Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Solo-Selbstständige?

Was sind Aufbewahrungs­fristen?

Aufbewahrungsfristen bezeichnen den Zeitraum, in dem Selbstständige aufbewahrungspflichtige Unterlagen und Dokumente aufheben bzw. archivieren müssen.

Welche Dokumente musst du aufbewahren?

Als Solo-Selbstständige:r musst du diese geschäftlichen Dokumente archivieren:

• Kontoauszüge
• Rechnungen
• Quittungen
• Lieferscheine
• Steuerunterlagen sowie abgegebene Steuererklärungen und erhaltene Steuerbescheide

Wie lange und in welcher Form du die in deinem unternehmerischen Alltag vorkommenden Dokumente aufbewahren musst, hängt von verschiedenen Regelungen ab, die beispielsweise im Handels-, Steuer-, Arbeits- und Sozialversicherungsrecht verankert sind. Da du keine Mitarbeiter:innen angestellt hast, sind für dich das Arbeits- und Sozialversicherungsrecht nicht relevant.

Auch in zeitlicher Hinsicht gibt es unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, die zwei wesentlichen sind die sechs- und die zehnjährige Aufbewahrungsfrist.

Sechsjährige Aufbewahrungs­frist

Folgende Geschäftsunterlagen musst du 6 Jahre aufbewahren:

• Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe: Damit sind Kopien von Geschäftsbriefen gemeint, die du in deiner Geschäftstätigkeit an andere versendet hast. Hierunter fallen aber nur diejenigen, die zum Abschluss eines Geschäfts geführt haben. Dabei ist es unerheblich, ob du diese auf dem Postweg oder elektronisch per Fax oder E-Mail versendet hast. Es kommt auf den Inhalt an: Geschäftliche Korrespondenz, die nicht zum Geschäftsabschluss geführt hat, zählt nicht als Handels- oder Geschäftsbrief. Das sind z.B. Flyer und Prospekte oder ein Angebot, das du zwar versendet hast, das aber nicht angenommen wurde.
• Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe: Das sind solche, die du von anderen erhalten hast. Hierzu zählt beispielsweise Korrespondenz zur Durchführung eines Auftrags oder die Rückabwicklung eines Geschäftes.
• Sonstige steuerlich relevante Unterlagen, z. B. solche für eine Außenprüfung oder eine vorläufige Steuerfestsetzung. Außerdem zählen hierzu Dokumente und Unterlagen, die du als Steuerpflichtige:r benötigst, um Anträge beim Finanzamt zu begründen.

Zehnjährige Aufbewahrungs­frist

Folgende Geschäftsunterlagen musst du 10 Jahre aufbewahren:

• Bücher und Aufzeichnungen, z. B. Handels-, Geschäftsbücher
• Inventare, z. B. Bestandsverzeichnisse, Übersichten über Vermögensgegenstände
• Jahresabschlüsse mit dazu gehörigen Erläuterungen
• Lageberichte, z. B. als Teil der Bilanzunterlagen
• die Eröffnungsbilanz (sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen)
• Buchungsbelege, d. h. Unterlagen und Dokumentationen über einzelne Geschäftsvorfälle als Grundlage zur Eintragung in Geschäftsbücher. Hierzu zählen u. a.  Lieferscheine, Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, aber auch Lohn- und Gehaltsabrechnungen usw.
• Zollunterlagen, z. B. Zollanmeldungen

Aufbewahrungs­pflichten und -fristen im Handelsrecht

Das wichtigste Gesetz im Handelsrecht ist das Handelsgesetzbuch (HGB). Nach § 257 HGB sind Kaufleute dazu verpflichtet, bestimmte Unterlagen aufzubewahren. Diese Aufbewahrungspflicht und die daran geknüpften Aufbewahrungsfristen dienen der Rechtssicherheit im Geschäfts- und Handelsverkehr. Die Fristen zur Aufbewahrung betragen 6 bzw. 10 Jahre.

Aufbewahrungs­pflichten und -fristen im Steuerrecht

Hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht ist im Steuerrecht die Abgabenordnung (AO) maßgeblich. Sie enthält die Aufbewahrungsfristen, außerdem gibt es im Umsatzsteuergesetz (UStG) ebenfalls Archivierungsfristen.

Während das Handelsrecht den Geschäftsverkehr zwischen Kaufleuten im Fokus hat, geht es im Steuerrecht um die Besteuerung von Unternehmen auf Grundlage von Geschäftsunterlagen. Die aufzubewahrenden Geschäftsunterlagen sind im Handelsrecht und Steuerrecht fast identisch. Die Abgabenordnung verlangt zusätzlich noch die Aufbewahrung von Zollunterlagen. Die Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO betragen ebenfalls 6 bzw. 10 Jahre.

Berechnung: Beginn und Ende der Aufbewahrungs­frist

Die Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich am Ende des Kalenderjahres, in dem du die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und Dokumente

• erhalten hast
• erstellt hast (also die letzte Eintragung vorgenommen wurde oder z. B. der Buchungsbeleg oder die Aufzeichnung entstanden ist)

Sie endet nach Ablauf des Kalenderjahres, in das die entsprechende Aufbewahrungsfrist fällt.

Aufbewahrungs­ort von Buchführungs­unterlagen

Du betreibst dein Unternehmen in Deutschland und möchtest deine Buchführungsunterlagen in einem EU-Mitgliedsstaat aufbewahren – geht das?  Als inländisches Unternehmen gilt für dich die Pflicht, deine Buchführungsunterlagen im Inland aufzubewahren.

Ausnahme: Für die elektronische Aufbewahrung gilt dies nicht.

Wenn du also deine Buchführungsunterlagen nicht in Papierform, sondern beispielsweise in einer Cloud-Lösung in einem anderen Land der EU aufbewahren möchtest, ist das möglich. Allerdings musst du das zuvor beim Finanzamt beantragen und nach Genehmigung sicherstellen, dass der Zugriff der Finanzverwaltung vollumfänglich möglich ist. Außerdem musst du jederzeit in der Lage sein, deinen Auskunfts- und Mitwirkungspflichten nachzukommen. Es darf also durch den ausländischen Aufbewahrungsort nicht die Besteuerung beeinträchtigt oder sogar gefährdet werden. Am besten besprichst du das mit deinem oder deiner Steuerberater:in.

Aufbewahrung von Verträgen

Als Solo-Selbstständige:r hast du eine Vielzahl von Verträgen:

• Kaufverträge über Gegenstände, die du für dein Business angeschafft hast (z. B Firmenwagen)
• Gewerbemietvertrag für Büro- oder Geschäftsräume
• Webhostingvertrag mit deinem Provider für das Hosting deines Internetauftritts
• Vertrag über Telekommunikationsleistungen (Festnetz oder/und Mobilfunk, Internetzugang usw.)
• Versicherungsverträge
• Darlehensvertrag, wenn du einen Kredit aufgenommen hast
• Werkverträge mit Dritten, sofern du Unterbeauftragungen bei der Auftragserfüllung vornimmst
• u.v.m.

Diese Verträge haben unterschiedliche Rechtsnaturen und sind deshalb nicht über einen Kamm zu scheren: Mit dem Gewerbemietvertrag wurde ein Dauerschuldverhältnis begründet. Deshalb brauchst du diesen Vertrag über die gesamte Zeit. Ein Kaufvertrag über ein geringwertiges Wirtschaftsgut, z. B. die Kaffeemaschine, hat hingegen nicht dieselbe Bedeutung. Und falls du einen Gesellschaftsvertrag hast, in dem die Rechtsgrundlagen deiner Gesellschaft (z. B. der UG) festgelegt sind, ist er der Wichtigste überhaupt.

Deshalb solltest du bei der Archivierung deiner Verträge nicht nur auf die verschiedenen Aufbewahrungsfristen achten. Sondern außerdem im Blick behalten, ob du einen Vertrag auch nach Ablauf der über Aufbewahrungsfrist benötigst, z. B. für Ansprüche, die du erst in Zukunft geltend machen willst.

Achtung: Die Aufbewahrungs­pflicht endet nicht bei Geschäftsaufgabe

Die Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen endet nicht, wenn du dein Unternehmen aufgibst oder verkaufst. Deshalb ist der Zeitpunkt der Geschäftsaufgabe ohne Bedeutung.

Du musst nämlich Geschäftsunterlagen aus der Zeit deiner Geschäftstätigkeit so lange aufbewahren, bis deren jeweilige Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.

Für die Geschäftsvorfälle im Jahr der Geschäftsaufgabe gelten die oben genannten Aufbewahrungsfristen.

Welche Folgen haben Verstöße gegen Aufbewahrungs­pflichten bzw. Aufbewahrungs­fristen?

Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht können als Ordnungswidrigkeit bis hin zur Straftat sanktioniert werden. Wenn du gegen die Aufbewahrungspflichten bzw. -fristen verstößt, kannst du mit einem Bußgeld belegt werden. Außerdem musst du mit steuerlichen Nachteilen rechnen: Wenn du Unterlagen nicht (mehr) in der geforderten Form vorlegen kannst, wird das Finanzamt die Besteuerungsgrundlage schätzen. Das kann für dich zu einer deutlich höheren Steuerlast führen.