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Nach der Gründung stehen Selbstständige und Freiberufler:innen häufig das erste Mal vor der Aufgabe, ein Angebot zu schreiben – unabhängig davon, ob sie eine Dienstleistung anbieten oder ein Produkt verkaufen. Damit die Angebotserstellung für dich bald zur Routine im Geschäftsalltag wird, geben wir dir anbei einige wertvolle Tipps zur Form sowie zu den rechtlichen Vorschriften.

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Warum ist es sinnvoll, ein Angebot zu schreiben?

Wenn du ein Angebot schreibst, reagierst du damit meistens auf eine Anfrage von Kund:innen. Darin erklärst du, unter welchen Bedingungen du deine Ware liefern bzw. deine Leistungen erbringen möchtest. Ist es verbindlich, reicht die Zusage von dem oder der Kund:in aus, damit ein Kaufvertrag zustande kommt.

Ein Angebot zu schreiben, bringt zudem den Vorteil, dass du mehr Zeit hast, über den Inhalt nachzudenken. Außerdem kannst du das verfasste Angebot jederzeit aufrufen, um auf einen Blick zu sehen, was du zu welchem Preis angeboten hast. Daher ist es sinnvoll, ein Angebot immer schriftlich zu formulieren.

Musst du Angebote in schriftlicher Form abgeben?

Nein, ein Angebot an potenzielle Kund:innen muss nicht zwingend in schriftlicher Form erfolgen. Du hast auch die Möglichkeit, dieses mündlich oder telefonisch abzugeben. Allerdings bist du rechtlich auf der sicheren Seite, wenn du es schriftlich verschickst, am besten digital per E-Mail.

Tipp

Am besten schreibst du ein Angebot innerhalb von 24 Stunden, nachdem du mit dem oder der Interessent:in gesprochen hast. Das erweckt einen positiven Eindruck. Gleichzeitig sind die Informationen noch frisch und jede:r weiß, um was es geht.

Wie schreibst du ein Angebot?

Am einfachsten beginnst du mit der Form. Du kannst dich dabei stark an den Aufbau eines Briefes orientieren, wenn du ein Angebot schreibst:

Briefkopf
  • Firmenname
  • Adresse
  • Postleitzahl
  • Stadt
  • Telefonnummer
  • E-Mail
Datum
Ab diesem Datum ist das Angebot gültig. Es gibt dir und den Empfänger:innen zudem einen besseren Überblick, falls die Verhandlungen länger dauern.
Kunden- und Angebotsnummer
Falls vorhanden, erleichtern die Nummern dir und deinen Kund:innen den künftigen Schriftverkehr.
Betreff
Als Betreff gibst du entweder nur „Angebot“ an oder hängst noch einen Zusatz zum angebotenen Produkt oder der Dienstleistung an.

Wenn du ein Angebot schreibst, sind komplizierte Formulierungen ein absolutes No-Go. Auch wenn du förmlich bleiben möchtest: Halte die Sprache einfach und verständlich, damit man dein Angebot auf den ersten Blick versteht.

Welche rechtlichen Vorgaben gibt es beim Angebots­schreiben?

Damit dein Angebot gültig und rechtssicher ist, bist du gesetzlich dazu verpflichtet, einige Informationen anzugeben, die dann auch bindend sind:

  • Angebotsgegenstand
  • Preise sowie Zusatzkosten (wenn vorhanden, wie zum Beispiel Versandkosten)
  • Rabatte (wie beispielsweise Mengenrabatt)
  • Lieferbedingungen (Versandart, Lieferzeit, Verpackung)
  • Gültigkeitsdatum des Angebots
  • AGB-Verweis
Tipp

Frei­zeichnungs­klauseln

Verwende in deinen Angeboten bei Bedarf eine dieser Freizeichnungsklauseln:

  • Unverbindlich
  • Ohne Gewähr
  • Preis vorbehalten

Damit sicherst du dich in deinem Angebot vor einer Preisverbindlichkeit ab, falls sich vor der Auftragserteilung noch etwas daran ändern sollte.

Sonderregelungen zu den gesetzlichen Vorschriften:

  • Gehst du einer erlaubnispflichtigen Tätigkeit nach, musst du die Kontaktdaten der zuständigen Behörde angeben. Zum Beispiel wenn du als Handwerker:in ein Angebot schreiben möchtest.
  • Hast du eine Handelsregisternummer, musst du diese ebenfalls aufführen.
  • Schreibst du ein Angebot als Kleinunternehmer:in, musst du keine Umsatzsteuer ausweisen. In diesem Fall solltest du diese jedoch für mehr Transparenz im Angebot angeben.

Auf was muss ich bei den Preis­angaben achten?

Wenn du ein Angebot schreibst, solltest du den Preis sowohl netto als auch brutto nennen. In einer gut strukturierten Gliederung bildest du vorher Zwischensummen, da du die einzelnen Posten und die Zusammensetzung des Preises damit transparent aufzeigst.

Am Ende gibst du die Gesamtsumme in brutto sowie in netto an. Auch die Umsatzsteuer solltest du separat dazu schreiben, selbst wenn du keine ausweisen musst.

Info

Brutto oder netto?

Richtet sich dein Angebot an Verbraucher:innen, die in der Regel Privatpersonen sind, solltest du neben dem Nettopreis auch den Mehrwertsteuer-Betrag und den Bruttopreis (Nettopreis plus Mehrwertsteuer) für die Endsumme auflisten.

Schreibst du ein Angebot an ein Unternehmen, reicht der Nettopreis aus mit dem Hinweis, dass die Mehrwert- bzw. Umsatzsteuer noch hinzukommt.

Verfasst du ein verbindliches Angebot mit genauen Preisen, können deine Kund:innen dieses ohne eine Auftragsbestätigung annehmen. Wünschen Kund:innen jedoch Änderungen oder war das Angebot unverbindlich, solltest du dir eine Bestätigung geben lassen.

Info

Was unterscheidet einen Kosten­voran­schlag vom Angebot?

Ist der Preis noch nicht bekannt bzw. nicht genau definierbar, ist es sinnvoll, einen Kostenvoranschlag zu erstellen.

Im Gegensatz zu einem Angebot dürfen hier die Preise bis zu 20 Prozent abweichen – auch ohne die erwähnten Freizeichnungsklauseln. Ansonsten sollte der Kostenvoranschlag allerdings die gleichen Informationen enthalten wie das Angebot.

Welche weiteren Bestand­teile sollte ein Angebot enthalten?

Neben den rechtlichen Vorschriften haben wir für dich noch einige Tipps, um ein gutes Angebot zu schreiben. Damit machst du aus einem regulären Angebot ein erinnerungswürdiges. Um so ein Angebot zu erstellen, brauchst du kein genaues Muster mit Excel oder eine Word-Vorlage. Das geht ganz einfach selbst und wird dadurch auch gleich viel persönlicher:

  • Zusatzinformationen erwähnen: Gesetzlich musst du bereits Informationen über das Produkt, den Lieferzeitraum und den Preis angeben. Transparenter machst du dein Angebot, wenn du den voraussichtlichen Lieferzeitpunkt sowie die Zahlungsbedingungen wie PayPal, Rechnung etc. erwähnst.
  • Klarer Aufbau: Fettungen wichtiger Inhalte Absätze erleichtern das Lesen.
  • Persönliche Ansprache: Rede die Person direkt an, an die das Angebot geht, und verwende auch entsprechende Titel, wenn sie dir bekannt sind, z. B. Dr. oder Prof.
  • Fristen setzen: Dein Angebot ist nur für einen gewissen Zeitraum gültig. Möchtest du vorher bereits eine Antwort erhalten, solltest du das unbedingt im Angebot offen kommunizieren.
Tipp

Nutze eine Rechnungssoftware wie lexoffice, um deine Angebote und Rechnungen zu schreiben. Damit kannst du sicher sein, dass alle rechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Außerdem sind hier für deine Angebotsschreiben hochwertige Muster und Vorlagen enthalten.

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Wie kannst du mit deinem Angebot Kund:innen gewinnen?

Wenn du ein Angebot schreibst, hast du damit nicht automatisch den Auftrag gesichert. Die Kund:innen haben zwar Interesse an deinem Produkt bzw. an deiner Dienstleistung, müssen das Angebot aber auch annehmen. Dieser Aspekt wird gerne vernachlässigt, doch wir zeigen dir, wie du zukünftige Auftraggeber:innen einfach von dir überzeugen kannst.

Tipp

Günstig heißt nicht immer gut

Du solltest keine Angst davor haben, das Geld zu verlangen, das deine Dienstleistung bzw. dein Produkt tatsächlich wert ist. Nicht immer gewinnen bei Kund:innen die günstigsten Angebote. Allerdings darfst und solltest du Rabatte gewähren und diese auch kenntlich machen – unabhängig davon, ob diese immer bestehen oder tatsächlich in dem Fall einzigartig sind. Menschen freuen sich immer darüber, wenn sie das Gefühl vermittelt bekommen, dass sie etwas Geld sparen.

Berücksichtige in deinem Angebot die individuellen Wünsche von Kund:innen, um zu überzeugen. Beziehe dich zum Beispiel mit einem kleinen einleitenden Satz auf euer persönliches Gespräch vorab.

Das gibt dem Ganzen gleichzeitig eine persönliche Note. So spüren die Kund:innen, dass du dich mit ihnen beschäftigst und fühlen sich wertgeschätzt. Persönlich machst du das Angebot auch mit weiteren Elementen:

  • Verwende nicht nur dein Logo im Angebot, sondern gebe auch das des Kunden oder der Kundin mit an.
  • Rücke die Qualität deiner angebotenen Ware oder Leistung ins beste Licht, indem du kurz den Nutzen hervorhebst.
  • Spreche deine Ansprechpartner:in direkt an.
Tipp

Nachfragen ist erlaubt

Schrecke nicht davor zurück, deine Kund:innen einige Tage später anzurufen oder eine E-Maio zu schreiben, wenn sie noch nicht auf dein Angebot reagiert haben. Darin kannst du dich nach offenen Fragen erkundigen. Wenn etwas unklar ist, könnte das der Grund sein, warum du noch keine Rückmeldung erhalten hast. Falls das nicht der Fall ist, zeigst du damit erneut dein Interesse.

Zusammenfassung

Angebot schreiben zusammengefasst

  • Schriftliche Angebote sind rechtssicherer als mündliche Angebote.
  • Um ein Angebot zu schreiben, folgst du beim Aufbau den gleichen Regeln, die beim Verfassen eines Briefes gelten.
  • Es gibt einige Angaben, die du in deinem Angebot machen musst, damit es gültig ist.
  • Freizeichnungsklauseln sowie ein Kostenvoranschlag geben dir mehr Freiheit, wenn du dir über die Konditionen noch nicht ganz im Klaren bist.
  • Ob du in deinem Angebot Netto- oder Brutto-Preise angibst, hängt davon ab, ob sich dieses an Unternehmen oder an Privatpersonen richtet.
  • Setze unsere Tipps um, damit dein Angebot positiv bei deinen Kund:innen ankommt und du den Auftrag bekommst.
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