Was bedeutet Archivierung?
Als Selbstständige:r bist du gesetzlich verpflichtet, deine Geschäftsunterlagen, Buchungsbelege und Verträge revisionssicher aufzubewahren. Denn wenn eine Steuerprüfung ansteht, musst du deine Geschäftsvorfälle korrekt und regelkonform belegen können. Archivierung bedeutet somit die systematische, kontrollierte sowie unveränderbare Aufbewahrung von Dateien, Informationen und Daten. Weitere häufige Synonyme für Archivierung sind „Speicherung“ oder „Verwahrung“. Die elektronische Archivierung leistet eine Langzeitarchivierung aller Dokumente in digitaler Form sowie innerhalb eines elektronischen Systems.
Welche Dokumente sind zu archivieren?
Der Gesetzgeber verpflichtet Unternehmen jeder Größenordnung (also auch Solo-Selbstständige) zum Archivieren bestimmter Dokumente und Unterlagen und legt zudem gesetzliche Aufbewahrungsfristen von 6 bis 10 Jahren dafür fest.
Geregelt sind jene gesetzlichen Vorgaben in den sogenannten „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Die aktualisierte Auflage der GoBD legt sogar Regeln für mobiles Scannen und die Erstellung elektronischer Dokumente fest. Somit ist auch der Vorgang der Rechnungsdigitalisierung GoBD-konform zu leisten.
Folgende Dokumente unterliegen der revisionssicheren Archivierungspflicht. Das sind alle Unterlagen und Belege, die für das Finanzamt und deine Steuererklärung wichtig sind:
- Buchungsbelege, z. B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Personalunterlagen
- Eröffnungsbilanz sowie Jahresbilanzen
- Geschäftliche Korrespondenz, die Auskunft über die Abwicklung bzw. Widerruf eines Geschäftsvorgangs gibt
- Inventarlisten
- Allgemeines Berichtswesen
- Lieferscheine und Frachtbriefe
Welche Vorteile bringt die digitale Archivierung für dich als Selbstständige:n?
Genauso wie für größere Unternehmen ist es auch für Selbständige essenziell, Daten und Dokumente mithilfe eines Archivsystems sicher zu verwahren und dabei einen möglichst guten Überblick über Unterlagen aller Art zu behalten. Zusätzlich unterliegst du mit deiner Buchhaltung einer gesetzlich vorgegebenen Pflicht zur Archivierung von Belegen und Papieren. Dank der digitalen Archivierung ist die Zeit analoger Ordner vorüber. Nutzt du noch dazu ein Dokumentenmanagement-System (DMS), profitierst du von zahlreichen Vorteilen, die eine elektronische Speicherung deiner Unterlagen mit sich bringt:
- Du sparst Platz, denn Archivierung alter Dokumente in Aktenschränken und Archivregalen gehören der Vergangenheit an
- Du sparst Kosten für Material, Stauraum bzw. Personal
- Du sparst Zeit, weil du Daten und Dokumente dank moderner Software-Lösungen sekundenschnell mit nur wenigen Klicks aufrufen kannst
- Du handelst rechtskonform und vermeidest Ärger mit den Finanzbehörden, weil eine Archivierungssoftware alle Bestimmungen nach dem Handelsgesetz (HGB) und den Anforderungen nach GoBD erfüllt
- Du bist auf der sicheren Seite, weil digitale Archivierung bedeutet, dass große Datenmengen, gemäß gesetzlicher Vorgaben, langfristig sicher aufbewahrt sind
- Du bist flexibel und kannst jederzeit auf deine Dokumente zugreifen. So ist eine elektronische Rechnungsverarbeitung ebenfalls kein Problem
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Unter einer revisionssicheren bzw. rechtssicheren Archivierung von Dokumenten versteht man die Nutzung von elektronischen Archivierungsprogrammen zur Speicherung dieser Daten. Eine GoBD-konforme Archivierungssoftware muss dabei Vorgaben des Handelsgesetzbuches (HG), der Abgabenordnung (AO) sowie der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) einhalten.
Dokumente digital archivieren: Wichtige Vorgaben
Bei der GoBD-konformen Archivierung gibt es einige Kriterien, die du am besten mithilfe von Software- oder Cloud-Lösungen erfüllen kannst:
- Unveränderbarkeit: Wenn du sämtliche Unterlagen und Belege digital archivierst, darfst du den Inhalt nachträglich nicht mehr verändern können. Damit soll sichergestellt werden, dass das Dokument noch im Original vorhanden ist. Sollten dennoch Anpassungen nötig sein, musst du die Änderungen erkennbar ausweisen, ohne dass sie nach der Archivierung rückgängig zu machen sind.
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Auch für Dritte müssen deine Buchführungsunterlagen nachvollziehbar sein. Eine besondere Bedeutung haben in diesem Zusammenhang Unterlagen wie Rechnungen, betriebswirtschaftliche Abschlüsse oder Übernahmeverträge.
- Richtigkeit und Vollständigkeit: Als Selbstständige:r oder Freiberufler:in musst du deine betrieblichen Prozesse fehlerfrei, vollständig und lückenlos festhalten.
- Befolgung der Aufbewahrungsfristen: Jegliche aufbewahrungspflichtigen Dokumente darfst du erst nach Ablauf der gesetzlichen Fristen löschen.
- Zeitnahe Dokumentierung: Du musst alle Geschäftsvorfälle zeitnah erfassen: Einnahmen und Ausgaben mit Bargeld täglich, bargeldlose Transaktionen innerhalb von 10 Tagen. Auf diese Weise sollen Verfälschungen erschwert werden.
- Sicherung vor Verlust: Außerdem musst du garantieren, dass alle Dokumente, die gerade nicht in Gebrauch sind, sicher archiviert werden – dabei dürfen keine Unterlagen verloren, vernichtet oder gestohlen werden. Hier setzt beispielsweise eine digitale Dokumentenarchivierung an. Auf diese Weise kannst du deine geschäftsrelevanten Daten in einem sicheren digitalen Speicher für längere Zeit aufbewahren. Solche digitalen Archive sichern den Datenzugriff mit speziellen Benutzerrechten und basieren auf Archivierungsvorgaben, die eine gesetzeskonforme Speicherung sowie Löschung einschließen.
Nutze eine Archivierungssoftware
Als Solo-Selbständige:r hast du im Alltag schon genug Aufgaben zu stemmen: Kundenakquise, Rechnungen schreiben und natürlich deine eigentliche Arbeit. Für den Fall, dass du Zugriff auf alte Rechnungen, Verträge oder Projekte brauchst, unterstützt dich eine Archivierungssoftware mit wenigen Klicks. Eine revisionssichere Software zur GoBD-konformen Archivierung ist zwar in der Regel nicht kostenlos, aber du profitierst von ihr in vielerlei Hinsicht. Bestes Beispiel ist die Archivierungssoftware „Lexware Archivierung“. Sie erfüllt alle gesetzlichen Vorschriften der digitalen Archivierung und E-Mail-Archivierung. Nutzen kannst du sie bereits ab 19,90 Euro im Monat. Erfahre hier mehr über unsere Archivierungssoftware.
Was muss revisionssicher archiviert werden und welche Fristen gibt es?
Grundsätzlich gilt für Unternehmer:innen jeder Art, dass sie alle Dokumente rechtssicher archivieren müssen, die für ihre Steuererklärungen relevant sind. Die genauen Aufbewahrungsfristen sind nicht vom jeweiligen Dokument, sondern von der Verwendung abhängig. Eine vollständige Liste mit allen Archivierungsfristen findest du auf der Homepage deiner örtlich für dich zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK).
Die Einhaltung einer Archivierungsfrist von 10 Jahren besteht unter anderem für folgende Unterlagen:
- Buchungsbelege
- Kontoauszüge
- Jahresabschlüsse
- Einfuhrunterlagen
- Inventare
- Lageberichte
- Rechnungen
- Verkaufsbücher
Mindestens 6 Jahre musst du unter anderem folgende Dokumente archivieren:
- Mahnungen
- Lieferscheine
- Handelsbriefe
- Angebote mit Auftragsfolge
- Betriebsprüfungsberichte
Info
Gut zu wissen: Archivierungsrückstellungen bilden Der Bundesfinanzhof hat im Jahr 2002 entschieden, dass Unternehmen und Selbstständige Archivierungsrückstellungen in ihren Jahresabschlüssen bilden müssen. Beispielsweise sind damit anfallende Kosten für Hilfsmittel zur digitalen Archivierung wie Scanner gemeint. Das gilt natürlich nur für dich, wenn du buchführungspflichtig bist. Solltest du nur eine EÜR erstellen, musst du diese Rücklagen nicht bilden.
Was musst du bei der E-Mail-Archivierung beachten?
Buchungsbelege, Kontoauszüge sowie elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) oder Verträge, digital zu archivieren, ist inzwischen gang und gäbe. Je nach Dokument können sich die Archivierungs-Anforderungen dabei unterscheiden. Die GoBD-konforme Aufbewahrung von E-Rechnungen ist beispielsweise exakt im Umsatzsteuergesetz (UstG) geregelt.
Wusstest du aber auch, dass es eine Archivierungspflicht für E-Mails gibt? Tatsächlich musst du geschäftliche E-Mails archivieren, die für die steuerliche Erfassung relevant sein könnten. Dazu zählen Unterlagen wie:
- Rechnungen
- Handels- und Geschäftsbriefe, die zur Vorbereitung und Abwicklung eines Geschäfts dienen
- Angebote ohne Abschluss oder Newsletter musst du hingegen nicht archivieren
Achtung
Auch bei Mails greifen alle Kriterien, die für eine GoBD-konforme Archivierung gefordert werden. Im Hinterkopf behalten solltest du außerdem, dass E-Mails immer im Original gespeichert werden müssen: Ein Ausdruck genügt nicht. Das Gleiche gilt bei den Aufbewahrungsfristen: Buchungsbelege musst du mindestens zehn Jahre lang, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre lang aufbewahren. Mehr Infos dazu findest du in unserem Artikel zum Thema E-Mail-Archivierung.
Zusammenfassung
Archivierung zusammengefasst
- Archivieren bedeutet das unveränderbare und langfristige Speichern von diversen Dateien und Informationen.
- Elektronische Archivierungen müssen revisionssicher, also nach GoBD-konformen Standards, erfolgen.
- Es besteht eine Archivierungspflicht von buchhaltungsrelevanten Unterlagen. Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Verwendung zwischen 6 und 10 Jahren.
- Auch E-Mails, die für die steuerliche Erfassung wichtig sind, musst du rechtskonform archivieren.
- Mit einer professionellen Archivierungssoftware ist die rechtssichere Archivierung ganz einfach.
![]()
lexfree Redaktion
Als Bestandteil der Haufe Group greifen wir auf ein breites Netzwerk von Fachautor:innen aus den Bereichen Rechnungswesen, Steuern, Recht, Marketing und Organisation zu. Sie alle haben dasselbe Ziel: selbstständigen Unternehmer:innen komplexe Themen einfach zu erklären, um ihnen den Arbeitsalltag zu erleichtern.
