und zu bekämpfen.

Tipp

Erstelle zum Jahresabschluss deine monatliche Planung für das kommende Jahr. Wenn du die Planung genauso aufbaust wie die Konten deiner BWA, geht der monatliche Soll-Ist-Vergleich ganz einfach und schnell.

Welche Bestandteile bzw. Kennzahlen enthält eine BWA?

Die Kennzahlen der BWA zu verstehen, ist einfacher als du denkst.

Tipp

Verschaffe dir zunächst einen Überblick!

Überlege dir: Was brauchst du wirklich von deiner BWA?

Die BWA basiert auf den Daten der Finanzbuchhaltung. Was allgemein als BWA bezeichnet wird, umfasst verschiedene Auswertungen. Viele davon taugen nur bedingt als Grundlage für Entscheidungen, die du für dein Business treffen musst.

Sehen wir uns an, welche Kennzahlen der BWA dir wirklich zeigen, wie sich Umsatz und Erträge deines Unternehmens entwickeln.

Summen- und Saldenliste

Die Summen- und Saldenliste (SuSa) enthält jedes einzelne Konto, das im laufenden Jahr bebucht wurde. Die SuSa ist unübersichtlich und verwirrt mehr als sie hilft. Wichtig ist sie, wenn du die BWA für die Bank benötigst. Packe sie also am besten zu den Bankunterlagen.

Kurzfristige Erfolgsrechnung

Die kurzfristige Erfolgsrechnung (KER) ist das Herzstück der BWA und wird in der Praxis pauschal als BWA bezeichnet. Da in dieser Auswertung nur die einzelnen Kontenarten ohne Unterkonten aufgeführt sind, bleibt sie übersichtlich. Wenn du allerdings wissen willst, wo sich einzelne Umsatz- und Kostentreiber verstecken, genügt dir die KER nicht.

Wertenachweis

Alle Details findest du hingegen im Wertenachweis. Dieser ist eine Erweiterung der kurzfristigen Erfolgsrechnung. Er ordnet alle Erfolgskonten der SuSa den jeweiligen BWA-Positionen zu. Der Wertenachweis gliedert die Kostenposten auf und wird damit etwas unübersichtlich.

Tipp

Passe deine Buch­führungs­konten an!

Jede BWA kann nur so gut sein, wie die Daten, auf die sie zugreift. Das heißt:

  • Die Buchführung muss aktuell sein
  • Die Daten müssen vollständig erfasst sein
  • Die Daten müssen richtig zugeordnet und verteilt sein.

Wie wertest du die monatlichen Analysen aus?

Sieh dir im Wertenachweis an, welche Erlös- und Kostenkonten du in deiner Buchhaltung eingerichtet hast. Überlege, welche Kostenarten du besonders beobachten willst. Wenn sie nicht bereits in Unterkonten erfasst werden, bitte deine:n Steuerberater:in oder Buchhalter:in die fehlenden Konten zu ergänzen. Dann kannst du in der Monatsanalyse auffällige Kostentreiber auf einen Blick erkennen.

Bietest du mehrere Produkt- oder Dienstleistungen an? Dann lege für jeden Bereich ein gesondertes Erlösunterkonto an. Damit behältst du die Umsatzentwicklung der einzelnen Geschäftsbereiche besser im Blick.

Welche BWA ist die richtige für dein Business?

Mache deine Analyse anhand der kurzfristigen Erfolgsrechnung. Bei auffälligen Entwicklungen forsche im Wertenachweis nach den dafür verantwortlichen Einzelkonten. Nimm einen laufenden Abgleich mit den Planzahlen vor. Dann siehst du sofort, wenn es zu Problemen kommt.

Warum ist eine betriebs­wirt­schaft­liche Analyse überhaupt wichtig?

In Deutschland melden jährlich zwischen 20.000 und 30.000 Unternehmen Insolvenz an. Das ist für Personal, Lieferbetriebe und Kund:innen schlimm. Für die Inhaber:innen ist es eine Katastrophe. Schließlich haften sie für die Kredite des Unternehmens auch mit ihrem privaten Vermögen.

So weit muss es nicht kommen. Denn eine Insolvenz schleicht sich nicht heimlich an. Sie sendet Signale voraus. Erkenne diese rechtzeitig!

Auch wenn du denkst, alles im Kopf zu haben, und auch wenn du deine Entscheidungen am liebsten aus dem Bauch heraus triffst:

Du brauchst die Hilfe handfester Zahlen, um vernünftig entscheiden zu können.

Die Analyse deiner monatlichen BWA-Zahlen ist dazu der erste Schritt. Wenn du deine BWA richtig lesen und interpretieren kannst, bekommst du Monat für Monat ein Frühwarnsystem frei Haus.

Geht der Umsatz zurück, merkst du das wahrscheinlich recht schnell. Aber was ist mit dem Gewinn? Gewinnrückgänge bemerkst du ohne gezielte Kontrolle nicht sofort. Und wenn die Kosten wie bisher weiter laufen, reicht die Kreditlinie bald nicht mehr aus. Also wird das Konto überzogen. Spätestens jetzt merkt die Bank, dass es bei dir nicht rund läuft.

Tipp

Um gar nicht erst in diese Lage zu kommen, nutze die monatliche Analyse der wichtigsten Business-Kennzahlen anhand deiner BWA. Der laufende Abgleich mit den Planzahlen zeigt dir sofort, wenn es zu Problemen kommen kann. Du siehst zeitnah, ob sich Umsatz und Ertrag nach Plan entwickeln. Wenn nicht, kannst du sofort gegensteuern und das Betriebsergebnis bis zum Jahresende noch verbessern.

Zusammenfassung

BWA zusammengefasst

  • Die Betriebswirt­schaftliche Auswertung richtig zu lesen und zu verstehen, ist gar nicht so schwer.
  • Mit der BWA verfügst du über ein Tool, das dir dein unternehmerisches Überleben sichern kann.
  • Wenn du deine Buchhaltung von einem oder einer Steuerberater: in erstellen lässt, kann diese:r auch die BWA für dich erstellen.
  • Die BWA bietet dir einen aktuellen monatlichen Überblick über Kosten- und Ertragslage
  • Sie ist eine solide Grundlage für unternehmerische Entscheidungen.
  • Sie ist ein Frühwarnsystem für dein Business.
  • Die Bedeutung der BWA als Anti-Insolvenz-Tool ist gar nicht hoch genug einzuschätzen
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