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Als Solo-Selbstständige:r hast du viele Kosten, die im Laufe eines Jahres anfallen. Manche davon verhelfen dir dazu, deinen Gewinn zu vermindern – das spart unterm Strich Steuern ein. Ein Faktor dabei sind deine Betriebsausgaben. Was genau ist das? Welche Möglichkeiten hast du, diese steuerlich geltend zu machen? Und wie wirkt sich das dann tatsächlich aus? Hier findest du alles, was du zum Thema wissen musst.

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Was genau sind Betriebsausgaben?

Unter das Stichwort Betriebsausgaben fallen laut § 4 Abs. 4 des Einkommensteuergesetzes (EstG) „die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind“. Das heißt alle Kosten für Anschaffungen oder eingekaufte Dienstleistungen, die du zum wirtschaftlichen Arbeiten benötigst, wie z. B. für deinen PC. Betriebskosten können in die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder die Bilanz des Jahresabschlusses einfließen.

Weitere mögliche Betriebsausgaben bei Freiberufler:innen, Einzelunternehmen oder auch Kleinunternehmen sind beispielsweise:

  • Raummiete
  • Investitionen
  • Firmenwagen
  • Geschäftsfahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln
  • Weiterbildungskosten
  • Kosten für Versicherungen
  • Werbekosten
  • Bürokosten
  • Anzahlungen
  • Übrige Betriebsausgaben
Zusammengefasst sind Betriebsausgaben also alle Kosten, die mit deinem Unternehmen direkt in Zusammenhang gebracht werden. Die Kosten, die dafür sorgen, dass dein Unternehmen funktioniert.

Durchlaufende Posten, wie zum Beispiel Geld, das du für andere einnimmst und weitergibst, fallen unter den Posten „nicht abziehbare Betriebsausgaben“.

Welche Arten von Betriebsausgaben gibt es?

Grundsätzlich unterscheidet die Gesetzgebung zwischen unterschiedlichen Arten von Betriebsausgaben:

  • Vorweggenommene Betriebsausgaben: Diese fallen an, bevor Umsätze innerhalb einer Selbstständigkeit generiert werden. Dazu zählen beispielsweise Reisekosten oder Finanzierungskosten.
  • Sofort abzugsfähige Betriebsausgaben lassen sich steuerlich voll anrechnen. Dazu zählen z. B. Bürokosten wie Portogebühren, Kosten für Telefon, Telefax, Bürobedarf, Zeitschriften, Fortbildungen, Miete bzw. Leasing von Bürogeräten oder Raumkosten wie Miete, Pacht, Heizung, Reinigung, Instandhaltung, Wasser oder Strom. Aber auch der Säumniszuschlag des Finanzamtes ist, wenn er zu einer betrieblichen Steuer (z. B. Umsatzsteuer) erhoben wird, abzugsfähig.
  • Beschränkt abziehbare Betriebsausgaben: Dazu gehören beispielsweise der Verpflegungsmehraufwand, dein Arbeitszimmer zu Hause und die Gewerbesteuer.
  • Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben: Das sind Betriebsausgaben, die die Steuerlast nicht senken. Das gilt zum Beispiel für Geschenke über 35 Euro, Kosten für die Fahrt zur Arbeit oder Strafgelder, Verwarngelder, Mahngebühren, Ordnungsgelder und Hinterziehungszinsen. Diese sind nicht absetzbar.

Daneben gibt es noch die nachträglichen Betriebsausgaben. Sie sind das genaue Gegenstück zu den vorweggenommenen Betriebsausgaben. Das heißt, du wirst mit diesen Kosten erst konfrontiert, solltest du dein Unternehmen schließen.

Achtung

Oftmals wird der Begriff „Werbungskosten“ mit Betriebsausgaben in Verbindung gebracht. Du kannst sie als Selbstständige:r aber nur bedingt in deine Steuererklärung einbringen.

Werbungskosten geltend machen können nur:

  • Arbeitnehmer:innen
  • Rentner:innen
  • Geldanleger:innen
  • Vermieter:innen
  • Personen mit sonstigen Einkünften, die nicht durch eine selbstständige Arbeit erfolgen

Wie lassen sich Betriebsausgaben steuerlich geltend machen?

Betriebsausgaben sind bei der Steuererklärung eine wichtige Größe. Um deine Steuerlast zu senken, darfst du als Selbstständige:r sämtliche Ausgaben dieser Art von deinem erwirtschafteten Umsatz abziehen. Daraus ergibt sich der Gewinn, der versteuert werden muss. Die Rechnung ist einfach: Je höher die Betriebsausgaben, desto geringer die Steuerlast. Aber Vorsicht, es gibt dennoch ein paar wichtige Aspekte, die du beachten solltest. Diese stellen wir dir im Folgenden vor.

Warum ist beim Absetzen nicht betrieblicher Kosten Vorsicht geboten?

Manche Selbstständige übertreiben es mit dem Absetzen der Betriebsausgaben und machen in der Steuererklärung Anschaffungen geltend, die nicht für notwendige betriebliche, sondern für private Zwecke eingekauft wurden. Hier ist Vorsicht geboten: Private und betriebliche Ausgaben sollten fein säuberlich getrennt werden. Du bist außerdem verpflichtet, Beweise für solche Betriebsausgaben auf Anfrage vorzulegen. Ansonsten drohen im Falle einer Steuerprüfung empfindliche Strafzahlungen.

Wie lassen sich Betriebsausgaben nachweisen?

Du musst deine Betriebsausgaben, gerade, wenn du sie steuerlich geltend machen willst, vor dem Finanzamt belegen. Das heißt für dich, dass du genau Buch über deine betrieblichen Ausgaben führen solltest. Sammle alle Belege und hefte sie im Zuge deiner Buchführung ab. Oder besser noch: Erfasse sie in einer Buchhaltungssoftware wie lexoffice.

Achtung

Wenn du etwas nicht genau belegen kannst, akzeptiert das Finanzamt deine Ausgabe gegebenenfalls nicht. Solltest du den Beleg verloren haben, wird geschätzt – das fällt in den wenigsten Fällen zu deinen Gunsten aus.

Lassen sich Betriebsausgaben pauschal absetzen?

Es gibt Selbstständige, die sich Pauschalen für ihre Betriebsausgaben anrechnen lassen können. Diese Ausnahmen sind:

  • In Vollzeit arbeitende Tagesmütter oder Tagespflegepersonen können pauschal 300 Euro pro Monat als Betriebsausgabe geltend machen.
  • Selbstständige Hebammen dürfen pauschal bis zu 25 Prozent, maximal aber 1.535 Euro pro Jahr als Betriebsausgabe absetzen.
  • Für freie Journalist:innen oder Schriftsteller:innen ist eine Betriebsausgabenpauschale bis zu 30 Prozent oder maximal 2.455 Euro pro Jahr als Betriebskosten absetzbar.

Liegen die Betriebsausgaben nachweislich über dem Pauschalbetrag, müssen sie dem Finanzamt einzeln nachgewiesen werden, die Anrechnung des Pauschalbetrags entfällt dann.

Zusammenfassung

Betriebsausgaben zusammengefasst

  • Unter Betriebsausgaben fallen alle Kosten für Anschaffungen oder eingekaufte Dienstleistungen, die du zum wirtschaftlichen Arbeiten benötigst, wie z. B. dein Laptop.
  • Es gibt verschiedene Arten von Betriebsausgaben, beispielsweise die sofort abzugsfähigen Betriebsausgaben.
  • Betriebsausgaben mindern den jährlichen Gewinn und damit die Steuerlast.
  • Du kannst die Betriebskosten in deiner Steuererklärung geltend machen.
  • Einige Selbstständige können sich Pauschalen für die Betriebsausgaben anrechnen lassen, z. B. selbstständige Hebammen.
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