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Was solltest du als Solo-Selbstständige:r über die digitale Archivierung von Dokumenten wissen?

Rechnungen, Verträge und sämtliche Unterlagen für die Steuererklärung stapeln sich im Regal und auf dem Desktop. Kennst du das? Dank elektronischer Archivierung kannst du aber immer darauf zugreifen, ohne in einer Zettelwirtschaft unterzugehen. Doch dabei gibt es einige gesetzliche Anforderungen zu beachten. Welche das sind, erklären wir dir in diesem Beitrag.

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Warum ist digitale Archivierung für Selbstständige wichtig?

Definition

Archivierung bedeutet die unveränderbare und langfristige Aufbewahrung von Dateien, Informationen und Daten. Weitere häufige Synonyme für Archivierung sind „Speicherung“ oder „Verwahrung“. Die elektronische Archivierung meint die Speicherung dieser Dokumente in digitaler Form sowie innerhalb eines elektronischen Systems.

Genauso wie für größere Unternehmen ist es auch für dich als Solo-Selbständige:n wichtig, einen guten Überblick über deine Unterlagen zu haben. Schließlich besteht für alle buchhaltungsrelevanten Unterlagen eine Archivierungspflicht von mehreren Jahren. Die elektronische Archivierung von Dokumenten ist durchaus günstiger und platzsparender als die Aufbewahrung in Aktenordnern.

Als Solo-Selbständige:r hast du im Alltag schon genug Aufgaben zu stemmen: Kundengespräche, Rechnungen schreiben, Meetings mit Geschäftspartner:innen, Kundenakquise und natürlich deine eigentliche Arbeit selbst. Für den Fall, dass du Zugriff auf alte Rechnungen, Verträge oder Projekte brauchst, ermöglicht dir eine Archivierungssoftware, diese mit nur wenigen Klicks aufzurufen.

Was bedeutet revisions­sichere Archivierung?

Definition

Unter einer revisionssicheren oder GoBD-konformen Archivierung versteht man die Nutzung von elektronischen Archivierungsprogrammen zur Speicherung von Dokumenten. Eine GoBD-konforme Archivierungssoftware muss den Vorgaben des Handelsgesetzbuches (HG), der Abgabenordnung (AO) sowie der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) einhalten.

Bei der GoBD-konformen Archivierung gibt es einige Kriterien, welche die jeweiligen Software- oder Cloud-Lösungen erfüllen müssen:

  • Unveränderbarkeit: Wenn du sämtliche Unterlagen und Belege digital archivierst, darfst du den Inhalt nachträglich nicht mehr verändern können. Damit soll sichergestellt werden, dass das Dokument noch im Original vorhanden ist. Sollten dennoch Anpassungen nötig sein, musst du die Änderungen erkennbar ausweisen, ohne dass sie nach der Archivierung rückgängig zu machen sind.
  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Auch für Dritte müssen deine Buchführungsunterlagen nachvollziehbar sein. Eine besondere Bedeutung haben in diesem Zusammenhang Unterlagen wie Rechnungen, betriebswirtschaftliche Abschlüsse oder Übernahmeverträge.
  • Richtigkeit und Vollständigkeit: Als Selbstständige:r oder Freiberufler:in musst du deine betrieblichen Prozesse fehlerfrei, vollständig und lückenlos festhalten.
  • Sicherung vor Verlust: Außerdem musst du garantieren, dass alle Dokumente archiviert werden – dabei dürfen keine Unterlagen verloren, vernichtet oder gestohlen werden.
  • Befolgung der Aufbewahrungsfristen: Jegliche aufbewahrungspflichtigen Dokumente darfst du erst nach Ablauf der gesetzlichen Fristen löschen.
  • Zeitnahe Dokumentierung: Du musst alle Geschäftsvorfälle zeitnah erfassen: Einnahmen und Ausgaben mit Bargeld täglich, bargeldlose Transaktionen innerhalb von 10 Tagen. Auf diese Weise sollen Verfälschungen erschwert werden.
Tipp

Die revisionssichere Archivierungssoftware Lexware archivierung erfüllt alle gesetzlichen Vorschriften der digitalen Archivierung und E-Mail-Archivierung. Nutzen kannst du sie bereits ab 19,90 Euro im Monat.

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Welche Archivierungs­fristen gibt es?

Grundsätzlich gilt für Unternehmer:innen jeder Art, dass sie alle Akten archivieren müssen, die für ihre Steuererklärungen relevant sind. Die genauen Aufbewahrungsfristen sind nicht vom jeweiligen Dokument, sondern von der Verwendung abhängig.

Eine Archivierungsfrist von 10 Jahren besteht unter anderem für folgende Unterlagen:

  • Buchungsbelege
  • Kontoauszüge
  • Jahresabschlüsse
  • Einfuhrunterlagen
  • Inventare
  • Lageberichte
  • Rechnungen
  • Verkaufsbücher

Mindestens 6 Jahre musst du unter anderem folgende Dokumente archivieren:

  • Mahnungen
  • Lieferscheine
  • Handelsbriefe
  • Angebote mit Auftragsfolge
  • Betriebsprüfungsberichte

Die vollständige Liste mit allen Archivierungsfristen findest du auf der Homepage deiner örtlich für dich zuständigen IHK.

Info

Gut zu wissen: Der Bundesfinanzhof hat im Jahr 2002 entschieden, dass Unternehmen und Selbstständige Archivierungsrückstellungen in ihren Jahresabschlüssen bilden müssen. Beispielsweise sind damit anfallende Kosten für Hilfsmittel zur digitalen Archivierung wie Scanner gemeint. Das gilt natürlich nur für dich, wenn du buchführungspflichtig bist. Solltest du nur eine EÜR erstellen, musst du diese Rücklagen nicht bilden.

Was musst du bei der E-Mail-Archivierung beachten?

Buchungsbelege, Kontoauszüge und elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu archivieren, ist inzwischen gang und gäbe. Wusstest du aber auch, dass es eine Archivierungspflicht für E-Mails gibt? Tatsächlich musst du geschäftliche E-Mails archivieren, die für die steuerliche Erfassung relevant sein könnten. Dazu zählen Unterlagen wie:

  • Rechnungen
  • Handels- und Geschäftsbriefe, die zur Vorbereitung und Abwicklung eines Geschäfts dienen

Angebote ohne Abschluss oder Newsletter musst du hingegen nicht archivieren.

Achtung

Auch bei Mails greifen alle Kriterien, die für eine GoBD-konforme Archivierung gefordert werden. Im Hinterkopf behalten solltest du außerdem, dass E-Mails immer im Original gespeichert werden müssen: Ein Ausdruck genügt nicht. Das Gleiche gilt bei den Aufbewahrungsfristen: Buchungsbelege musst du mindestens zehn Jahre lang, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre lang aufbewahren.

Zusammenfassung

Archivierung zusammen­gefasst

  • Archivieren bedeutet das unveränderbare und langfristige Speichern von diversen Dateien und Informationen.
  • Elektronische Archivierungen müssen revisionssicher, also nach GoBD-konformen Standards, erfolgen.
  • Es besteht eine Archivierungspflicht von buchhaltungsrelevanten Unterlagen. Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Verwendung zwischen 6 und 10 Jahren.
  • Auch E-Mails, die für die steuerliche Erfassung wichtig sind, musst du rechtskonform archivieren.
  • Mit einer professionellen Archivierungssoftware ist die rechtssichere Archivierung ganz einfach.
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