Was müssen Selbstständige bei der Buchhaltung beachten?

Buchhaltung und Buchführung – was ist das eigentlich genau?

Als Freiberufler:in, Freelancer:in oder Selbstständige:r bist du zwangsläufig schon mit den Begriffen Buchhaltung und Buchführung in Kontakt gekommen. Doch du bist dir immer noch unsicher, was diese genau bedeuten? Und gibt es zwischen beiden eigentlich einen Unterschied? In der Umgangssprache werden diese oft synonym verwendet. Aber ist das wirklich richtig?

Definition: Was ist Buchhaltung?

Die Buchhaltung analysiert und dokumentiert sämtliche Geschäftsvorfälle, die in einem Unternehmen anfallen. Es handelt sich dabei also um alle Vorgänge, die das Vermögen deiner Selbstständigkeit betreffen. Untergliedern lässt sich die Buchhaltung in folgende Teilbereiche:

• Finanzbuchhaltung: Bucht sämtliche Vorgänge, die zur Bilanzierung, Gewinn- und Verlustrechnung nötig sind.
• Debitorenbuchhaltung: Befasst sich mit den Forderungen der Kund:innen, die aus deinen Lieferungen bzw. Leistungen entstehen.
• Kreditorenbuchhaltung: Verarbeitet deine Verbindlichkeiten gegenüber Lieferant:innen.
• Anlagenbuchhaltung: Verwaltet die Güter deines Anlagevermögens.
• Lohnbuchhaltung: Kümmert sich um die Abwicklung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen.
• Kosten- und Leistungsrechnung: Ordnet Kosten einzelnen Projekten zu.

Definition: Was ist Buchführung?

Mit der Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle im Unternehmen innerhalb eines Geschäftsjahrs zahlenmäßig festgehalten. Eine ordnungsgemäße Buchführung zeigt einem Unternehmen, welches Vermögen bzw. welche Schulden es hat und dient dem Finanzamt zur Steuerermittlung. Sie ist also eine wichtige Informationsquelle für dich. Deshalb muss sie sachlich, chronologisch und vor allem lückenlos sein.

Wer ist zur Buchführung verpflichtet?

Zur Buchführung verpflichtet sind Kaufleute. Als Kaufmann bzw. Kauffrau gilt gemäß dem Handelsgesetzbuch (HGB), wer ein Handelsgewerbe führt. Auch wenn du ins Handelsregister eingetragen bist, giltst du als Kaufmann bzw. Kauffrau. Außerdem gibt es noch den „Kaufmann kraft Rechtsform“, das ist der Fall bei allen Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, UG, KGaA) und Genossenschaften (eG). Die umfassenden Buchführungspflichten von Kaufleuten werden auch als doppelte Buchführung bezeichnet.

Als Kleingewerbetreibende:r unter 600.000 Euro Umsatz oder 60.000 Euro Gewinn bist du nicht buchführungspflichtig. Überschreitest du in einem Wirtschaftsjahr eine dieser Grenzen, gilt die Pflicht für die Buchführung für dich als Selbstständige:r dann ab dem folgenden Wirtschaftsjahr.

Auch gelten für Unternehmer:innen, die (noch) keine Kaufleute und nicht im Handelsregister eingetragen sind, vereinfachte Gewinnermittlungsvorschriften. Sie dürfen ihren Gewinn statt mit Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln. Diese wird – auch wenn streng genommen bei der EÜR keine Bücher geführt werden – oftmals auch als einfache Buchführung bezeichnet.

Welche Aufgaben hat die Buchführung?

Da sich aus der Buchführung Umsatz und Gewinn von Selbstständigen, Freelancer:innen und Freiberufler:innen ergeben, dient sie als Grundlage für das betriebliche Rechnungswesen und die korrekte Besteuerung. Auch im Rahmen einer Betriebsprüfung kontrolliert der Prüfer die Buchführung. Außerdem erfüllt sie eine Beweismittelfunktion bei Rechtsstreitigkeiten. Die Buchführung informiert dich als Selbstständigen also stets, wie sich dein Vermögen und deine Schulden zusammensetzen. Aufwendungen und Erträge zeigen, was du gegebenenfalls ändern solltest. Zusätzlich erfüllt die Buchführung zusammen mit dem Jahresabschluss eine Informationsfunktion für Bankgespräche bei Krediten.

Einfache oder doppelte Buchführung?

Zwischen der einfachen Buchführung (der Einnahmen-Überschuss-Rechnung) und der doppelten Buchführung (Bilanzierung) bestehen große Unterschiede, v. a. hinsichtlich Buchungen, Berechnung, Inventur und Büchern.

Was ist eine einfache Buchführung?

Die einfache Buchführung erleichtert bestimmten Selbstständigen die Buchhaltung. Dazu gehören:

• Freiberufler:innen, unabhängig von Umsatz und Gewinn
• Gewerbetreibende mit einem Jahresumsatz unter 600.000 Euro oder einem Gewinn von bis zu 60.000 Euro pro Jahr

Das Prinzip: Die innerhalb eines Geschäftsjahres erwirtschafteten Einnahmen und Ausgaben stellst du gegenüber und verrechnest sie. Also Umsatz minus Betriebskosten. Heraus kommt der zu versteuernde Gewinn. Das Ganze nennt sich dann Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).

Die einfache Buchführung hat entscheidende Vorteile. Sie ist deutlich weniger komplex als die doppelte Buchführung und kann oft sogar ohne die Hilfe eines Steuerberaters erstellt werden, was Kosten spart. Du kannst in diesem Fall als Selbstständiger die Buchhaltung also bedenkenlos selber machen.

Was bedeutet doppelte Buchführung?

Die doppelte Buchführung, auch Doppik genannt, gibt vor, dass jeder Geschäftsvorgang zweimal erfasst wird. Auf dem eigentlichen Geschäftskonto und einem Gegenkonto. Die Konten sind nach bestimmten Vorgaben gegliedert: Soll und Haben. Die linke Seite eines Kontos bildet das Soll ab, die rechte Seite das Haben. Für den Abschluss eines Geschäftsjahres zählst du die Geldbestände auf den einzelnen Konten und berechnest darauf basierend deine Schlussbilanz. Doch ist die doppelte Buchhaltung für dich als Selbstständiger verpflichtend? Machen müssen die doppelte Buchführung:

• Kaufleute
• AGs
• GmbHs
• Gewerbetreibende oberhalb der bereits erwähnten Einkommensgrenze
• freiwillig bilanzierende Freiberufler:innen
• Kleingewerbetreibende oberhalb der bereits erwähnten Einkommensgrenze

Welche Unterlagen sind für die Buchführung relevant?

Unabhängig davon, nach welchem Verfahren du als Selbstständige:r, Freelancer:in oder Freiberufler:in deinen Gewinn ermittelst, sind für die Buchhaltung ein paar formale Dinge relevant. Zum Beispiel musst du folgende Belege sammeln:

• Rechnungen, die du an Kund:innen gestellt hast
• Belege, die für dich zu Betriebsausgaben geführt haben (z. B. Rechnungen von Lieferanten)

Welche Unterlagen braucht das Finanzamt?

Die Einkommensteuererklärung ist der größte und wichtigste Teil in deiner Buchführung als Selbstständige:r. Aus ihr ermittelt das Finanzamt die von dir zu zahlenden Steuern. Hierfür braucht das Finanzamt diese Dokumente:

• Einnahmen-Überschuss-Rechnung
• Alternativ: Bilanz der doppelten Buchführung
• Einkommensteuererklärung

Umsatzsteuererklärung – was ist zu beachten?

Je nach Umsatz musst du außerdem monatlich oder quartalsweise eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einreichen und die eingenommene Umsatzsteuer und die gezahlte Vorsteuer angeben. Der Differenzbetrag muss dann an das Finanzamt überwiesen werden oder wird von diesem erstattet, sofern sich eine negative Summe ergibt. Nach Abschluss des Geschäftsjahres sendest du außerdem eine Umsatzsteuerjahreserklärung an die Behörde. Ergibt sich eine Differenz zu den Voranmeldungen, muss diese ans Finanzamt überwiesen werden. Wenn ein Überschuss entstanden ist, wird dir dieser von der Behörde zurückerstattet.

Bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung nicht nötig

Wenn du die Kleinunternehmerregelung anwendest, brauchst du weder eine Umsatzsteuervoranmeldung noch eine Umsatzsteuerjahreserklärung beim Finanzamt einzureichen.