Was ist zu tun, wenn eine Betriebs­prüfung in deinem Kleinunter­nehmen ansteht?

Betriebsprüfung und Steuer­prüfung im Klein­gewerbe

Im Gegensatz zu großen Unternehmen und Konzernen haben Kleinunternehmen und Solo-Selbstständige mit angemeldetem Kleingewerbe den Vorteil, dass sie nicht turnusmäßig mit einer Betriebsprüfung rechnen müssen. Solch eine regelmäßige Überprüfung ordnet das Finanzamt bei ihnen nicht an. Tatsächlich werden pro Jahr nur etwa 10 % der Kleinunternehmer:innen nach dem Zufallsprinzip für eine Steuerprüfung ausgewählt. Prinzipiell kann aber jede:r Selbstständige davon betroffen sein. Häufig kommt es auch dann zur Betriebsprüfung, wenn das Finanzamt gute Gründe dafür sieht. Beispielsweise weil du die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) nicht eingehalten hast.

Wann droht Kleinunter­nehmen eine Betriebs­prüfung?

Betriebsprüfer:innen konzentrieren sich generell auf Betriebe und Selbstständige, die aus irgendwelchen Gründen auffällig geworden sind. Bei ihnen wird vermutet, dass hohe Steuernachzahlungen fällig sein könnten. Eine Prüfung des Betriebes durch das Finanzamt wird zum Beispiel veranlasst, wenn bestimmte steuerliche Sachverhalte nicht den üblichen Werten entsprechen oder Auffälligkeiten in der Steuererklärung die Finanzbeamtin oder den Finanzbeamten hellhörig machen. Folgendes kann Auslöser für eine Betriebsprüfung in deinem Kleinunternehmen sein:

• Du hast die Steuervorauszahlungen unbegründet gesenkt.
• Die Zahlen deiner Steuererklärung waren nicht plausibel.
• Deine Einnahmen und Gewinne schwanken auffällig.
• Nach einer früheren Prüfung musstest du Steuern nachzahlen.
• Du hast deine Steuererklärungen immer wieder verspätet abgegeben.
• Du warst meist unpünktlich in der Überweisung deiner Steuerschuld.

Wer veranlasst eine Betriebs­prüfung?

Ob bei großen Betrieben oder Kleinunternehmen und unabhängig von deren Geschäftsmodell – es ist das Finanzamt, das eine Betriebsprüfung veranlasst. Abwenden kannst du eine sogenannte Außenprüfung durch das Finanzamt für dein Kleinunternehmen nicht. Zumal – wie du nun weißt – auch der Zufall über eine mögliche Prüfung entscheiden kann.

Allerdings kannst du das Risiko einer Betriebsprüfung senken, indem du Folgendes beachtest:

• Reiche korrekte Buchungen, Unterlagen und Belege ein.
• Führe deine Bücher übersichtlich und regelkonform.
• Halte dich z. B. bei der Steuererklärung an Abgabefristen.
• Beantworte fristgerecht eventuelle Nachfragen des Finanzamts.
• Zahle pünktlich die errechneten Steuern für Selbstständige.
• Erbitte rechtzeitig und begründet Fristverlängerungen.

Wie läuft eine Steuer­prüfung ab?

Bei einer Betriebsprüfung in Kleinunternehmen handelt es sich meist um eine sogenannte Außenprüfung, da sie bei dir vor Ort stattfindet. Sie ist die häufigste Form der Betriebsprüfung. Meistens haben Kleinbetriebe einen Vorlauf von etwa zwei Wochen, in denen du mit deiner Steuerberaterin oder deinem Steuerberater Vorbereitungen treffen kannst. Prüfer:innen des Finanzamtes melden sich schriftlich zur Steuerprüfung an.

Dabei teilen sie dir immer Folgendes mit:

• Prüfungsbeginn
• Prüfungsumfang (Jahre und Steuerarten)
• Prüfungsort für den Besuch (bei mehreren Betriebsstätten)

Behandle Prüfer:innen während der Prüfung so zuvorkommend wie möglich. Es kommt dabei gut an, wenn die Buchhaltung einwandfrei ist, du alle Unterlagen vollständig aufbereitet hast, die Sachverhalte schnell ersichtlich sind und keine Lücken oder Ungereimtheiten auftreten. Bewirte die Prüferin oder den Prüfer mit Kaffee, Wasser sowie Snacks und verzichte auf eine Essenseinladung. Denn in solch einem lockereren Rahmen könnte es dir leicht passieren, dass du versehentlich Dinge erzählst, die du für dich behalten solltest.

Am Ende findet eine Schlussbesprechung statt. Nimm hier in jedem Fall deine:n Steuerberater:in mit ins Gespräch, da in dieser Runde mögliche Differenzen geklärt werden können und ihr versuchen solltet, einen Kompromiss zu finden. Im schlimmsten Fall kann dein:e Steuerberater:in die Möglichkeit nutzen, auf einen Einspruch hinzuweisen. Da dieser viel Aufwand für die Prüferin oder den Prüfer bedeutet, kann es sein, dass sie oder er etwas kompromissbereiter reagiert.

Arten der Betriebs­prüfungen

Es gibt unterschiedliche Arten von Betriebsprüfungen, die sich in ihren Schwerpunkten unterscheiden:

• Die Außenprüfung – hier wird alles umfassend geprüft, was deine Geschäftstätigkeit der letzten drei Jahre betrifft.
• Die Umsatzsteuer-Sonderprüfung – sie kann dich treffen, wenn du häufiger Vorsteuer-Überschüsse geltend machst.
• Die Lohnsteuer-Außenprüfung – hier geht es um die korrekte Abführung der Lohnsteuer von Mitarbeitern. Kleinunternehmen sind davon meist nicht betroffen.
• Die Nachschau zur Umsatzsteuer – hier handelt es sich um die unangenehmste Art der Prüfung. Diese kann unangemeldet im Betrieb, aber auch zu Hause stattfinden, wenn du im Homeoffice arbeitest.

Betriebsprüfung im Kleinunter­nehmen: Was wird geprüft?

Normalerweise wird bei einer Betriebsprüfung in Kleinunternehmen der Zeitraum der letzten drei Jahre geprüft. Bei einem vorliegenden Verdacht kann der Zeitraum auch erweitert werden. Achte unbedingt auf vollständige und korrekte Unterlagen, insbesondere bei Sozialversicherung und Umsatzsteuer, da hier die Prüfer:innen sehr gerne ansetzen. Erhältst du den Prüfungsbescheid des Finanzamts, dann kontrolliere, ob Firmenanschrift und Steuernummer korrekt angegeben sind. Bitte anwesende Prüfer:innen am Tag der Betriebsprüfung auch um die Dienstmarke und beantrage vorab, dass sie alle Feststellungen während der Prüfung schriftlich dokumentieren.

Was darf die Prüferin oder der Prüfer und was nicht?

Stelle Prüfer:innen am besten einen separaten Raum zur Verfügung, von dem sie kaum Einblick in betriebliche Abläufe haben. Sie dürfen sich allerdings im gesamten Unternehmen umschauen. Rechtlich gesehen, musst du Prüfer:innen alle Unterlagen aushändigen, die sie anfordern. Gib allerdings nur die weiter, die angefragt werden und nicht freiwillig mehr, damit du dich nicht versehentlich selbst belastest.

Fragen und Antworten zur ungeliebten Betriebs­prüfung in Kleinunter­nehmen

Eine Betriebsprüfung ist oft anstrengend und kostet eine Menge Zeit.  Doch es ist kein Weltuntergang, wenn du geprüft wirst – sofern deine Buchhaltung in Ordnung ist. Zusätzlich ist es hilfreich, wenn du ausreichend Wissen rund um das Thema Außenprüfung durch das Finanzamt besitzt. Lies hier einige der häufigsten Fragen und Antworten zur Betriebsprüfung von Kleinunternehmen: